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Jany2718
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 Posté - 18 mars 2023 : 13:52:16
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Bonjour,
Lorsqu’un membre du conseil syndical se montre particulièrement utile dans la copropriété en réalisant lui-même certains petits travaux on peut comprendre qu’il se fasse rembourser par le SDC non seulement les fournitures achetées par lui pour ces travaux mais aussi certains outillages pour son compte.
Toutefois, à mon avis , la comptabilisation de ces dépenses comme charges communes relève de la responsabilité du syndic car il doit en principe vérifier si cela est vraiment justifié par l’économie réalisée par le syndicat des copropriétaires. Il serait évidemment exceptionnel que ces écritures soient contestées lors de l’AG et l’on sait bien ces frais seront toujours validés, à tort ou à raison .
Je voudrais savoir quelle est la règle ou l’usage à cet égard : quels sont les frais du CS qui peuvent être traités comme charges communes ? ( matériel bureautique , imprimante, cartouches encre lazer , perceuse, tronçonneuse, consommations au café pour réunions du CS, frais de transport pour copropriétaires ( train) , taxi,…) ? Merci .
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GĂ©dehem
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 Posté - 18 mars 2023 : 14:22:01
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2 sujets sur une mĂŞme question.
Les "frais du CS" sont des frais d'administration du syndicat. Ce sont ceux nécessairesà l'exercice de sa mission ainsi que prévu par les textes.
Il peut être utile qu'ils soient identifiés comme tel dans le budget prévis, par retrait de la ligne budgétaire générale "frais administration syndicat".
Je ne suis pas certain que la perceuse entre dans le cadre de la mission d'un CS !! 
Il s'agit là d'un autre volet : quid de travaux collectifs réalisés par un copropriétaire, membre du CS importe peu. Controverse sur le sujet.
Sur le principe, le coté 'collectif' du fonctionnement du syndicat peut admettre ces pratiques.
Sauf que lorsque le copropriétaire tombe de l'escabeau et se fait mal, qui est responsable ? Le syndicat sans aucun doute.
Sautons les malfaçons ou autre sur les travaux eux mêmes.
Achetez une perceuse pour cet intervenant ? C'est une rémunération déguisée, la contre partie de la quantité travaux réalisée. Rien de "bénévole" là dedans.
Ici, rémunération "au noir", donc interdite.
Pas simple, n'est-ce pas ......
NB : une Ă©ventuelle "Ă©conomie" pour le syndicat ne peut en aucun cas ĂŞtre retenue dans ces affaires.
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Édité par - Gédehem le 18 mars 2023 14:24:57 |
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Jany2718
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Posté - 18 mars 2023 : 15:45:26
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En effet, il s'agit sans doute bel et bien d'une rémunération discutable ou abusive , surtout lorsqu'il s'agit d'une imprimante ou de billets de train ...
Mais alors comment expliquer la présence de ces écritures dans les charges communes alors que la comptabilisation des frais du SDC est faite sous la seule
responsabilité du syndic , à mon avis, et non à la demande du conseil syndical .
C'est le syndic et non le conseil syndical qui doit décider du traitement comptable d'une charge ou du remboursement éventuel de fais à un membre du conseil syndical. Certes il appartient à l'AG d'accepter ou de refuser ces écritures, mais cela sera généralement une acceptation tacite, par souci de ne pas déclarer la guerre avec certains copropriétaires voisins ... Le syndic est-il incritiquable dans ces pratiques ou cette absence de vérification quant "aux frais d'administration"engagés par le CS dans l'exercice de sa mission ? |
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GĂ©dehem
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3
Posté - 18 mars 2023 : 16:14:46
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Principe : l'approbation de comptes, d'écritures, ne vaut pas approbation de l'acte ayant généré cette écriture.
Il n'existe pas d'accord "implicite", ou "tacite".
