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chenkak
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 Posté - 26 mars 2018 : 11:40:27
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Où en est le décret qui devrait préciser le contenu minimum obligatoire du site extranet, et comment va-t-il obliger les syndics à le tenir à jour :
Mise à jour quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, où comme ça arrange le syndic (tel que c'est actuellement !) ?
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 Posté - 26 mars 2018 : 11:50:01
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On achète le crayon pour écrire le premier brouillon... |
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Gédehem
Pilier de forums
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Posté - 26 mars 2018 : 14:03:29
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Du moins, on se concerte pour composer la commission qui sera chargée d'établir le budget nécessaire à l'achat d'un crayon..... |
Édité par - Gédehem le 26 mars 2018 14:05:23 |
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MIBA
Contributeur actif
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Posté - 26 mars 2018 : 14:51:40
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Bonjour,
Comment expliquer que ce décret ne sorte pas, alors que la loi ALUR date de 2014 ?
- négligence des pouvoirs publics, qui sont désormais concentrés sur la sortie d'une nouvelle loi sur le logement ?
- réticence des syndics, qui en ont marre des réglementations en tout genre ? ( c'est ce que j'entends dans la bouche de notre syndic)
- impossibilité de trouver un consensus sur le contenu minimum d'un extranet ?
- volonté de préserver les petits syndics indépendants qui peinent à mettre en place un extranet ? ( à l'inverse des enseignes nationales) ?
Ne répondez pas que c'est habituel en France que les lois ne soient pas suivi des décrets d'application, qui ne sortent jamais. C'est vrai, mais ce n'est pas une raison... |
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Posté - 26 mars 2018 : 15:08:45
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citation: Comment expliquer que ce décret ne sorte pas, alors que la loi ALUR date de 2014 ? Les crayons sont devenus chers.
Alternative: Le gouvernement actuel n'en n'a rien à faire, ou pense qu'il va faire une grrrande réforme englobant ce tout petit décret de rien du tout. |
Édité par - ribouldingue le 26 mars 2018 15:09:51 |
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Louis92
Contributeur vétéran
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Posté - 26 mars 2018 : 16:11:38
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Pour ce qui est du contenu, on pourrait penser que le bon sens permettrait de pallier un peu à l'absence du décret et de déjà remplir l'Extranet avec le plus important. Eh bien, non.
Je ne connais pas de syndic qui met à disposition sur l'Extranet les factures des travaux votés. Ainsi, on va trouver une ligne dans les dépenses courantes pour le timbre qui a permis d'envoyer son bulletin de paie à l'employé mais aucune ligne pour les factures de milliers d'€ de travaux.
Quelqu'un a-t-il vu une rubrique "travaux" à côté des "dépenses courantes sur un Extranet ?
Un autre point à suggérer à ceux qui vont rédiger le décret : traiter le cas du changement de syndic. Par exemple, exiger que le syndic qui perd une copropriété fournisse à son successeur au moins les pdf des factures des exercices passés pour qu'elles soient accessibles à partir de l'Extranet du successeur ou bien exiger qu'il livre chaque année au moins les pdf des factures au CS. Ce serait du gaspillage de perdre le bénéfice des numérisations.
Cdlt.
Louis92. |
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Posté - 26 mars 2018 : 16:30:21
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Si ces extranets sont bien en place chez certains, force est de constater que leurs gestions n'est pas aisée... les syndics ont tendance à y "jeter" tout ce qu'ils numérisent et ensuite au copro ou au CS de se débrouiller. On est content, mais en fait on a du mal à utiliser.
Je donne un exemple : là on met à jour un relevé des dépenses courantes, mais on ne sait pas à quelle date, ici on trouve des factures, mais on ne sait pas de quand date la dernière mise à jour. Ceci fait que OUI, il y a des choses, mais on ne sait jamais de quand cela date, si des choses n'ont pas été oubliées, etc....
A part les convocations d'AG, les PV et les RdC, il ya encore des progrès à faire pour que cela vive correctement.
Et au fait a-t-on une idée du % de visites par rapport au nombre de copros, et le % de copros qui les visitent. Quant on sait le peu de copros qui vont sur un blog du CS ......  |
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Sunbird
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Posté - 26 mars 2018 : 18:48:21
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De plus de plus d'extranet permettent d'associer une facture à une ligne du relevé des dépenses.
