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Mélany
Contributeur vétéran
106 réponses |
 Posté - 19 oct. 2004 : 23:14:32
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Bonjour,
Nous souhaiterions savoir quelles réactions suscite l'obligation légale de soumettre aux copropriétaires le texte de résolutions avant l'AG et indiquer notre avis en la matière.
Par expérience, depuis quelques années, notre conseil syndical a compris qu'il faut arriver à l'AG en l'ayant préparée au maximum, si possible en collaboration avec le syndic quand celui-ci veut bien jouer le jeu.
Nous sommes persuadés que l'essentiel réside dans la rédaction des résolutions avant l'AG, qu'elle doivent être regardées comme un véritable outil de travail.
Quand on dit "rédaction" des résolutions, cela veut dire que le conseil syndical doit y réfléchir avec le maximum d'éléments et d'informations et le maximum de copropriétaires.
Rien ne sert d'imposer, il faut expliquer, mettre en porte à faux ceux qui refusent d'engager et de payer des dépenses collectives car ils n'ont même pas conscience de faire partie d'une collectivité qui doit être "maintenue", ou encore ceux qui refusent de payer le juste prix des choses. Rien ne sert non plus d'engager des dépenses que ne peuvent pas réellement "financer" certains copropriétaires.
Toutes décisions de l'AG doit être "juste" en ce sens qu'elle n'avantage aucun par rapport aux autres ou porte préjudice à un seul pour l'avantage de tous.
Comme pour n'importe quel autre domaine, la gestion c'est l'anticipation. Parfois il faut faire "mûrir" une décision pour qu'elle soit acceptée par tous, la reportée à l'année suivante. Une décision obtenue par une majorité comme une "victoire" ne peut que créer plus de soucis, car, du maintien de la communication entre le plus grand nombre de copropriétaires dépend la cohérence de la collectivité immobilière nécessaire à son bon fonctionnement qui ne se limite pas à une simple comptabilité en euros.
Une grande difficulté réside dans le choix des mots que peu de personnes savent manier avec précision surtout lorsqu'ils prennent un sens juridique. Aussi dans la présence de détails, inutiles pour des professionnels mais qui font toute la différence pour la compréhension par les profanes.
La précision de la résolution bien préparée permet de bien définir les termes et conditions des travaux, contrats et donc des dépenses qu'ils génèrent. Peu importe si pour cela la résolution doit faire quelques lignes de plus. Les fichiers informatiques facilitent les choses
La précision et le détail permettant la transparence sur l'ensemble des mouvements de fonds est tout aussi impérative. Les fichiers informatiques facilitent ici aussi les choses (sauf à ne pas savoir ou vouloir les utiliser) et font gagner beaucoup de temps, à condition bien sûr que l'on ait rien à cacher. Ces fameux comptes d'attente ou au départ plusieurs lignes permettent de retrouver qui a payé quoi, lorsqu'ils deviennent des "comptes orphelins" avec une seule ligne et un seul chiffre global sont insupportables.
Ne sont-ils pas alors un outils eux-aussi, mais pour des agissements bien peu avouables mais que personnes n'ignorent et que l'on continue pourtant à utiliser sachant bien que faute de temps pour contrôler, de preuves, d'argent que coûte une procédure judiciaire et une expertise comptable, la probabilité d'avoir à s'expliquer ne peut que susciter la tentation de les utiliser à des fins qui n'ont rien à voir avec le temps que cela ferait gagner.
Des résolutions lapidaires ne peuvent que laisser planer des incertitudes sur la réalisation de tels ou tels travaux, sur des imputations comptables et ne peuvent que contribuer à la méfiance et aux suspicions.
A toute question, même paraissant simpliste, doit être apportée une réponse. Tous les copropriétaires n'ont pas le "même niveau" d'expérience ou de compétence en matière comptable, de construction ou juridique qui sont les 3 domaines fondamentaux de la gestion d'immeuble.
Compter sur les syndics pour informer, expliquer, .... paraît illusoire. Ils n'en ont pas le temps, semble-t-il.
