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goutelette
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 Posté - 28 août 2021 : 20:01:25
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Bonjour, J'avais posé le 13 août 2019 un post sur le site concernant l'envoi dématérialisé des documents AG suite à la proposition du syndic.
Celui ci mentionnant " Economique- Ecologique -...
Régulièrement, nous avons des courriers de rappel.
A savoir que 2 ans sont passé et que sauf erreur..? Pour le particulier, le tel/ Android a supplanté l' ordinateur . De ce fait, l' ordi au placard.
Pas de problème, votre tel/ vous informe de vos mails.
Si ce n'est ma question : Les documents " Convocation d' AG avec relevé des comptes peuvent -ils avoir assurance et conditions exigés par l'envoi recommandé ?
D'autres parts ces documents devant êtres conservés plusieurs années, ( Voir perte ou HS) ne peuvent pas êtres stockés et archivés sur votre tel/.
Merci, pour nous faire part de vos expériences récentes
Cordialement
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Posté - 29 août 2021 : 07:54:18
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Le telephone n'est pas la solution idéale pour consulter parfois une centaine de pages et avec des tableaux..... J'ai eu le cas et la personne est revenue au papier....
La tablette est déjà un plus...
Quand au respect de la condition : elle est respectée du fait de l'envoi par messagerie, après c'est au copro réceptionniste de faire le nécessaire.
Quant au stockage, il existe l'extranet du syndicat (qui a ses limites et notamment en cas de changement de syndic....), ainsi que les clouds.
En résumé : la législation d'envoi par mail est respectée. Le copro concerné doit s'organiser.
PS : les ordis ne sont pas encore au placard même avec des téléphones performants, à ma connaissance.....   |
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Sunbird
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 Posté - 29 août 2021 : 11:11:22
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Vous parlez de l'envoi par LRAR de l'ODJ et qui indique que les annexes sont sur l'extranet?
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goutelette
Contributeur vétéran
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Posté - 29 août 2021 : 19:11:22
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citation: Sunbird :Vous parlez de l'envoi par LRAR de l'ODJ et qui indique que les annexes sont sur l'extranet?
Non, en effet les documents pourraient être sur extranet,( à ce jour pas).
La proposition du syndic, est l'envoi des documents par une société mandaté, qui les envoie, dématérialisés, sécurisés à chaque adresse mail qui a mentionné son acceptation.
A savoir, qu'a ce jour, nous avons 4 lots/45 qui n'ont pas internet.
Au total 13 lots se font toujours envoyés leurs appels de charges par courrier.
Donc, ce n'est pas pour demain que l'ensemble des lots vont passer le pas.
.
Suivant les infos reçus, par le syndic le coût de 3 € concerne aussi bien, 1 ou 20 pages ou plus, ?
Aucun intérêt à séparer les documents.
Concernant le coût, il peut nous surprendre le temps passant.
En tant que conseillers, nous cherchons à analyser si les évolutions techniques proposées par le syndic, comme étant : Economiques - Ecologiques sont réels.
Il en résulte que le coût ( année dernière) d' Envoi Postal de la convocation d' AG couplé avec les comptes de l' exercice était de 7€ pour 28 pages,.
La différence des 4€ représente que partiellement le coût de la dépense d'impression. (Amortissement imprimante + papier+ encre + élect/) que le copropriétaire doit faire en plus.
Le syndic économisant, des frais de papier- d'impression et de personnel, pour mis sous enveloppe.
Résultat : Dépense supplémentaire pour les copropriétaires, L'impression papier restant utile
En conclusion :
Economique :Nous devrions demander au syndic de revoir son contrat n'ayant plus d'impressions à faire.
Mais pour cela il faudrait que la majorité des lots passent le pas.
Ecologique :
Sunbird : 13.09.2019 Concernant le LRE :
- Empreinte carbone, un mail de 1 mo, 19 g de CO2, si on prend une convocation avec annexe nous sommes
sur 95 g en moyenne sur le LRE (sans parler de l'énergie consommée par le PC pour lire les documents, je
passe l'impression), par LRAR nous sommes dans les 50g.
Bilan carbone il est préférable de passer par le LRAR.
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Posté - 29 août 2021 : 19:26:28
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normalement, la société qui fait le travail cité facture une prestation que le syndic économise, il n'en reste pas moins que le cout d'envoi postal reste et est facturé au syndicat. A retenir que dans ce cas, le cout d'envoi est encore plus faible que le cout habituel, car ces sociétés paient un "écopli" et non un timbre vert (en LRAR, les 2 bien sur).
