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clorophyle
Contributeur vétéran
109 réponses |
 Posté - 24 janv. 2004 : 21:38:10
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Bonjour,
Pourriez vous me dire quels sont les avantages du compte bancaire séparé, et pourquoi le syndic y est farouchement opposé prétextant que ce compte engage des frais bancaires très importants. Je pense que le syndic à un autre motif pour étre contre mais lequel???
Merci!
Clorophyle
CLOROPHYLE
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clemouel
Pilier de forums
2912 réponses |
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joseph toison
Pilier de forums
4897 réponses |
Posté - 26 janv. 2004 : 01:59:18
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Clorophyle a un syndic qui appartient à la sous classe des syndics baratineurs.
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xanthe
Contributeur vétéran
199 réponses |
Posté - 31 janv. 2004 : 18:56:00
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cher Joseph,
vous auriez du aussi précisé que les "baratineurs" sont "monnaie" courante chez les syndics...
mais pour ma part, et plus sérieusement, je rajouterais que certains d'entre eux vont même jusqu'à pousser le bouchon un peu loin :
- honoraires prohibitfs de mise en oeuvre et/ou de gestion [ alors que la loi dit que le compte séparé est la norme, ceux-ci sont tjrs ajoutés et non inclus auX honoraires de base ! ].
- frais par la suite non "prévus" du style bon à tirer des 1eres lettres-chèques, frais répétés du banquier qui ne vous propose pas de convention de compte... ( le compte serait-il "fusionné" dans le grand compte qu'est le gros client syndic ? ... ).
- "erreurs" répétées d'imputation des chèques sur le compte général au lieu de séparé, retards ( voulus ? ) de paiement des fournisseurs ( histoire de montrer que le compte sépaé ça marche pas ! )....
- "oubli" fâcheux de mettre TOUS les fonds du syndicat sous 2 mois dans le compte séparé ( les sous-comptes analytiques dits "BONNEMAISON", connait pas ?... alors qu'ils sont obligatoires )...
Et que sais-je encore ? ceci n'est qu'un apercu du palmarès de mon syndic, qui a crû qu'un délégué aux comptes -comptable de métier- ne verrait rien passer !
Réponse humble du syndic devant l'AG : "on n'a pas le réflexe comptes séparés"...."c'est l'employée qui est fautive" ! SI, JE VOUS JURE !
PLUS C EST GROS, PLUS CA PASSE !
Epilogue : le syndic en est bien sur, resté pour ses frais ! sic !
La morale de cette histoire :
je vous laisse réfléchir aux conséquences désastreuses possibles d'un tel syndic ( concentré dans un très grand groupe, dont le nom vient d'être "rebaptisé à la mode latine", vous savez un peu comme ce groupe de communications qui a dégringolé avec le "poupon" qui en redemandait encore après s'être fait viré.... ).
Le comptable est parti aux Bermudes ? ou il pointe chez ADECCO ?
N'en jettez plus, on a fait débordé ma casserole ... de lait ( du "PARMALAT", bien sur ).
ETC - ETC -
xanthe |
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P.F. Barde
Pilier de forums
1972 réponses |
Posté - 01 févr. 2004 : 01:23:06
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Les frais bancaires ne sont pas très importants. Ce qui est très coûteux pour le syndic, c'est le temps que prend les mouvements de fonds : encaissements de chèques et paiements des factures. Qu'il y ait un ou plusieurs comptes, cela ne change pas grand chose lorsqu'il s'agit d'encaisser des chèques. Mais il en va tout autrement pour le paiement des factures. Lorsque le syndic n'a ouvert qu'un compte commun à toutes les copropriétés qu'il gère, il peut payer par virement ou imprimer des lettres-chèques de façon automatique. S'il a ouvert des comptes individualisés associés à un compte pivot commun, il peut faire des virements des sous-comptes vers le compte commun, puis des virements ou des lettres-chèques globaux du compte pivot à destination des fournisseurs. S'il a ouvert des comptes séparés pour chaque copropriété dans différentes banques, il devra au mieux disposer d'une liaison télématique pour chaque compte afin d'émettre des virements, au pire rédiger manuellement des chèques distincts pour chaque copropriété et fournisseurs. Un petit cabinet administrant une centaine de copropriétés d'une trentaine de lots en moyenne doit employer une personne à temps complet pour le traitement des factures au moyen de chèques manuels. Cette personne aura à manipuler quasi quotidiennement une centaine de chéquiers. L'utilisation systématique de la lettre-chèque, s'il