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Stilla
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 Posté - 10 janv. 2014 : 14:22:40
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Bonjour à tous ,
Trois questions :
1- La balance fait-elle partie du Grand Livre ?
2 - un syndic sortant a-t-il obligation de transmettre la balance ?
3 –Un syndic sortant a-t-il obligation de transmettre le "journal de banque" ?
Merci d’avance pour vos avis.
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andre78fr
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1
 Posté - 10 janv. 2014 : 14:34:27
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La balance est un document de synthèse qui reprend les cumuls et les soldes débiteurs et créditeurs du grand livre qui contient en plus tout le détail = toutes les écritures, compte par compte. On retrouve donc les montants d'une balance dans un grand livre mais ça n'est reste pas moins un document à part entière et essentiel.
Le syndic sortant doit TOUT vous transmettre ; il a été payé pour tenir les comptes et la loi l'oblige à restituer la comptabilité ainsi que toutes les archives et tous les documents (contrats, factures, etc.). |
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andre78fr
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 2
Posté - 10 janv. 2014 : 14:36:23
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citation:
Article 18-2
En cas de changement de syndic, l’ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l’ensemble des documents et archives du syndicat. Dans l’hypothèse où l’ancien syndic a fait le choix de confier tout ou partie des archives du syndicat des copropriétaires à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d’informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic.
Dans le délai de deux mois suivant l’expiration du délai mentionné ci-dessus, l’ancien syndic est tenu de verser au nouveau syndic le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, et de lui fournir l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat.
Après mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au président du tribunal de grande instance, statuant comme en matière de référé, d’ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds mentionnés aux deux premiers alinéas ainsi que le versement des intérêts dus à compter de la mise en demeure, sans préjudice de tous dommages et intérêts.
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Stilla
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3
Posté - 11 janv. 2014 : 09:23:55
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Merci André 78 pour votre réponse.
le journal de banque est-il issu du grand Livre ?
Si oui, le syndic a 'il obligation de le transmettre?
Merci |
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JPM
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4
Posté - 11 janv. 2014 : 09:33:24
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La comptabilité appartient au syndicat ès qualité de groupement des copropriétaires.
On ne doit pas parler d'une partie de la comptabilité "mandants" du syndic concernant tel syndicat. On doit parler de la comptabilité du syndicat confiée au syndic pour qu'il en assure la tenue pendant la durée de son mandat, et qu'il doit restituer à la fin de celui-ci.
Elle doit être restituée par le syndic sortant, qu'il s'agisse des archives anciennes ou des exercices pendant lesquels il a été syndic.
Le syndic ne peut conserver que des copies, - si bon lui semble -, et notamment si les derniers comptes n'ont pas été approuvés, ou si, d'une manière ou d'une autre, sa responsabilité risque d'être mise en cause.
Les syndics doivent disposer d'un dispositif de gestion informatisé permettant de respecter l'autonomie des comptabilités des syndicats administrées.
Les auteurs de logiciels dédiés doivent également tenir compte de cette règle d'autonomie.
D'ou mon rappel occasionnel de la possibilité d'obtenir un rapprochement bancaire propre au syndicat même en cas de gestion par compte unique au nom du syndic.
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andre78fr
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Posté - 11 janv. 2014 : 09:59:35
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Le journal de banque consigne dans l'ordre chronologique les opérations relatives à la banque (encaissement des copropriétaires, règlements des fournisseurs pour l'essentiel) ; à chaque opération sur le compte de banque va correspondre une opération sur un autre compte (la contrepartie).
A partir de ce journal de banque et des écritures du compte 512 on peut faire un rapprochement bancaire ; le contrôle et pointage entre les relevés fournis par la banque et ses propres comptes. C'est un traitement très important qui rejoint les problématiques de compte unique / compte séparé...
En fait journal et grand livre sont deux présentations d'une même base ou d'un même fichier* ; les écritures comptables. Le premier est trié par date, éventuellement regroupé par nature (achats, banque...) tandis que le second est trié et regroupé par compte.
