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Louis92
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 Posté - 25 avr. 2014 : 16:42:28
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Le CS a beau donner son "bon à payer" sur les factures, avoir accès au grand-livre avant la fin de l'exercice. Des ratés font que des factures ne lui sont pas soumises, des écritures de 1 à 3 mois avant la fin de l'exercice lui échappent, période où les écritures s'accélèrent. Bref, des paiements erronés sont détectés lors de la vérification finale, exemples :
- facture payée 2 fois,
- acompte payé en tant qu'acompte (le CS ne demande pas à voir les acomptes) puis payé une nouvelle fois avec la facture finale qui ne déduit pas l'acompte,
- mauvaise TVA,
... qui se traduisent par un trop payé à un fournisseur,
- prestation du syndic intempestive (le comptable a omis les particularités du contrat),
- prestation de fournisseur intempestive (le syndic n'aurait pas dû passer l'OS),
- état daté faux (télécommandes mal comptabilisées),
... qui se traduisent par des remboursements que le syndic doit assumer,
- facture qui concerne un copropriétaire (prestation qui s'avère privative),
... qui se traduit par un débit sur l'exercice suivant pour un compte copropriétaire,
- facture qui concerne une autre copropriété.
Il y a toujours plusieurs cas de ce genre à chaque exercice. Il faut donc corriger ces erreurs après la fin de l'exercice et avant la clôture. Comment ? J'ai mes idées mais sont-elles bonnes ?
Les comptables des syndics pratiqués compliquent les écritures de correction en passant par des comptes intermédiaires et notamment des comptes d'attente alors que l'erreur est indiscutable, qu'il n'y a donc rien à attendre (le fournisseur en cause est quelque fois le syndic lui-même).
L'usage du compte d'attente oblige à n'en finir avec l'erreur qu'1 an plus tard à l'exercice suivant (ce qui est à éviter). Il faut donc traiter les erreurs de 2 exercices chaque année. Dur pour des non-spécialistes de la comptabilité des copropriétés.
Demander au syndic de faire plus simple rajouterait des écritures aux écritures compliquées existantes. Reste à baliser pour l'exercice en cours et les suivants. Pour les comptes fournisseurs (dont le syndic), la date de fin d'exercice n'a pas d'importance selon moi contrairement aux comptes de
copropriétaires qui reçoivent l'état de leur compte à la fin de l'exercice alors que la vérification n'a pas été encore faite (leur état peut-être faux).
Je perçois la comptabilité essentiellement en termes de processus, flux et aiguillage de ces flux :
- comment est-ce financé ? qui doit payer quoi à qui ? info certaine ? étape intermédiaire nécessaire ?
- charge vraiment ? pour qui ? pour quelle clé ? pour quel exercice ?
Il s'agit de demander au syndic d'appliquer les processus décrits dans le dessin ci-dessous.
Merci aux spécialistes de compta de me dire si le dessin représente bien la façon simple de comptabiliser (après la fin de l'exercice) la correction de paiements erronés effectués avant la fin de l'exercice. J'ai besoin de savoir si je suis dans le vrai avant d'être exigent avec les syndics. Les cas avec impact sur un compte de copropriétaire ne sont pas traités dans le dessin.
Cdlt. Louis92.
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Édité par - Louis92 le 25 avr. 2014 17:03:13 |
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andre78fr
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 Posté - 25 avr. 2014 : 21:12:24
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C'est pas évident de résumer et de simplifier une problématique qui recouvre des choses très différentes...
Il y a d'une part les erreurs ; erreur de saisie, erreur de facture, acompte oublié, payé deux fois, etc... enfin toutes sortes d'erreurs qui font le quotidien des services de comptabilité et qui en général se corrigent rapidement (je laisse de côté le débat sur la notion de brouillard qui permet de modifier/supprimer ou la nécessité de passer systématiquement les extournes).
Ensuite il y a les litiges, c'est à dire un désaccord sur une prestation et la nature même d'une dette envers un fournisseur... de là les mécanismes de comptabilité générale prévoient différentes approches basées sur la notion de risque. Vous recevez une facture dont vous contestez le montant ; que faites-vous ?
Vous la passez puis vous négociez une remise ou un avoir (au crédit du compte de charges / débit du fournisseur)... ou alors vous ne la passez pas en attendant de tirer les choses au clair ? Dans certains cas ça finit en contentieux et ça peut durer des années avec des soldes créditeurs qui traînent et du côté de votre fournisseur, vous passerez peut être de votre compte 411 normal au compte 416 " Clients douteux ou litigieux " ...