Avec internet et la mise à disposition facile de documentation, la possibilité de discussion sur les forums permettant d'obtenir rapidement des réponses, des conseils éclairés, semble fini le règne du syndic "qui sait" face aux copropriétaires "ignorants".
Même si toute connaissance demande un investissement personnel minimum, le fait que quelques uns pourront être parfaitement informés suffit à rétablir plus de respect des règles de fonctionnement des copropriétés et des intérêts de tous ainsi qu'une plus grande obligation de transparence dans les copropriétés. L'effet "boule de neige" jouera à plein, très bientôt une majorité de copropriétaires aura accès à internet, source intarissable d'informations. Les syndics vont devoir s'adapter.
Reste l'aspect psychologique, un bon conseil syndical doit savoir écouter, négocier, faire participer, dynamiser une copro, faire comprendre qu'un compromis entre copropriétaires est toujours préférable à la toute puissance d'un syndic qui divise toujours pour mieux régner. La vulgarisation des règles de fonctionnement des copropriétés, des droits et obligations des uns et des autres via le net ne leur permettront plus d'agir dans l'opacité. D'autant précisément que le pli devrait être pris de soumettre le texte des résolutions avant l'AG et donc, à la réflexion des copropriétaires dont certains ne manqueront pas l'occasion de demander plus de précision et une meilleure définition du sens des décisions qu'on leur propose de prendre.
Bref, depuis quelques temps, nous considérons que la rédaction des résolutions deux à trois mois avant l'AG est le meilleur outil pour faire avancer les choses dans la collectivité immobilière.
Nous considérons les résolutions
-comme un outil d'information pour les copropriétaires avec de vrais vertus pédagogiques
-comme une feuille de route pour le syndic qui devient alors aussi un outil pour son contrôle
-tout cela, bien au-delà du simple reflet exact d'une volonté collective qui est son rôle premier.
En aucune façon un syndic ne peut décider de la façon de rédiger les résolutions, de leur longueur, ne peut imposer le choix des mots dans la mesure où des textes de résolutions auront été préparés avant l'AG par un conseil syndical qui aura su faire adhérer le plus grand nombre de copropriétaires aux décisions, voire l'unanimité.
Notre expérience est précisément là. Des résolutions précises, compréhensibles par tous, sans incertitudes, sur lesquelles les copropriétaires (ceux qui décident) auront eu le temps de réfléchir bien avant l'AG, de discuter. Surtout de discuter, car pour qu'une discussion soit valable encore faut-il pouvoir donner les éléments nécessaires, les chercher, les confirmer, ce qui est rarement le cas lors d'une AG de copropriétaires où le temps est rarement suffisant.
Notre expérience est là, dans le sens où maintenant la quasi totalité des résolutions sont votées à l'unanimité car tout s'est joué avant l'AG, tout a été "discuté" avant l'AG avec le plus grand nombre.
Le jour de l'AG la discussion servira surtout à permettre à ceux qui n'ont pas préparé l'AG de s'exprimer.
Quant au syndic, il retrouve sa place. Celle d'exécuter les décisions de ceux qui payent pour cela. Il peut avoir un rôle plus valorisant s'il le souhaite, celui de conseil indispensable à tout bon gestionnaire. Mais souhaite-il l'avoir ? tous les gestionnaires en sont-ils capable ? S'il ne se positionne pas sur ce rôle, les copropriétaires se passeront du syndic pour cela, il sera cantonné à exécuter. Les copropriétaires ont maintenant à leur disposition des tas de conseillers sur le net dont les meilleurs ont vite été identifiés, se renouvelleront, s'amélioreront encore.
Pour passer de la théorie à la pratique, nous prenons le cas du texte de résolutions que nous avons rédigées (il est vrai avec un canevas que nous trouvons relativement lourd mais nous avons repris en partie celui que le syndic a l'habitude d'utiliser).
