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gaudin_antoine
Pilier de forums
633 réponses |
 Posté - 09 janv. 2004 : 02:12:49
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Revenant d'une assemblée, je suis resté stupéfait lorsque j'ai appris que le syndic avait passé une écriture correspondant à des frais relatifs au stockage des archives dormantes (sic) du syndicat des copropriétaires.
J'ai, naïvement sans doute, fait remarquer que le syndic, au titre de ses attributions administratives, était l'archiviste du syndicat.
Et alors j'ai entendu une glose merveilleuse sur la distinction entre la tenue des archives et la détention des archives !
Il me semble que l'art. 33 du décret de 1967 dispose que "Le syndic détient les archives...".
J'ai ensuite fait remarquer que le syndic détient les archives ; il ne les fait pas détenir.
De telle sorte que cette mission est couverte par le honoraires dits courants.
A ce rythme, ce sont des honoraires courants ... d'air.
A quand "externalisation" de la comptabilité, moyennant frais supplémentaires et, allons-y gaiement, des tâches courantes, toujours moyennant des frais supplémentaires.
Les frais en relation avec l'administration courante de l'immeuble vont bientôt doubler !
Avez-vous eu l'expérience de cette question des frais afférents au stockage des archives "dormantes" ?
Je n'ose pas imaginer les frais pour les archives "vivantes" ! Leurs besoins sont certainement plus coûteux que ceux de leurs homologues "dormantes" !
Je dois avouer que le procédé me reste encore en travers de la gorge.
Bien cordialement.
Antoine GAUDIN
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gédehem
Pilier de forums
11332 réponses |
Posté - 09 janv. 2004 : 08:07:23
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Et qui c'est qui paye l'édredon, hein ? ..... sans oublier les oreillers !
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 09 janv. 2004 : 10:54:10
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Gaudin,
Ne vous gaussez pas de l'expression " archives dormantes " à laquelle je suis étroitement attachée et qui a été justement reprise par la Commission de la copropriété dans sa Recommandation sur les archives.
Les frais de conservation des archives dormantes relèvent sans nul doute de la gestion courante. Ils sont parfaitement prévisibles lors de la désignation initiale du syndic puisqu'il est chargé explicitement par le statut de la copropriété de cette mission.
Ces frais sont réels car la conservation des archives exige de la place (parfois 2 ou 3 mètres cubes pour un immeuble important) et des soins. La rémunération est donc légitime mais elle ne saurait entrer dans les honoraires exceptionnels.
Dans certains cas la gestion des archives dormantes est externalisée. Le syndicat supporte alors sans barguigner les frais. Il est parfois utile de récupérer rapidement un dossier de travaux important effectués il y a 25 ans. Avec quoi pensez vous que l'on peut établir un carnet d'entretien sérieux ? Je ne parle pas du chiffon de papier du décret.
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gaudin_antoine
Pilier de forums
633 réponses |
Posté - 09 janv. 2004 : 14:52:43
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Si un terme, une expression ou une tournure m'amuse, je ne vais certainement pas me contrister et bouder mon plaisir.
Et quid des archives comateuses ?
Je pourrais broder encore longtemps sur ce sujet !
A fond, ne s'agirait-il pas d'une Belle au bois dormant d'un nouveau type ?
Plus sérieusement, le conçois parfaitement que les archives représentent un volume important, mais pas plus, après tout, que celles d'une étude de notaire.
On peut légitimement penser que le syndic - à moins d'être insensé - s'attend à être confronté à la question de l'encombrement des archives. Et s'il ne souhaite pas affronter la difficulté, il lui est toujours possible de se reconvertir dans le remaillage des bas ou dans le négoce des timbres-poste. L'encombrement est moindre.
Plus profondément, je suis dubitatif sur le procédé qui consiste, par la bande, à augmenter directement, ou indirectement, les honoraires, en rétrécissant sans cesse les frontières des honoraires s'appliquant à la gestion dite courante.
Je pense que Prados pourra nous en dire davantage, mais, selon l'expérience que j'ai pu avoir des pays de common-law (essentiellement le Royaume-Unis, moins les Etats-Unis), ces procédés ne passeraient jamais.
Qu'il s'agisse du "contract" ou de l'"agreement", l'accord est au départ négocié de bonne foi et de manière sérieuse. Il constitue un instrument de prévision qui doit assurer la sécurité. Il serait impensable d'augmenter, par exemple, les frais, par la bande et de manière subreptice. Le système de common-law gagne de ce point de vue en sécurité, en loyauté et en efficacité (à moins que ces caractéristiques s'expliquent par des raisons subjectives). Il est tout de même paradoxal de constater que la règle "Pacta sunt servanda" a un sens dans ces pays, alors qu'elle apparaît pour le moins exotique, sinon tenue pour un gros mot, dans notre propre pays. Le respect de la parole donnée semble ne pas avoir le même sens partout.
Certes, dans les pays de common-law, les négociations juridiques sont-elles âpres mais, une fois l'accord scellé, il n'y a plus guère de surprise.
Bien cordialement.