Globalement votre dessin est cohérent mais je ne sais pas comment va réagir le comptable de votre syndic quand vous lui présenterez ! |
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Louis92
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Posté - 26 avr. 2014 : 09:23:23
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Merci andré78fr pour votre réponse. Le dessin concentrant de manière dense les processus, je suis bien conscient qu'il équivaut à poser de multiples questions.
citation: Il y a d'une part les erreurs ... qui en général se corrigent rapidement. Non pas rapidement et c'est bien le problème, le comptable du syndic ne les corrigent pas vraiment via des comptes intermédiaires et reporte la vraie correction à l'exercice suivant.citation: Ensuite il y a les litiges, c'est à dire un désaccord sur une prestation et la nature même d'une dette envers un fournisseur... de là les mécanismes de comptabilité générale prévoient différentes approches basées sur la notion de risque. OK. Heureusement, fournisseurs et syndic sont suivis de près ce qui fait que les litiges ne sont pas un problème. D'ailleurs, entre une erreur qui n'est pas encore reconnue avant la clôture (faute de temps) et une erreur qui sera contestée par le fournisseur, le processus comptable ne doit pas être différent au début et être celui de la moitié droite du dessincitation: Globalement votre dessin est cohérent Merci de vous engager sur sa cohérence. citation: mais je ne sais pas comment va réagir le comptable de votre syndic quand vous lui présenterez ! Il faut penser aussi aux collègues du CS qui vérifient avec moi et qui ne sont pas plus comptables que moi ! Pour ce qui est du comptable, j'ai les approches suivantes (plusieurs syndics) :
1. Il comprend macroscopiquement ce qu'il fait : il n'a pas de problème de compréhension avec le dessin (ce type de dessin, diagramme de flux de données, est employé, dans l'industrie, par un concepteur de système pour s'entendre avec son client non pro sur le fonctionnement du système dont il a besoin, aussi compliqué soit-il).
2. Il ne comprend que les écritures une par une et applique une recette que lui impose son patron (le syndic), hum ...
3. Il ne comprend que les écritures une par une et cache ses erreurs sous le tapis (sous un compte intermédiaire, compte d'attente) où elles se voient moins et son patron ne veut pas l'accabler.
Dans les 2 derniers cas, le comptable n'a pas vraiment intérêt à dire qu'il comprend, il faut agir au niveau du patron qui, lui, doit comprendre macroscopiquement c'est-à -dire en termes de processus global.
Cdlt. Louis92. |
Édité par - Louis92 le 26 avr. 2014 09:27:53 |
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JB22
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Posté - 26 avr. 2014 : 09:36:54
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"Dans certains cas ça finit en contentieux et ça peut durer des années avec des soldes créditeurs qui traînent et du côté de votre fournisseur, vous passerez peut être de votre compte 411 normal au compte 416 " Clients douteux ou litigieux "
Pour les fournisseurs se sont des comptes 40..... et pour les copropriétaires des comptes 450....
Dans le cas d' une erreur non reconnue par le fournisseur, il n'est pas établi que celui-ci est redevable du montant de la contestation, je ne pense pas que lui puisse débiter son compte.
On ne peut que débiter un compte d' attente.
Il existe deux comptes d' attente:
471 Compte en attente d' imputation débiteur.
472 Compte en attente d' imputation créditeur. |
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Louis92
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Posté - 26 avr. 2014 : 09:46:19
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JB22 citation: Pour les fournisseurs se sont des comptes 40..... et pour les copropriétaires des comptes 450...., J'ai annoncé que le dessin ne valait pas pour les comptes de copropriétaire.citation: Dans le cas d' une erreur non reconnue par le fournisseur, il n'est pas établi que celui-ci est redevable du montant de la contestation, je ne pense pas que lui puisse débiter son compte.
On ne peut que débiter un compte d' attente. Je trouve normal que le 401 soit débiteur car c'est cela reflète la vue que la copropriété a de la situation même si le fournisseur n'est pas d'accord (pour le moment). Dans votre proposition, le crédit pour l'écriture concerne quel compte si ce n'est le 401 ? un 471x créé pour ce fournisseur ?
