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 Sujet  |
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vivi75
Nouveau Membre
33 message(s)
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 Posté - 03 mai 2010 : 15:18:01
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Vous pouvez déplacer mon sujet s'il n'est pas au bon endroit....
Je suis un peu bordélique et déordre sur les papiers.
J'ai commencé mon activité LMNP depuis Jan 2009 et je viens d'envoyer ma déclaration BIC , je me suis rendue compte qu'il y a tant de papier et photocopie à garder et à classer, j'essaie de les bien faire mais je suis un peu frustrée par le résultat que j'ai fait.
Comme je suis en train de faire ma 2ème acquisition, il faut absolutement que je démarre bien les classement et archive de mes papiers.
Pourriez-vous, quelqu'un d'expert sur le classement et archive, me donner un conseil comment faire un bon classement ?
Je suis désolée si cela vous dérange....
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maoyann
Contributeur vétéran
2819 message(s)
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1
 Posté - 03 mai 2010 : 15:40:33
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Bonjour,
Pour les documents papiers, je ne crois pas qu'il y ait mieux que :
- classeurs
- intercalaires
- pochettes plastiques perforées pour les documents qui ne peuvent pas être perforés.
Le tout est :
- d'identifier correctement les intercalaires ; en s'aidant éventuellement des rubriques des déclarations d'impôts auxquelles elles se rapportent
- de choisir si l'on met les éléments les plus récents avant ou après les éléments plus anciens dans les classeurs.
Ensuite tout dépend du volume de données à traiter, du nombre de lots, d'immeubles.
Enfin, de la rigueur et encore de la rigueur et essayer autant que possible de ranger au fur et Ă mesure et pas classer une fois par an ...
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 2
 Posté - 03 mai 2010 : 16:05:11
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Sur du LMnP ou LMP avec plusieurs logements et des travaux en cours, et des déplacements, le nombre d'opérations peut être TRES important.
Et surtout, ca ne tombe pas dans l'ordre, régulièrement, et tout traitable tel que.
Ce que je fais:
Une série de classeurs pour les factures avec des numéros d'opération. Ca recommence a 1 en début d'année, de facon a ne pas mélanger. Donc par exemple de 1/2009 à 2400/2009.
Chaque facture a payer, chaque paiement fait a son numéro.
Je rangedans des gros classeurs et par ordre alphabétique;
Ce sont les originaux forcément.
Si besoin ailleurs, alors une copie va ailleurs.
Tout bricomarché se retrouve ensemble, tout AVIS location de voiture ensemble, toute la SNCF ensemble et tout Orange idem.
Dans ma compta je renseigne l'opération avec le numéro (qui vient de la compta) le plus rapidement possible.
Plus d'une semaine et c'est mort; Il vaut mieux s'en occuper deux fois par semaine.
Facture du syndic Lamuche quand elle arrive, 205/2010
Je le paye trois semaines plus tard, photocopie du chèque ou un bout de papier avec deux trous et le numéro du chèque et le numéro de cette seconde opération 365/2009.
Je mets les factures aux clients (locataire = client) et tout ce qui est encaissement (déblocage d'emprunt, subvention, huissier qui envoie de l'argent récupéré) dans un autre classeur, car cela pose des problèmes différents mais qui n'ont rien a voir.
Lors d'un achat, il faut rubriquer TOUT de SUITE et répartir en COMPOSANTS si possible TOUT de SUITE,sinon, quand on reprend en avril de l'année suivante, on ne se souvent plus de rien!
Une petite fiche avec dix lignes permet de mettre les numéros de compte PCG les montants, la répartition, le type de paiement, l'affection d'immeuble éventuellemetn ou de logement, et on met des commentaires de façon qu'en relisant on re-comprenne le problème.
Exemle:
Achat de diverses prises électriques chez Castomalin pour des réparations, si on écrit achat prise, ca ne sert a rien la facture le dit deja.
Il faut ajouter sur la facture, au dos ou sur le petit papier d'accompagnement réparation 3prises chez locataire Dupont et mettre tout de suite l'imputation comptable ici 615 entretien et le nom de code du logement si il y en a un (je mets les logements sur code de 3 à 5 lettres et chiffres)
L'important c'est de VITE VITE mettre les factures dans les gros classeurs, on est sur de les y retrouver, soit par ordre alphabétique au hasard, soit par numéro d'ordre plus ordre alphabétique;
Quand c'est fait, on est sur de ne plus rien perdre, et ca veut dire que c'est deja entré en comptabilité.
Forcément, avec cette méthode, c'est pour chaque fournisseur du LIFO (last in first out) mais ce n'est pas grave.
En ce qui concerne les courriers et surtout les RAR, depuis peu je prends l'habitude de mettre les originaux QUAND le AR est revenu (et seulement a cette date) dans l'onglet POSTE, donc Ă la lettre P.
Au moins je sais que tout en original est dans mes 'gros classeurs' de facture, que les couts postaux sont facturés dans ma compta, et que c'est la que je peux tous les trouver.