Si l'acte est estimé irrégulier par l'AG, contraire à l'intérêt collectif, l'acte n'existe pas. D'où la nécessité d'approuver tel acte, éventuellement par ratification, avant d'approuver l'écriture correspondante. (ce que fait toute AG : BP ou hors BP).
Il y a eu décision explicite sur l'acte ou pas.
Le train ? Dans les copros dites "de vacances', les membres du CS peuvent être loin. Réunion sur place = frais de déplacement, dont train-taxi-voiture-etc à rembourser sur pièces justificatives.
Par contre, le café, l'apéro ........
Le Cs doit vérifier la conformité de l demande de remboursement au regard de sa mission. Les aspects comptables concernent le syndic, qui doit aussi vérifier que c'est conforme.
La perceuse pour ce membre du CS, ce n'est pas dans la mission du CS. Le syndic est fondé à refuser d'imputer au syndicat cette dépense abusive sauf vote explicite de l'AG dans ce sens.
Et même de façon détournée, on ne voit pas en quoi une perceuse serait nécessaire à l'exécution de la mission du CS.
Par contre, l'imprimante ou le PC acheté par le CS et pour le Cs, pour (mieux) exécuter sa mission, entre bien dans les "frais nécessaires d'administration du syndicat".
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Édité par - Gédehem le 18 mars 2023 16:47:31 |
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Jany2718
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 Posté - 18 mars 2023 : 16:56:29
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Pour un SDC autre que "de vacances " le remboursement de billet de train à un membre du CS ne me paraît pas justifié.
De même le remboursement d'une imprimante ou d'un PC ou les cartouches ou le papier ( je l'ai vu ..! ) est plus que discutable ou ne serait concevable que si le matériel en question était strictement réservé à l'exercice de la mission du CS ... Pourquoi pas le plein d'essence ? et les frais d'entretien du véhicule du membre du CS, ou autres accessoires vestimentaires ou de toilette ? Pour moi, le syndic ne peut comptabiliser que des frais bénéficiant au Syndicat des copropriétaires selon son appréciation de professionnel responsable de l'administrtation rigoureuse du SDC , et non selon l'appréciation du CS . |
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Posté - 18 mars 2023 : 18:58:50
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perso, en son temps, j'ai eu l'occasion de pratiquer les frais de remboursements de voyage pour des réunions de CS dans une résidence de tourisme de montagne, à la seule condition que le membre fasse un aller-retour et non pas passe une semaine de vacances en sus de la réunion. Et cela se passait bien, personne ne trouvait à redire...
Je n'ai pas eu encore l'occasion de rembourser les frais d'une imprimante, mais les frais d'impression, OUI.
Les outils pour faire de petits travaux, quelquefois mais dans ce cas ils restaient dans un placard/armoire Ă disposition de tous les membres.
Nous sommes allés dans résidence de tourisme jusqu'à acheter une grande échelle en charges communes générales et mise à dispo de tous les copros, ce qui leur évite de venir chacun avec la leur pour des travaux, et nous réfléchissons aussi pour d'autres outils comme un karcher. |
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GĂ©dehem
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6
Posté - 18 mars 2023 : 21:44:29
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Entendons nous!
Le fonctionnement du syndicat entraine des frais administratifs, dont ceux spécifique au CS.
Un CS qui fonctionne réellement en tant que CS a forcément des frais pour sa doc, juridique ou technique (abonnements), du matériel (PC + imprim) et donc du papier, des cartouches d'encre, etc ...
Comme de copies : notes d'infos périodiques, communications diverses, courriers, etc ....
Que ce soit pour 40 copropriétaires ou 372.
Si le conseiller élu réside à 100 km de là , il est normal que ses frais pour venir aux réunions soient pris en charge. Si on ne veut pas, il ne faut pas le désigner.
Sur le point dont parle Rambouillet, c'est intéressant. Mais autre chose. Acheter du matériel (décision AG) pouvant servir à tous.
