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uncopro
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 Posté - 18 avr. 2014 : 17:32:20
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Bonjour,
nous avons accepté l'externalisation des archives dormantes d'où après quelques années de pratique 2 questions:
Au bout de combien d'années une archive papier peut elle être considérée comme dormante?
Le syndic doit il garder in situ certaines pièces plus longtemps.
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Posté - 18 avr. 2014 : 19:52:04
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ci dessous la recommandation n°10 de la copropriété :
http://www.universimmo.com/www/uniw...ijur120t.pdf
il est Ă©crit au II, entre autres :
"- au syndic, de prévoir un classement des archives permettant de distinguer celles pouvant apparaître utiles dans le cadre de la
gestion courante de l'immeuble (« archives vivantes »), de celles qui ne présentent plus, pour cette gestion, d'intérêt immédiat («
archives dormantes »), les premières devant être rapidement et facilement accessibles ;"
il n'y a donc pas une liste d'archives dormantes ou non, la distinction se faisant à la rapidité de sortie et à l'accessibilité.... |
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JPM
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Posté - 19 avr. 2014 : 10:14:11
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Rambouillet écrit citation: il n'y a donc pas une liste d'archives dormantes ou non, la distinction se faisant à la rapidité de sortie et à l'accessibilité....
Bien sur que non !!
Ce n'est pas ce qu'a Ă©crit l'auteur 
Le critère est celui de la fréquence prévisible d'utilisation
Les dossiers des ravalements effectués en 1970, 1985, 1998 et 2002 sont en archives dormantes. La comptabilité des cinq derniers exercices doit être en archives vivantes parce qu'il peut être nécessaire d'aller rechercher un renseignement pour un recouvrement, un paiement effectué. Ce sont des dossiers qu'il faut garder sous la main.
Ne pas oublier non plus qu'il faut élaguer au fil du temps dans les dossiers à conserver. Dans un dossier de ravalement de 1970 ce qui est intéressant c'est le descriptif des travaux et le compte définitf. On est bien content 40 ans après de savoir quel matériau a été utilisé pour reprendre un bout de façade. Et surtout, pour un immeuble ancien, si le contrôle et la reprise des pans de bois ont bien été réalisés. Quelques vieilles photos sont les bienvenues.
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uncopro
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 Posté - 19 avr. 2014 : 11:20:09
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Merci.
J'ai justement besoin de "naviguer" dans les travaux des 5 dernières années pour faire des recoupements or le syndic ne les garde que 2 ans.
Puis je lui opposer un texte? |
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JPM
Modérateur
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Posté - 19 avr. 2014 : 14:18:33
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Les archives doivent être conservées sur 10 ans au minimum.
Le texte est l'article 42 de la loi qui fixe la durée de prescription.
Mais il y a des archives qui doivent être conservées plus longtemps : par exemple pour un contrat de chauffage de 12 ou 15 ans. Et d'autres sans limitation de durée : les pièces techniques d'un chantier.
Le syndic ne les garde que deux ans ???? et après il les brule ?
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Posté - 19 avr. 2014 : 16:47:10
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tous les éléments de travaux garantis par une décennale doivent être conservés au moins 10 ans !!! elles peuvent être dormantes si vous pouvez y accéder facilement. mais dormantes ou pas, il faut pouvoir y accéder.
elles peuvent être considérées dormantes si vous les mettez sur un cloud et que vous pouvez y accéder dans l'instant (identifiant + MdP), par contre si elles sont stockées uniquement en papier au fond d'une mine située à 300km et à 500m de profondeur, il vous sera plus difficile d'y accéder ... |
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Louis92
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Posté - 19 avr. 2014 : 17:49:00
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Je conclus de ce fil qu'un syndic doit garder sous la main indéfiniment les plans de la copropriété qu'il a reçus (ce n'est pas leur âge 20, 30 ou 50 ans qui compte) car ils peuvent apparaître utiles dans le cadre de la
gestion courante de l'immeuble (« archives vivantes »). En conséquence, si ces plans sont partis loin en archives dormantes externalisées, il me semble que la prestation consistant à faire revenir les cartons doit être gratuite pour le syndicat ... si des plans sont trouvés. Qu'en pensez-vous ?
