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goutelette
Contributeur vétéran
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 Posté - 07 juin 2021 : 19:53:04
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Bonjour,
Nous avons divers documents consultables par tous, sur l' Extranet mi en place par le syndic.
Ce qui est ou deviendra " l'historique"
Question : si nous changeons de syndic ? Est ce que ces documents mis sur l' intranet du syndic A , seront repris et toujours consultable avec le nouveau syndic ?
Merci d'avance pour vos connaissance
Cordialement
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nefer
Modérateur
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Posté - 07 juin 2021 : 21:10:04
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citation: Initialement posté par goutelette
Question : si nous changeons de syndic ? Est ce que ces documents mis sur l' intranet du syndic A , seront repris et toujours consultable avec le nouveau syndic ?
Ă compter du jour oĂą le syndic A n'a plus de mandat, il enregistre dans son logiciel la date de fin de mandat
l'extranet n'est plus accessible aux copropriétaires |
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Posté - 07 juin 2021 : 22:32:54
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Article 18-2
Modifié par Ordonnance n°2019-1101 du 30 octobre 2019 - art. 17
En cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai de quinze jours à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque. Il remet, dans le délai d'un mois à compter de la même date, l'ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que, le cas échéant, l'ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou aux lots gérés mentionnés à l'alinéa 11 du I de l'article 18, dans un format téléchargeable et imprimable. (...) |
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Posté - 08 juin 2021 : 07:27:42
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perso, je recommande lorsque le CS envisage un changement de syndic, de télécharger le maxi de l'extranet et de demander les GL de l'exercice à approuver et de celui en cours.... |
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chardon2bs
Contributeur débutant
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 Posté - 08 juin 2021 : 11:23:53
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Le conseil de Rambouillet me parait excellent, j'aurais dû réagir avant l' |
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chardon2bs
Contributeur débutant
France
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Posté - 08 juin 2021 : 11:27:47
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Pardon, mauvaise manip...
J'aurais dû réagir avant l'AG, l'ancien syndic a coupé l'extranet le soir même. Donc, effectivement, il vaut mieux s'organiser !
Le nouveau syndic rame, nous dit qu'il n'a pas d'historique, il perd beaucoup de temps à rechercher des documents, pour finir par me les demander, mais je n'ai pas tout... Et pendant ce temps, nous n'avons plus d'extranet donc aucun accès aux comptes et factures... |
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goutelette
Contributeur vétéran
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Posté - 08 juin 2021 : 17:46:12
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Rambouillet : perso, je recommande lorsque le CS envisage un changement de syndic, de télécharger le maxi de l'extranet et de demander les GL de l'exercice à approuver et de celui en cours... |
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goutelette
Contributeur vétéran
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Posté - 08 juin 2021 : 18:33:42
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Erreur de manip/
citation: Rambouillet :perso, je recommande lorsque le CS envisage un changement de syndic, de télécharger le maxi de l'extranet et de demander les GL de l'exercice à approuver et de celui en cours...
Information jamais mentionnée qui me parait très importante.
Si ce n'est que concernant ma recherche de solution pour le copropriétaire lambda de mise en place des documents d' AG et PV dématérialisé, ( sur l'autre post )vous proposiez que le syndic porte ces documents sur extranet.
citation: Rambouillet : perso, je recommande lorsque le CS envisage un changement de syndic, de télécharger le maxi de l'extranet et de demander les GL de l'exercice à approuver et de celui en cours...
Ce qui me paraissait une solution intéressante, car beaucoup de personnes, ayant un smartphone ou tablette pour allée à l' AG ne peuvent pas stocker ces gros dossiers.
Donc, cette solution est dangereuse, car il faut penser à tout récupérer en cas de changement de syndic possible ?
Il est possible que les prochaines générations, s'organiseront pour mettre en place des solutions de stockage, par service, dans leur vie courante et que tout passera par l' informatique. ?
Mais la majorité de notre société actuelle n'est pas prête.
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goutelette
Contributeur vétéran
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Posté - 08 juin 2021 : 19:13:48
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Bonsoir Rambouillet
Veuillez bien m'excuser, car en jonglant sur les 2 postes, un petit coup de fatigue , donc d'erreur de transmission.
Si ce n'est que je m'étonne concernant ma recherche de solution pour le copropriétaire lambda de mise en place des documents d' AG et PV dématérialisé, ( sur l'autre post )vous proposiez que le syndic porte ces documents sur extranet
rcitation: Rambouillet :Il existe une solution moins chère et récente : si vous avez un extranet et avec l'accord des copros (individuellement), le syndic n'envoie que la page de convocation en faisant référence à la récupération de la convocation entière sur l'extranet... (mais si vos bailleurs ne répondent à aucun courrier...
Mais il est possible que quelque chose m'a échappée.
Cordialement |
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Posté - 08 juin 2021 : 19:21:40
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vous mélangez plein de choses ...
quand le CS envisage un changement de syndic, il faudrait qu'il télécharge tout ce qu'il peut (ou veut) sur l'extranet afin de les mettre à dispo rapidement du suivant. Je ne dis pas que tous les copros doivent faire cela..
