La renégociation de contrats ou la souscription de nouveaux contrats relatifs à la conservation de l’immeuble et à l’administration des parties communes relèvent de la responsabilité du syndic « assisté et contrôlé » par le conseil syndical.

Dès lors que la dépense engagée est significative ou qu’un contrat engage le syndicat des copropriétaires pour une durée minimale, il est de l’intérêt du syndic de consulter préalablement le conseil syndical. À noter que cette consultation préalable peut avoir été imposée par l’assemblée des copropriétaires en application de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 : celle-ci peut en effet avoir « [arrêté] un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire », ainsi qu’« un montant des marchés et des contrats à partir duquel une mise en concurrence est rendue obligatoire ».
Concernant les contrats d’assurance, l’obligation de mise en concurrence - implicite ou résultant d’un vote au titre de l’article 21 mentionné - porte non seulement sur l’assureur, mais aussi sur le courtier : le marché de l’assurance multirisque immeubles est en effet aujourd’hui davantage dominé par les courtiers, qui conçoivent et placent auprès des assureurs des contrats conçus et tarifés par eux plutôt que des produits « préfabriqués » par les assureurs. Le syndic ne peut en conséquence imposer son propre courtier - encore moins s’il est lui-même son propre courtier ou s’il dispose d’une filiale de courtage -, quels que soient ses arguments quant à la commodité et la sécurité du traitement des sinistres, car ce faisant il impose aussi les contrats « fabriqués » par ce courtier… Par ailleurs, la négociation d’un nouveau contrat, si elle n’a pas à être votée spécifiquement par l’assemblée, peut avoir des conséquences sur le coût du poste d’entretien, et il doit alors en être tenu compte dans le budget prévisionnel qui constitue pour le syndic une autorisation de dépenses pour l’ensemble des charges courantes du syndicat.

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