|
|
| Auteur |
 Sujet  |
|
|
DU31
Pilier de forums
1284 réponses |
 Posté - 27 févr. 2004 : 00:32:32
|
Bonsoir,
Une AG a voté pour le compte séparé du Syndicat. Le syndic ne pose pas la question et n'interroge pas le syndicat sur le choix de la Banque et modalités de placements.
Le syndic choisit une banque, puis l'année suivante il joint à la convocation un relevé d'une autre banque, et actuellement 2 relevés de 2 banques différentes : 2 relevés sur la Banque XXX et 1 relevé sur la banque YYY, tous au nom du syndicat, soit 3 comptes.
QUESTION : l'assemblée ayant approuvé l'ouverture d'UN compte séparé, le syndic a-t-il le droit de disposer des fonds pour les répartir en divers comptes et diverses banques au nom du Syndicat et ce, pour le même exercice comptable ??
Merci par avance de vos points de vue.
|
|
Signaler un abus
|
|
|
JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 27 févr. 2004 : 10:39:02
|
Dans l'ordre d'importance des intérêts du syndicat :
> le principal est que, pour cet exercice au moins, vous retrouviez bien tous vos fonds
> le (ou les, dans votre cas) compte(s) du syndicat doi(ven)t être un vrai compte séparé
> Il est préférable et raisonnable de laisser le syndic ouvrir le compte dans les livres de la banque avec laquelle il travaille habituellement (proximité du cabinet, procèdures informatiques ou électroniques, etc.) La plus élémentaire correction exige que le syndic donne connaissance aux copropriétaires des coordonnées de la banque et du compte.
> Il peut être amené à changer de banque en cours d'exercice. Il doit prévenir immédiatement le conseil syndical et joindre au plus prochain appel de fonds une circulaire d'information pour les copropriétaires.
> S'il y a des fonds placés (provisions sur travaux futurs ou produit d'une opération esceptionnelle) il revient à l'assemblée de décider le mode de placement qui doit exclure tout risque de dépréciation du "capital". Dans la plupart des cas les fonds sont placés sur un autre compte, voire même dans un autre établissement spécialisé dans ce genre d'opération. Il peut alors y avoir deux comptes.
|
Signaler un abus  |
|
|
DU31
Pilier de forums
1284 réponses |
Posté - 02 mars 2004 : 23:24:28
|
Bonsoir et merci de votre réponse.
Il peut donc y avoir 2 comptes : un compte courant (compte chèques) et un compte où sont placés les fonds prévoyance (travaux à échoir dans les 3 années à venir).
Quel est le type de placement intéressant (pour une copropriété) pour le compte fonds de prévoyance ?
Le syndicat, ou les copr. pris individuellement, est-il imposable sur les intérêts de ce placement ?
En application de l'art. 14-2 de la loi, les gros travaux ou anciennement "travaux hors budget" peuvent-ils :
1° Faire l'objet d'appels dans les appels charges courantes qui sont, elles, basées sur le budget prévisionnel ou doivent-ils faire l'objet d'appels travaux séparés ?
2° Etre séparés de la comptabilité de la copropriété (gestion extra comptable) ou bien doivent-ils figurer dans le budget de la copropriété sous l'écriture "travaux hors budget" avec indication précise des travaux correspondant à l'écriture comptable avec montant facture (débit), paiements des copropriétaires (crédit) et solde (débiteur ou créditeur -plus rare-) ?
Je vous précise que j'ai vu les deux cas de figures dans différentes copropriétés. Quelle est la bonne comptabilité ?
Merci par avance des évocations de chacun.
|
| Signaler un abus |
|
|
gédehem
Pilier de forums
11332 réponses |
Posté - 03 mars 2004 : 09:59:53
|
AARRGGGHHHH .... Encore un coup où on fait la comptabilité des copropriétés pour satisfaires l'égo des comptables (ils seront les seuls à comprendre donc à maitriser) et non pour les copropriétaires qui sont pourtant les seuls décideurs et seuls préteurs/payeurs (Ne pas oublier qu'ils sont les banquiers du Syndicat).
Pour ma part, tout ce qui est hors budget prévisionnel doit faire l'objet d'appels de fonds particuliers et d'une comptabilité particulière.
Sur le budget prévis et la comptabilité de "gestion courante" : l'art.14-1 de L précise bien qu'il faut voter un budget prévis (montant rendu liquide) et que le montant voté est exigible le 1er jour de chaque trimestre ou le 1er jour de la période fixée par l'AG. On peut en déduire que pour le budget prévis, il n'y a pas obligation de procéder à un appel de fond trimestriel, la seule adoption du budget prévis implique automatiquement l'exigibilité de son montant par 1/4 chaque trimestre.
Mais il me semble préférable de procéder tt de même à ces appels de fonds, pour éviter tt litige ensuite.
