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JPM
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 Posté - 04 juin 2019 : 13:46:30
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Il y a un bon bougre de copropriétaire qui se réjouit grandement de la gratuité des documents sur Extranet.
On peut annoncer une prochaine " explosion " des honoraires forfaitaires des syndics, qui sont totalement libres !
Oui mais on peut le mettre en concurrence 
Oui mais les autres font pareil 
Ah ! ben c'était mieux avec le droite (ou la gauche c'est kif)
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Édité par - JPM le 04 juin 2019 13:47:20 |
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MIBA
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Posté - 04 juin 2019 : 13:56:35
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Le décret relatif au contenu minimal de l’extranet était attendu depuis longtemps.
Je ne doute pas que les syndics n’ayant rien mis sur leur extranet avaient anticipé cette charge dans leurs contrats en cours ! |
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JPM
Modérateur
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 2
Posté - 04 juin 2019 : 14:15:46
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Possible mais pas certain.
Le contrat les y obligeait puisqu'ils devaient chiffrer l'économie réalisée en cas de dispense.
Mention d'une extraordinaire inconvenance. L'extranet a un coût qui ne sera pas médiocre. Un syndic doit le prévoir d'ue capacité suffisante pour tous ses immeubles + quelques uns à venir.
Si un syndicat donne la dispense, le syndic ne fait aucune économie significative.
Quoiqu'il en soit, par anticipation ou pas, l'Extranet n'est pas gratuit.
Il est bel et bien payant.
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andre78fr
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3
 Posté - 04 juin 2019 : 15:08:11
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Le coût objectif d'un hébergement est assez ridicule en réalité, ce qui est cher c'est ce que les éditeurs de logiciels pour syndics facturent pour l'extranet...
Les syndics bien organisés n'auront besoin que de quelques minutes pour générer et généraliser l'usage de PDFs.
Mes quelques clients professionnels ont un extranet pour 5 € par mois !!! |
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JPM
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Posté - 04 juin 2019 : 15:24:59
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André78 : Faîtes mieux pour cette question intéressante
Prenez le cas d'un syndic qui a une soixantaine de copropriété ne dépassant pas 80 lots. Il a bien entendu un équipement informatique relativement récent. J'ajoute qu'il a un développement traitement de texte avec les PV faits à l'avance, - que je déplore -.
Jusqu'à présent il n'a rien fait du tout pour l'extranet.
Que doit il faire en premier lieu ? matériel complémentaire ? recherche d'un prestataire de service dédié ?
Ensuite il faut passer les règlements de copropriété (dactylographiés, en bon état mais reliés), la compta, tout ce qu'impose les nouveaux textes.
Quelles sont les actions qui lui sont imposées ?
Enfin tout est rentré. Il faut mettre à jour.
Vous avez trente factures. Elles doivent apparaitre dans l'extranet. Comment faire ? Liaison avec la comptabilité
Faîtes nous un peu de clarté la dessus. Merci à l'avance, on y verra plus clair.
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jb97150
Contributeur débutant
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Posté - 29 juil. 2019 : 22:40:55
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Je signale que si le syndic a bien fait attention avant de signer son contrat avec son prestataire informatique, il devrait y avoir la clause qui prévoit que les mises a jour du logiciel nécessaires dues à une modification de la loi sont comprises dans l'abonnement annuel . |
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andre78fr
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6
Posté - 30 juil. 2019 : 00:48:26
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Je n'avais pas vu la question de JPM du 4 juin...
Je n'ai pas de syndics avec 60 copropriétés !!! Mes clients professionnels sont des petites agences avec 5 à 20 copropriétés et ça reste assez artisanal.
Un bon syndic doit avoir un bon équipement informatique, matériel et logiciel ! Le matériel ça inclut en effet un bon scanner (et reprographie souvent associés).
Sur les règlements de copropriété ; j'ose espérer qu'il existe des versions numériques pour toutes les copropriétés de moins de 25 ans, si ce n'est pas le cas il y a deux niveaux de traitement possible.
1. Une numérisation "image" qui consiste à avoir des photographie de chaque page (scannées bien sûr) et où la recherche textuelle n'est pas possible.
2. Une numérisation avec OCR qui permet de produire un document texte (moins lourd, avec recherche), c'est plus long mais ça servira pendant longtemps !
La compta il n'y pas grand chose qui change, il faut bien sûr produire et archiver tous les documents au format PDF qu'on pourra transférer sur l'extranet...
Sur les factures, la plupart des factures aujourd'hui arrivent déjà par mail ou internet et sous une forme électronique, je n'ai pas de chiffres mais je pense que plus de la moitié des entreprises génèrent et envoient des factures électroniques ; donc il n'y a rien à scanner !!! Juste à bien organiser et rattaché la facture à la bonne copropriété, au bon exercice, journal, date, compte...
Dans le système Val Compta j'enregistre les documents au format gif / jpg ou PDF et avec un nom constitué ainsi :
"année_journal_date_compte_clé"
Mais vous pouvez regarder par vous même !!! http://10000.valcompta.com/
Allez dans le menu Comptes, sélectionner la seconde ligne du détail en bas et cliquer sur le bouton "Voir pièce comptable" !!!
