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 Sujet  |
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Mout
Pilier de forums
2545 réponses |
 Posté - 06 avr. 2007 : 09:15:00
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Que penser de la proposition du syndic de prendre un contrat avec une société spécialisée pour l'archivage?
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 06 avr. 2007 : 11:43:46
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Instinctivement, on a l'impression que le syndic veut se débarrasser d'une charge en externalisant.
A la réflexion, c'est une solution qui a le mérite, au moins pour les immeubles importants, d'assurer la sauvegarde des archives qui sont souvent bien utiles et qui, de fait, se perdent à l'occasion des changements de syndic. Facile de dire que celà ne devrait pas être. La constatation est là : celà est !!!!
Mais alors le syndicat doit être en mesure de faire choix de la société de gardiennage d'archives. Dans bien des cas, il y a dans l'immeuble un recoin dans lequel il serait facile des conserver les archives les plus importantes : plans et dossiers de constructions, contentieux et dossiers de mutation notamment.
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Mout
Pilier de forums
2545 réponses |
Posté - 06 avr. 2007 : 13:50:03
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| merci infiniment de votre opinion, JPM |
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mespres
Pilier de forums
1281 réponses |
Posté - 06 avr. 2007 : 15:09:58
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Notre syndic nous a proposé ce contrat : refusé à l'unanimité. Dans tout contrat de syndic, figure la rubrique archivage dans ses missions courantes.
Même traitement pour "le contrat d'entretien amélioré", pour mandat donné à une filiale du syndic courtier d'assurances.
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lautzig
Nouveau Membre
2 réponses |
Posté - 06 avr. 2007 : 16:21:10
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Citation :
Initialement entré par JPM
Mais alors le syndicat doit être en mesure de faire choix de la société de gardiennage d'archives.
Je ne comprend pas: Le syndic gère comme il veut les archives. Cela fait partie de sa mission, il est payé pour cela et reste donc libre dans sa gestion. Sauf, bien sur, si cette externalisation impose des contraintes indues au syndicat... |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 06 avr. 2007 : 21:34:50
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Non ! Les archives appartiennent au syndicat et c'est le syndicat qui les gère comme il l'entend 
Quand un dossier précieux a disparu, c'est le syndicat qui en est la première victime. Ainsi pour des travaux de couverture à l'occasion desquels un recolement minutieux des parties de toiture a été établi. On est bien content de le retrouver vingt ans après.
Idem pour les modalités techniques de ravalement d'un mur pignon. Reprise partielle des plâtres ? reprise totale ? Un revêtement ? Lequel ? Une garantie de 10 ans ? ou de 2 ans + 8 ans (ce qui n'est pas pareil) ? etc.
Un seuil de balcon a été réhaussé ? Quand ? Comment ? Par qui ?
Il ne faut pas faire joujou avec les archives
Ceux qui ont voulu faire un carnet d'entretien correct ont bien vu ce qui manquait dans les archives de leur immeuble 
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albifrons
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1351 réponses |
Posté - 07 avr. 2007 : 09:21:13
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bonjour
les archives d'un immeuble de 1980 50 logements : ça représente quoi en volume d'archivage d'un SDC à peu près ? une pièce entière de 10 m² ? deux armoires ? |
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giwdul
Pilier de forums
341 réponses |
Posté - 07 avr. 2007 : 09:32:55
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Citation :
Initialement entré par JPM
Non ! Les archives appartiennent au syndicat et c'est le syndicat qui les gère comme il l'entend
Il me semble pourtant que légalement la mission de gestion des archives incombe obligatoirement au syndic (et qui est donc incluse dans ses honnoraires). C'est pourquoi je disais qu'il les gère comme il veut. A charge au CS de controler cette gestion.
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 07 avr. 2007 : 09:50:55
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Giwdul : Citation :
Il me semble pourtant que légalement la mission de gestion des archives incombe obligatoirement au syndic (et qui est donc incluse dans ses honnoraires).