est possible, ou des virements télématiques, divise par deux le temps consacré aux paiements. Les moyens modernes de paiement permettent aujourd'hui aux syndics d'utiliser des comptes séparés sans devoir supporter de lourdes charges supplémentaires en personnel. Mais les cabinets de gestion, surtout les petits, sont rarement bien équipés en moyens modernes et nombreux sont ceux qui continuent de rédiger leurs chèques à la main, par méconnaissance des moyens modernes : la profession est très routinière. Le potentiel humain est dilapidé par l'inadaptation des moyens de travail mis à disposition du personnel : méconnaissance des facilités apportées par l'informatique courante, (j'ai connu un syndic imposant à ses employés de vérifier à la machine à calculer tout travail réalisé à l'aide d'EXCEL, incapacité à conserver les documents en archives, on préfère perdre des heures à rechercher des PV d'assemblée entassés dans des armoires trop petites et les photocopier plutôt que de s'organiser à les conserver sur disque dur), inutilisation des réseaux (chacun bidouille dans son coin ses petits formulaires, tableaux, modèles de lettres etc), utilisation de logiciels de gestion anté-diluviens, ou de logiciels modernes et puissants mais dont de nombreuses fonctions sont ignorées par manque de formation du personnel (la formation est coûteuse, surtout en temps, or le personnel d'un cabinet de gestion immobilière est toujours débordé), ignorance des moyens modernes de communication et de paiement (e-mail quasi inconnu), locaux inadaptés et souvent exigüs. Dans de telles conditions l'argument du coût que représente les comptes séparés est réel. Venant d'un grand cabinet, c'est moins vrai : les profits financiers ne sont pas négligeables.
Ce que Xanthe peut reprocher à son syndic, c'est de n'avoir pas su évoluer. Sans investissement en informatique et télématique et en formation de personnel, le passage du compte unique aux comptes séparé est un véritable casse-tête et le risque des erreurs mentionnées est réel. L'employée est certainement fautive, fautive de ne pouvoir faire face rapidement et sans erreur à un surcroît de travail : que feriez-vous si on augmentait de 20% ou plus votre charge de travail alors que vous étiez déjà employé au maximum de votre capacité ?
Incapacité d'évaluer la charge de travail donnée aux employés, refus mal raisonné d'investir (en personnel, en nouveaux locaux, en informatique ou autre), incapacité à évoluer, c'est certain. Baratinage ? Probablement pas. Votre syndic est très probablement, et malheureusement, sincère.
Dans de telles conditions les retards de paiement des fournisseurs n'ont d'autre explication que le manque de moyens pour traiter les factures sérieusement dans les temps. Peu de copropiétaires imaginent le temps que peut prendre le traitement d'une facture : d'abord vérifier que celle-ci est bien due (travail est-il correctement exécuté ? le montant conforme au devis qu'il faut aller chercher, de même que l'ordre de service pour l'agrafer à la facture ?), y apposer le code du compte de charge qui convient (s'il y un modèle commun de plan comptable pour toutes les copropriétés, toutes les copropriétés étant différentes les unes des aiutres il y a en fait un plan comptable différent pour chaque immeuble, de sorte que la personne chargée de ce travail est obligée de consulter le plan comptable de la copropriété pour au moins une facture sur deux et souvent répartir une même facture sur plusieurs comptes), passer les écritures comptables, payer (préparer un chèque à la main après être allé chercher le bon chéquier parmi une centaine d'autres à défaut de moyen plus performant), présenter les chèques à la signature, les mettre sous pli, affranchir les courriers, classer les factures payées dans les dossiers (100 immeubles, 100 dossiers). S'il l'on est bien organisé, cela prend du temps. Si l'on est mal organisé, cela prend un temps infini et l'on commet inévitablement des erreurs. Il ne faut pas s'étonner si les fournisseurs sont payés en retard. Ajouter à cela que ce travail est interrompu par d'innombrables appels téléphoniques. Car, outre le travail en cours, le traitement des appels téléphoniques peut prendre, selon les jours, de 5 % à 100 % du temps de travail. 100 % cela signifie que toute la journée a été consacrée à répondre aux appels et à y donner suite, c'est à dire que l'on n'a rien fait de ce que l'on comptait faire, cela arrive et quand le comptable chargé de payer les factures n'a pu le faire comme prévu, les fournissuers sont obligés d'attendre.
