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icetea54
Contributeur débutant
10 réponses |
 Posté - 23 oct. 2004 : 19:58:50
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Bonjour,
au vu de la prochaine AG, notre syndic nous propose de consulter les factures un apres-midi entre 14h et 18h hors j'ai cru comprendre que d'apres la loi, le syndic doit nous laisser les consulter "un jour ouvré", est-ce donc suffissant?
De plus, je ne pourrai pas me libérer de mon travail cette après-midi là. Puis-je demander à un autre co-propriétaire qui pourra se déplacer de m'en faire des photocopies?
Merci.
Icetea
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Dantès
Pilier de forums
967 réponses |
Posté - 23 oct. 2004 : 20:45:14
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Rien ne vous empêche de le faire mais il va falloir trouver un(e) volontaire (qui n'a pas besoin d'être copropriètaire s'il vous représente, à vérifier)
En tout cas, je crois qu'il est possible d'après les textes de référence de demander à consulter ces justificatifs le jour de l'AG quand un accord n'a pas pû être trouvé.
Il suffit de vous rendre au lieu dit 2 heures avant l'AG et de faire votre vérification, calculatrice et carnet de notes obligatoire.
Deux heures c'est peu, l'essentiel à voir;
"COPIE de la carte jaune du cabinet" délivrée par la préfecture
"COPIE de la carte grise de la personne "qui représente le syndic" délivrée également par la Préfecture.
Ces 2 cartes doivent être en cours de validité car renouvellées chaque année et il est conseillé de vérifier par un simple coup de fil à la Préfecture, service des cartes professionnelles de syndic.
Si ces cartes sont périmées, il faut surtout avertir le syndicat en début d'AG et ne donner aucun poste du bureau de séance au syndic sortant pour rédiger le PV.
Contrat de mandat en cours signé lors d'une précédente AG
- les relevés bancaires et les souches de chèque si vous êtes en compte séparé, vérifiez bien l'intitulé du compte.
- les contrats d'assurance de l'immeuble.
- le contrat des employés de la coproprièté.
- vérifiez la cohérence des factures avec ce qui a été établi dans les précédentes AG et selon le contrat de mandat en vigueur, à défaut de vérifier leur montant.
- vérifiez toutes les vacations sur lesquelles certains syndics poussent un peu la charette.
- voyez aussi les procédures judiciaires en cours et la raison éventuelle de leur enlisement (peut-être ?)
- ne jamais prendre comme réponse, c'était déjà comme cela les années précédentes: pointez une anomalie.
- prenez des notes afin de faire votre rapport verbalement lors de l'AG.
Si la date du mandat du syndic est expirée, il n'a en aucun cas pouvoir pour convoquer cette AG et s'est mis en faute professionnelle, à vous de le faire savoir.
Cordialement.
Edmond  |
Edité par - Dantès le 23 oct. 2004 20:49:03 |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 23 oct. 2004 : 22:43:30
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Dantès, ici vous n'êtes vraiment pas dans l'axe se la question posée.
> Ni juridiquement
> ni pratiquement
Icetea 54 souhaite exercer le droit prévu par l'article 18-1 de la loi. Il est limité à l'examen des pièces justificatives des charges de copropriété
Ce droit doit être exercé dans les conditions fixées par l'assemblée et subsidiairement par le texte. Le contrôle ne saurait en aucun cas avoir lieu 2 heures avant l'assemblée.
Le copropriétaire ne peut en aucun cas se faire représenter.
Il ne peut exiger de photocopies. Les pièces sont seulement tenues à disposition.
Il ne peut exiger aucune production de carte professionnelle.
Il ne peut exiger aucune production de contrat de syndic en cours ou périmé.
Il ne peut demander la production d'un contrat de travail mais les feuilles de paie doivent être présentées.
Il ne peut en aucun cas vérifier la comptabilité, les relevés de banque et tutti quanti.
Il ne peut pas vérifier les dossiers de recouvrement et, bien au contraire, il est formellement interdit au syndic de les communiquer dès lors qu'ils peuvent contenir des données personnelles à caractère confidentiel.
J'ajoute que même s'il s'agissait d'une vérification par un membre du conseil syndical, pouvant lui, avoir accès aux pièce sus indiquées, la conception que vous montrez d'un contrôle de comptes n'est pas en phase avec la qualité des relations qui existent généralement entre les conseils syndicaux et les services comptables des syndics professionnels.
J'admets bien volontiers que certaines vérifications de comptes sont tendues et que la méfiance est parfois justifiée. On ne peut heureusement en faire une règle générale. La plupart de ces opérations se font dans une ambiance tout à courtoise qui n'est pas exclusive d'un légitime souci de contrôle. Il faut rappeler qu'un conseiller syndicar vérifiant les comptes ne fait pas qu'exercer une prérogative. Il remplit une mission pour la communauté et devra en rendre compte à son tour.
Je précise en outre qu'une comptable de copropriété n'est pas dotée d'une carte grise.
Enfin un copropriétaire, dans le cadre de l'article L 18-1, n'a pas à faire de compte tendu à l'assemblée. Il peut seulement, lors de l'approbation des comptes, formuler des observations sur des points qu'il a notés au cours de son opération. Encore ne doivent-elles pas porter sur l'opportunité ou la qualité des prestations concernées, si elles sont formulées à propos de l'approbation des comptes. Dans ce cadre on reste sur le principal : une écriture = une facture. C'est à un autre moment que l'on peut faire valoir que les heures du plombier sont un peu chères.