Pour les travaux hors budget prévis, l'art.14-2 de L précise bien que leur montant n'est exigible que suivant les modalités spécifiques votées par l'AG. Dans ce cas, le montant des travaux votés n'est pas exigible auprès des copropriétaires tant qu'il n'y a pas d'appels de fonds spécifiques.
Ce qui n'est pas sans poser les pb que nous savons lors de la vente d'un lot avant le 1er appel de fonds, lequel a lieu parfois plusieurs mois après la décision.
Ici, je préconise de rendre ce montant exigible dès la prise de décision tout en prévoyant que l'appel de fonds se fera + tard.
Ex : " L"Ag approuve les travaux pour un montant de .....€. LE MONTANT DE CES TRAVAUX EST EXIGIBLE A COMPTER DE CE JOUR. Il sera procédé à des appels de fonds mensuels à compter du ........ " (ou, suivant telles modalités ......, y compris si le 1er appel est fait 8 mois après l'AG pour des travaux débutant l'année suivante).
Ainsi, il n'y aura plus de question à se poser sur "qui paye" si un copro vend son lot 15 jours après l'AG, puisque la somme est exigible à la date de l'AG.
Il me parait donc important de dissocier dépenses liées au fonctionnement normal et habituel du syndicat, prévues par le budget prévisionnel, de celles éventuelles liées à des travaux hors budget, lesquels peuvent être réalisés à cheval sur 2 exercices annuels s'ils sont longs.
Dans ce cas, ils devraient être imputés sur les 2 exercices ? .... Ce serait + clair pour les copropriétaires. Mais les comptables vont lever les bras au ciel !
|
| Signaler un abus |
|
|
DU31
Pilier de forums
1284 réponses |
Posté - 03 mars 2004 : 21:20:08
|
Bonsoir gédehem et merci de votre réponse.
J'avais compris comme vous mais pas sûre du tout dans la mesure où vous ne me répondez pas quant aux écritures comptables de travaux hors budget. Exemple : des travaux de l'ordre de 2000 € sont votés par plusieurs cages d'escaliers. Ce sont des travaux propres à chaque cage d'escaliers ayant pris cette décision, à payer en 4 versements trimestriels (en alternance avec les appels provisionnels charges courantes).
Le syndic :
1° doit-il,en application de l'art. 14-2 de la loi, appeller ces fonds travaux trimestriellement sur appel SEPARE de l'appel charges courantes ou,
2° peut-il appeller ces fonds travaux en même temps et DANS l'appel charges courantes ?
Cette écriture comptable "travaux hors budgets" :
** par exemple "travaux escalier A" doit-elle ou non figurer dans les budget prévisionnel ET réalisé joints à la convo. AG en fin d'exercice ?
Ecriture "Charges Escalier A" et la dénomination des travaux concernant cet escalier : Avec dans la colonne prévisionnel le montant des travaux votés par l'escalier A et dans la colonne réalisé le montant versé par les copr. occupant l'escalier A et donc encaissé. Et ainsi de suite pour CHAQUE escalier ayant voté pour ces travaux ?
** ou bien doit-elle être inscrite eb dehors du budget de la Copropriété ? Auquel cas où peuvent-être inscrits et contrôlés ces travaux (leur paiement) ?
Que la gestion financière de ce type de travaux fasse l'objet d'une "comptabilisation" sur un compte bancaire spécifique = OK et encore !!!
Mais pour vérifier l'écriture comptable correspondante (montant facture, versements copr. solde débiteur ou créditeur -rare non ?-) ne doit-elle pas figurer dans le budget prévisionnel et réalisé ?
De toutes façons, ils doivent figurer dans le carnet d'entretien (qu'un nouvel acquéreur peut demander) et correspondre donc à une écriture comptable dans l'exercice comptable concerné !!! Mais OU ??
Là je suis larguée complet. Merci de m'éclairer en utilisant de préférence des termes assez simples. A bientôt....
|
| Signaler un abus |
|
|
clemouel
Pilier de forums
2912 réponses |
Posté - 03 mars 2004 : 21:54:29
|
Bonsoir DU31,
Dans un budget prévisionnel, figure le détail du budget de chaque dépense courante.
Pour des raisons de comodités entre autres, il est souhaitable que ces dépenses courantes figurent par catégorie de charges (générales, ascenseur, chauffage...) et avec un comparatif sur l'année comptable écoulée au moins.
Quant aux travaux, ils ne doivent plus être intégrés dans le budget des charges courantes depuis que la Loi SRU à modifier la Loi de 1965.
Un problème se pose toutefois, puisque qu'un décret à venir (si tant est qu'il paraisse un jour), doit préciser la liste des travaux à exclure du budget des charges courantes.
En revanche, il est possible d'indiquer, à titre purement informatif, les montants des "gros" travaux dans un budget. Ils doivent alors figurer après le total général des charges courantes.