On regarde le relevé des dépenses, on clique sur la facture et on peut déjà regarder si elle est est répartie sur la bonne clé. J'ai également vu un extranet qui permettait de voir le rapprochement bancaire.
Ce que je note c'est que avec le syndics qui communiquaient avant l'extranet les documents au CS ou au copropriétaire, ils n'ont aucun problème pour le mettre à jour au quotidien, pour les syndics qui faisaient des difficultés pour contrôler sa gestion il y a toujours une bonne raison pour ne pas mettre à jour l'extranet. |
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MIBA
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Posté - 26 mars 2018 : 19:14:41
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La mise à jour du contenu des extranets est un vrai problème pour les conseillers syndicaux.
Pour l'extranet de notre copropriété, il est difficile de savoir quand il est mis à jour ( le syndic nous fait des réponses vagues quand on lui pose la question de la procédure de mise à jour des différentes rubriques).
En outre, quand un nouveau document est intégré dans l'extranet, il n' y a aucun dispositif d'alerte et comme les documents sont intégrés à des dates aléatoires, on découvre ceux-ci par hasard lors d'une consultation pour autre chose...
L'extranet est perçu par notre syndic comme un sujet secondaire, dont il s'occupe quand il a le temps ( c'est à dire pas souvent....).
Alors qu'il m'apparaît qu'un bon extranet complet et régulièrement mis à jour est un vrai plus, qui permet de se différencier par rapport à ses concurrents.
Lors d'une récente mise en concurrence du contrat de syndic, nous ( le CS) avons éliminé de la compétition un syndic qui nous disait être en train de mettre en place un extranet et en creusant un peu, nous avons constaté que l'extranet en place était une coquille totalement vide et qu'il était bien parti pour le rester jusqu'à la parution du décret qui se fait attendre. |
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Posté - 26 mars 2018 : 19:51:54
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citation: En outre, quand un nouveau document est intégré dans l'extranet, il n' y a aucun dispositif d'alerte et comme les documents sont intégrés à des dates aléatoires, on découvre ceux-ci par hasard lors d'une consultation pour autre chose...
Pour ma part pour 3 syndics différents, j'ai les alertes systématiques, et ca n'est pas ce qui est le plus difficile a mettre en oeuvre et en plus ca ne coute rien.
C'est juste un peu bêta de plomber un extranet sur ce genre de problème basique. |
Édité par - ribouldingue le 26 mars 2018 19:52:17 |
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Posté - 26 mars 2018 : 19:59:23
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MIBA : citation: La mise à jour du contenu des extranets est un vrai problème pour les conseillers syndicaux.
???? NON, le syndic a obligation de communiquer TOUS les documents concernant le SDC. L'extranet n'est pas à jour, le CS DOIT demander copie des docs.
Le CS a tout pouvoir pour se saisir de tous les dossiers; Il n'a pas à attendre le bon vouloir du syndic de s'occuper de l'extranet, plutot dédier aux copros lamnda.
Copros lamnda qui ne lisent même pas les docs joints à un OdJ; ils ne lisent pas plus les docs sur extranet.
L'extranet n'est PAS un problème, ni une aide quelconque au CS. IL doit exiger au syndic qu'il communique tous les docs, si le syndic refuse ou traine les pieds, il doit faire un référé en injonction de faire au tribunal.
MIBA : comment fonctionnait votre CS avant l'extranet ? 
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Sunbird
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Posté - 26 mars 2018 : 20:03:19
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L'extranet est un outil redoutable qui permet de voir comment fonctionne le syndic et de son sérieux.
Il y a des syndics, qui mettent sur les factures un tampon date de réception, la date d'entrée en comptabilité, la clé..., et souvent dès que la facture comptabilisée elle est dans l'extranet. Généralement avec ce type de syndic on voit un suivi au jour le jour des comptes du SDC, et il y a les autres qui mettent à jour tous 15 jours ou plus, aucun tampon de réception des factures, aucune informations sur les clés...
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Posté - 26 mars 2018 : 20:17:45
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sunbird : citation:
L'extranet est un outil redoutable qui permet de voir comment fonctionne le syndic et de son sérieux.
