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Louise BOURLES
Contributeur actif

France
394 message(s)
Statut: Louise BOURLES est déconnecté

Posté - 04 sept. 2019 :  16:13:02  Lien direct vers ce sujet  Voir le profil
Bonjour,

Je ne fais pas partie du CS, mais cette année, je suis allé chez le syndic faire un contrôle des comptes.
J'avais donc à ma disposition, les annexes légales, l'état des dépenses et les factures mises à ma disposition.
1 - Le jour de l'AG au moment de l'approbation des comptes compte tenu des différents constats et remarques que j'avais pu établir, le syndic a proposé "qu'une réunion entre le Conseil Syndical, le syndic et X ait lieu en septembre pour apporter une réponse définitive sur certains poins soulevés par X. Un rapport sera transmis à tous les copropriétaires.
Ce point a été voté à l'unanimité des présents et représentés.

2 - Au moment du vote de la résolution relative à l'approbation des comptes de l'exercice clos, j'ai demandé qu'on modifie la résolution pour y ajouter après " après avoir pris connaissance du compte, des recettes et des dépenses de l'exercice du 01/04/2018 au 31/03/2019 et de la situation financière au 31/03/2019 adressés à chaque copropriétaire approuve les comptes en leur forme, teneur, imputation et répartition dudit exercice pour un montant de 525 588 € Ajout ..... sous réserves des obligations légales et des éventuelles modifications qui pourraient survenir après la vérification de septembre avec le conseil syndical".
La résolution a été votée.

- L'annexe 1 a mis en évidence que les sommes du fonds travaux Alur (5 % dans notre copropriété), n'était pas placé sur un compte Livret A . Question : Lors de la réunion de septembre si les sommes ne sont toujours pas placées dans ce compte, comment l'exiger ??
Sur cette même annexe, la somme de 129 301 € obtenue à la suite d'un premier jugement TGI, mais non réparti car l'adversaire a fait appel: le syndic avait écrit pour signifier qu'il était plus prudent de les conserver en attendant la décision de la Cour 'Appel. Ne retrouvant pas le montant de cette somme dans un compte banque, le syndic nous a informé oralement qu'il avait eu besoin de 40 000 € pour la trésorerie de la copropriété. Question : le syndic pouvait-il utiliser cette somme sans alerter l'AG ?
Ce point devait-il faire l'objet d'un vote spécifique ?
Je crains que la trésorerie ne soit pas meilleure, que peut-on exiger juridiquement ?

3) Que peut-on faire lorsque des comptes d'attente (461 - 472) débiteurs ou charges payées d'avance (486) qui ne sont pas réglés depuis 2017 restent en l'état. Aucune explication du syndic ou du conseil syndical. Quel moyen d'action ?

4) Les autres anomalies Créances ou Dettes qui seront constatées lors de cette réunion doivent se traduire sous quelle forme afin qu'elles puissent être suivies d'effet ?
- modification des comptes de l'exercice terminé au 31.03/2019 ?
- modification des comptes à reporter sur le prochain exercice ?

En vous remerciant pour vos suggestions ou réponses.


nefer
Modérateur

12113 message(s)
Statut: nefer est déconnecté

 1 Posté - 04 sept. 2019 :  20:13:34  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
concernant le vote sur l'approbation des comptes, ils sont approuvés
si aucune liste des dépenses "litigieuses" n'a été fait dans cette résolution, les comptes sont approuvés pour leur montant indiqués dans la convocation...et le syndic a l'obligation d'effectuer la répartition à la date de l'AG

vous ne pouvez pas subordonner l'approbation des comptes à un contrôle postérieure du CD:le CS devait contrôler les comptes avant l'AG

concernant le montant lié au jugement et probablement mis sur un compte d'attente, le syndic ne peut pas s'en servir pour combler un "trou" de trésorerie: quelles sont les actions du syndic pour recouvrer les impayés?

JPM
Modérateur

6663 message(s)
Statut: JPM est déconnecté

Revenir en haut de la page 2 Posté - 05 sept. 2019 :  11:52:48  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil  Visiter la page d’accueil de JPM

La vérification des comptes doit être faite avant l'assemblée et pas après.