Cette dissociation est prévue dans l'esprit du législateur pour faire jouer, le cas échéant, l'article de Loi qui prévoit de faire payer immédiatement la provision annuelle des charges courantes par les mauvais payeurs (art. 19-2 de la Loi).
Cette dissociation est encore plus importante pour faire jouer le privilège spécial des copropriétés (art. 2103 1 bis du Code Civil) dont la présentation souffre d'une grande rigidité.
Par ailleurs, le décret modificatif de celui de 1967, devrait rappeler la règle de base : la copropriété appelle les fonds travaux ou charges aux seuls copropriétaires du jour de cet appel ; ce jour étant prévu, le cas échéant, par l'Assemblée Générale.
Ainsi, acquéreurs et vendeurs feraient leur affaire personnelle de la répartition de ces charges (travaux ou pas) notamment via le notaire qui a toujours été leur seul séquestre conventionnel et non pas le syndic qui lui ne l'a jamais été d'ailleurs contrairement à ce qui se pratique encore aujourd'hui.
Cyril 
Copropriété : Loi du 10/07/1965 - Décret du 17/03/1967
Edité par - clemouel le 03/03/2004 21:56:47 |
| Signaler un abus |
|
|
P.F. Barde
Pilier de forums
1972 réponses |
Posté - 03 mars 2004 : 23:36:19
|
Quoique le législateur ait bien précisé que les règles de la comptabilité applicables aux entreprises ne s’appliquent pas aux copropriétés il s’en approche et, dans un souci de clarté et d’exactitude de la comptabilité, il faut s’inspirer de l’esprit de ces règles qui ont fait leurs preuves. Pour cette raison la tenue de deux comptabilités séparées est à proscrire. La vérification des comptes doit porter sur l’ensemble des dépenses et des mouvements de trésorerie du syndicat. Si des gros travaux sont en cours, la situation comptable des gros travaux doit être arrêtée à la fin de l’exercice et reportée au début du nouvel exercice. La distinction entre dépenses courantes et gros travaux est tout à fait similaire à la distinction faite dans la comptabilité et la fiscalité d’une entreprise entre dépenses de fonctionnement et dépenses d’investissement. On décide des dépenses en deux temps : d’une part le budget des charges courantes, d’autres part les gros travaux et on présente dans la situation arrêtée en fin d’exercice de façon bien séparée ces deux catégories différentes de dépenses. C’est tout ce qu’il faut entendre des dispositions légales à ce sujet. Mais il n’est pas nécessaire de faire une distinction, qui serait tout artificielle, entre une trésorerie appliquée aux charges courantes et une trésorerie propre aux gros travaux. Quant à distinguer dans les soldes des copropriétaires ce qui se rapporte aux versements des provisions trimestrielles de ce qui se rapporte aux gros travaux, cela n’aurait aucun sens et nuirait à la lisibilité de la situation. Il est plus simple de constater que M X doit 500 € plutôt que de voir que ce même copropriétaire est créditeur de 50 € pour les charges courantes et de constater trois pages plus loin qu’il est débiteur de 550 € pour les gros travaux.
Cordialement
P.F. Barde |
| Signaler un abus |
|
|
JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 04 mars 2004 : 00:54:01
|
Il parait souhaitable de rappeler que le décret comptable prévu par la loi SRU n'est pas sorti mais qu'on connait parfaitement les principes élémentaires qu'il édicte. La bisbille porte sur la ventilation des présentations de comptes de charges et produits et sur l'incapacité qu'auraient les syndics bénévoles à respecter certaines procédures.
Quant à la tenue de la comptabilité : un syndicat a une comptabilité et une seule. La réforme SRU permet, c'est un avantage, de dire que le syndicat est propriétaire de sa comptabilité dont le syndic, professionnel ou non, n'a que le maniement. Le syndicat n'est plus, successivement, dans la comptabilité du syndic professionnel X, puis du syndic professionnel Y. Il y a certes des problèmes pratiques à régler car on ne peut demander à un professionnel doté d'un système informatique de continuer la tenue d'une comptabilité manuelle fidèlement tenue depuis 1935, comme on en connait encore. Mais le principe est là, qui valorise la personnalité et l'autonomie du syndicat par rapport au syndic.
Dans cette comptabilité unique on insère les sous ensembles que l'on souhaite mais la règle est absolue : distinction constante des opérations concernant la gestion courante et des opérations exceptionnelles.
Tous les appels de fonds vont en classe 7 (produits) mais chaque opération exceptionnelle a son sous-compte
7nnnn1 Ravalement bâtiment B
7nnnn2 Rénovation ascenseur, etc...
Le solde d'un copropriétaire reste unique mais, de toute manière, il doit être ventilé (quelle que soit la solution finale de la bisbille).A défaut de règles propres qui apparaîtrait dans la loi pour la copropriété, il suffit d'appliquer les dispositions du Code civil relatives à l'imputation des paiements du débiteur.