Ensuite sur autre chose, lorsque le syndic convoque une AG, il peut mettre tous les documents 'de la convocation sur l'extranet, et en mĂŞme temps, il n'envoie qu'une seule page papier par LRAR : la convocation proprement dite : date, heure et lieu.
Enfin que certains copros d'un syndicat ne veuillent pas utiliser les moyens modernes, je l'entends, mais cela n'empêche par les "modernes" de les utiliser.... c'est comme le régulateur de vitesse dans une auto  |
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goutelette
Contributeur vétéran
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Posté - 10 juin 2021 : 12:35:48
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citation: Rambouillet: vous mélangez plein de choses ...
Oui et Non, car tout a un lien. Ce qui m'a entrainer à poser la question sur la propriété de l' extranet.
Dans la mesure ou une loi l'impose, il aurait été normale de préciser que cet accès d'information restait la propriété unique du syndic en place.
citation: Rambouillet :Je ne dis pas que tous les copros doivent faire cela. .
Bien sur, mais il en faudrait plusieurs, car les copro/ changent.
Dernièrement nous avons du traiter un Avenant sur un contrat de plus de 10ans,
J' étais la seule à avoir conservé le document sur papier.
citation: Rambouillet :Ensuite sur autre chose, lorsque le syndic convoque une AG, il peut mettre tous les documents 'de la convocation sur l'extranet, et en mĂŞme temps, il n'envoie qu'une seule page papier par LRAR : la convocation proprement dite : date, heure et lieu.
J'avais trouvé cette solution intéressante si cela permettait d'avoir à disposition les documents dans le temps. Mais donc , ce n'est pas le cas.
Quand à l' envoi, en dématérialisé, le prix est identique pour une ou 30 pages.
citation: Rambouillet : Enfin que certains copros d'un syndicat ne veuillent pas utiliser les moyens modernes, je l'entends, mais cela n'empêche par les "modernes" de les utiliser.... c'est comme le régulateur de vitesse dans une auto
Cela à une importance, car la majorité des bailleurs font les morts, le syndic leurs envoient tous les courriers postaux en RC. Alors qu'ils ont des studios et box , donc peut de tantièmes. Et le père de famille qui a un 4 pièces paye pour ces personnes .
Dans la mesure ou ces envois sont dématérialisés, il ne devraient plus êtres appelés " Affranchissement" et les frais par lot.
Car les " Modernes" Comme vous les appelez vont payer : Les envois informatisés - les impressions, qui étaient à charge du syndic - Plus la participation des envois postaux des bailleurs.
Par calcul un bailleur, est facturé par tantième 2.5€ pour les documents chez lui. Le copro: père de famille est facturé 28.5€ en recevant par informatique et ayant les impressions à faire.
Donc cela n'encourage pas .
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Posté - 10 juin 2021 : 14:24:35
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dans un des syndicats que je côtoie : 85 % des copros sont passés en "dématérialisé" et ne veulent pas d'un retour en arrière : le plus jeune 35 ans, le plus vieux 85 ans.... |
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goutelette
Contributeur vétéran
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Posté - 11 juin 2021 : 10:27:20
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citation: Rambouillet: Un des syndicats que je côtoie : 85 % des copros sont passés en "dématérialisé" et ne veulent pas d'un retour en arrière : le plus jeune 35 ans, le plus vieux 85 ans....
Pouvez vous nous dire ( Si AG présentiel) Avec quel matériel contenant l' OJ les personnes se sont majoritairement présentés pour prendre des notes et suivre l'OJ.?
Votre étude est certainement très près de ce qu'il va arriver.
Voir plus de 85% des copropriétaires sont absolument indifférents à la gestion des parties communes.
Quoi de plus aisé que de recevoir ces documents sur son logiciel. En un clic, il sont classés. ?Et vite oubliés.
En questionnant des amis extérieurs, ils reconnaissent que le fait de recevoir un dossier sous signature, leurs laissaient en esprit, une implication qui les les motivaient pour se présenter en AG.
En tant que Conseillers impliquées (2/6) Nous nous sentons absolument seules
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Posté - 11 juin 2021 : 11:06:01
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tablette ou téléphone ..... et certains avec rien, car nombre de copros ne lisent rien avant l'AG |
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GĂ©dehem
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Posté - 12 juin 2021 : 18:29:41
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L.21 : "Le conseil syndical peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété."
Sachant que l'extranet du syndicat appartient au syndic, tout CS doit se constituer sa propre documentation.
Chose très simple de nos jours, avec création d'un extranet "CS" par exemple, outre l'archivage de documents sur moyens informatiques externes.
Ceci en plus des documents de base que tout CS devrait détenir pour exercer correctement sa mission, depuis la copie du RCP, jusqu'à la liste à jour des copropriétaires, en passant par les PV d'AG.
"Le nouveau syndic rame, nous dit qu'il n'a pas d'historique, il perd beaucoup de temps Ă rechercher des documents...."
Impréparation du changement de syndic par le CS, absence des docs de base, pas d'archives CS .... |
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Documents sur extranet. 