Les copropriétaires, consommateurs des services rendus par leur syndic, sont devenus ces dernières décennies de plus en plus exigeants. Bien de ces exigences sont légitimes. Mais la réponse aux exigences ne peut se faire sans une augmentation de la charge de travail demandée au personnel du syndic. L'informatique et la télématique peuvent permettre des gains de productivité pour certaines tâches mais non pour toutes. Les copropriétaires exigent une mise en concurrence des entreprises. C'est légitime. Mais ils doivent bien comprendre que demander trois devis lorsqu'auparavant on se contentait d'un seul, cela prend trois fois plus de temps. Un devis établi sérieusement implique que l'entreprise sollicitée ait rencontré sur le lieu de l'immeuble un représentant du syndic. Trois devis, c'est trois rendez-vous. La charge de travail a augmenté, les honoraires beaucoup moins, ou alors de façon indirecte pour des prestations particulières surpayées (par exemple demande de sommation adressée à un huissier facturée plus cher que la sommation elle-même alors que cela prend au maximum 30 mn). Les commissions occultes, elles, ont été bannies et les produits financiers réduits (placements de trésorerie à moins de 2% au lieu de 5 à 10% au cours des fastes années 1980).
Les copropriétaires sont-ils prêts à payer le coût de ce qu'ils demandent à leur syndic ?
Petit exercice d'application : un copropriétaire téléphone au syndic pour obtenir des explications qu'il n'aurait pas eu besoin de demander s'il avait assisté à l'assemblée générale et conservé les documents contenus dans la convocation. La communication a duré 10 mn. Connaissant le salaire moyen d'un gestionnaire ou d'un comptable, sachant que celui-ci bénéficie du treizième mois et de cinq semaines de congés payés, compte tenu des charges sociales afférentes au salaire, combien la communication coûte-t-elle au syndic ?
Conclusion.
Les syndics ont, dans l'ensemble, des progrès à faire.
On fait généralement fausse route en taxant son syndic de malhonnêteté ou de baratinage. La cause des dysfonctionnements est le plus souvent ailleurs.
La solution existe : choisir un syndic
- ayant un personnel en nombre suffisant : demander avant toute chose le nombre d'immeubles et de lots gérés, ce nombre sera plutôt exagéré que sous-estimé, puis l'effectif du cabinet (qu'on pourra tenter de vérifier dans les comptes publiés au RCS)
- compétent : la lecture d'exemples de convocations et PV est suffisamment instructive,
- bien organisé : visiter ses locaux, se faire expliquer les méthodes de travail, se faire montrer les archives, aussi révélatrices pour un cabinet de gestion que les toilettes d'un restaurant.
Après avoir visité cinq cabinets, on doit pouvoir se faire une assez bonne opinion.
Ensuite, savoir être cohérent : accepter de payer un bon syndic plus cher qu'un mauvais.
Pour revenir sur le sujet, je saisis mal la fixation que font de nombreux copropriétaires sur le compte séparé. Le compte commun individualisé est une bonne formule tant pour les copropriétaires que pour le syndic. Le compte séparé présente quelques légers avantages dont je ne suis pas sûr qu'ils en vaillent le coût. Mais le sujet a été traité par ailleurs et je n'y reviendrai pas.
Question pour finir : qu'est-ce qu'un sous-compte analytique "Bonnemaison" et quelles sont les dispositions qui rendent de tels sous-comptes obligatoires ?
Cordialement
P.F. Barde |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 01 févr. 2004 : 16:31:05
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La sagesse parle par la bouche de Barde.
Je n'ajoute qu'un détail : il est parfaitement exact que, dans certains cabinets habitués pendant des années à l'utilisation d'un compte unique, le personnel est déboussolè par l'apparition des comptes séparés.
Pour les encaissements, il y a pourtant une solution simple : les chèques établis à l'ordre du syndicat 14 rue Tru Muche vont normalement à un compte séparé. Oui mais voilà : nombreux sont les syndics à ne pas rappeler comment il faut libeller un chèque dans ce cas ET, IL FAUT LE DIRE, nombreux sont les copropriétaires qui ne tiennent pas compte des indications lorsqu'elles sont données.
Or une banque sérieuse devrait refuser d'encaisser un chèque présenté pour encaissement au compte unique alors qu'il est libellé à l'ordre du syndicat et vice versa. Et dans le cas du vice versa, la comptable encaisse sur le compte unique !
Dans la cas de Xanthe, si les encaissements ont bien été régularisés après un petit tour dans le mauvais compte, il s'agit bien d'erreurs car le cabinet perd beaucoup de temps à ces régularisations, et ce n'est pas l'intérêt du patron.