La trésorerie du syndicat reste unique, ce qui n'interdit pas, bien au contraire, l'ouverture de deux comptes bancaires, l'un pour les mouvements courants, l'autre pour les placements dans un établissement spécialisé. C'est ici une réponse à la question posée.
Mais dans ce cas la trésorerie du syndicat est [compte A + compte B]
et la tenue ponctuelle des opérations comptables doit permettre au syndic de ne pas piocher dans un compte 7 exceptionnel pour payer les factures d'eau. Idem pour une importante indemnité d'assurance à redistribuer à des copropriétaires (cas sanctionné à plusieurs reprises par la jurisprudence). Idem pour un solde créditeur revenant à un vendeur.
Tout cela n'est pas nouveau pour les bons professionnels qui disposaient déjà de systèmes conformes aux "normes" nouvelles et de plans comptables très clairs.
Les documents extracomptables ne peuvent remplir que des rôles précis et restreints
> expliciter des comptes figurant effectivement dans la comptabilité
> récapituler en vue de sa clôture les éléments comptables et financiers d'une opération exceptionnelle pour en présenter un compte rendu à l'assemblée dont l'approbation par l'assemblée fera une véritable pièce comptable générant les dernières écritures de soldes. C'est le cas pour le compte définitif d'un chantier qui pourra comporter les dernières actualisations, pénalités au profit ou à la charge du syndicat négociées avec les entreprises et autres partenaires.
> établir des documents de gestion comparative, prévisionnelle, etc.
Il suffit de respecter ces règles pour être clair à tout moment. Ajoutons y la procédure d'engagement comptable des charges et produits et vous pouvez connaître à tout moment la situation exacte du syndicat si on ne laisse rien traîner dans les tiroirs.
Rêvons un peu : il est possible de sortir à tout moment la répartition exacte des charges d'un vendeur à une date donnée. Une facture n'est pas parvenue ? Qu'importe puisque la commande a été passée en engagement. Il faudra ajouter au pied du document : "sous réserve d'erreur ou omission". Il y aura évidemment des problèmes avec les engagements.
Les conseils syndicaux peuvent d'ores et déjà se familiariser avec ces procédures comptables dont le respect devrait réellement faciliter leur tâche.
|
| Signaler un abus |
|
|
gédehem
Pilier de forums
11332 réponses |
Posté - 04 mars 2004 : 14:52:49
|
Ici, je rigole un peu ..... (pardonnez mon langage ici, parfois.)
En paraphrasant Clémenceau (je crois) à propos des militaires et de la guerre, je dirais que la comptabilité des copropriété est une chose trop sérieuse pour la confier aux seuls comptables (Qu'ils ne pardonnent ...).
Déjà que pour certains néophites que sont 90% des copropriétaires en matière de comptabilité, faire une comptabilité des copropriétés pour satisfaire à des normes générales sans se préoccuper de savoir si les 90% de copros lambda, A QUI ELLE EST POURTANT DESTINEE, va pouvoir la lire et la comprendre, me parait être une "anerie" ......
Je sais qu'ici, va se fdresser le bouclier d'éminants spécialistes qui vont avancer toutes les meilleures raisons pour justifier les propositions faites.
Parce que, excusez-moi, mais batir une comptabilité pour la copropriété sur les seuls comptes 6 et 7 (98% des copropriétés), je trouve ça un peu "limite". Parce que pour Mr Ducmoll le compte 63672 ou 64532, ben ... c'est pas plus clair que ça !
Par contre, et je reprendrais ici l'exemple que donne Clemouel plus haut, sur le budget prévis, détailler les postes de charges suivant leur nature, ça oui.
Par exemple :
Groupe 1 : charges de copropriété (non récup locataires)
- Honoraires syndic
- assurance(s) copropriété
- nonoraires divers (avocat, ...)
Groupe 2 : Charges communes générales
G20 - Entretien, éclairage, réparation, etc ...
contrats d'entretien, .....etc
G21 - espaces verts : semence, engrais, tondeuse, essence ...
G22 - si Personnel : Gardien-concierge, F/H de ménage, salaires, cotisations sociales ...etc.
Groupe 3 : Ascenseur : contrat, énergie, tvx-réparation, ...
Groupe 4 : Chauffage collectif : énergie, contrat ....
Groupe 5 : ECS (eau chaude sanitaire) : énergie, contrat ...
Groupe 6 : Travaux (gros tvx de copropriété hors budget prévis.
- Par bâtiment
- par entrée
- global syndicat
Groupe 7 : charges particulières
Charges spécifiques à 1 ou plusieurs copropriétaires (Ex: LRAR, mise en demeure,....
Groupe 8 : produits
- versement provisionnels
- versements tvx
- etc ......
Eventuellement, on peut avoir un Groupe 00 : fournisseurs (par exemple pour ventiler une énergie (Gaz) ventillée ensuite entre G4 et G5, ou l'EDF ...etc...