Oui ! Oui ! C'est légalement que vos dossiers filent sous votre nez
C'est légalement aussi que les machines filent en Roumanie et en Chine. C'est dans les honoraires du PDG, donc il gère librement
Dans le problème des archives, certains ne voient finalement qu'un problème d'honoraires du syndic et et se moquent totalement des archives elles-mêmes.
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giwdul
Pilier de forums
341 réponses |
Posté - 07 avr. 2007 : 15:17:08
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Citation :
Initialement entré par JPM
Dans le problème des archives, certains ne voient finalement qu'un problème d'honoraires du syndic et et se moquent totalement des archives elles-mêmes.
Vous avouerez j'espère que le problème n'est pas tant le desinteret des copro quant à leurs archives que le fait que "les syndics" (guillemets en homages aux quelques syndics qui ne sont pas concernés) gèrent mal les archives alors que cela est de leur ressort.
Votre allusion au patron délocalisateur est juste. Mais si les actionnaires demandent une rentabilité qui crée les indignes délocalisations, les copropriétaires ne demandent pas une mauvaise gestion des archives au syndic. C'est bien pour lui une faute de les mal gérer.
Ne retournons donc pas le Pb : Si le syndic se sent incapable de bien gérer les archives (ou que l'externalisation est rentable pour lui), il peut externaliser à ses frais et sans que cela puisse induire de nuisance aux copros... Mais faire payer la copro ce service est un scandale. Bientôt les syndics feront payer la comptabilité en honnoraires particuliers.
Si ils ont besoin de sous, qu'ils les demandent franchement dans les honnoraires de gestion et point barre. Si un syndic n'a pas de local archive, il sera un peu plus cher que le voisin qui lui peut stocker. A lui de se montrer compétitif sans voulloir masquer à tout prix ses faiblesse en biaisant sur les tarifs. |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 07 avr. 2007 : 15:33:30
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Redressons le débat
Le syndic est sans nul doute responsable de la gestion des archives et cette mission entre dans le domaine de la gestion courante. Il doit donc tenir compte de son coût, souvent pas négligeable (4 à 6 mètres cubes assez souvent pour un immeuble important que l'on devrait d'ailleurs chiffrer en linéaire plutot qu'en cubage + l'actualisation annuelle), pour calculer ses honoraires.
Il ne suffit pas de parler des syndics qui ne remettent pas toutes les archives. Il faut aussi parler de ceux, nouvellement désignés, qui ne veulent pas les prendre et, pour ces derniers, il s'agit souvent de syndics bénévoles qui peuvent pas les prendre parce qu'ils ne savent pas quoi en faire.
Mon propos est de faire remarquer qu'il n'y a pas lieu de rejeter d'emblée un stockage externe qui est souvent une bonne solution pour le syndic et pour les copropriétaires ;
et qu'en toute hypothèse ce n'est pas au syndic de décider mais aux copropriétaires qui ne doivent pas se borner à refuser d'emblée parce ce que c'est le syndic qui fait la proposition. C'est alors une réaction primaire mal venue
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giwdul
Pilier de forums
341 réponses |
Posté - 07 avr. 2007 : 15:43:43
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Citation :
Initialement entré par JPM
[...] et qu'en toute hypothèse ce n'est pas au syndic de décider mais aux copropriétaires qui ne doivent pas se borner à refuser d'emblée parce ce que c'est le syndic qui fait la proposition. C'est alors une réaction primaire mal venue
La litérature sur le sujjet rend très prudent et à juuste titre. En effet le contrat d'archivage est souvent rédigé très en défaveur du syndicat (du moins c'est de ces cas que l'on parle).
Ceci dit, il ne faut pas refuser l'externalisation, mais par contre refuser mordicus des couts liés à cela. La mission d'archivage n'est pas nouvelle, elle n'est pas variable, rien donc ne permet de la facturer en sus (sauf à vouloir masquer le cout réel de la prestation totale mais les syndics ne sont pas mesquins quand même) |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 07 avr. 2007 : 17:03:10
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Il est indispensable que le syndicat des copropriétaires soit titulaire du contrat d'archivage. La facture est donc libellée à son nom. S'il y a changement du syndic, les archives ne bougent pas. C'est l'énorme avantage.
