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 Sujet  |
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juan claudio
Contributeur débutant
France
50 message(s)
Statut:
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 Posté - 04 févr. 2016 : 14:50:42
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Comment se déroule l'AG si choix d'un nouveau Syndic
Ce nouveau Syndic doit il convoquer une nouvelle AG pour examen résolutions initialement proposées ?
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GĂ©dehem
Pilier de forums
15985 message(s)
Statut:
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1
Posté - 04 févr. 2016 : 15:17:38
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2 petites fiches "pense bĂŞte" :
Note pour changement de syndic
Un changement de syndic (comme le changement d'un prestataire, d'une assurance, etc ...) ne s'improvise pas.
Le préalable obligé : trouver un candidat, un "bon", à qui il faut demander TOUS les renseignements possibles.
Il faut ici s'inscrire dans une démarche "Recrutement"
Vous êtes PDG d'une entreprise, d'une société, et vous recherchez votre directeur financier, votre DRH : vous allez faire une sélection parmi les candidats et les "cuisiner" afin d'aller chercher au fond de leur fond ce qu'ils "valent", ce que l'ont peut exiger d'eux, et surtout la plus-value qu'ils vont apporter à votre entreprise.
Recruter un syndic, c'est la mĂŞme chose.
On ne se limite pas à sa bonne mine, à la couleur de sa porte d'entrée, au nom de l'enseigne.
Qui est-il, a quel groupe appartient-il, ses filiales ou celles de son groupe, combien d'employés dans sa ste/son agence, quelle structure (sce comptable, administratif, juridique...), quel assureur RCP, quel garant financier (pour quel montant), combien de syndicats en portefeuille, combien par gestionnaires et nombre de lots, coordonnées de quelques CS à contacter (attention ici aux CS 'complaisants')....etc.
Cette démarche "recrutement" a lieu au moins 6 mois avant la date d'AG annuelle désignant le syndic.
Un changement de syndic (le recrutement d'un cadre sup) exclue la précipitation.
Bien entendu, la démarche doit être collective pour avoir quelque chance de réussite, par le CS ou à défaut par un groupe de copropriétaires.
La proposition de « contrat de rémunération » doit suivre le principe du « TOUT.. sauf ... »
Le « TOUT » : Toutes les taches relevant de la gestion courante, habituelles, prévisibles, devront être forfaitisées : administration du syndicat, tenue de la comptabilité, compte bancaire séparé au nom du syndicat, convocation et présence aux AG annuelles, réunion préparatoire AG avec le CS, visites copropriété, frais administratifs, frais de copies, gestion des archives, etc : forfait global.
Le « sauf » : Seront détaillées les taches hors gestion courantes, taches imprévisibles, aléatoires, hypothétiques, ou privatives : état daté lors des ventes/mutation, gestion des contentieux (huissier, avocat), ainsi que les prestations privatives individuelles ou collectives, par exemple.
Dans la mesure où il n'y a en a pas au cours d'un exercice, seule le forfait « gestion courante » est imputé au syndicat.
NB : selon l'article 11 du décret du 17 mars 1967 modifié, toute candidature de syndic présentée à une assemblée générale doit être accompagnée « pour la validité de la décision » d'une proposition de « Contrat de syndic ».
Que ce candidat soit un copropriétaire non professionnel, rémunéré ou agissant bénévolement, ou un syndic professionnel alors rémunéré, les textes ne faisant aucune distinction entre ces diverses formes de syndics, dont les obligations et prérogatives sont identiques.
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Assemblée générale
Petit pense-bĂŞte pour changer de syndic,
ou pour décider en présence de propositions multiples (travaux)
Lorsque la question de la désignation du syndic est inscrite à l'ordre du jour (ODJ), c'est que le mandat du syndic sortant est censé se terminer à la date de cette assemblée générale (AG), sur le fondement de l’article 46 du décret de 1967 (D.art.46).
Il ne s'agit pas pour le sortant d'un "renouvellement" à proprement parler, le mandat de syndic étant obligatoirement à durée déterminée, mais de la désignation "à nouveau" du syndic sortant, pour un nouveau mandat.
Que ce soit le sortant ou un autre, les 2 propositions concourent à égalité sans qu'il y ait primauté de l'une sur l'autre à la question inscrite : "Désignation du syndic".
C'est à l'AG de déterminer quelle candidature elle va examiner en premier
Ceci sous entend que l'AG soit préparée avec rigueur par une équipe, un groupe qui sait de quoi il s'agit du déroulement d'une AG, ici particulière s'agissant éventuellement de changer de syndic.
IMPERATIF :
- trouver un Pdt de séance sachant diriger, présider une réunion et ayant quelques connaissances sur l’AG d'un syndicat (formalisme, règles de majorité, etc).
- trouver un secrétaire de séance : c'est capital lorsqu'on change de syndic, le sortant ne devant avoir aucune fonction dans l’assemblée.
- trouver des scrutateurs (au moins 2) chargés de procéder aux décomptes des voix lors des votes.
Il faudra aux scrutateurs une liste des copropriétaires (ordre alpha) avec leurs tantièmes, servant de "feuille de votes" : à préparer à l'avance (type tableau Excel avec x colonnes).