Cdlt. Louis92. |
Édité par - Louis92 le 26 avr. 2014 09:57:00 |
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andre78fr
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Posté - 26 avr. 2014 : 10:18:53
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On peut utiliser un compte 462 - Créditeurs divers plutôt que le 472 mais ça ne change pas grand chose au fond...
Le compte 416 n'existe évidemment pas en copropriété, c'était juste pour illustrer qu'une éventuelle procédure amenait également le fournisseur dans ses comptes à lui ("compta. géné.") à certaines imputations et traitements...
De manière plus générale, sur la compétence des comptables copropriété il y aurait pas mal à dire... entre les réformes de la loi SRU (pas si vieilles que ça puisque obligatoire depuis 2007), les problèmes de formation (sur le tas "ancien système", formation de comptabilité générale...) ou encore la conception et la maîtrise des logiciels, les problèmes sont quand même (trop) nombreux.
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JPM
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Posté - 26 avr. 2014 : 10:48:16
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On ne peut qu'approuver le souci de repérer des erreurs, les traiter sans délai et enfin, lorsqu'il n'est pas possible d'apporter une solution avant la clôture définitive de l'exercice, classer l'écriture litigieuse correctement.
L'enregistrement ponctuel des opérations, le soin apporté à la clôture quotidienne et a fortiori à la clôture mensuelle doivent permettre de déceler des erreurs internes en cours d'exercice. Il faut régulariser sans délai.
Il faut appliquer les règles juridiques et comptables avec rigueur : une facture manifestement erronée doit être enregistrée au crédit du compte du fournisseur 401nn telle qu'elle est dès lors que l'erreur ne porte pas sur le syndicat destinataire.
Par contre il est possible de ne pas passer la contrepartie dans un compte de charges mais en 471 compte en attente d'imputation débiteur
La régularisation définitive d'une facturation contestée exige une pièce comptable justificative qui est en principe un avoir ou une facture de régularisation.
Un compte 401nn ne doit jamais apparaître débiteur. En effet le modèle d'annexe 1 ne comporte pas de compte 40 dans le cadre II Créances. Cela suffit à justifier la prohibition.
On est tenté d'utiliser le compte 409 fournisseurs débiteurs. Mais en principe il est réservé à l'enregistrement des acomptes versés à la commande.
La bonne solution est de passer l'écriture en 461 débiteurs divers. C'est en compte qui doit être vérifié souvent dès lors qu'il comporte un solde.
Une bonne habitude pour les conseils syndicaux des immeubles d'une certaine importance est d'effectuer un ou deux contrôles au moins en cours d'exercice. En sus un contrôle final dès que possible après la date de clôture. Il est alors rare de découvrir au cours de l'assemblée une erreur au sens propre du terme.
Il peut subsister néanmoins quelques écritures a reporter sur l'exercice suivant. Prescription absolue : les passer distinctement et avec un libellé permettant une identification rapide.
Elle doivent être reprises impérativement dans le même compte (et sous compte s'il y a lieu) que dans l'exercice passé. Elles rejoindront ensuite leur compte définitif de l'exercice suivant.
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Louis92
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Posté - 26 avr. 2014 : 11:37:55
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JPM, si je pose la question des processus pour corriger les erreurs de paiement, c'est que je n'ai pas trouvé la réponse :
- ni dans le guide UNARC Copropriété : comptabilité pour tous,
- ni dans le décret.
Je trouve normal qu'ils se focalisent sur les processus fondamentaux et ne traite pas de la résolution des erreurs même si dans la vraie vie les erreurs de paiement sont nombreuses.
Le guide UNARC écrit qu'une ligne 40 devrait figurer dans le modèle d'annexe 1 pour le cas des acomptes sur 409.
J'ai sous les yeux une annexe 1 d'un syndic avec une ligne 40 en Créances car un fournisseur avait refusé le remboursement d'un double règlement à la fin de l'exercice. Informatiquement, il me semble normal qu'une annexe 1 sorte une ligne 40 en Créances s'il y a un compte 401 d'un fournisseur qui est débiteur. Ce n'est pas moi qui lui est "suggéré" cela car je n'ai aucun rapport avec ce syndic : ni copropriétaire, ni vérificateur de comptes.
Cdlt. Louis92.