Et bien sur, le syndic peut, dans une certaine mesure, déroger à ce qui vient d'être dit. Il peut remettre des photocopies mais il n'y est pas tenu. Cette possibilité est limitée par l'obligation de confidentialité.
Je rappelle enfin que, théoriquement tous les copropriétaires peuvent se présenter pour vérifier les justificatifs des charges. A cet égard il est évident que la loi, prise à la lettre, serait inapplicable. Or un bon texte doit être applicable dans tous les cas de figure. Il faudrait donc modifier ce texte sans porter atteinte au légitime droit de contrôle.
Si quelqu'un a une idée ? On pourrait peut être envoyer les photocopies des factures à tous les copropriétaires ? 
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Dantès
Pilier de forums
967 réponses |
Posté - 23 oct. 2004 : 23:59:39
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Désolé JPM pour mon hors sujet,
Citation :
Article 18-1 Modifié par Loi 94-624 1994-07-21 art. 35 I JORF 24 juillet 1994.
Pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l'assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, les pièces justificatives des charges de copropriété, notamment les factures, les contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, sont tenues à la disposition de tous les copropriétaires par le syndic au moins un jour ouvré, selon des modalités définies par l'assemblée générale. Celle-ci peut décider que la consultation aura lieu un jour où le syndic reçoit le conseil syndical pour examiner les pièces mentionnées ci-dessus, tout copropriétaire pouvant alors se joindre au conseil syndical ; toutefois, tout copropriétaire ayant manifesté son opposition à cette procédure lors de l'assemblée générale pourra consulter individuellement les pièces le même jour.
Bien, pour contrôler les pièces le jour même, il faudrait faire opposition en AG.
Je n'ai, semble t-il, jamais évoqué la validité des photocopies et en citant "le représentant du syndic", j'aurais dû préciser "celui dont l'identité figure sur le contrat de mandat" et non implicitement le préposé qui peut vous recevoir.
Pour la demande des pièces sans rapport avec le contrôle des comptes, vous pouvez les demander en début de l'AG:
Effectivement cette demande pourrait-être mal interprétée.
- copie de la carte du cabinet
- carte grise de la personne qui va représenter le syndic en AG
- copie du contrat de mandat actuellement en cours afin de vérifier si il est toujours en vigueur et éviter ainsi de faire durer une bétise si bétise il y avait.
Le "rapport" fait verbalement lors de l'AG lors de la résolution de l'approbation des comptes consistera à dire quels anomalies sont détectées afin que le syndic puisse éventuellement rectifier.
"voir aussi les procédures judiciaires" ne veut pas dire examiner les dossiers de recouvrement mais voir les frais afférents aux différents intervenants (factures huissiers, avocats, vacations...)
JPM, concernant votre argumentation à propos des relevés bancaires sur quelle texte vous appuyez-vous pour affirmer qu'ils ne font pas partie des "pièces justificatives des charges". Le terme notamment signifie que les exemples énumérés ne sont pas limitatifs et les relevés sont indispensables pour contrôler efficacement les comptes, sinon comment savoir quelle somme reste en banque: "croire le syndic sur parole qui vous dira que c'est son domaine exclusif".
Je connais au moins un cas ou une comptable de copropriété est dotée d'une carte grise, même si la règle n'est pas générale.
IceTea54, la vérification des comptes est très importante (excellente règle une facture=une ligne d'écriture) et j'espère que vous pourrez vous libérer et la réaliser.
Cordialement
Edmond |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 24 oct. 2004 : 16:05:26
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On ne peut trouver dans les documents bancaires aucune justification de charges, à l'exception d'éventuels agios débiteurs ou autres frais bancaires pour lesquels il convient de joindre aux factures une photocopie des avis de débit.
De même un copropriétaire, dans le cadre de l'article L 18-1, n'a pas accès à la comptabilité du syndicat. Il ne peut vérifier si une facture a été payée ou pas. C'est le conseil syndical qui doit vérifier la situation en fin d'exercice et signaler des retards de paiement fautifs.
Pour les frais judiciaires, les factures ou photocopies de factures doivent effectivement figurer parmi les pièces justificatives des charges.
Je signale à l'occasion qu'il faudra modifier de nombreux termes dans les textes. Ici par exemple : l'article 45-1 nouveau du décret du 17 mars 1967 dit que les charges sont les dépenses incombant définitivement aux copropriétaires. Il faut entendre par là que les comptes doivent avoir été approuvés pour que les dépenses deviennent des charges.
Or la vérification des justificatifs de dépenses est antérieure à l'assemblée. Donc il faut parler désormais de justificatifs des dépenses dans l'article L 18-1 !
Pinaillage ? Quand vous constaterez les écarts de terminologie existant entre le décret comptable et les textes existants, on en reparlera. Il est vrai que je n'ai que le projet approuvé par le CNC. Il y aura peut être eu un toilettage postérieur ?
De toute manière un simple engagement de dépense est en comptabilité une charge, avant toute facturation (qui annule l'engagement) et tout paiement effectif.
Dire que l'approbation des comptes fait d'une dépense une charge est inapproprié. Il suffit de dire que l'approbation des comptes rend exigibles les soldes de fins d'exercice.
Ce qui se conçoit bien s'exprime clairement.
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