Si impossible, l'établir à partir de la "feuille de présence" (feuille d’émargement : on prend le temps qu'il faut) ou on la complète s'il manque des informations à celle préparée à l'avance. (Un "bon" conseil syndical (CS) connaît la plupart des noms des copropriétaires, à commencer par ceux résidant sur place, les tantièmes par lot étant précisés dans le règlement de copropriété).
Ensuite, une fois élu, le président de séance se fait remettre la "feuille de présence" (émargements et mandats contrôlés par les présents et le CS). Il ne commence pas l'AG tant qu'il n'a pas vérifié et validé cette pièce indispensable à la validité de l’assemblée, ainsi que les mandats qui lui sont annexés.
Ceci fait, le président ouvre la séance et passe à l'ODJ.
La 1ère question à aborder est généralement l'approbation des comptes.
Ensuite c'est sans doute la question du "quitus". Chacun sait qu'il ne faut JAMAIS le donner afin de préserver les intérêts du syndicat.
Le quitus étant un acte juridique de décharge de responsabilité du mandataire, il n'est pas appréciation de la gestion de celui-ci.
Ensuite vient tout de suite l'élection du syndic, même si ce n'est pas cet ordre qui est prévu : ici, la pertinence des choses, la cohérence dans le déroulement de l’AG fait que cette question doit s'imposer avant toute autre, au président de séance d'être ferme là dessus.
Pour l'élection du syndic, le président demande au "sortant", qui n'a pas de fonction dans l'AG si ce n'est celui de "conseil", ...de sortir !
(Il faut rappeler ici que la présence d'un syndic n'ayant aucune fonction officielle dans l'organisation et le déroulement de l'AG n'est pas indispensable à sa tenue ni à la validité des décisions prises.)
L'autre candidat (le nouveau), qui attend dans le couloir, entre pour se présenter et "se vendre" à l'assemblée. (Idem si plus de 2 candidats, ce qui est à éviter).
Présentation faite il ressort pour papoter avec son "collègue" et l'AG, sous l'animation du président de séance, débat et décide par QUI elle va commencer le vote, le candidat A ou le candidat B.
Chacun comprend que le choix de l'ordre des candidatures et le débat sur ces candidatures doit se faire hors la présence des candidats concernés.... donc du "sortant".
C'est la pratique courante de tout jury : les délibérations ne sont jamais faites en présence des candidats.
ATTENTION :
En présence de candidatures/propositions multiples (syndic mais aussi travaux), les personnes ayant procédé aux recherches et tractations commerciales (CS, commission ad hoc, ..) doivent donner leur avis, doivent préciser leur préférence en l'expliquant.
Il faut impérativement éviter la dispersion des voix.
C'est le point le plus important, et sans doute le plus difficile, en présence de candidatures multiples. C'est pourquoi l'avis et donc le choix de ceux qui ont fait les recherches est capital.
Le choix étant fait, le pdt de séance fait procéder au vote sur le candidat retenu majoritairement.
Si la volonté majoritaire semble être pour le changement, c'est par le nouveau candidat que commencera le scrutin.
Attention : s'il n'est pas élu (maj.art.25 ou art.24 si passerelle 25.1 obtenue), il faut alors impérativement désigner le sortant, faute de quoi le syndicat se retrouvera dépourvu de syndic.
Les scrutateurs enregistrent l'expression des voix sur leurs feuilles de vote, donnent le résultat au président (qui peut/doit contrôler en tenant son propre décompte), lequel l'annonce à l'assemblée, le secrétaire l'enregistre.
Si les choses sont bien faites, c'est ce candidat qui sera Ă©lu Ă la maj.art.25.
On fait un tour dans le couloir, on donne le résultat aux candidats et on invite l'élu à rejoindre l'assemblée.
Eventuellement, mais cela est vivement conseillé, le secrétaire de séance démissionne, le président proposant la candidature du syndic élu à la fonction de secrétaire.
Hormis les 3 questions qui précèdent (comptes, quitus (qu’il ne faut pas donner), élection syndic), pour lesquelles le secrétaire sortant aura rédigé au moins un brouillon, c'est lui qui établira le reste du PV et qui procédera plus tard, étant LE syndic, à sa notification à ceux concernés..
NB : Le mandat du syndic doit être donné pour une période dont il faut fixer la limite : date échéance précise. Il faut exclure les mandats de 2 et surtout 3 ans.
La date échéance doit être déterminée, rapportée dans le PV de l’AG. Il faut proscrire la mention « ..jusqu’à l’assemblée appelée à approuver les comptes. » (cf : Commission relative à la copropriété)
Pour la sécurité du syndicat, le mandat d’un an doit être de 14 ou 15 mois, personne ne maîtrisant les choses 12 mois à l’avance.
Formule à retenir pour la date échéance du mandat du syndic :
Date AG désignant le syndic + 1 an + 30 (ou 60) jours fin de mois.
Exemple : « Le syndic X est désigné pour un mandat qui prend effet ce jour 10 mars 2016 (date AG) pour se terminer au plus tard le 31 mai 2017. »
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Édité par - Gédehem le 04 févr. 2016 15:44:24 |
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