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Édité par - Louis92 le 26 avr. 2014 11:43:07 |
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JPM
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Posté - 26 avr. 2014 : 12:00:31
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Ce syndic n'est certainement pas le seul. J'en connais un, parfaitement honnête, qui est de l chaîne GTF, qui passe également un 401 dans le cadre créances;
Ils commettent une irrégularité.
Celui que je connais passait en outre une ligne orpheline (sans n° de compte) dans le cadre droit de l'annexe 1 pour un solde relativement important. Il s'est avéré qu'il y avait la dedant un fouillis d'écritures en débit et crédit compensées 
Tout pour plaire donc ! une ligne orpheline c'est interdit. La compensation des débits et des crédits c'est une faute grave pour un comptable.
Il a maintenant cessé.
Conclusion, ce n'est pas pace que vous voyez une pratique courante qu'elle est licite 
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Louis92
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Posté - 26 avr. 2014 : 12:11:18
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JPM citation: Ils commettent une irrégularité. ... et l'éditeur de leur logiciel de comptabilité aussi, alors, en étant aussi permissif. Qu'en pensent les UInautes ? |
Édité par - Louis92 le 26 avr. 2014 12:12:30 |
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andre78fr
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Posté - 26 avr. 2014 : 12:26:05
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Rares sont les logiciels qui permettent de passer une ligne sans numéro de compte... et en même temps, les emprunts sont à présenter dans l'annexe 1 de manière "extra-comptable" !
Sur la permissivité il y a matière à débattre, je suis plutôt favorable à des solutions souples qui mettent l'utilisateur devant ses responsabilités plutôt que de donner l'illusion que tout est simple et sous contrôle. Un traitement de texte qui signale les fautes d'orthographe c'est très bien mais il ne peut pour autant garantir le sens ou la véracité de ce qu'on écrit avec !!!
Dans mon propre logiciel, un éventuel solde débiteur sur les comptes 401 apparaîtra en négatif dans l'annexe 1 et ça ne me choque pas plus que ça...
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JPM
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Posté - 26 avr. 2014 : 13:26:43
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Il me parait pas souhaitable de placer partout des barrières dans les logiciels.
C'est d'autant moins souhaitable qu'une règle peut à tout moment être modifiée. Il faut alors modifier les logiciels. C'est un lourd travail.
Le même syndic ne cloturait pas les exercices ! Il y a trois ans, il a pu passer des travaux exécutés et payés en 2012 dans les comptes arrêtés au 31/12/2011. Là , il semble qu'il pourrait y avoir un houet du logiciel.
Il faut quand même admettre que nos voitures jusqu'à présent ne rechignent pas à rouler sur la partie gauche de la chaussée, même quand il y a une ligne jaune.
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Louis92
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Posté - 26 avr. 2014 : 13:38:16
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J'ai écrit un peu vite citation: ... et l'éditeur de leur logiciel de comptabilité aussi, alors, en étant aussi permissif. Ca fait dévier le sujet. J'ai écrit citation: Qu'en pensent les UInautes ? Je voulais dire "Que pensent les UInautes du principe d'avoir un 401 débiteur quand un fournisseur a reçu un règlement non justifié (doublon, etc.. ) qu'il n'a pas remboursé à la clôture ?
Et quand le fournisseur est le syndic ?
Cdlt. Louis92. |
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JB22
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Posté - 26 avr. 2014 : 13:47:03
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""Que pensent les UInautes du principe d'avoir un 401 débiteur quand un fournisseur a reçu un règlement non justifié (doublon, etc.. ) qu'il n'a pas remboursé à la clôture ? "
Les insuffisances des dispositions comptables et des annexes ont été longuement dénoncées.
Cela ne me choque donc pas d' avoir une ligne négative d' un "401 débiteur".
Ce qui est important c' est que l 'annexe 1 soit équilibrée. |
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Louis92
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Posté - 26 avr. 2014 : 15:25:42
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En conclusion, dans les réglements non justifiés cependant versés à un fournisseur (dont syndic), j'ai compris que :
- s'il y a une incertitude à lever, le passage d'écritures via un compte 47 est incontournable car il faut attendre pour obtenir l'info manquante,
- sans incertitude à lever, la pratique du passage d'écritures via un compte 47 complique inutilement les choses sans inciter le syndic à résoudre le règlement intempestif (l'exercice suivant, il n'est pas forcément résolu),
- le compte 401 de fournisseur ne doit pas être débiteur en situation normale de la copropriété,
- en cas d'anomalie de la situation de la copropriété, le compte 401 de fournisseur reflète cette anomalie (règlement non justifié) et est débiteur,
- un compte 401 de fournisseur qui apparaît débiteur attire bien l'attention : celle du syndic vigilant (il agira), celle des vérificateurs, tant pis pour le comptable qui souhaite sans doute cacher son erreur  ,
- l'annexe 1 doit comporter la ligne 40 pour ces anomalies de règlement (aïe, l'AG va être au courant même si le CS ne dit rien  ).