Le syndic doit garder à sa charge, l'impression, la mise sous pli, etc.... |
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goutelette
Contributeur vétéran
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Posté - 29 août 2021 : 20:20:51
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Bonsoir Rambouillet
je vous remercie pour vos différentes remarques, mais avoue, ne pas comprendre
ce que vous voulez mentionner comme :
citation: Normalement, la société qui fait le travail cité facture une prestation que le syndic économise
Egalement :
citation: A retenir que dans ce cas, le cout d'envoi est encore plus faible que le cout habituel, car ces sociétés paient un "écopli" et non un timbre vert (en LRAR, les 2 bien sur).
Le coût comme mentionné est de 3€ sachant que chaque copropriétaire prend à sa charge les impressions papier ( 20c X 28 pages dont 5.60€ en plus) coût facturé par lot: 3 € avec 5.60€ d'impressions.
citation: Le syndic doit garder à sa charge, l'impression, la mise sous pli, etc...
La, je ne comprend pas du tout ? En envoi dématérialisé le syndic ne prend rien à sa charge
Merci du suivi
Bien cordialement
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JPM
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Posté - 30 août 2021 : 00:08:00
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Il est bien certain que les copropriétaires lisent plus rarement encore qu'avant les documents notifiés.
Pour ce genre d'opération le niveau technique du copropriétaire lambda est assez faible.
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Posté - 30 août 2021 : 08:14:18
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goutellette : vous nous parlez d'impression papier et d'envoi postal....
Je dis que bien souvent c'est A.H..E qui officie à la place de certains groupes pour envoyer les convocations "papier". Cette société se charge de l'impression, la mise sous, pli, etc... et l'envoi. Alors la facture doit se décomposer en deux et le syndicat ne doit payer que les frais postaux de l'envoi, dit autrement les timbres bien souvent en ecopli (légèrement plus long...).
En utilisant cette société, le syndic économise de la MO dans ses bureaux, il est donc normal qu'il paie la partie MO lui-même (dans son forfait) |
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Sunbird
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Posté - 30 août 2021 : 10:44:27
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@goutelette
votre analyse est bonne concernant le critère économie. Le syndicat économise quelques euros pour l'envoi mais le copropriétaire doit dépenser temps, papier, électricité, encre... si il souhaite avoir les documents en main.
Il faudrait que le syndic déduise le cout d'impression qu'il avait forfaitisé dans son contrat (2015).
Pour le critère écologique, il y a des sites qui montrent que la LRE est plus couteuse en ressource.
Il y a un critère à ne pas négliger c'est que les gens liront encore moins les ODJ si tout est dématérialisé.
Il y a un avantage du LRE c'est pour les copropriétaires domiciliés à l'étranger, ou ceux qui sont rarement chez eux et qui de fait ont des difficultés à récupérer dans les 15 jours la lettre recommandée.
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Posté - 30 août 2021 : 10:58:18
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Il existe une situation intermédiaire prévue par les textes :
* le syndic envoie par LRAR papier 1 page de convocation (date, heure, lieu,...) qui renvoie à l'extranet
* le syndic DOIT mettre sur l'extranet la totalité de la convocation
* le copro prend ce qu'il veut
bien sur il faut l'accord des copros pour cela..... |
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JPM
Modérateur
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Posté - 30 août 2021 : 13:17:53
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Interdiction formelle de notifier la convocation par l'intranet
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Posté - 30 août 2021 : 15:33:14
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La simple convocation, OUI obligatoirement par LRAR ou LRE, mais les documents accompagnant peuvent se mettre sur l'extranet :
citation: Article 64-1
Lorsque la copropriété est dotée d'un espace en ligne sécurisé, la notification des documents mentionnés à l'article 11 peut, sous réserve de l'accord exprès du copropriétaire, valablement résulter d'une mise à disposition dans un espace du site dont l'accès est réservé aux copropriétaires. La convocation mentionnée à l'article 9 précise expressément que ces documents sont accessibles en ligne et la durée de leur mise à disposition. |
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goutelette
Contributeur vétéran
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Posté - 30 août 2021 : 19:55:10
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Bonsoir,
citation: Rambouillet: Il existe une situation intermédiaire prévue par les textes : le syndic envoie par LRAR papier 1 page de convocation (date, heure, lieu,...) qui renvoie à l'extranet.