Néanmoins quand on trouve des anomalies manifestes, il est de bon ton pour tout le monde de les rectifier nonobstant le caractère postérieur du contrôle.

Pour la provision travaux : les fonds viennent d'abord au compte de trésorerie normale. Ils sont virés au compte de la provision au fur et à mesure des encaissements.

Il vous faut donc vérifier ce qui est rentré sur le compte de trésorerie courante . Il est courant de faire un virement quand 30 à 50 % sont rentrés.


Il es évident que le syndic devait demander l'accord du conseil syndical avant de détourner 40 000 €. Le CS aurait dû déceler cette opération.

Toutes opérations en suspend doivent être régularisées dès que possible.



Signature de JPM 
La copropriété sereine

Louise BOURLES
Contributeur actif

France
394 message(s)
Statut: Louise BOURLES est déconnecté

Revenir en haut de la page 3 Posté - 06 sept. 2019 :  16:04:36  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Merci pour vos remarques.
Je suis ok avec vous, l'idéal est que le CS constate les manques ou irrégularités avant l'AG.
mais cela n'est pas le cas chez nous.
En tant que copropriétaire, j'ai pu obtenir le jour de l'AG cette réunion car sinon les constats faits le jour du contrôle n'étaient pas pris en compte, le faible nombre de copropriétaires présents écoutant des propos techniques auxquels ils ne comprenaient pas grand chose. En revanche, la réunion a été acceptée sans difficulté.

Je vais revenir sur les anomalies de l'annexe 1 par exemple et sur des écritures relevant de l'annexe 3 ou travaux (annexe 4 et 5).
Un rapport (document) doit être établi à l'issue de la réunion. Sa rédaction et son contenu me semblent devoir être signés par les présents à la réunion avec les modifications prévues rédigées et pour action.
Question :
Quelles seraient vos recommandations car pour ce qui concerne les comptes d'attente par exemple ils ne sont pas clarifiés depuis plus de trois exercices. L'objectif de cette réunion est de faire faire les modifications nécessaires.

Question complémentaire : en tant que copropriétaire non membre du conseil syndical, quelles sont les pièces concernant la banque, que le syndic doit mettre à disposition pour le contrôle des comptes ?

Avec mes remerciements

JPM
Modérateur

6663 message(s)
Statut: JPM est déconnecté

Revenir en haut de la page 4 Posté - 06 sept. 2019 :  17:35:33  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil  Visiter la page d’accueil de JPM

Pour les comptes d'attente il faut identifier toutes les écritures.

Ce qui veut dire qu'il faut remonter à la date d'entrée de l'écriture et noter qu'il s'agit de telle opération. Un montant peut être le fruit d'une compensation : 200 + 150 - 100 = 250 il faut trouver les trois écritures.

Il faut voir ce qui peut être soldé et ce qui doit rester.

Pour les corrections, n'essayez pas d'obtenir une réfection présentable des tableaux. Le principal est que les rectifications soient passées.

Profitez e pour vous familiariser avec le grand livre. Accrochez vous pendant une heure. Notez les références des comptes importants <tout le reste viendra très vite

Signature de JPM 
La copropriété sereine

Louise BOURLES
Contributeur actif

France
394 message(s)
Statut: Louise BOURLES est déconnecté

Revenir en haut de la page 5 Posté - 06 sept. 2019 :  19:22:46  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Merci JPM.
La réunion que je dois avoir aura lieu avec le syndic, son comptable et un ou plusieurs membres du CS.
Je connais bien la lecture d'un grand livre, mais n'étant pas membre du CS, je ne suis pas certaine qu'il sera sur la table.
c'est pourquoi je pose les questions sur ce que je peux exiger et doit faire, afin que cette réunion soit la plus efficace possible.