Le plus souvent c'est bien sûr l'éditeur du logiciel (avec des contrats de maintenance, assistance, formation, parfois même des contrats de location du matériel et toutes sortes de choses...) qui propose l'extranet intégré et en complément ; les numérisations, les transferts, tout est intégré au système et quand on valide l'écriture comptable la facture est automatiquement mise en ligne. En conclusion, l'extranet justifie un léger surcoût mais pas non plus de quoi exploser les honoraires !!! |
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JPM
Modérateur
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7
Posté - 30 juil. 2019 : 02:11:48
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Rendre accessible la comptabilité par l'extranet je suis tout à fait pour.
Inclure les factures c'est absurde.
Si on maintient cette règle il faut supprimer le contrôle des factures par les copropriétaires avant l'assemblée.
Reprenez le dernier décret ! On est en train de rendre ingérable le travail des syndics comme on a fait avec la police judiciaire. Pas le temps de courir après les bandits avec la masse de paperasse, les avocats qui invoquent la moindre erreur, les juges d'instruction qui veulent des preuves formelles.
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andre78fr
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Posté - 30 juil. 2019 : 09:25:58
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En général je conseille à mes clients qui veulent utiliser la GED ET l'extranet de le faire partiellement, de mettre les factures importantes, contrats de maintenance ascenseur, EDF, eau, assurance mais pas toutes les factures et surtout pas le moindre justificatif...
Le syndic peut également scanner les factures sans les mettre en ligne... ce sont deux choses différentes.
Dans le décret sur le contenu de l'extranet, il n'est pas (sauf erreur) question de mettre le détail des comptes ni même une consultation interactive comme je propose mais juste les documents ; balance, relevé général et encore ce n'est que pour les membres du conseil syndical ! Le copropriétaire lui n'a que son compte individuel... |
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chenkak
Contributeur senior
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Posté - 30 juil. 2019 : 11:59:53
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Un conseil syndical, s'il est bon et efficace, doit pouvoir donner son accord avant le paiement des factures de travaux et prestations, car le syndic lui-même est loin de voir et suivre le travail de tous les prestataires.
Payer une facture pour une prestation qui n'est pas correctement exécutée et terminée est une erreur hélas fréquente lorsque le conseil syndical, seul présent quotidiennement sur place, ne donne pas son accord avant paiement de la facture.
Quand cela fonctionne d'un commun accord CS/Syndic, c'est bien. Que le syndic mettent cela immédiatement sur extranet (spécial CS) pour un contrôle en ligne, ce serait encore mieux.
Ce serait une grosse erreur d'attendre pour cela le contrôle annuel des comptes ! |
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andre78fr
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Posté - 30 juil. 2019 : 12:14:34
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C'est un mode de fonctionnement possible mais on peut aussi bien avoir un syndic qui échange et envoie les factures par mail ou qui partage avec le conseil syndical dans un Google Drive ou autre solution cloud... mais c'est sûr que tous les conseils syndicaux n'exigent et ne vérifient pas toutes les factures ! |
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JPM
Modérateur
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11
Posté - 30 juil. 2019 : 17:55:58
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Il y a quasi unanimité contre le contrôle préalable des factures par le CS pour la bonne raison que le CS n'a pas qualité pour empecher le paiement d'une facture.
Je passe sur les difficultés techniques
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goutelette
Contributeur vétéran
1872 message(s)
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12
Posté - 04 août 2019 : 19:28:43
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citation: André 78: Sur les factures, la plupart des factures aujourd'hui arrivent déjà par mail ou internet et sous une forme électronique, je n'ai pas de chiffres mais je pense que plus de la moitié des entreprises génèrent et envoient des factures électroniques ; donc il n'y a rien à scanner !!! Juste à bien organiser et rattaché la facture à la bonne copropriété, au bon exercice, journal, date, compte...
Mention, pour le syndic via comptable.
Mais que va t-il se passer pour le quidam C.S chargé de vérifier les factures en fin d' exercice.: Un GL de 110 pages et une soixantaine de facture. ( petite copro)
La date de paiement va t'elle apparaître ,sur la facture,?
Depuis 2 ans, la majorité des paiements sont fait par virements groupés.
Nous avons demandé des fiches détaillées , qui ne sont pas évidentes pour retrouver les paiements de montants répétitifs et décalés. Et " Documents supplémentaires"
De plus impossible sur l' ordi/ de pointer les documents contrôlés.
Avez vous des astuces pour facilité la vérification des Cpts sur informatique? Car plus personne veut le faire et cela devient lourd. Vous en remerciant par avance.
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peko
Nouveau Membre
34 message(s)
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Posté - 04 août 2019 : 20:36:10
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citation: Initialement posté par goutelette
De plus impossible sur l' ordi/ de pointer les documents contrôlés.
Avez vous des astuces pour facilité la vérification des Cpts sur informatique? Car plus personne veut le faire et cela devient lourd. Vous en remerciant par avance.