Le vrai problème dans ces transmissions d'archives et de comptes c'est la bonne volonté (ou plus souvent la mauvaise) des syndics. A minima ils fournissent un grand livre au format papier ou PDF image pour obliger le nouveau syndic à tout ressaisir alors qu'ils suffit de quelques clics pour fournir les autres documents ; balance, journaux auxiliaires, etc. et dans un format informatique exploitable (fichier Excel, csv...).
Idéalement, il faudrait que la loi impose une liste des documents comptables à éditer et la transmission de fichiers...
* historiquement on "écrivait" d'abord les opérations dans le livre journal et on reportait ensuite dans le Grand livre mais avec l'informatique il s'agit d'alimenter ce fichier des écritures quelque soit le nom donné à l'écran...
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Édité par - andre78fr le 11 janv. 2014 10:02:29 |
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JPM
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Posté - 11 janv. 2014 : 10:51:50
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Je suis bien d'accord avec André 78 sur :
citation: Idéalement, il faudrait que la loi impose une liste des documents comptables à éditer et la transmission de fichiers...
J'ai déja fait remarquer, notamment à ces Messieurs de l'ARC, qu'on perd beaucoup de temps sur des clopinettes et que, ce pendant, les choses importantes ne sont pas traitées. On finit par se demander si cela n'estpas délibéré 
De multiples exemples dans le projet de loi ALUR et dans les amendements qui passent sans même avoir été relus. Il ne s'agit pas ici d'approuver ou critiquer la mesure décidée dans l'amendement. Il s'agit de constater qu'il est mal rédigé, trop long, pas clair, etc...
Il a été bien agréable d'entendre le président du Conseil constitutionnel formuler des critiques identiques et se lamenter à propos de la mauvaise qualité des textes.
Pour revenir à la comptabilité, il y a un arrêt récent qui a remédié considérablement au silence du décret. Je ne l'ai pas sous la main. Il faut que j'enregistre le présent message pour pouvoir cliquer sur l'icone cabane qui me catapulte dans mon site 
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Posté - 11 janv. 2014 : 11:07:16
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citation: qui me catapulte dans mon site
attention à l’atterrissage, jpm  |
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JPM
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Posté - 11 janv. 2014 : 13:46:39
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Stilla
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Posté - 12 janv. 2014 : 23:00:35
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Le syndic sortant n’a transmis NI la balance NI le journal de banque : par conséquent difficile pour le CS contrôler les comptes et de faire les rapprochements….
Doit-on insister pour que le nouveau syndic impose à son confrère qu’il transmette ces documents ?
Le nouveau syndic a indiqué que le syndic sortant n’a aucune obligation de transmettre le journal de banque…...
Quel est votre avis ?
Merci |
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Gédehem
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Posté - 12 janv. 2014 : 23:32:22
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Le nouveau syndic a indiqué que le syndic sortant n’a aucune obligation de transmettre le journal de banque…...
Vous êtes sur d'avoir trouvé le bon cheval ???
"La comptabilité appartient au syndicat ès qualité de groupement des copropriétaires.
On ne doit pas parler d'une partie de la comptabilité "mandants" du syndic concernant tel syndicat. On doit parler de la comptabilité du syndicat confiée au syndic pour qu'il en assure la tenue pendant la durée de son mandat, et qu'il doit restituer à la fin de celui-ci.
Elle doit être restituée par le syndic sortant, qu'il s'agisse des archives anciennes ou des exercices pendant lesquels il a été syndic."
Je vous invite à lire très attentivement l'arret de Cass du lien indiqué par JPM, les commentaires qu'il en fait, et plus particulièrement à la fin les 'Moyens annexes" qui son présentés.
L'affaire est très claire : un journal de banque est une des pièces nécessaire à la tenue par le syndic de la comptabilité du syndicat, pièce qu'il se doit de remettre à son successeur, à charge pour le sortant d'apporter la preuve de la remise.
Sauf que si votre nouveau syndic se met aussi à contester ce point, je vous souhaite bien du plaisir avec lui.