JB22
Pilier de forums

3840 message(s)
Statut: JB22 est déconnecté

Revenir en haut de la page 6 Posté - 07 sept. 2019 :  10:24:29  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
"c'est pourquoi je pose les questions sur ce que je peux exiger et doit faire, afin que cette réunion soit la plus efficace possible."

Vous faire mandater par le Conseil syndical pour effectuer la vérification des comptes.

JPM
Modérateur

6663 message(s)
Statut: JPM est déconnecté

Revenir en haut de la page 7 Posté - 07 sept. 2019 :  10:42:27  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil  Visiter la page d’accueil de JPM

Il me semble que le conseil syndical ne peut mandater qu'un de ses membres.

En l'espèce cette réunion a fait l'objet d'un accord du syndic.

Signature de JPM 
La copropriété sereine

JB22
Pilier de forums

3840 message(s)
Statut: JB22 est déconnecté

Revenir en haut de la page 8 Posté - 07 sept. 2019 :  12:56:25  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
"En l'espèce cette réunion a fait l'objet d'un accord du syndic."

Pour éviter l' inscription de réserves dans le P.V. d' A.G.

En effet ils existent des comptes d' attentes importants tant débiteurs que créditeurs et un compte "créditeurs divers" dont on ne connait ni l' origine ni les tiers concernés.

Article 27 du décret:
"Le conseil syndical peut, pour l'exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité."

Il est courant qu' un C.S. mandate un tiers pour l' assister dans sa mission. (Association d' assistance aux copropriétaires )

JPM
Modérateur

6663 message(s)
Statut: JPM est déconnecté

Revenir en haut de la page 9 Posté - 07 sept. 2019 :  18:59:49  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil  Visiter la page d’accueil de JPM

Le conseil syndical peut faire exécuter une tâche par un de ses membres.

Il ne peut pas déléguer à un tiers.

Signature de JPM 
La copropriété sereine

goutelette
Contributeur vétéran

1269 message(s)
Statut: goutelette est déconnecté

Revenir en haut de la page 10 Posté - 07 sept. 2019 :  21:57:48  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Je tien à participer au sujet, car certains points m' étonne de ne pas être mentionnés par les internautes.
citation:
Louise Bourles : La réunion que je dois avoir aura lieu avec le syndic, son comptable et un ou plusieurs membres du CS.
Je connais bien la lecture d'un grand livre, mais n'étant pas membre du CS, je ne suis pas certaine qu'il sera sur la table.
c'est pourquoi je pose les questions sur ce que je peux exiger et doit faire, afin que cette réunion soit la plus efficace possible.

Vous me voyez étonnée, car je ne suis pas d' accord ( Peut-être mauvaise compréhension de ma part sur la situation)) sur le fait de mentionner des droits aux conseillers sur l' accès aux documents, et pas au copropriétaire isolé qui désire s' informer.
Présidente de très nombreuses années et toujours au C.S depuis x années j'ai accès à tous les documents. Il est arrivé, divers fois, qu' un copropriétaire en recevant les comptes, ne comprenne pas un post.
Rien de plus normal, en tant que conseiller de présenter au copropriétaire intéressé les documents qui concerne sont questionnement. Grand livre ou banque.
Un copropriétaire qui prend la peine de regarder de près les comptes doit pouvoir être rassuré et qui sait mettre le doigt sur un point qui a échappé au comptable et CS.



Signature de goutelette 
Goutelette

JB22
Pilier de forums

3840 message(s)
Statut: JB22 est déconnecté

Revenir en haut de la page 11 Posté - 07 sept. 2019 :  23:03:02  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
" car certains points m' étonne de ne pas être mentionnés par les internautes."

On ne peut pas tout reprendre.

C' est le législateur qui a fixé les obligations du syndic en matière de communication aux membres du Conseil syndical de tous les documents du syndicat: journal comptable grand livre, balance, relevés de banque, factures et relevé des charges, etc, et limité pour les copropriétaires à la seule possibilité, avant l' A.G., de vérifier chez le syndic, les factures et justificatifs de charges.