Bonjour,
Si vous avez des documents PDF, les dernières versions d'Adobe reader (et sûrement bien d'autres lecteurs PDF) permettent d'annoter les documents de diverses façons : surligner, faire des traits, des coches, utilisation de différentes couleurs, etc, on peut également ajouter annotations et commentaires.
Et tout cela gratuitement.
Pas simple au début, mais on y gagne vite.
Cordialement, |
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Posté - 05 août 2019 : 07:31:09
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a signaler qu'il est bon de ne pas attendre une fois l'an pour vérifier les comptes. Un "suivi" tous les trimestres me semblent une bien meilleure approche, elle permet d'une part de rectifier le tir quand les choses sont fraîches, d’autre part de bien suivre l'évolution du budget pour éviter des "débordements".... |
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JB22
Pilier de forums
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4457 message(s)
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Posté - 05 août 2019 : 09:25:32
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De peko :
"Si vous avez des documents PDF, les dernières versions d'Adobe reader (et sûrement bien d'autres lecteurs PDF) permettent d'annoter les documents de diverses façons : surligner, faire des traits, des coches, utilisation de différentes couleurs, etc, on peut également ajouter annotations et commentaires.
Et tout cela gratuitement."
Ainsi donc toute personne, y compris le syndic, peut lors des vérifications, modifier les documents. Quand est - il alors de la validité des pièces comptables.
Je suis du même avis que Rambouillet : "Un "suivi" tous les trimestres " des comptes. |
Édité par - JB22 le 05 août 2019 09:26:39 |
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Posté - 05 août 2019 : 09:35:00
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citation: Ainsi donc toute personne, y compris le syndic, peut lors des vérifications, modifier les documents. Quand est - il alors de la validité des pièces comptables.
ceci ne pose pas de problèmes, car je ne connais pas d'extranet où les copros modifient le contenu... donc ces annotations ne peuvent l'être que sur des documents récupérés et donc devenus personnels. |
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JB22
Pilier de forums
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Posté - 05 août 2019 : 11:35:41
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De Rambouillet :
"ceci ne pose pas de problèmes, car je ne connais pas d'extranet où les copros modifient le contenu... donc ces annotations ne peuvent l'être que sur des documents récupérés et donc devenus personnels."
Vous oubliez la question "Initialement posté par goutelette".
" De plus impossible sur l' ordi/ de pointer les documents contrôlés.
Avez vous des astuces pour facilité la vérification des Cpts sur informatique? Car plus personne veut le faire et cela devient lourd. Vous en remerciant par avance."
C' est lors de la vérifications des comptes que les copropriétaires peuvent annoter les factures.
Factures qui peuvent avoir été annotés au préalable par le syndic, donc qui ont perdues toute force probante.
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JPM
Modérateur
8598 message(s)
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Posté - 05 août 2019 : 11:55:17
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citation: Factures qui peuvent avoir été annotés au préalable par le syndic, donc qui ont perdues toute force probante.
Voila une phrase singulièrement imprudente |
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goutelette
Contributeur vétéran
1872 message(s)
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Posté - 05 août 2019 : 17:53:35
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citation: Peko :Si vous avez des documents PDF, les dernières versions d'Adobe reader (et sûrement bien d'autres lecteurs PDF) permettent d'annoter les documents de diverses façons : surligner, faire des traits, des coches, utilisation de différentes couleurs, etc, on peut également ajouter annotations et commentaires.
Et tout cela gratuitement.
Pas simple au début, mais on y gagne vite.
Cordialement,
Il y a une incompréhension en quelque part ? : Je reçois les devis ,et certains courriers en PDF ( Pratique que moi même utilise) il est impossible d' écrire quoi que ce soit. D'ailleurs c'est le but.
J'aurais loupé quelque chose ? Merci, de m' éclairer.
citation: Rambouillet: a signaler qu'il est bon de ne pas attendre une fois l'an pour vérifier les comptes. Un "suivi" tous les trimestres me semblent une bien meilleure approche, elle permet d'une part de rectifier le tir quand les choses sont fraîches, ....
C'est bien notre demande. Qui n'a pas été facilement acceptée. Donc semestriel.
Après divers rappels, nous recevons un relevé. Pas de GL.- Pas de facture.
citation: Rambouillet: d’autre part de bien suivre l'évolution du budget pour éviter des "débordements".... Sur ce point nous n'avons pas d' inquiétude: Nous avons le montant de nos charges fixes de l'an passé., et toutes dépenses de travaux imprévues enregistrées au fur et à mesure.
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JB22
Pilier de forums
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Posté - 05 août 2019 : 18:47:40
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De goutelette :
"C'est bien notre demande. Qui n'a pas été facilement acceptée. Donc semestriel.
Après divers rappels, nous recevons un relevé. Pas de GL.- Pas de facture."
Il faut utiliser les moyens de pression dont vous disposez vis à vis de votre syndic, c' est à dire faire comprendre que vous n' existerez pas à le mettre en concurrence lors de la prochaine A.G.
C' est au moment de l' élection d' un syndic qui faut exiger les modalités de fournitures des documents en cours et en fin d' exercice, minimum Grand-livre, balance et relevé des dépenses dans les quinze jours de chaque fin de trimestre. |
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