Si l'affaire prendre de l'importance, alors copies dans le dossier spécial, mais surtout pas les originaux quirestent dans les gros classeurs.
En fait pour résumer, factures fournisseurs, toutes dépenses faites, tout est sacré et tout est mis dans les classeurs factures par ordre alphabétique.
Donc y compris les notes de frais du notaire lors de l'achat auquel je joins parfois avec le meme numéro ou parfois avec un numéro d'opération additionnel la répartition en composants. |
Édité par - ribouldingue le 03 mai 2010 18:15:54 |
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vivi75
Nouveau Membre
33 message(s)
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Posté - 04 mai 2010 : 12:05:21
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Merci Maoyann, Merci Ribouldingue ........!!! |
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bailleurx
Contributeur vétéran
2797 message(s)
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Posté - 05 mai 2010 : 09:59:17
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moi j'ai juste un petit truc en plus pour me faciliter la tache
j'utilise des codes couleur 1 couleur représente 1 immeuble
archive en cours
un classeur de couleur différente par immeuble (ou je range les documents de chaque locataire en cours dans sa pochette personelle)
un classeur travaux (avec intercalaires reprenant le code couleur par immeuble) dans lequel je range dans des pochettes les factures par an
vielles archives
une archives anciens locataires (quand j'ai rendu le DG-jai pas encore fait des code couleur mais ca pourrais venir)
une archives travaux (respectant le code couleur dans laquelle je range des pochettes des l'années précédentes
sur le bureau
pour tout ce qui est encours de classement j'ai 2 dossiers sur mon bureau
-un dossier locataire en cours(ou je range tou les papier que je recois par et pour mes locataires et que j'ai pas le temps de ranger tout de suite dans le bon dossier
- un dossier factures a comptabiliser (je ne mets dans le dossier FAC que les factures payées je sais donc que ce qui traine dessus est a faire rapidement )
-selon evenement j'ai parfois sur mon bureau un 3ème dossier litige xxx ou sinistre xxx jusqu'a ce que l'affaire soit résolue
sur l'ordi
j'ai recréé la même hiérarchie avec les même code couleurs
un dossier immobilier contenant
un dossier par immeuble (surligné de la couleur choisie) contenant
+un dossier travaux avaec courrier echanges d'infos .....)
+un dossier locataire contenant un dossier par locataire +t un dossier ancien loc
+ un dossier photo
+un dossier Ă©changes administration, et /ou voisinage et/ou .....
un dossier gestion contenant
-les textes de loi les sites...
-la comptabilité par an (classeur excel 3 pages -encaissement-travaux frais-impôts ) (on y retrouve bien entendu mes codes couleurs+ des tableaux croisé dynamiques qui me permettent de valider mes loyers perçu ou non + de comptabiliser mes factures + et (petit plaisir) de générer ma déclaration d'impôt automatiquement)
mais bien sur ma compta est beaucoup plus simpliste que cette de ribouldingue
puisque je ne loue que des logements vides |
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Posté - 05 mai 2010 : 11:02:40
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Attention a préciser quand même que ce n'est PAS du TOUT pareil de gérer du foncier nu (votre cas , bailleurx) que du meublé, et ce n'est pas une question de nombre d'opératons, mais bine de FONCIER versus BIC.
Quand je vois que vous traitez et classez séparément les TRAVAUX d'un immeuble ou d'un logmeent, ce n'est ABSOLUMENT pas possible en meublé, psuique cela fait partie de la comptabilité, les factures et les acomptes sont des documents comptables dus au même titre que les factures EDF, d'eau, les taxes foncières, etc.. et qu'il est par conséquent illogique, voire DANGEREUX de ne pas tout mettre au même endroit physique, car dans trois ans, vous ne retrouverez plus rien.
De plus, en meublé, travaux, ca n'existe pas.
Ca peut etre travaux pour création d'un composant (a porter a l'actif, donc amortissable)
Travaux de remplacement d'un composant (idem avec sortie d'un élément d'actif)
Travaux d'entretien (déductible)
et on connait surtout le FOURNISSEUR que la nature de la fourniture, sinon le comptable ou le contribuable ne pourra jamais avoir accès a son compte fournisseur. |
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bailleurx
Contributeur vétéran
2797 message(s)
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Posté - 06 mai 2010 : 15:50:28
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oui oui ribouldingue comme je l'ai dis en fin de mon sujet
vous êtes bien mieux placé que moi pour les conseils comptable
vu que je ne connais rien en LM(n)P
( malgré le temps que vous avez passé a essayer de m'expliquer j'avoue être restée totalement bouchée..)
ceci dit les codes couleur ça doit pouvoir s'appliquer à votre spécificité
et moi je trouve ça très pratique pour trouver très rapidement le bon dossier...
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Posté - 06 mai 2010 : 17:11:36
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Baillurx, je sais que je vous faire de la peine, je sais que c'est pas bien, mais je 'y peux rien, je suis ... daltonien...
ceci dit, pas assez pour ne pas voir les couleurs, et les codes de couleurs sont uen excellent facon de s'y retrouver en effet.. |
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