Il faut attendre, sans illusion, la réunion prévue en septembre...

goutelette
Contributeur vétéran

1269 message(s)
Statut: goutelette est déconnecté

Revenir en haut de la page 12 Posté - 08 sept. 2019 :  12:40:10  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
JB22 C' est le législateur qui a fixé les obligations du syndic en matière de communication aux membres du Conseil syndical de tous les documents du syndicat: journal comptable grand livre, balance, relevés de banque, factures et relevé des charges, etc, et limité pour les copropriétaires

Sauf mauvaise lecture de ma part, le législateur n'a mentionné aucun interdit au C.S d'avoir copie des principaux documents. Les documents les plus importants sont enregistrés depuis des années sur un disque dur.
En absence de comptable professionnel, au CS ( le cas de beaucoup de copro/ ) il nous faut plus de temps pour tout vérifier sereinement .
Donc, tout copropriétaire qui désire prendre connaissance d' un document, devrait pouvoir se rapprocher de son C.S.
Signature de goutelette 
Goutelette

Louise BOURLES
Contributeur actif

France
394 message(s)
Statut: Louise BOURLES est déconnecté

Revenir en haut de la page 13 Posté - 08 sept. 2019 :  14:26:28  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
J'ai bien à l'esprit que le législateur n'a pas prévu la remise de tous les documents comptables à un copropriétaire n'appartenant pas au CS.
- C'est pourquoi une de mes questions était selon vous les pièces qui doivent être remises pour le contrôle des comptes par un copropriétaire et concernant la banque.
Le jour du contrôle, il n'y avait aucune pièce. Pas de relevés bancaires mensuels, ni trimestriels. Encore moins de rapprochement bancaire.

- Une autre interrogation, c'est le contrôle de l'annexe 1. Ce document reprend la situation financière et comptable de la copropriété. Sans le grand livre et la balance, cette annexe ne peut être analysée.
Même, si tous les copropriétaires sont destinataires de cette annexe, que peuvent-ils en faire ? Comme vous l'avez dit précédemment, c'est en principe au CS de faire le contrôle, mais j'observe que celui-ci n'a pas la compétence ou ne veut pas contredire le syndic.
Le jour de l'AG ce n'est pas le lieu pour discuter tel ou tel élément de l'annexe 1.

En conséquence, le contrôle des comptes par un copropriétaire hors CS n'intervient que sur les charges et produits de l'exercice, mais ne peut rien déceler sur les comptes de tiers ou banque.



rambouillet
Pilier de forums

15867 message(s)
Statut: rambouillet est déconnecté

Revenir en haut de la page 14 Posté - 08 sept. 2019 :  15:40:26  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Rappelons que le "controle" avant l'AG n'est pas un contrôle des comptes mais un contrôle des factures et contrats, .... :
citation:
Article 18-1
Pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l'assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, les pièces justificatives des charges de copropriété, notamment, le cas échéant, une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs, les factures, les contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, sont tenues à la disposition de tous les copropriétaires par le syndic selon des modalités précisées par décret en Conseil d'Etat.


sortie de cette liste et en attendant le décret du conseil d'état, le syndic n'a aucune obligation à vous fournir les relevés bancaires, les rapprochements, etc....

Ce n'est pas un contrôle des comptes !!!

Édité par - rambouillet le 08 sept. 2019 15:40:46

goutelette
Contributeur vétéran

1269 message(s)
Statut: goutelette est déconnecté

Revenir en haut de la page 15 Posté - 08 sept. 2019 :  16:52:47  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
Louise BOURLES : J'ai bien à l'esprit que le législateur n'a pas prévu la remise de tous les documents comptables à un copropriétaire n'appartenant pas au CS.