Notre UInaute uncopro doit aussi être intéressé par cette question.
Cdlt. Louis92. |
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uncopro
Contributeur senior
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7
Posté - 19 avr. 2014 : 18:44:52
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Heureusement, ce n'est pas si grave que ma formulation laconique pouvait le laisser supposer ;-)
C'est surtout pour gagner du temps.
Le syndic garde au cabinet les documents jusqu'Ă A-2, les plans, le RDC... mais pas les ordres de travail ni les factures.
Au delà c'est externalisé et récupérable gratuitement en quelques jours; rien n'est accessible en ligne.
Ca marche assez bien mais devient vite pénible en cas de recherches incidentes ou de contrôle avec des ricochets.
Je vais en faire faire la demande en AG. |
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JPM
Modérateur
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Posté - 19 avr. 2014 : 23:12:01
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Pour l'externalisation le contrat précise les modalités de consultation et extraction des archives .
Cela marche très bien lorsque l'inventaire des archives est précis et tenu à jour. C'est un travail de gestion courante (prévisibl et récurrent) dont il faut tenir compte pour étalir les honoraires.
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uncopro
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Posté - 20 avr. 2014 : 10:06:31
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Vous avez Ă©crit honoraires.
Le syndic peut il refacturer à la copropriété les frais d'archivage délocalisé?
je croyais que non et m'apprĂŞtais justement Ă lui en demander le remboursement.
Oups! |
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Posté - 20 avr. 2014 : 10:10:02
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citation: Le syndic peut il refacturer à la copropriété les frais d'archivage délocalisé?
je croyais que non et m'apprĂŞtais justement Ă lui en demander le remboursement.
maintenant, les modalités sont inscrites dans la loi :
article 18
...
- de soumettre au vote de l'assemblée générale, à la majorité de l'article 25, la décision de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat. Une telle décision ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic ;
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Édité par - rambouillet le 20 avr. 2014 13:38:15 |
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JPM
Modérateur
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Posté - 20 avr. 2014 : 11:31:31
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Aucun intérêt. Une loi nouvelle ne régit pas les affaires passées.
Ici encore on a chicané de manière désordonnée et les torts sont partagés.
Dans le passé personne ne s'est occupé des archives. Beaucoup de syndicats ont vu disparaître des documents importants et se trouvent dans l'obligation de les reconstituer dans la mesure du possible.
La solution de l'externalisation est impérative pour beaucoup de syndicats. On a reproché à tort aux professionnels de se décharger d'une prestation sans s'interroger sur le coût d'entreposage d'un mètre linéaire de cartons d'archives. Mauvais procès ! De leur côté les syndics professionnels ont été maladroits de ne pas évoquer la question au moins avec le conseil syndical. Les copropriétaires ont été placés devant le fait accompli.
Torts partagés. C'est un point que la loi ALUR semble avoir bien traité , hormis " Une telle décision ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic " phrase inutile dans cet article comme dans plusieurs autres articles.
La rémunération du syndic est d'ailleurs fort mal traitée dans la loi ALUR. C'est dans le décret qu'on espère trouver l'exposé d'un régime clair et précis. C'est là que l'on devrait trouver " Une telle décision ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic ";
Pourquoi prendre plaisir à jeter des allumettes enflammées dans les barils de poudre ?
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uncopro
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Posté - 20 avr. 2014 : 14:28:27
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OK, la somme est modique et je ne vais pas en parler; mais j'aimerais comprendre.
Avant l'externalisation nos archives étaient conservées gratuitement au cabinet en région parisienne.
Depuis l'externalisation, on paye ce service alors qu'on a libéré de la place.
Je trouve ça paradoxal. |
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Archives dormantes 