Que fait votre CS ??? ...Après rencontre ferme avec lui, il faut le mettre en demeure et exiger qu'il recouvre cette pièce (d'autres ?). |
Édité par - Gédehem le 12 janv. 2014 23:44:40 |
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andre78fr
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Posté - 12 janv. 2014 : 23:48:43
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Le problème d'une comptabilité c'est qu'à partir d'une masse brute d'écritures comptables on peut éditer ou pas toutes sortes de documents...
Un syndic qui transmet un grand livre peut ainsi considérer qu'il a fourni la "matière première" et se retrancher derrière ça*, l'absence d'une balance ou des journaux auxiliaire est regrettable, il faudra tout ressaisir pour retrouver les données de synthèse sans pouvoir comparer et contrôler et cette mauvaise volonté de l'ancien syndic devrait être condamnée mais... ça va être compliqué de le contraindre.
En revanche il doit bien évidemment transmettre également toutes les pièces, contrats, factures, relevés de banque et tous les documents qu'il a pu recevoir en prenant son mandat. Si possible retrouver le bordereau désormais obligatoire avec la liste des pièces...
* j'ai même vu dans certains cas des "grands livres" mélangeant en vrac plusieurs exercices = du vrai "foutage de gueule" |
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Viviane
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Posté - 13 janv. 2014 : 00:31:30
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D'un côté, le syndic est tenu de remettre les archives à son successeur
citation: loi de 1965 Article 18-2 En savoir plus sur cet article...
Modifié par LOI n°2009-526 du 12 mai 2009 - art. 7
En cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l'ensemble des documents et archives du syndicat. Dans l'hypothèse où l'ancien syndic a fait le choix de confier tout ou partie des archives du syndicat des copropriétaires à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d'informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic.
Dans le délai de deux mois suivant l'expiration du délai mentionné ci-dessus, l'ancien syndic est tenu de verser au nouveau syndic le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, et de lui fournir l'état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat.
Après mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au président du tribunal de grande instance, statuant comme en matière de référé, d'ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds mentionnés aux deux premiers alinéas ainsi que le versement des intérêts dus à compter de la mise en demeure, sans préjudice de tous dommages et intérêts.
De l'autre, il est TENU d'établir un certain nombre de documents, dont le livre journal et les balances.
citation: Arrêté 2005
Article 2 En savoir plus sur cet article...
Le syndic tient le livre journal et le grand livre des comptes du syndicat.
Le livre journal, tenu selon les dispositions du décret n° 83-1020 du 29 novembre 1983, enregistre chronologiquement les opérations ayant une incidence financière sur le fonctionnement du syndicat.
Le grand livre des comptes regroupe l'ensemble des comptes utilisés par le syndicat, opération par opération.
Le livre journal et le grand livre des comptes sont cotés sans discontinuité.
Un livre journal et un grand livre tenus sur supports informatiques numérotés et datés dès leur établissement, par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve, peuvent tenir lieu de livre journal et de grand livre des comptes.
Des comptabilités auxiliaires peuvent être ouvertes en tant que de besoin.
Le syndic édite deux balances générales des comptes, l'une éditée selon la nomenclature comptable du présent arrêté, l'autre selon les clés de répartition des charges prévues par le règlement de copropriété. Les deux balances sont en concordance
S'il est tenu de les établir, les pièces comptables appartenant au syndicat et non au syndic, il est forcément tenu de les remettre à son successeur, sauf à dire qu'il ne les a pas établis, ce qui est une faute.
Imprécision de la loi: elle ne dit pas à quelle date sont établies ces balances....
Pour savoir celles qu'il a établies même s'il n' y est pas (théoriquement) tenu, il y a normalement des symboles de ces journaux dans le grand livre.
Si il les a établis, idem, ces pièces appartiennent au syndicat.
Demandez lui tous les journaux, sous cette forme par exemple..