Dans un de "mes" syndicast disposant d'un local commun ne servant pas à grand chose, il avait été décidé l'aménagement d'un 'atelier' permettant à chacun de venir bricoler. Sans le faire sur sa loggia et embêter ses voisins ....
Achat d'un établis et de quelques accessoires, avec bien sur prise de courant et lumière, chacun venant avec son propre matériel, bien entendu. Nombreux échanges dans la convivialité.
Les "jeunes" d'alors l'Ă©tant un peu moins ensuite, l'affaire s'est doucement Ă©teinte au fil du temps. Mais tout existe encore. On est alors, comme pour l'Ă©chelle de Rambouillet, dans une approche commune bien comprise. |
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Posté - 19 mars 2023 : 09:25:49
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Il est crucial, sous peine de contestations qui ensuite sont susceptibles de pourrir la copropriété, de veiller à deux choses :
- rester dans l'objet du syndicat article 14 : les activités conviviales (fêtes, ateliers de bricolage dans une partie commune, etc. n'en sont pas et elles relèvent d'une structure associative, ce que le syndicat n'est pas...
- que les matériels achetés sur le budget de copropriété, outre le fait qu'ils doivent exclusivement servir l'objet du syndicat, soient réputés propriété du syndicat, et non des conseillers syndicaux, aussi dévoués soient-ils... |
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GĂ©dehem
Pilier de forums
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8
Posté - 19 mars 2023 : 15:31:13
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Très opportune remarque de Rédac UI : l'objet du syndicat.
Qui exclu les fiestas, la perceuse de M. Michu, etc ....
D'oĂą ma remarque plus haut Ă propos de l'Ă©chelle de Rambouillet ou de l'Ă©tablis de mon syndicat : c'est autre chose. |
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Neofit92
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Posté - 19 mars 2023 : 16:45:30
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Bonjour,
Je voudrai ici faire entendre une autre musique moins règlementaire mais pouvant être aussi assez proche de la réalité sociétale d’une copro, bien qu’assez borderline.
A la lecture de ce post, j’ai repris sur les 3 dernières années les infractions de notre CS aux règles juridiques ici défendues (et heureusement par les experts d’UI ).
Il s’avère que nous avons fait 1747€ où le CS a choisi et dépensé … sans demander à l’AG son avis.
Dont 570€ pour un PC utilisé par les gardiens que l’on peut considérer comme élément nécessaire à l’administration de la copro (badges, relevés de compteurs, affichages du CS, divers fichiers …) et 500e pour des numérotations d’étages inexistant qui ont été « oubliées » en AG mais que tous les résidents ont « rétrospectivement salué ».
Plus ancien, le CS a décidé de peindre des bordures d’interdiction de stationnement (rouge/blanc) qui s’est avéré une solution efficace, bien qu’inespérée après de nombreuses tentatives d’explication infructueuses. Cout 1300€. Aucunes remarques de résidents locataires ou copropriétaires et respect du stationnement…
J’ai d’autres exemples où la non planification, en fait l’oubli en AG ont été « contourné » par le bon sens commun de l’équipe CS (qui n’a aucune justification légale mais qui assure une réactivité visible de tous) .
Cerise sur la gâteau, nous votons chaque année une résolution avec «un montant de dépenses que le CS est autorisé à engager entre 2 AG pour l’entretien de la copropriété ». J’ai bien compris que c’est absolument illégal (hors la sécurité) et reste un contournement abusif. Mais voilà , jusqu’à lire UI, cela ne nous, (ne me) posait aucun problème dans la mesure où aucune de ces actions n’ont été contestées et où l’AG souhaite finalement que « ses élus » gèrent au mieux le quotidien, les imprévus associés.