Une écriture ascenseur, c'est dans un compte ascenseur. Mais ce n'est sans doute ni le lieu ni le moment de revenir la dessus.....
Je sens déjà les couteaux dans mon dos...
|
| Signaler un abus |
|
|
JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 04 mars 2004 : 16:48:14
|
Cher Gedehem,
En 1993 B. Reyes a réalisé pour l'ARC un petit livret fort bien fait qui a pour titre " Mettre en place la comptabilité de sa copropriété".
Il préconisait bien sur l'établissement d'un plan comptable des copropriétés et, dans ce plan comptable, un sous-plan comptable pour la présentation des charges.
Il n'y a pas grande différence entre le projet actuel et le travail de M. Reyes, pour l'excellente raison qu'il n'y a pas trente six manières de tenir une comptabilité et présenter des comptes.
Un grand pas a été pourtant franchi depuis lors : les syndicats de copropriétaires ne sont plus assujettis aux règles du Plan comptable Général. Il n'est donc plus question de bilan et autres obligations liées à la gestion des entreprises.
Pour le reste consultez le petit ouvrage de Reyes, vous saurez tout sur ce qu'il faut faire.
Les copropriétaires, malgré les apparences, ne sont pas si idiots que celà. Il ne faut pas confondre la comptabilité et les comptes de charges qui, finalement, se présenteront sous la même forme que jusqu'à présent, mais toujours dans le même ordre dans tous les immeubles et chez tous les syndics.
Reste la bisbille de la présentation ventilée. C'est une difficulté mineure.
|
| Signaler un abus |
|
|
xanthe
Contributeur vétéran
199 réponses |
Posté - 04 mars 2004 : 22:29:32
|
tout le problème rencontré dans la mise en oeuvre du plan comptable unique pour la gestion des syndicats de copropriété, réside dans le fait que la compta "générale" intéresse moins les copros lambda que la compta "analytique". Mais il faut bien faire avec les 2 !
En effet, la compta générale ( présentée en partie double, depuis les Medicis ) est la garantie de ce que "rien ne se perd"; mais son inconvénient est qu'elle se contente d'aider le comptable ( prof. ou bénévole ) à suivre comme il se doit ses comptes : c'est ce que dit JPM en gros !
Néanmoins, cette compta n'apporte pas la lisiblité nécessaire aux "utilisateurs finaux" que sont les copros; d'ou le développement de la compta analytique et budgétaire, qui permet effectivement de "décoder" les charges par destination, càd par niveaux de répartition selon les grilles de millièmes : C'est ce que dit GEDEHEM !
Certes il y manquait un peu d'ordre et de standardisation, chaque syndic faisant un peu à sa sauce parfois. Mais de là à monter une "usine à gaz", il n'y a qu'un pas que certains de nos technocrates n'hésiteraient pas à franchir, histoire de rendre encore plus nébuleux les comptes pourtant si simples d'une copro !
A noter quand même que si on voyait plus souvent des "bilans", càd des "états de dettes et créances", on serait aussi plus heureux et on comprendrait qu'un simple listing de charges ne reflète pas à lui seul l'état de santé réel d'une copro ( impayés-résidents; impayés-fournisseurs ou URSSAF; soldes des comptes de passage du syndic "inexpliqués", etc... ).
Mais ceci est un autre débat ! Aussi, je préfére rebondir sur l'interventon plus haut de JPM :
* il ne semble pas opportun d'avoir des "provisions" sur les travaux déjà réalisés au moment de la cloture : généralement, le fournisseur envoie "fissa" sa facture, et c'est plutot le syndic qui tarde à la payer, comme à boucler la compta du syndicat ( "on a désormais 6 mois avec la loi SRU" !?? quand on sait qu'on boucle en moins d'1 mois toute compta professionnelle, avec des moyens adéquats...! ).
* de même, il n'est pas recommandé de porter dans la compta des sommes seulement "engagées", sauf à vouloir rentrer dans l'arbitraire et ainsi totalement "noyer le copro".
C'est, je pense, à cet effet que CLEMOUEL rappelle aussi que c'est plutot à l'acheteur et au vendeur devant notaire, de fair leur affaire de la répartition des charges.
Le syndic bien souvent se contente de faire un prorara temporis, sans considération aucune des dépenses réelles, un acheteur payant du chauffage alors qu'il a acheté en plein été, mais ne payant qu'une partie de la grosse facture de réparation qui est tombée 6 mois après son arrivée ! Mais il est vrai que les syndics auraient tort de se priver d'honoraires spéciaux ( 150-200 € !! ), honoraires trop souvent prélevés 2 fois, tant sur le vendeur que sur l'acheteur...! ( et ce alors qu'ils sont inopposables à ce dernier en sa qualité de tiers au contrat syndic-syndicat ! ).