Merci de nous communiquer les journaux symbolisés dans vos grands livres par les sigles suivants :
Savoir s'il vous les donnera est une autre histoire. Après, il faut peser l'intérêt d'une procédure.
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Édité par - Viviane le 13 janv. 2014 00:44:33 |
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andre78fr
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13
Posté - 13 janv. 2014 : 00:54:21
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Les deux articles que vous citez sont en effet les références à mettre en avant pour exiger grand livre ET journal...
... mais ces deux documents, souvent volumineux, font en réalité doublon en présentant les mêmes données (écritures), triées par date dans le journal et par compte dans le grand livre... et qu'un flou demeure sur les journaux auxiliaires comme le journal de banque dont il est question ici.
Et quitte à n'avoir que l'un des deux il vaut mieux avoir un grand livre !!! (les totaux sont ceux de la balance...)
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Viviane
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Posté - 13 janv. 2014 : 01:43:38
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citation: Et quitte à n'avoir que l'un des deux il vaut mieux avoir un grand livre !!! (les totaux sont ceux de la balance...)
Entièrement d'accord. J'ai simplement supposé que vu qu'elle posait pas la question elle avait déjà le grand livre. Mais j'ai pu me tromper.
Si vous avez le grand livre, le compte 512 vous donne les opérations de banque.
Celà dit, je suis pas sure de comprendre pourquoi, mais notre expert comptable n'arrête pas de râler sur le fait qu'il n'a pas le livre journal. (il a le grand livre)
Du coup, la question que je me pose, c'est que signifie "ordre chronologique". Date d'enregistrement, ou date comptable?
Les dates d'enregistrement coincident elles forcément avec les dates comptables?
Si je fais aujourd'hui ma compta de 2011 (ce qui est le cas), non.
Si je regarde les diverses versions des grands livres de notre ex-syndic, c'est non aussi... Quelques opérations disparaissent d'une version à l'autre, quelques unes apparaissent... par exemple (fictif) au 1er avril sur un grand livre édité le 1er juin, alors qu'elles n'étaient pas sur le grand livre du 15 avril...
La question étant, sur le livre journal , les logiciels sont ils verrouillés de telle façon que ça se verrait?
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andre78fr
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Posté - 13 janv. 2014 : 02:51:59
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La date importante c'est ce qu'on appelle le fait générateur, c'est le plus souvent la date de la facture ou de l'engagement, la date du règlement...
La date de saisie, mémorisée par de nombreux logiciels, ne présente que peu d'intérêt mais d'autres dates sont souvent gérées, par exemple la date d'échéance quand on saisit une facture... En dehors du commerçant scrupuleux qui enregistrerait chaque soir sa comptabilité du jour, il est rare que les dates d'enregistrement coïncident avec les dates des opérations.
Si vous saisissez toute votre comptabilité 2011 aujourd'hui ce qui compte c'est bien sur la chronologie en 2011 et pas le fait d'avoir fait ce travail un 13 janvier 2014... Pendant des siècles cet enregistrement chronologique avait une importance majeure sur des livres où la moindre rature ou correction étaient formellement interdits, de nous jours avec l'informatique et les possibilités de trier après coup l'ordre de saisie importe moins.
Je ne relance pas le débat sur la notion de brouillard et à quel moment un logiciel va verrouiller ou pas les opérations... mais...
Dans mon logiciel de comptabilité EBP, j'édite des journaux ou grand livres "provisoires" où les opérations peuvent être modifiées ou disparaître ; après clôture et validation les documents ne présentent plus cette mention et on ne peut plus rien modifier ou supprimer.