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xanthe
Contributeur vétéran
199 réponses |
Posté - 01 févr. 2004 : 20:54:33
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je suis surpris par tant d'arguments qui je pense s'éloignent un peu des problèmes exposés.
néanmoins, je pense qu'effectivement il y a encore bcp d'efforts à faire, par un meilleur usage de l'informatique : les virements sont l'un de ces moyens les plus efficaces et les plus surs !
2 petites précisions :
1. n'oubliez pas que tout syndic est tenu de pouvoir identifier dans son comte général les fonds qu'il détient par copro... un délice de la compta analytique qui est la base de tout système comptable dans un cabinet ; l'ARC l'a d'ailleurs bien compris, et a eu l'occasion de le rappeler dans ses appels à la simplicité pour le nouveau plan comptable qui est attendu pour "uniformiser" les méthodes !
2. quant au syndic, sachez que c'est un gros cabinet, fort bien doté en équipements ( à défaut peut-etre de personnels très compétents ), et surtout partie d'un "hyper" groupe !
xanthe |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 02 févr. 2004 : 11:30:58
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Xanthe,
Pour être clair je suis un ferme partisan de la généralisation des comptes séparés, a fortiori en présence d'un syndic important.
Il me semble naturel qu'un syndicat, comme toute société ou assocaition ait son compte personnel.
Mais de plus je pense que la généralisation des comptes séparés faciliterait la vraie mise en concurrence. Actuellement, la perception des rémunérations sur les fonds déposés fausse cette concurrence puisque le syndic gérant par compte unique peut déjà couvrir une partie de ses frais de cette manière alors que celui qui gère tous ses syndicats doit couvrir les siens avec les honoraires exclusivement. Il doit au surplus accepter d'être pris pour un c.. par une partie de ses confrères
Je pense même que, sur deux ou trois ans, les syndicats, globalement, auraient intérêt à accepter les augmentations d'honoraires réclamées en cas de passage au compte séparé. Ils s'y retrouveraient rapidement par la suite. Sauf, bien sur, quand il y a un abus caractérisé.
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Elisabeth
Pilier de forums
1905 réponses |
Posté - 02 févr. 2004 : 12:43:27
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PF Barde parle des
Citation :
comptes individualisés associés à un compte pivot commun
.
Comment précisément poser la question à un syndic pour savoir s'il a vrai compte séparé ou un compte individualisé ?
Elisabeth |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 02 févr. 2004 : 17:43:24
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Très bonne question !
Il faut d'une part poser clairement la question au syndic dans les même terme et faire noter sa réponse au PV si possible, en tout cas par deux ou trois copropriétaires présents à l'AG.
Seconde précaution, il faut obtenir les références de la banque, le numéro de compte et l'immatriculation si ces renseignements figure sur un relevé présenté à un contrôle de compte. Vous pouvez aussi demander un RIB pour effectuer des virements pour payer vos appels.
Il est ensuite possible d'interroger la banque.
Tout cela présente des difficultés si vous n'êtes pas membre du conseil syndical et les banques ne coopèrent pas toujours. Mais il faut secouer le cocotier et mettre en cause, si nécessaire, président du CS. Je n'aime pas enquiquiner les syndics mais des réticiences sur ce point ne sont pas admissibles.
Et la pratique occulte du compte pivot est condamnable. Ce qui n'interdit pas de dire que c'est un excellent système s'il n'y avait le problème de la remunération des fonds.
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Elisabeth
Pilier de forums
1905 réponses |
Posté - 02 févr. 2004 : 22:51:00
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Ma question rentrait dans le cadre des dossiers de candidature que je vais envoyer à plusieurs syndics.
Donc comment formuler la question par écrit pour que celle-ci soit claire, de manière à avoir une réponse qui ne soit pas erronée.
Ou comment être sûr, avant de recruter un syndic, qu'il pratique le vrai compte séparé?
Elisabeth |
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xanthe
Contributeur vétéran
199 réponses |
Posté - 07 févr. 2004 : 15:02:49
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Elisabeth,
je crois me rappeler que qq 1 a déjà écrit sur ce forum qu'il fallait demander à son banquier une "attestation de non-fusion" ! càd une confirmation de la banque comme quoi , non seulement le compte était bien ouvert au nom du syndicAT de xxx (!), mais surtout que ce compte n'était pas considéré comme une partie de l'ensemble des fonds du "grand compte" ( gros client en "décodé" ) qu'était votre syndic !
mais attention, par ailleurs, comme je l'ai déjà indiqué plus haut, négociez bien les conditions particulieres de votre convention de compte : une clarification par résolution en AG permettrait toute litige ultérieur...
bon courage !
xanthe |
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