Et sans extranet ? Impossible de juger le syndic et son sérieux ?
L'extranet se sert à rien, sauf à " embêter " les syndics.
sunbird : combien de copros ont été vérifier une fois les comptes du SDC chez le syndic comme la loi le permet ?1, 2 ou 3 ???
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MIBA
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Posté - 26 mars 2018 : 20:34:05
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Bonsoir,
Pour répondre à philippe388, notre CS fonctionnait mal parce que dans le brouillard. Aujourd'hui , on y voit plus clair grâce à l'extranet. Ce qui pose problème c'est pas l'extranet, mais sa mise à jour qui laisse à désirer. Mais c'est mieux que la situation antérieure, où le contrôle des factures se faisait une fois par an ( quelle galère de vérifier en une fois des dizaines de factures, pour une efficacité plutôt douteuse). Aujourd'hui, on le fait à peu près au fil de l'eau( en fonction des arrivées dans l'extranet...) c'est plus pertinent et cela permet de réagir rapidement auprès du syndic, qui réagit alors auprès du prestataire. Les factures sont " tamponées "informatiquement ( date d'arrivée, date d'entrée en compta, date de règlement).
Je remercie ribouldingue qui nous signale que les extranets de "ses" syndics fournissent systématiquement des alertes. Notre syndic en effet nous a informé que c'était trop compliqué à faire...
Je plussoie totalement Sunbird sur le caractère redoutable de l'extranet qui révèle les dysfonctionnements ou faiblesses du syndic. Notre problème c'est que le syndic ne tient pas toujours compte de nos remarques ( ou très tardivement) arguant que notre CS est trop éxigeant comparativement à d'autres ( véridique !) |
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Sunbird
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Posté - 26 mars 2018 : 20:54:43
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@MIBA
"arguant que notre CS est trop éxigeant comparativement à d'autres"
Ce type de remarque est assez fréquente chez les syndics qui n'aiment pas les CS qui contrôlent. Cherchez un autre syndic. |
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chenkak
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Posté - 26 mars 2018 : 23:16:26
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Les 2 interventions de MIBA expliquent bien la déception et frustration ressentie par la plupart des CS actifs au sujet du site extranet de leur syndic.
D'ailleurs, les syndics ne manquent pas d'attirer les CS cherchant un bon syndic, en vantant les mérites de leur extranet, permettant parait-il une parfaite transparence, etc.... En fait cela se révèle être de la publicité mensongère. Mais quel CS va donc engager un procès, qui va lui coûter cher, sans être certain qu'il va y gagner un meilleur service de ce syndic, ...ni d'un autre !? |
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Sunbird
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Posté - 27 mars 2018 : 09:05:43
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Rien en vous empêche de proposer une résolution indiquant ce qui doit être mis au minimum sur l'extranet, l'idéal est que le texte de cette résolution soit joint à celle qui nomme le syndic. |
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Posté - 27 mars 2018 : 09:39:22
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chenkak : citation: Les 2 interventions de MIBA expliquent bien la déception et frustration ressentie par la plupart des CS actifs au sujet du site extranet de leur syndic.
Ce sont des CS qui attendent que le syndic se bouge !! ce n'est pas la mission d'un CS d'attendre que le syndic communique. Un CS ACTIF n'a pas besoin de l'extranet pour fonctionner normalement, et sérieusement.
Il demande copie de tous les docs au syndic, attendre des alertes de l'extranet pour exécuter sa mission de controle n'est pas sérieux.
Ce sont la de fausses excuses.
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Édité par - philippe388 le 27 mars 2018 09:40:36 |
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Sunbird
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Posté - 27 mars 2018 : 10:39:50
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@Philippe
Tous les membres des CS ne sont pas des occupants.
Vous avez une vision "fermée" du fonctionnement du CS qui doit être comme le votre.
Que ne vous souhaitiez pas utiliser l'extranet, qui est pourtant payé par l'ensemble du SDC n'est pas cohérent, sauf si vous demandez à votre syndic de faire un contrat avec et sans extranet, et de faire la résolution adéquate en AG dispensant le syndic de ne pas fournir d'extranet. Sachant que la fourniture et l'alimentation de l'extranet a un cout il est évident que si le syndic ne procure pas ce service que son forfait sans extranet sera moins couteux.