Antoine GAUDIN
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Prados
Pilier de forums
3625 réponses |
Posté - 09 janv. 2004 : 18:06:51
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Antoine,
Je n'ai pas beaucoup d'expérience de la copropriété aux Etats-Unis car je loue une maison individuelle.
Je ne peux donc pas répondre de façon précise à votre question.
Cependant, je peux vous dire que vous êtes totalement dans le vrai lorsqu'il s'agit des rapports après établissement du contrat, et que il est hors de question ici de rajouter des points ou de changer l'esprit d'un contrat de manière aussi autoritaire et unilatérale comme j'ai pu le voir si souvent en France.
De manière générale, les gens s'impliquent plus facilement dans les affaires qui les concernent et sont donc beaucoup plus vigilants à tout ce qui est contractuel.
Une partie ne peut modifier ou tenter de modifier unilatéralement un contrat que si ce n'est au bénéfice de l'autre partie, sinon, c'est le procès assuré, et les indemnités obtenues au tribunal sont, de très loin, supérieures à celles obtenues en France.
De plus, dans un procès particulier contre professionnel, c'est très souvent ce dernier qui est perdant, d'où également leur intérêts d'entretenir de très bons rapports avec leurs clients et surtout, de baliser de façon très précise la relation par un contrat béton.
J'ai déjà eu l'occasion de dire sur le forum que les locations étaient toutes charges inclues en copropriété (charges de copropriété mais aussi eau froide et chaude, chauffage et/ou climatisation, électricité, gaz, tout à l'égout, etc...), et la plupart des charges inclues en maison individuelle. La cuisine est équipée et aménagée.
Bien sûr, le niveau des loyers n'est pas le même (beaucoup plus élévé qu'en France), mais les salaires non plus.
Pour en revenir aux frais de stockage des archives dormantes, il est inadmissible que des syndics puissent proposer des choses de ce genre. Je suis néanmoins d'avis que, s'ils le font, c'est parce que nous l'acceptons et quelque fois, répondont favorablement à leur demande.
Les copropriétaires devraient être tous complètement intransigeants envers un syndic osant se moquer d'eux en présentant ce type de requête.
Malheureusement, l'unanimité n'est jamais de mise et certains n'en ont rien à faire.
Désolé d'avoir été si long, mais je pense qu'il y a beaucoup de choses ici dont nous devrions nous inspirer.
Prados |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 09 janv. 2004 : 18:24:17
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Gaudin,
Voux n'avez apparemment pas noté qu'en ce qui me concerne, les frais de gestion des archives dormantes entrent dans les éléments du calcul des honoraires de gestion courante. Le syndic n'a pas à programmer des honoraires exceptionnels pour cette prestation prévisible et récurrente.
Ceci étant, je peux vous indiquer que les archives dormantes, conservées depuis une trentaine d'années pour certaines catégories de documents, représentent pour un syndicat de 100 lots 2 à 3 mètres cubes, qu'il fait d'ailleurs convertir, pour bien faire, en linéaire. Si le syndic gère une cinquantaine d'immeubles de ce type, il faut prévoir au minimum 100 m.c
Le fait qu'on ait délaissé les archives pendant longtemps ne permet pas d'inciter à continuer sur cette mauvaise voie.
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Prados
Pilier de forums
3625 réponses |
Posté - 10 janv. 2004 : 02:45:07
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JPM,
Légalement, ne pourrait-il pas y avoir une durée maximale de conservation de ces archives?
Prados |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 10 janv. 2004 : 10:11:09
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Pour traiter de la durée de conservation des archives, il faut en premier lieu exclure celles à conservation perpétuelle : documents de construction, plans, règlement de copropriété, etc.
Pour les autres il y a des durées de conservation qui sont à la fois minimales et maximales, sur le plan légal. Si un document concerne une affaire pour laquelle la prescription est de dix ans : il faut le garder pendant dix ans (durée minimale) mais on peut le jeter les dix ans passés (durée maximale).
Dans la pratique tout est plus compliqué. Il faut conserver plus de pièces que ce qui est légalement nécessaire. Pour pouvoir le faire sans envahissement excessif, il faut élaguer périodiquement les archives vivantes. Il y a donc une véritable gestion des archives privées.
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Prados
Pilier de forums
3625 réponses |
Posté - 10 janv. 2004 : 17:00:47
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JPM,
Et pourquoi ne pas scanner toutes les archives dont la date de conservation est legalement depassee afin de les stocker sur un disque dur d'un ordinateur.
Ceci aurait pour consequence un gain de place phenomemal.
Prados |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 10 janv. 2004 : 17:25:24
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La numérisation des archives a déjà été envisagée mais le coût n'est pas négligeable et les syndicats ne sont pas chauds.
D'autre part on ne peut négliger les évolutions techniques. Nombreuses sont les photocopies effectuées il y a 25 ans qui sont désormais illisibles. Les grands sociétés ou administrations éprouvent des difficultés pour la conversion de leurs archives numérisées dans les premiers temps.
Enfin la numérisation externalisée entraîne de grosses erreurs de classement lorsqu'il n'est pas possible de déléguer sur place un collaborateur qualifié du client.
Je passe sur certaines difficultés de numérisation pour des documents anciens.
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