Je ne suis pas certaine, que le Législateur est décidé que certaines pièces comme la banque ou autres ne doivent pas êtres mis dans les mains d' un copropriétaire.
Ce qui voudrait dire qu' il peut être possible d' avoir des choses à cacher.
Je pense que le législateur est conscient du temps qu' il faut pour une personne qui n' a pas connaissance du suivi des facturations de toutes les entreprises dans l' exercice . Faire le parallèle entre le GL, les annexes, les factures et la banque en 2h, même un comptable professionnel,ne peut pas.
Actuellement trouvé les paiements des factures sur les enregistrements banque est impossible. Tout est fait par paiements groupés. Donc vous avez des montants qui ne correspondent à rien pour le lecteur. Nous avons exigé que la comptable nous fasse des fiches d' enregistrement codifier pour retrouver le montant des factures.
En tant que conseiller nous avons en tête le nom - le rythme de facturation - les montants qui sont répétitifs des entreprises contractuelles.
En ce qui concerne des travaux hors contrat, nous tenons au cours de l' exercice ( 2 personnes séparément un tableau excel ou toutes facture est enregistrée.
Je pense que la restriction en générale vient du fait, que le syndic passerai son temps à mettre à disposition des documents, à des personnes qui ne sont pas en mesure d' en connaitre l' utilité.
Quand au rapprochement bancaire en 25 ans et 5 comptables différents nous ne sommes jamais arrivé à l'avoir.
Mais je réédite, que vous devriez vous rapprocher du CS qui normalement devrait pouvoir répondre à une partie de votre demande n' ayant pas de contrainte.

Signature de goutelette 
Goutelette

Gédehem
Pilier de forums

14441 message(s)
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Revenir en haut de la page 16 Posté - 09 sept. 2019 :  22:30:12  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Sur le principe, lorsque l'AG "après avoir pris connaissance du compte, des recettes et des dépenses de l'exercice du 01/04/2018 au 31/03/2019 et de la situation financière au 31/03/2019 adressés à chaque copropriétaire approuve les comptes en leur forme, teneur, imputation et répartition dudit exercice pour un montant de 525 588 ....
a pour effet de rendre opposables sans contestations les 525.588 € approuvés.

Faire une réserve vague " sous réserves des obligations légales et des éventuelles modifications qui pourraient survenir après la vérification de septembre avec le conseil syndical"."
n'est d'aucun effet.

S'il y a des litiges sur telles dépenses, telles écritures, elles doivent être identifiées, les sommes correspondantes "réservées" non approuvées rapportées au PV, qui plus est en précisant les modalités de levée de la réserve.
Dans le cas contraire, c'est un coup d'épée dans l'eau.

Comme le rappelle systématiquement JPM, les rectifications éventuelles qui suivent le contrôle doivent intervenir AVANT l'AG.

Édité par - Gédehem le 09 sept. 2019 22:31:08

goutelette
Contributeur vétéran

1269 message(s)
Statut: goutelette est déconnecté

Revenir en haut de la page 17 Posté - 10 sept. 2019 :  10:34:39  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
Gédehem: Comme le rappelle systématiquement JPM, les rectifications éventuelles qui suivent le contrôle doivent intervenir AVANT l'AG.

Cette phrase serait recevable en mentionnant : Sous réserve d'acceptation du syndic.
citation:
Gedehem: S'il y a des litiges sur telles dépenses, telles écritures, elles doivent être identifiées
Absolument.
citation:
Gedehem: les sommes correspondantes "réservées" non approuvées rapportées au PV, qui plus est en précisant les modalités de levée de la réserve.

je ne comprend pas bien cette phrase, qui sauf erreur de lecture laisse supposer que sur l' OJ de l' AG les points et montants demandés à rectifier son mentionnés ?
Lors de la vérification des comptes :
Soit le syndic via comptable accepte la remarque et rectifie les points mentionnés. Affaire classée.
Soit, il n'en tien pas compte et les comptes sont présentés en leurs états.