Ce long préambule, pour dire que lorsqu’on est encore en activité ou que l’on vient d’une vie d’entreprise, se caler sur le rythme annuel d’une AG et se réfugier dans l’inaction au titre de la loi ne me semble pas nécessairement le meilleur des choix. On peut effectivement organiser une AG supplémentaire mais à 3K€ de frais pour 1,2,3 … K€ de dépenses, je ne suis pas certain que ce soit bien perçu par les copropriétaires.
On se plains qu’il y a peu de copropriétaires motivés (c’est malheureusement vrai), mais si en plus, la forme prends le pas à tout coup sur quelques initiatives partagées en CS et bien sauf constance administrative chevillée au corps, les forces s’épuiseront devant l’inaction au quotidien.
Bien entendu, il faut, et UI est là pour cela, rappeler la loi mais s’en affranchir raisonnablement n’est pas « forcément coupable », en vie de copropriété. Et gageons qu’il n’y ait pas que des procéduriers, cela permettra une vie communautaire vivace. Ce qui est aussi un gage du bien vivre ensemble.
Tout est dans la mesure et reste relatif. La loi ne peut se permettre cela : soit.
UI non plus : Soit. Personnellement il me sert à évaluer de combien notre CS franchi la ligne jaune, mais heureusement après il y a des pointillés…
Enfin et heureusement il y a des humains qui adoptent le principe de réalité qui reste cependant encore à écrire car fluctuant selon les copros.
Savoir où vous habitez et agir en conséquence, ne me gène pas. A charge de laisser s'expliquer les contrevenants de ces petites incivilités pour nos pointilleux copropriétaires.
Je n'en ai pas encore vu, mais vous avez raison prudence.
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Édité par - Neofit92 le 19 mars 2023 16:56:53 |
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Posté - 19 mars 2023 : 22:12:44
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Il ne s'agit pas de respecter la loi pour respecter la loi : il y a à évaluer les risques pris à ne pas le faire. La copropriété est comme un champ de mines : parfois il faut le traverser, mais mieux vaut en avoir le plan. Sinon, quand une mine explose, ça fait du grabuge pour longtemps : dépenses de procédures judiciaires, division de la copropriété en clans antagonistes, départ des copropriétaires les plus aisés, blocage des décisions, bref : les phénomènes qui conduisent à l'enclenchement de la spirale de la dégradation des copropriétés. La copropriété est une petite démocratie fragile, et le respect de la légalité sa meilleure protection... |
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MasterGone
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11
Posté - 20 mars 2023 : 08:58:08
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Dans ma copro, je réalise la plupart des petits travaux électriques : changements des ampoules ou néons, relamping LED, changement de détecteur de présence, etc. ainsi que quelques autres bricoles qui sont dans mes compétences de bricoleur du dimanche. Pour cela, j'achète et me fait rembourser chaque année les fournitures associées (environ 300 €). J'utilise mes propres outils pour faire ces travaux.
Les avantages sont multiples : rapidité de correction des anomalies, économies substantielles réalisées par rapport à l'intervention de professionnels, prise en compte de l'intérêt de la résidence (par exemple, réparer un plafonnier au lieu de le remplacer par un modèle différent...).
Il n'y a rien de légal, puisque en théorie, seul le syndic a pouvoir d'engager des dépenses pour la copropriété. Mais au final, cela arrange tout le monde, et le bon sens prend le dessus. Le procédé n'a jamais été remis en cause.
Je n'ai aucune qualification pour faire ces travaux. Notre syndic a proposé, à la reprise de notre résidence, une assurance pour que la copropriété soit couverte. Cette assurance était individuelle (elle ne pouvait couvrir qu'une seule personne), l'AG l'a refusée. Le cout était, de mémoire, d'une cinquantaine d'euros par an.