Comme sans doute beaucoup de ceux qui s'interessent de près à la grande dépense que représente l'eau dans une copropriété (et donc source éventuellement de lourds impayés), nous avons tenté de comprendre comment devait être mise en oeuvre l'INDIVIDUALISATION DES CONTRATS DE FOURNITURE D'EAU. Quelles étaient les différentes décisions à prendre puisque cette mise en oeuvre génère des frais à différents niveaux. Comme en plus la Cie des Eaux est en retard dans l'application de la nouvelle législation et distille les informations et que le syndic attend de voir ce qui se passe ailleurs avant de se lancer (gérer c'est anticiper), nous avons prit le décret et avons transposé tout simplement la description des phases de la mise oeuvre de l'individualisation dans les textes de résolutions.
Cet exemple est extrême car effectivement, l'opération est complexe, sauf à la réaliser sur plusieurs années, il faut en prévoir toutes les phases dès le début, et surtout, comme nous le pensons utilie, décrire chaque étape pour que chaque copropriétaire soit bien informé (on y tient beaucoup) et pour pouvoir suivre l'exécution que devra en faire le syndic au fur et à mesure pour éviter encore une fois que ça prenne quelques années.
Pour ceux qui sont peu favorables à l'individualisation des contrats d'eau, nous indiquons que cela est vital pour une copropriété comme la nôtre dans laquelle l'absence de recouvrement d'impayés pendant de longues années a donné de mauvaises habitudes et où une large majorité de copropriétaires souhaitent voir diminuer la masse financière passant entre les mains du syndic. L'eau représentant le plus grand poste de nos dépenses, cela aura un effet immédiat à ce niveau.
Si pour notre copropriété ce choix a été fait, il l'a été en toute connaissance de cause. C'est pour cela aussi que le texte des résolutions est particulièrement long. L'essentiel étant qu'à chaque copropriété, en fonction de sa dimension notamment, soit fait les choix les mieux adpatés pour sa gestion.
Nous avons le sentiment que nos résolutions sont longues, mais pouvons nous faire plus court et atteindre les 3 objectifs que nous visons à travers celles-ci :
- refléter exactement la volonté des copropriétaires
- être un outil d'information pour les copropriétaires (voire sa bibliographie détaillée ou sa mémoire détaillée, archive essentielle)
- être une feuille de route pour le syndic et en même temps un outil de contrôle de l'éxécution par lui des décisions de l'AG.
Enfin, faut-il mieux investir un peu de temps desuite plutôt que de chercher beaucoup ou laisser courir plus tard en laissant le champ libre aux plus habiles, aux moins scrupuleux, aux intérêts personnels au détriment d'une collectivité dont certains ont vite compris qu'il lui été difficile de faire valoir ses droits et que, faire payer par un syndicat, est toujours plus facile que de faire payer un individu.
Dernière suggestion, mais cela doit sans doute commencer à exister sur le net, la création d'une sorte de CATALOGUE de textes de résolutions ne serait-elle pas une aide des plus précieuses aux copropriétaires et conseils syndicaux ?
Cette "base" leur permettant de trouver un outil nécessaire qu'il leur suffirait d'adapter selon la spécificité de leur copropriété.
Merci d'avance de nous donner votre opinion pour nous faire avancer, nous remettre en cause, améliorer notre rôle de conseil syndical.
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JPM
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13591 réponses |
Posté - 19 oct. 2004 : 23:27:58
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Préparer des projets de résolutions est une bonne chose.
Les faire figurer, pour chaque question inscrite, dans la convocation en est une meilleure encore.
La préparation d'une assemblée exige une bonne concertation entre le conseil syndical et le syndic. Ces résolutions doivent donc être préparées par le syndic et le texte doit en être revu avec le CS. Il n'est pas interdit au CS de préparer une résolution. Elle sera revue avec le syndic.
Pour un certain nombre de résolutions, il s'agit de formules classiques qui ne posent pas de problème.
Pour d'autres l'établissement du projet est plus délicat.
Certaines enfin peuvent exiger l'assistance d'un tiers. Un avocat par exemple pour une autorisation au syndic d'agir en justice.
Il y a de nombreux syndicats qui pratiquent celà depuis des années et sans trop de difficultés. |
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préparation texte de résolutions avant AG = outil
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