Au fait, et pour conclure sur la question intialement posée, oui il ne faut qu'un compte, et un compte suffit : l'argent n'a pas d'odeur; juste un gout amer pour le syndic, lorsqu'il est sur un compte séparé, et que les "excédents de trésorerie" ( notamment des fonds de réserve ) sont placés au profit du seul syndicat ! Pour ce faire, votre banquier vous ouvre seulement un "sous-compte".
xanthe |
| Signaler un abus |
|
|
DU31
Pilier de forums
1284 réponses |
Posté - 05 mars 2004 : 02:12:44
|
à clemouel, PF.Barde, JPM, xanthe un grande merci.
Je vous ai parfaitement compris. Et vous confortez ma pensée initiale quant à la position des ces écritures comptables.
Mais il est vrai que beaucoup de choses sont "illisibles" par la plupart de copropriétaires dans le sens où c'est un langage inaccessible pour eux, comme pour moi en matière de comptabilité. Donc j'applique l'analyse. Et mon analyse rejoint vos différents points de vue.
Encore un grand merci très sincère.
Ce sera ma première et dernière apparation ce soir sur le forum, car je suis très triste : mon ami NOUGARO est parti.
|
| Signaler un abus |
|
|
JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 05 mars 2004 : 10:43:30
|
Un exemple pris sur le vif (de cette semaine) :
Notre syndic (grand syndic pour un immeuble parisien classique bientôt centenaire) présente au CS le projet de compte de charges 2003 dans lequel on trouve une somme de 270 € "honoraires Me X avocat AG du jj/mm/1999".
Me X a effectivement participé à cette AG comme conseil du syndicat.
Surprise. Vérification de la pièce comptable. Il s'agit d'une lettre de rappel de Me X de juin 2003 indiquant que sa facture du nn/janvier 2000 n'a pas été réglée.
La lettre de rappel a été enregistrée comme pièce comptable sans la moindre vérification.
Il s'avère que la charge figure bien dans les comptes du 1er trimestre 2000 (on est avant la réforme SRU). Le comptable du syndic fait donc l'objet d'une admonestation d'autant plus sévère que les comptes 2003 comportent également la régularisation d'une erreur dans les comptes de 2002, effectuée d'abord à l'envers (donc erreur doublée) puis dans le bon sens mais par compensation ce qui est interdit en comptabilité et rend les relevés d'appels de fonds diffusés totalement incompréhensibles et incontrôlables.
Le contrôle doit être approfondi. La facture de l'avocat a bien été enregistrée en 2000 puisqu'elle a été mise en répartition. Si le système comptable de notre grand syndic comporte, j'ose l'espérer, des comptes de fournisseurs, elle est passée au crédit du compte de Me X.
Si elle n'a pas été réglée en 2000, le montant figurait toujours au crédit de ce compte fin 2000, fin 2001 et fin 2002. Trois ans ! Quand on voit une facture impayée un an, deux ans, trois ans après, on va voir ce qui s'est passé. Toute clôture d'exercice comporte ce genre de purge à effectuer.
Si elle a été réglée en 2000 et si le chèque n'a pas été encaissé : le compte fournisseur de Me X a été soldé mais c'est dans le compte de banque qu'on trouve une anomalie : un chéque émis non débité. Même observation que dessus pour le compte de banque cette fois.
Si elle a été réglée en 2000 et si le chèque a été débité, tout est bien en comptabilité et c'est la lettre de relance de Me X qui est injustifiée. Une lettre de relance n'est pas un pièce comptable. Elle doit être vérifiée. Dans ce 3e cas il faut signaler à Me X qu'il fait une erreur. L'incidnet n'est archivé qu'après accord entre Me X et le syndic.
Ttout cela pour dire qu'une comptabilité bien structurée est parfaitement lisible et permet de gagner beaucoup de temps. Les soldes anormaux sautent aux yeux du comptable bien entendu, mais aussi aux yeux de beaucoup de copropriétaires qui sont aussi capables de les repérer.
Il sera d'autre part très facile de prévoir une information des usagers. La normalisation de la comptabilité des syndicats aura l'avantage de rendre cette formation utilisable en présence de n'importe quel immeuble et de n'importe quel syndic. Les usagers sont capables d'utiliser les machines à laver, les téléphones portables, les postes de télévision le plus complexes. Ils sont bien capables de lire une comptabilité élémentaire.