Je me sens conforté pour défendre les 2 pratiques représentées dans le dessin ci-dessus. Merci aux contributeurs.
Cdlt. Louis92.
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Édité par - Louis92 le 26 avr. 2014 15:27:17 |
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JB22
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Posté - 26 avr. 2014 : 16:25:26
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De Louis92
"le compte 401 de fournisseur ne doit pas être débiteur en situation normale de la copropriété"
Le compte 401 fournisseur peut être débiteur à la suite des opérations suivantes:
-Versement d' un acompte.
-Règlement effectué deux fois,
-Règlement effectué pour une facture ne concernant pas le syndicat.
-Règlement d' un acompte effectué deux fois.
En fin d' exercice les soldes débiteurs doivent être passés au débit du compte 409 fournisseurs débiteurs.
Comme il ne doit pas y avoir de compensation entre comptes débiteurs et comptes créditeurs, il faut faires apparaitre distinctement deux lignes sur l' annexe 1, une positive, une négative. |
Édité par - JB22 le 26 avr. 2014 16:27:35 |
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Louis92
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Posté - 26 avr. 2014 : 16:40:52
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Recommandez-vous aussi cette pratique, JB22, quand le fournisseur est le syndic ? |
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JPM
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Posté - 26 avr. 2014 : 16:53:42
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Le 401 peut être débiteur notamment pour Versement d' un acompte
LÃ , certainement pas, car il faut utiliser le 409.
Et sur ce point j'ai vu le mois dernier les observations acerbes d'un copropriétaire expert comptable qui fait valoir que cela permet de vérifier les éventuels retards de livraison d'une fourniture ou d'exécution d'un chantier, mais aussi les oublis de versement d'un acompte à la commande par le syndic.
Il faut ajouter à cela le régime juridique particulier de l'acompte à la commande qui reste une créance du syndicat tant qu'il n'y a pas eu livraison d'une fourniture ou début d'exécution d'un chantier.
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JPM
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Posté - 26 avr. 2014 : 17:02:50
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J'ai omis d'indiquer que sur quelques problèmes comptables j'ai demandé l'avis de la DGCCRF.
Mais je ne sais pas si cela entre dans son domaine de compétence.
Je l'ai fait parce que j'ai reçu assez rapidement les précisions demandées à propos de la dernière enquête sur les contrats de syndic. Il s'agissait de la connaissance que pouvait avoir les vérificateurs de la jurisprudence de la Cour d'appel de Grenoble et surtout de l'arrêt de la Cour de cassation.
Mes questions concernaient notamment le 401 débiteur et le 409 ainsi que la ligne orpheline. Sur ce dernier point j'ai un avis autorisé.
Le dernier point est l'obligation de clôture.
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JB22
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Posté - 26 avr. 2014 : 20:04:17
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De JPM:
"Le 401 peut être débiteur notamment pour Versement d' un acompte
LÃ , certainement pas, car il faut utiliser le 409."
J' ai bien précisé que cette situation ne devait être que provisoire, que le débit devez être viré au débit du 409.
De Louis92:
"Recommandez-vous aussi cette pratique, JB22, quand le fournisseur est le syndic ?"
Le syndic est un mandataire, mais sur le plan de constatation des dettes et des créances c' est un tiers comme un autre.
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Louis92
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Posté - 26 avr. 2014 : 21:08:59
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JB22 citation: Le syndic est un mandataire, mais sur le plan de constatation des dettes et des créances c' est un tiers comme un autre. Le syndic est un tiers plus égal que les autres car il peut agir lui-même sur son 401. Quel est l'intérêt de passer par un 409 pour lui puisqu'il a reconnu son erreur et qu'il peut la réparer de suite par un crédit de son 401 débitant le 512 ?
Cdlt. Louis92.
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Dessin processus correction paiements erronés 