* le syndic DOIT mettre sur l'extranet la totalité de la convocation
* le copro prend ce qu'il veut
bien sur il faut l'accord des copros pour cela.. .
Cela nous conviendrai très bien, si ce n'est que suivant les informations requises.
Une page ou 20 pages ( voir plus) : Même tarif . 3€.
Donc l'envoie divisé n'apporte aucune économie.
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goutelette
Contributeur vétéran
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Posté - 30 août 2021 : 20:07:04
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citation: Rambouillet ;
normalement, la société qui fait le travail cité facture une prestation que le syndic économise, il n'en reste pas moins que le cout d'envoi postal reste et est facturé au syndicat. A retenir que dans ce cas, le cout d'envoi est encore plus faible que le cout habituel, car ces sociétés paient un "écopli" et non un timbre vert (en LRAR, les 2 bien sur).
Le syndic doit garder à sa charge, l'impression, la mise sous pli, etc....
Dans ce type de facturation existe -il une réglementation ?
Sur le factures de cette entreprise, mandaté par le syndic (de son propre chef) depuis env/ 3 ans la facturation est mentionné par un coût tarifaire unitaire X par le nombres de lots concernés. |
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nefer
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Posté - 30 août 2021 : 21:22:58
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citation: Initialement posté par goutelette
[quote]
Sur le factures de cette entreprise, mandaté par le syndic (de son propre chef) depuis env/ 3 ans la facturation est mentionné par un coût tarifaire unitaire X par le nombres de lots concernés.
le CS peut exiger d'avoir la facturation des frais postaux à part |
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goutelette
Contributeur vétéran
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Posté - 30 août 2021 : 21:35:11
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citation: nefer:
le CS peut exiger d'avoir la facturation des frais postaux à part
Suivant vous cette facturation prendrait en charge " Frais postaux pièce et dont compris, un % contractuel" ?
Comment le savoir ?
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nefer
Modérateur
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Posté - 30 août 2021 : 22:34:16
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citation: Initialement posté par goutelette
[quote]" Frais postaux pièce et dont compris, un % contractuel" ?
je ne comprends pas votre phrase
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Posté - 31 août 2021 : 06:52:09
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citation: Une page ou 20 pages ( voir plus) : Même tarif . 3€.
Pas en LRAR papier !!!!
Pour la facturation on se réfère au contrat du syndic où seuls les frais postaux sont payés par le syndicat. En général l'entreprise (normalement) facture cette prestation au syndic, c'est à ce dernier d'en extraire les débours comme il le fait pour de simples timbres.
"L'envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d'affranchissement ou d'acheminement engagés."
Les autres frais sont inclus dans le forfait. |
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goutelette
Contributeur vétéran
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Posté - 01 sept. 2021 : 11:14:41
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citation: Rambouillet :Pas en LRAR papier !!!!
Nous parlons bien d'envoi dématérialisé.
Suivant les infos reçus ou trouvés, un envoi d'une page ou plus serait facturé 3€
Ces 3 dernières années nous avons eu des facturations d'affranchissement postaux à l' entête de la régie, et également d'une société de service.
Plus de 600€
Il est vrai que faute d' information, et d'autres points plus important à traiter nous n'avons pas analysé de plus près cette facturation. A ce jour, en absence des documents impossible d' être objectif.
citation: Nefer:je ne comprends pas votre phrase
Je mentionne qu'en présence d'une facturation d'une société extérieure, dont nous ignorons quel type d'engagement a été fait ? Comment savoir ce que comprend la facturation ?
Pour mémoire, n'ayant plus les documents la facturation est simple X Lots X par X€:
De ce fait comment savoir ce que comprend le montant facturé au lot ? Ignorant tout des termes du contrat de cette société avec le syndic.
Est- ce de l'affranchissement uniquement ou ce taux prend une participation de frais de service.
Dans la mesure, ou notre syndicat n'a pas fait d'appel de service à cette société, est- ce normale quelle nous adressent des factures ?
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Posté - 01 sept. 2021 : 11:21:53
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il est sur qu'il faudrait avoir la facture pour comprendre et ensuite pour vérifier. Suivant les sociétés, le cout unitaire est sur le Web : exemple A..4 envoi dématérialisé= 2,49 € HT par envoi.... |
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