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juan claudio
Contributeur débutant
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 Posté - 24 févr. 2016 : 17:14:58
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Lors du contrôle des comptes quelles mentions apposées par le Syndic ou ses collaborateurs doit on trouver obligatoirement sur les factures : date d'arrivée, date de règlement......
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andre78fr
Pilier de forums
France
3183 message(s)
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 Posté - 24 févr. 2016 : 17:24:17
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A ma connaissance, il n'y a rien d'obligatoire en dehors du fait de présenter pour chaque opération de type charge dans les comptes la pièce justificative qui va avec...
L'organisation du syndic et de son comptable, le fait de tamponner, annoter, couper le coin, mettre un rond rouge, faire le suivi du règlement ou pas sur la facture c'est son problème et ce n'est pas à vous de lui dire comment gérer son travail...
Personnellement je mets un S entouré sur mes factures passées en compta et un R entouré lorsque j'ai saisi le règlement ! |
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nefer
Modérateur
14628 message(s)
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 2
Posté - 24 févr. 2016 : 17:49:56
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Posté - 24 févr. 2016 : 20:13:07
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Aucun de vous ne reporte le numéro de l'opération comptable pour laquelle le document en question est la pièce comptable justificative? |
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JB22
Pilier de forums
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4457 message(s)
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4
Posté - 24 févr. 2016 : 20:44:32
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Je confirme, chacun fait comme veut, cependant il est bon de mentionner sur la facture que celle-ci a été comptabilisée le... et payée le... |
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Louis92
Contributeur vétéran
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2795 message(s)
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5
Posté - 25 févr. 2016 : 10:00:44
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Les leçons à retenir de ces absences de contraintes légales sont :
- moins les dates d'arrivée et dates de paiement sont tamponnées sur les pièces (factures), plus le CS doit vérifier le délai de paiement des fournisseurs,
- moins les dates de comptabilisation ..., plus le GL doit être réclamé et vérifié bien avant la fin de l'exercice.
Les retards et délais (qui peuvent être dus à l'absence de tampon dateur) doivent être rapportés dans le Rapport du CS et pour faire bon poids en AG et dans le PV d'AG : c'est un moyen de pression sur le syndic pour qu'il finisse par instituer ou mieux utiliser les tampons dateurs.
Cdlt. Louis92.
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juan claudio
Contributeur débutant
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6
Posté - 25 févr. 2016 : 16:31:13
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Il me semblait que le Conseil Syndical devait contrôler les délais de règlement des factures et sans les dates d'arrivée et de règlement il me semble difficile de le faire |
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Louis92
Contributeur vétéran
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Posté - 25 févr. 2016 : 16:44:06
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Sans les dates d'arrivée ou réception tamponnée sur la facture, il faut prendre la date d'établissement de la facture comme référence et sans date de règlement tamponnée, il faut prendre le relevé du compte bancaire. Il s'agit de détecter des délais de paiement exprimés en mois.
Cdlt. Louis92 |
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JPM
Modérateur
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8
Posté - 25 févr. 2016 : 18:18:14
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Pour vérifier les dates d'enregistrement et de paiement des factures il faut en premier lieu vérifier les comptes 401
Mais il peut être utile aussi de vérifier le compte de banque. Il est vrai qu'avec la généralisation du paiement par virement la procédure des " chèques tiroir " disparait.
La généralisation des comptes bancaires séparés fait disparaître aussi l'intérêt des paiements tardifs.
Il est hautement souhaitable que les fournisseurs soient payés à trente jours maxi. Cela peut être une source d'économie de 3 à 4 % si on discute gentiment les prix.
Le plombier passe prioritairement chez celui qui paie vite.
Quant aux mentions sur la facture ? Chez un bon syndic : date et n° de l'écriture d'enregistrement, date du paiement.
Deux minutes de travail = quinze minutes gagnées s'il faut faire une recherche.
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MIBA
Contributeur actif
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9
Posté - 25 févr. 2016 : 21:28:58
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Le syndic de notre copropriété mentionne sur chaque facture la date d'enregistrement comptable et la date de règlement.
Je suis étonné que la date d'arrivée de la facture ne soit pas enregistrée, d'autant que j'ai constaté que statistiquement il y a en moyenne 3 semaines entre la date d'émission de la facture par le fournisseur et la date d'enregistrement comptable par le syndic. Ce qui est long....
Ayant fait cette remarque au syndic sur l'importance de ce délai, le syndic m'a rétorqué que les fournisseurs n'envoyaient pas toujours très rapidement leurs factures et que les délais de la poste étaient désormais allongés. J'ai trouvé que la Poste avait bon dos !