Lors de l'approbation des Cps lors de l' AG tout copro/ est en droit de mentionner une réserve sur un ou des points précis.
Le copro/ lambda qui reçoit les comptes peu mettre le doigt sur une erreur passée inaperçu par les vérificateurs.( Dans certaines copro/ répartitions avantageuses pour certains )
Le point à revoir mentionnés obligatoirement au PV.
Le syndic à 1 mois pour clarifier en négatif ou positif le résultat de ce point.
Ils nous est arrivées de mentionner des erreurs de facturation restées sans écoute par le syndic lors de la vérification des Cpts.
De ce fait, lors de l' AG et l' acceptation des comptes, les comptes ont étés acceptés sous réserve de contrôle des points listés..
Point important. Ne pas donner le quitus.
Signature de goutelette 
Goutelette

ainohi
Contributeur vétéran

1896 message(s)
Statut: ainohi est déconnecté

Revenir en haut de la page 18 Posté - 10 sept. 2019 :  11:14:24  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
Initialement posté par goutelette

citation:
Gédehem: Comme le rappelle systématiquement JPM, les rectifications éventuelles qui suivent le contrôle doivent intervenir AVANT l'AG.
Cette phrase serait recevable en mentionnant : Sous réserve d'acceptation du syndic.
Absolument pas. Ce sont les comptes du syndicat, non les comptes du syndic. L'assemblée décide, le syndic exécute. Le syndic doit corriger les comptes comme le décide l'assemblée et ce même si l'assemblée a tort et si l'opposition du syndic est justifiée.

Il se peut que l'assemblée mette en cause la responsabilité du syndic et que le syndic ne soit pas d'accord. Il y a alors un conflit entre le syndicat et le syndic : les comptes feront apparaître une dette du syndic et le syndic refusera de la payer.

JPM
Modérateur

6663 message(s)
Statut: JPM est déconnecté

Revenir en haut de la page 19 Posté - 10 sept. 2019 :  12:13:00  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil  Visiter la page d’accueil de JPM

Ainohi
citation:
Ce sont les comptes du syndicat, non les comptes du syndic.


Phrase à méditer.

A l'origine il s'agissait bien des comptes du syndic, mandataire au sens du code civil, détenteur des fonds du syndicat. On disait : le syndic présente ses comptes comme une cuisinière de grande maison à sa maîtresse.

Représenter les fonds c'était aligner les pièces de la monnaie restante après le paiement des achats listés


Nous ne sommes plus à ce temps.

Le syndicat est pleinement une personne morale, détentrice de sa trésorerie. Le syndic est un mandataire, oui, mais un mandataire social qui manie les fonds mais ne les détient pas.

La comptabilité est celle du syndicat.

S'il y a des rectifications à effectuer, ce sont des rectifications internes. Il reste le cas d'un achat effectué par le syndic sans qualité, ce qui est relativement rare. Dans la plupart des cas l'achat s'avère utile, opportun voire conforme à la réglementation.

citation:
Le syndic doit corriger les comptes comme le décide l'assemblée et ce même si l'assemblée a tort et si l'opposition du syndic est justifiée.


Je rappelle que le syndic, sur des points importants, peut demander au juge de valider sa comptabilité après une expertise comptable.

Les jurisprudences la dessus demeurent confidentielles. C'est dommage.

Il peut aussi y avoir arbitrage.

Signature de JPM 
La copropriété sereine

goutelette
Contributeur vétéran

1269 message(s)
Statut: goutelette est déconnecté

Revenir en haut de la page 20 Posté - 10 sept. 2019 :  12:27:26  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
ainohi : Absolument pas. Ce sont les comptes du syndicat, non les comptes du syndic. L'assemblée décide, le syndic exécute. Le syndic doit corriger les comptes comme le décide l'assemblée et ce même si l'assemblée a tort et si l'opposition du syndic est justifiée.

Bonjour ainohi : Vous mentionnez l' Assemblé
Ce que mentionne JPM et repris par Gedéhem c' est la vérification des Cpts Avant AG.
citation:
Gédehem: Comme le rappelle systématiquement JPM, les rectifications éventuelles qui suivent le contrôle doivent intervenir AVANT l'AG.

Donc je réédite que lors de la vérification des comptes ( Donc avant AG) un différent peut être mentionné , par un conseiller ou même copro/. Le syndic pas forcément d' accord ou par oubli, ne rectifie pas.
Donc, la prise en compte et obligation de vérification demandée lors et par l' AG



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Goutelette
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