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Posté - 13 janv. 2014 : 08:22:26
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citation: Celà dit, je suis pas sure de comprendre pourquoi, mais notre expert comptable n'arrête pas de râler sur le fait qu'il n'a pas le livre journal. (il a le grand livre)
pour un expert comptable il est plus judicieux de travailler sur le ou les livre-journal, car l'enregistrement est chronologique et permet les recoupements plus faciles.
le grand livre lui a l'avantage de retrouver tout ce qui a été fait avec un fournisseur, un copro, etc...
votre expert a besoin des DEUX !!! il rale parce qu'il n'en a qu'un ! et il a raison. |
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Posté - 13 janv. 2014 : 08:24:00
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suite : si on veut reconstituer une compta d'un exercice il vaut mieux le livre journal que le grand livre, car on encode de la même façon chronologiquement et le grand livre en découle. |
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JPM
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Posté - 13 janv. 2014 : 09:08:33
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En ce qui concerne la transmission des pièces entre syndic sortant et syndic entrant les règles sur le plan comptable sont claires maintenant :
La comptabilité appartient au syndicat. Le syndic la détient et la tient.
Elle comporte pour chaque exercice les livres traditionnels, énumérés dans le décret et l'arrêté :
les journaux y compris ceux auxiliaires
le grand livre
la balance
les états de fin d'exercice établis
les pièces justificatives
Le syndic entrant ne doit pas se contenter de prendre ce qui lui est remis.Il doit s'activer à obtenir une remise complète des documents comptables énumérés ci dessus, et pour les dix derniers exercices au moins (sauf la copropriété est née récemment).
Le syndic sortant est présumé détenteur de ces pièces comptables s'il a été syndic pendant les dix derniers exercices. Dans le cas contraire il en est présumé détenteur parce qu'il aurait dû obtenir de son propre prédecesseur les documents pour les exercices antérieurs.
Le syndic sortant doit se remuer pour régulariser d'une manière ou d'une autre une situation provoqué par son laxisme. Les pièces manquantes doivent reconstituées d'une manière ou d'une autre aux frais du ou des responsable(s)
Si le syndic entrant éprouve des difficultés, il doit se concerter avec le président du conseil syndical pour engager les actions judiciaires nécessaires.
L'arrêt cité plus haut a le mérite de valider des usages de praticiens qui, comme souvent, anticipent sur la jurisprudence mais sont négligés par le législateur soucieux de passer des amendements consuméristes.
Ceci étant il y a des questions importantes en suspens : la compatibilié des sytèmes informatiques et les possibilités de conversion d'un document.
Il est bien évident que lorsqu'on a les journaux, on peut sortir un grand livre et même une balance. Mais il faut considérer comme seul véritablement opposable le document comptable établi par celui à qui on prétend l'opposer.
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Viviane
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Posté - 13 janv. 2014 : 10:29:03
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citation: suite : si on veut reconstituer une compta d'un exercice il vaut mieux le livre journal que le grand livre, car on encode de la même façon chronologiquement et le grand livre en découle.
Je suis bien d'accord, mais on a ressaisi entièrement le grand livre, puis trié par ordre chronologique pour reconstituer les mouvements (car, évidemment, rien ne permettait de les retrouver sur le grand livre qu'on nous a donné: pas de n° de mouvement, pas de n°du compte de contrepartie).
Ce qui fait que je comprends toujours pas pourquoi il râle. En même temps, c'est vrai que notre dossier, c'est pas un cadeau, il a juré qu'il en reprendrait jamais des comme ça..
citation: Mais il faut considérer comme seul véritablement opposable le document comptable établi par celui à qui on prétend l'opposer.
Tout à fait, en revanche, pour approuver les comptes, heureusement qu'on a refait les grands livres. Qui plus est, on sait maintenant quoi pointer dans le document établi par le syndic....
A STILLA Demandez à votre syndic le bordereau de remise des pièces, comme ça vous saurez ce qu'il a réellement eu, et vous exigerez qu'il demande le reste.
Par expérience, je sais que les syndics "arrivant"considèrent comme une perte de temps de s'embêter avec les comptes de leurs prédécesseurs, et n'ont aucune envie de les poursuivre en justice pour avoir les pièces. Ils tentent souvent de décourager le CS de creuser le passé. Alors si ça se trouve, il a eu ces pièces, mais ne vous le dit pas.. |
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Édité par - Viviane le 13 janv. 2014 10:32:29 |
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Syndic sortant et transmission pièces comptables 