Pourquoi ne pas mentionner la date d'arrivée de la facture pour lever toute ambiguïté ? |
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JPM
Modérateur
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Posté - 26 févr. 2016 : 00:04:00
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Pourquoi voulez vous que le syndic indique la date d'arrivée de la facture alors que celle ci est datée et qu'il n'y a dans 95 % des cas que 2 ou 3 jours de délai d'acheminement entre la date d'expédition et la date de réception ?
Il faut surveiller les délais de paiement mais il ne faut pas tomber dans ce genre d'excès.
Reste le délai entre date de réception et date d'enregistrement. C'est souvent là que le bât blesse.
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Posté - 26 févr. 2016 : 07:45:48
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citation: alors que celle ci est datée et qu'il n'y a dans 95 % des cas que 2 ou 3 jours de délai d'acheminement C'était rigoureusement exact jusqu'à il y a deux ou trois ans.
J'avais en 2005 fait une statistique sur l'envoie de 400 lettres et colis qu étaient arrivés tous dans les 3 jours à l'époque.
Depuis trois ans ce n'est malheureusement plus le cas, notre service postal augmentant dans des propositions hallucinantes ses tarifs mais sans ne plus être capable d'assurer les délais.
Je précise également que certains services de l'état ou des services sociaux par exemple, mais ce ne sont pas les seuls se font fort de vous adresser un courrier en date du 7 décembre, mis dans l'enveloppe et posté le 13 ou 14 décembre, envoyé en courrier lent qui arrive dont le 16 ou le 19 par exemple.
La date du 7 n'a plus aucune réalité.
citation: J'ai trouvé que la Poste avait bon dos ! Personnellement j'ai beaucoup à leur reprocher doc. Surtout que entre la lettre prioritaire (ex lettre-rapide) et la lettre lente on a inventé la lettre lente plus chère qui se nomme la lettre verte.
Du coup, la poste ne trie plus grand chose, ou du moins si elle trie ne respecte plus aucun délai.
je termine ce couplet par un autre élément, constitué à Lyon, en Lozere, à Paris, et à Mulhouse, donc qui n'est pas simplement anecdotique, la fermeture inopinée d'un bureau, tout simplement parce que le personnel n'est pas disponible ou malade. Ca n’impacte en général pas le courrier arrivant sauf lettres recommandées, mais ca peut impacter fortement les courriers et lettres partantes.
j'ai vu un bureau clos quatre jours de suite.
citation: Reste le délai entre date de réception et date d'enregistrement. C'est souvent là que le bât blesse. C'est un second délai; La date d'arrivée fait la séparation entre les deux. |
Édité par - ribouldingue le 26 févr. 2016 07:53:21 |
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JPM
Modérateur
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Posté - 26 févr. 2016 : 08:19:20
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OK pour quelques couacs de la Poste mais il reste que la date d'expédition figurant sur la facture suffit sans nécessité d'ajouter une date de réception superfétatoire.
Sur le plan comptable, le principe est que les factures sont enregistrées au jour le jour, ce qui est vrai dans un cabinet très important. En général les factures sont enregistrées un jour déterminé de chaque semaine soit dans un délai qui ne devrait jamais dépasser huit jours.
En principe la validation par le gestionnaire suit l'enregistrement car tout facture reçue par le syndic doit être enregistrée
Dans certains syndicats il y a nécessairement validation par le conseil syndical, ce qui est très contestable. Juridiquement le conseil syndical ne peut s'opposer au paiement d'une facture que le syndic considère régulière.
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Posté - 26 févr. 2016 : 09:05:30
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citation: ...soit dans un délai qui ne devrait jamais dépasser huit jours. Vous ne pouvez pas demander à un paiement à 30 Jours d'un côté (Légal et normal d'ailleurs) et accepter une incertitude de prise en compte de la date d'arrivée allant jusqu'à 8 jours.
Il y a une incompatibilité. |
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JPM
Modérateur
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Posté - 26 févr. 2016 : 10:59:42
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citation: accepter une incertitude de prise en compte de la date d'arrivée allant jusqu'à 8 jours.
Je ne vois pas ce que vous voulez dire avec " incertitude sur la date d'arrivée " ?
Par hypothèse le syndic paie le 10 et le 25, hormis quelques paiements spéciaux.
Une facture arrivée le 7 février est enregistrée le 12 et payée le 25
Une facture arrivée le 17 février est enregistrée le 22 février et payée le 10 mars
Ce sont des exemples . Il peut y avoir des variations et parfois une facture peut être payée dans la quinzaine de son arrivée.
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