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Jany2718
Contributeur senior
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12
Posté - 20 mars 2023 : 15:59:51
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citation: Initialement posté par Neofit92
l’AG souhaite finalement que « ses élus » gèrent au mieux le quotidien, les imprévus associés.
très bien... mais la mission du CS ( composé de membres bénévoles ) ne consiste pas à 'gérer' mais à contrôler la gestion du syndic , qui, lui, a l'obligation et la compétence professionnelle d'administrer le SDC et est payé normalement pour cela et engage sa responsabilité . |
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Neofit92
Contributeur actif
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Posté - 20 mars 2023 : 18:27:42
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@Jany2718, on est tous d'accord sur cette différence et au regard des textes vous avez raison.
Mais je maintiens qu'il faut parfois choisir au quotidien entre le respect des textes et les accommodements que peu faire des bénévoles du CS. Et il est vrai que cela devrait se faire en accord avec le Syndic. Je ne l'ai pas évoqué dans mon propos et j'ai eu tort.
Maintenant, parler de responsabilité du syndic comme critère qui annulerait toute action d'un bénévole qui achèterait une plante, un CS qui se ferait rembourser 30€ de consommation café, de cartouches d'encre si au final la copro est en accord. Je tique un peu et à priori le syndic s'en accommode.
Vous recherchiez " la règle et l'usage" il me semble que la loi est très claire, vous avez la réponse dans les textes et UI vous l'a rappelé dans les réponses des experts et même de la rédaction d'UI.
Je vous faisais simplement part de notre usage (au sens coutumier de notre copro). Je ne revendique pas exprimer la loi, mais je revendique de sacrifier celle-ci un peu au profit du vivre ensemble.
Même "si La copropriété est une petite démocratie fragile, et le respect de la légalité sa meilleure protection..."
OUI par rapport à la loi, NON par rapport à la vie de proximité. Et puis 1747€ sur 1 million d'euros en 3 ans) ...
A chacun de choisir. |
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Jany2718
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Posté - 20 mars 2023 : 22:46:46
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Oui en gros on est d'accord. Mais il faudrait que le petit cadeau que s'accordent certains membres du CS corresponde effectivement au "services rendus".
En outre d'une part la comptabilisation de ces frais relève de la responsabilité du syndic ( qui doit donc s'assurer de l'opportunité du remboursement qu'il fait au membre si dévoué du CS ) et d'autre part la décision d'engager les dépenses en question ( qui doivent être explicitées dans l'ODJ) devrait faire l'objet d'une résolution d'AG .
En fait le syndic ne voulant pas déplaire au CS, qui est son interlocuteur et qu'il considère comme son "client" se montrera toujours plus "compréhensif" envers cet organe qu'envers le SDC. C'est ainsi que ces frais sont subtilement parachutés et introduits dans les comptes ( en absence de décision d'AG, ni de justificatifs sur l'opportunité) , qui font dix pages en petits caractères et que personne ne lit ( ou peu de copropriétaire, mais ne souhaitant pas créer des conflits avec les gentils voisins s'octroyant des petits cadeaux avec l'assentiment du syndic). Ces écritures sont noyées dans une longue liste de frais divers, petites réparations , ou autres vacations. Dès lors que les comptes sont approuvés ( et ils le seront ) l'affaire est verrouillée : on se sera passé d'une décision préalable d'AG . |
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Neofit92
Contributeur actif
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Posté - 21 mars 2023 : 07:49:03
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Vous parlez des comptes, je vais vous faire une confidence, chez nous, c'est mĂŞme pire que cela!
Puisque en AG notre fameuse somme autorisée pour dépenses n'est pas provisionnée explicitement. Ce sont des sommes prises sur la ligne comptable dépendant de la dépense à l'initiative du CS, par délégation de l'AG qui finalement "fait confiance".
On est loin des recommandations Ă prĂ´ner sur UI et des textes de droit.
Pourtant c'est comme cela que nous fonctionnons, et j'imagine dans bon nombre de copros.
Pourquoi, et bien parce que Mr et Mme Michu du CS, ils arrivent avec leur expérience, leur conviction à bien faire et par manque d'expert en droit, en compta qui leur expliqueraient que ces dizaines d'euros sont hors champs d'application, il en résulte un petit laisser faire remplit d'initiatives ...