Dans notre affaire, le conseil syndical n'est pas vierge. Il s'est contenté de vérifier les factures en 2000, 2001 et 2002 sans vérifier la comptabilité ! On a critiqué les coûts horaires du plombier et de l'électricien (questions étrangères à la régularité des comptes), mais on a laissé passer les comptes non purgés !
|
| Signaler un abus |
|
|
lnsacorh
Pilier de forums
4541 réponses |
Posté - 05 mars 2004 : 12:25:06
|
Pour ma part , j'aimerai bien une réponse à la dernière question de JPM ? car moi aussi je suis confrontée à une petite facture de 1045 euros !(nettoyage) de 2000 et 2001, mise en écriture "à payer" sur les comptes de 2003 mais à priori déjà débitée ou ne faisant qu'apparaitre dans les charges courantes. ,Je trouve que les AG étant passées, le quitus ayant été donné en temps et en heure et moi pas propriétaire à ces dates-là, j'estime ne pas avoir à les payer
Alors , comme JPM le souligne qui doit payer ?
Pour répondre à Gédéhem et le remercier au passage ainsi qu'à tous ces intervenants sur ce sujet captivant, j'aimerai savoir si vraiment la date de AG est le départ des votes de l'Assemblée, des appels de fonds ou faut-il attendre ces fameux 2 mois d'après réception du PV pour que la date soit légalisée
Il faut dire aussi que beaucoup de Syndics envoient le rapport entre 1 et 6 et oui 6 !!!mois après l'AG et que nous avons 2 mois après reception pour le contrer, n'est-ce pas ? Alors comment doit agir le Syndic pour demander ces avances de gros travaux ? J'ai recopié la formule de Gedehem. Est-elle courante ? car je vais devoir l'imposer prochainement et ce n'est pas si simple . Je vois ce que cela donne pour le "compte-séparé", malgré la Loi ce sacré vote d'AG fait par des copropriétaires bien souvent ignorants de tout et prenant le Syndic pour LE grand, fait que nous restons fixés à la comptabilité du Syndic dans 98 % des cas .
LN |
| Signaler un abus |
|
|
JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 05 mars 2004 : 17:27:44
|
Pour LN :
Il n'est pas en principe anormal qu'une facture passée dans les charges d'un exercice apparaisse dans les factures à payer dans la situation de trésorerie. Tout est question de date et de temps passé. Si l'exercice est clôturé au 31/12, une facture reçue le 15/12 peut être enregistrée, passée au débit des charges et au crédit du fournisseur qui sera réglé en janvier suivant.
Au temps des comptes trimestriels, cela était déjà autorisé pour le dernier trimestre de l'exercice. C'est pour les trois premiers seulement que l'on ne pouvait passer dans les charges que des factures payées.
Si la facture a été reçue en mars de l'exercice, il y a un retard de paiement anormal.
Et quand le système sera complétement en place, vous aurez au moins, à défaut de la facture, l'écriture d'engagement correspondante.
|
| Signaler un abus |
|
|
lnsacorh
Pilier de forums
4541 réponses |
Posté - 05 mars 2004 : 18:56:25
|
donc JPM , j'en conclue que le Syndicat (j'insiste pour les non-initiés, car je passe mon temps à relever ces termes -Syndic-Syndicats-) donc les copropriétaires l'ont payé mais que le Syndic l'aurait donc en crédit dans son gentil compte bancaire.
Merci pour cette réponse, maintenant j'aimerai bien avoir l'autre très clairement exprimée,svp. Avec mille merci
LN |
| Signaler un abus |
|
|
JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 05 mars 2004 : 21:29:45
|
Mais pas du tout, LN,
si la fecture est arrivée le 15 décembre, elle est passée dans les charges au 31 décembre. Elle figure dans la balance de clôture au crédit du compte fournisseurs, c'est à dire comme une dette du syndicat à la date du 31 décembre. Si elle est effectivement payée en janvier, le mécanisme est normal.
Vous avez partiellement raison en cas de retard de paiement d'une facture. En gestion par compte unique, les paiements tardifs sont un moyen de gonfler le solde du compte unique. C'est bien éviter ces soupçons que les comptes séparés sont préférables.
|
| Signaler un abus |
|
|
xanthe
Contributeur vétéran
199 réponses |
Posté - 06 mars 2004 : 10:16:10
|
LN,
JPM a raison, mais pour ma part, je voudrais préciser qu'un syndicat est supposé disposer de fonds suffisants ( grace à des appels trimestriels de charges pour budget courant ) pour couvrir ses dépenses réelles sur les 3 mois à venir, comme sur l'ensemble de l'exercice.
Les 1eres factures étant généralement soumises à la fin du 1er mois, et nonobstant l'existence d'un "volant initial de trésorerie" ( cas d'une nouvel immeuble par ex.), le syndic a tjrs des "noisettes" sur son compte unique...
Le compte séparé a pour avantage majeur, de pouvoir s'assurer de ce que les factures sont bien enregistrées en temps, puis réglées sur la base des conditions convenues et légales. Dans la pratique, et surtout avec un compte unique, on ne voit rien des pratiques "généreuses" des syndics ( paiement à 60-90 jours date de traitement de la facture...!).
Pour le vérifier, il faut demander au syndic qu'il vous soumette un état de dettes et créances exhaustif : vous pourrez ainsi vérifier le taux moyen de retard de paiement.