Le problème du coût ? Problème simple à régler dans le contrat de syndic. Si demain vous cchangez de syndic, vous prévenez les candidats de l'existence d'un contrat d'archivage.
Quant à la littérature ? Il n'est pas difficile de prendre des renseignements. Des centaines ou milliers d'entreprises moyennes ont un contrat d'archivage. Il suffit de regarder les tarifs et on trouve tout sur Internet ! En général nn € le mètre linéaire ou le m;c si tout est bien rangé dans des cartons appropriés. Voir de près les options surtout pour les extractions de documents.
Je signale à cet égard qu'il peut être utile de demander à un candidat syndic s'il dispose d'un archivage numérique des comptes. Dix ans de comptabilité sur un CD ROM, celà vaut le coup. Déjà, autrefois, les microfiches étaient précieuses.
Quand la réponse est affirmative, il est souvent possible aussi pour le CS de voir la comptabilité à distance , le compte séparé aussi avec certaines banques.
Payer 10 € pour en économiser 15, c'est le top
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océan
Pilier de forums
2457 réponses |
Posté - 07 avr. 2007 : 18:36:40
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je vais proposer le m3 d'histoire de la construction ~1950 et du conseil syndical à ce jour au pdt du CS actuel, ils vont être contents car les prix d'archivage du syndic sont très conséquents
mais c'est très interessant et émouvant
rares sont encore les syndics qui mettent en lacture les comptes ......combien mettront-ils en prestations particulières pour ces infos essentielles ??????? |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 07 avr. 2007 : 18:50:50
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Océan : Citation :
rares sont encore les syndics qui mettent en lecture les comptes
Qu'en savez-vous ? |
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océan
Pilier de forums
2457 réponses |
Posté - 07 avr. 2007 : 21:18:03
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je pourrais vous répondre "et vous" ???
j'en reçois certains par mail, mais la norme chez les plus gros reste la copie papier ou par fax....suffisant pour qqn qui connait ('est mon cas cher Monsieur et depuis xx années même si je m'atache plus à la gestion, à la nature de la charge qu'au n° de comptes,
et encore une fois le GLC reste primordial
pouvoir consulter les comptes en réel sur un site copro n'est pas très courant pour l'instant mais j'en connais 2 remarquables et un seul que j'ai pu voir dans le détail
connaissez-vous bcp de gestionnaires qui savent ce qu'est qu'un GLC et leur niveau de formation comptable et de gestion ??
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kasos
Pilier de forums
327 réponses |
Posté - 08 avr. 2007 : 09:31:49
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Citation :
Initialement entré par JPM
Je signale à cet égard qu'il peut être utile de demander à un candidat syndic s'il dispose d'un archivage numérique des comptes. Dix ans de comptabilité sur un CD ROM, celà vaut le coup. Déjà, autrefois, les microfiches étaient précieuses.
J'abonde tout à fait dans ce sens, JPM.
Je vais même plus loin: numérisation de toutes les archives de la copro, avec indexation simple par des mots clés.
Toutes les caisses d'archives papier peuvent être alors stockées quelque part dans la copropriété (on doit bien trouver un local quelconque) et éviter des transferts entre syndics successifs avec risques de pertes (plus ou moins volontaires, si vous voyez ce que j'entends par là).
Et les archives numérisées déposées sur un site internet (gratuit si possible) avec mise à disposition par mot de passe au moins pour tous les membres du CS.
Pour avoir eu besoin de consultation d'archives anciennes (pour des problèmes juridiques), je serais très demandeur d'une telle solution. |
Cordialement
kasos
Ancien Pdt de CS
Secrétaire d'une association de défense des copropriétaires de sa résidence |
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