Et le syndic dans tout cela, il fait avec, recadre un détail donne un avis écouté au moment des réunions de CS.
D'où l’intérêt de choisir un « bon syndic ». Après que veut dire bon, cela serait trop long à expliquer et les critères d'un juriste émérite ne seraient pas forcément ceux que je choisirai.
C'est pour cela que la lecture d'UI est nécessaire.
Cependant, je resterai très attaché au principe de réalité qui est hors champs pour UI mais utilisé à dose humaine si bénéfique.
Quant aux résultats pratiques, depuis plus de 5 ans maintenant, entre nos prévisions budgétaires et le réel dépensé on est souvent à moins de 3%. On a récupéré 30 k€ de trésorerie, on est autour de 15/20 % de budget de moins par rapport aux statistiques de l'ARC et on a un CS qui s'écoute et qui est plutôt apprécié en AG alors : pourquoi changer les us et coutumes?
Voilà , vous avez compris que je ne revendique pas être une référence d’UI mais je souhaitai donner un point de vue un peu différent pour défendre « les bonnes volontés qui s'y collent », même s'ils ont beaucoup à apprendre.
Ils ne déméritent pas et personnellement j’attends celui qui chicanerait les dizaines /centaines d’euros non règlementaires « cachés dans nos comptes » !
J'en resterai définitivement là , sous peine de re-redite.
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Jany2718
Contributeur senior
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16
Posté - 22 mars 2023 : 16:42:48
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citation: Initialement posté par Neofit92
il en résulte un petit laisser faire remplit d'initiatives ...
les "initiatives" en question ne sont pas toujours dans l'intérêt du SDC...
Dans le cas que je connais , ces "initiatives" consistent à faire passer en charges communes des charges qui devraient être individuelles et imputables aux membres du CS, seuls beneficiaries des prestations en question . L'imputation en charges générales avec l'assentiment du syndic ( responsable de la comptabilisation ) est évidemment critiquable.
( ¨Par exemple le revêtement des terrasses dont les membres du CS sont les seuls bénéficiaires alors qu'il ne s'agissait pas de travaux d'étanchéité ! )
Quant aux autres imputations générales ( imprimantes, cartouches, papier, taxi, consommations ,...) elles seraient acceptables si les 'initiatives' du CS étaient effectives. Elles sont abusives car elles ne comportent aucune contrepartie qui serait dans l'intérêt du SDC |
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GĂ©dehem
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17
Posté - 22 mars 2023 : 18:38:44
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Oui, OK ! Mais ce genre de choses, c'est Ă l'AG de le dire, pas Ă Jany seule dans son coin !!!
Si l'Ag ne dit rien, tout est bon, quoi qu'en pense Jany. |
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Jany2718
Contributeur senior
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18
Posté - 22 mars 2023 : 22:57:08
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citation: Initialement posté par Gédehem
Oui, OK ! Mais ce genre de choses, c'est Ă l'AG de le dire, pas Ă Jany seule dans son coin !!!
Si l'Ag ne dit rien, tout est bon, quoi qu'en pense Jany.
Oui en principe, mais on sait bien que rares sont les copropriétaires qui oseront soulever la question lors de l'AG. Le syndic ayant accepté la comptabilisation de ces charges individuelles ( et aussi les frais injustifiés du CS) comme des charges communes, engage certainement sa responsabilité professionnelle. Les copropriétaires ne peuvent que s'en remettre au professionnalisme du syndic et croire à la justesse des écritures mentionnées dans l'état des dépenses communes soumis au vote. La complaisance du syndic envers les membres du CS est souvent très visible . Cela ne peut évidemment correspondre à la mission du syndic consistant dans la bonne administration du SDC dans l'intérêt du SDC et non dans l'intérêt des membres du CS. |
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