Mais le meilleur moyen est d'avoir un compte séparé, car là "ca crève les yeux" !
Pour mémoire, la loi autorise certes un fournisseur à imputer des frais financiers pour non respect des délais de réglement, mais ils sont rarement appliqués pour des raisons commerciales... Dans le monde impitoyable des syndics, cela se traduit donc bien souvent par un petit 2-3% de frais financiers inclus dans la facture émis par le fournisseur qui n'est pas "la petite soeur des pauvres" quand même !
xanthe |
| Signaler un abus |
|
|
JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 06 mars 2004 : 15:14:35
|
Xanthe a raison dans le principe mais la pratique est un peu différente :
Qu'il y ait compte séparé ou compte unique, le contrôle du paiement ponctuel des factures ne peut résulter que de l'examen de la comptabilité du syndicat. Au demeurant les retards de paiement se constatent aussi bien dans le cas des comptes séparés, soit parce que le comptable est submergé et/ou négligent, soit pour la même raison que celle évoquée : l'intérêt de la banque a conserver un solde important, d'ou l'intérêt accessoire du syndic. Mais je pense que de nos jours ce facteur a quasiment disparu compte tenu de la modicité des rémunérations.
Le contrôle : il est facilité par l'existence, qui sera obligatoire dans la nouvelle comptabilité, d'un compte fournisseurs. On peut alors vérifier fazilement :
> la date de la facture
> la date de son enregistrement (crédit du compte fournisseur)
> la date de son paiement (débit du compte fournisseur)
> la date de l'encaissement du chèque (crédit du compte de banque)
Il faut prendre en considération la pratique éventuelle des règlements groupés à un même fournisseur qui y trouve largement son compte. D'autre part les fournisseurs qui sont réglés avec un retard abusif n'hésitent plus à s'en plaindre auprès du conseil syndical.
Il n'y a rien non plus d'anormal à ce qu'un syndic paie habituellement les factures des syndicats à une date fixe, le 20 du mois par exemple.
En conclusion, une maxime : un fournisseur rapidement payé est un fournisseur moins cher ...ou qui peut le devenir.
|
| Signaler un abus |
|
|
DU31
Pilier de forums
1284 réponses |
Posté - 11 mai 2004 : 05:17:31
|
Bonjour à tous,
S'agissant du compte séparé comme compte unique, compte tenu des derniers sujets vus sur le forum, autant continuer avec le mien.
QUESTION SUR LE LIBELLE DU TITULAIRE DU COMPTE :
Doit-il apparaître sur les relevés bancaires :
A - Syndicat des Copropriétaires d'ici
telle adresse (adresse du syndicat)
ou bien
B - Syndicat des Copropriétaires d'ici
chez Société UNTEL, Syndic,
telle adresse (adresse du syndic)
Merci de vos points de vue. J'aimerais également savoir de quelle façon concrète on peut savoir si le compte séparé d'un syndicat est bien un compte séparé réellement ou bien s'il est un sous-compte du compte du syndic ? Je crois me rappeler que xanthe ou (?) avait proposé de demander au syndic les documents de l'ouverture du compte.
Merci de vos indications et expériences.
 |
| Signaler un abus |
|
|
xanthe
Contributeur vétéran
199 réponses |
Posté - 11 mai 2004 : 20:06:40
|
DU31,
si le compte ouvert est bien au nom dy syndicat et non du syndic, il ne devrait y avoir aucune difficulté pour obtenir la copie du dossier d'ouverture.
Ce dossier, ( à défaut de convention de compte - c'st là encore une autre histoire ), doit forcément indiquer clairement le nom du titulaire, avec à l'appui la décision d'AG qui le demande !! En effet, seul ce document fait foi vis-à-vis des tiers ! D'où l'extrême importance de sa rédaction claire et univoque.
Ensuite, seul le représentant légal ( ou habilité ) du cabinet peut signer au nom du syndicat la demande d'ouverture.
Enfin, le libellé doit être explicite ( pas de mention approximative style "syndic. X / Y", ou X est le nom abrégé ou usuel de votre syndicat, et Y le nom de votre syndic.
Last but not least, vous pouvez demander aussi en AG que le CS ait copie des relévés, en plus de ceux envoyés au syndic : en effet, rien de plus simple pour votre banquier que de porter sur sa base qu'il doit 2 relevés par mois, dont 1 envoyé à "C/O Mr "XXX" de X, et 1 autre à "C/O Mr Y".
Ainsi, vous n'aurez pas à les pleurer le jour ou vous voudrez vous enquérir des paiements fait ou pas faits, et de ce que le solde en banque correspond à la situation de trésorerie du syndicat !
 
xanthe |
| Signaler un abus |
|
|
Sujet |
|
|
|
|
| Universimmo.com |
© 2000-2006 AEDev |
|
|
|
|
Forum fermé