Dans des copropriétés, nous avons des membres vivant à Montréal, New-York. Ces membres participent aux réunions du CS par Skype, et font en fonction de leurs compétences, les contrôles (compta), le communication du conseil avec le SDC, comparatif de gros devis etc...
L'extranet facilite le travail de contrôle fait par le CS, et facilite également le travail du syndic, sachant qu'aujourd'hui les logiciels des syndics ont automatisé l'alimentation de l'extranet par le back office.
L'extranet permet également de garantir que l'information au conseil syndical sera identique pour tous les conseillers. L'extranet permet au nouveau membre qui ne sont pas en retraite, de s'impliquer en fonction de leur emploi du temps. L'extranet permet également de passer le relais à des équipes plus jeunes petit à petit.
Pour avoir vu l'évolution des syndics qui utilisent ou pas l'extranet, aujourd'hui mon premier critère pour choisir un syndic est de demander à consulter des extranets de SDC pris au hasard.
Dans certains conseils, on a demandé au syndic que tout ce qui est sur l'extranet et vu par le CS soit également accessible à tous les copropriétaires. C'est également un moyen pour les autres copropriétaires de voir la vie du SDC, et de les amener vers le conseil.
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Édité par - Sunbird le 27 mars 2018 10:41:26 |
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MIBA
Contributeur actif
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Posté - 27 mars 2018 : 18:28:22
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Bonsoir Philippe 388,
Vous écrivez : " le CS demande toutes les copies au syndic".
OK, ça nous on sait faire aussi.
Mais si le syndic fait la sourde oreille, finalement après relances en envoie qu'une partie, mais pas tout. Et ne répond pas (ou incomplètement) aux questions que le CS lui pose à propos de ces documents malgré plusieurs relances ( y compris par LRAR).
Alors on fait quoi ?
Ce serait bien, Philippe388, de faire partager concrètement à l'ensemble des UInautes votre expérience, vos méthodes , moyens de coercition, trucs et astuces en tout genre pour faire en sorte que les demandes légitimes du CS soient traités normalement.
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Posté - 27 mars 2018 : 18:48:02
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MIBA : citation: Mais si le syndic fait la sourde oreille, finalement après relances en envoie qu'une partie, mais pas tout. Et ne répond pas (ou incomplètement) aux questions que le CS lui pose à propos de ces documents malgré plusieurs relances ( y compris par LRAR).
La loi OBLIGE le syndic à fournir TOUS les docs au CS. Si il ne respecte pas cette obligation, le CS DOIT lancer une action en justice, un référé en injonction de faire. Il s'agit d'une faute grave, votre syndic ne permet pas au CS d'exercer sa mission fixée par la loi.
Que les docs soient fournis par mail, par copies, ou par extranet.
Le CS n'a pas à pleurer devant cet extranet en attendant le syndic. Il DOIT agir.
SI votre syndic agit de la sorte, c'est AUSSI au CS de le mettre en concurrence, en donnant des explications dans son rapport annuel obligatoirement joint à l'OdJ.
sunbird : Le fait que des membres du CS soit loin de la copro ne change rien. Comment fonctionnait les CS avant cet extranet ??
Il existe encore le mail pour communiquer TOUS les docs entre membre, même si quelques uns vivent en Australie.
PS : nous avons eu l'extranet sans hausse du forfait bien avant la loi ALUR ! Il est toujours aussi vide, aucun copro. ne se connecte, comme 99% de tous les copros.
Cela n'empêche pas le syndic de gérer, et le CS de controler.
Expliquez nous comment vérifier un GL avec l'extranet, faire un rapprochement bancaire, .....
PS2 : Pour informer les j'ai créer un journal 4 pages. Beaucoup plus ludique et complet qu'un extranet pour le suivi et l'information sur le suivi des décisions d'AG, des problèmes, ....
PS3 : sunbird, le CS peut aussi créer un site internet accessible à tous les membres du CS, et tous les copros. Un peu plus conviviable que l'extranet.
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EXTRANET : contenu et mise à jour ? 
