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mero00175
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 Posté - 14 févr. 2007 : 18:30:09
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Nous (le cs) allons procéder au contrôle des comptes. Les années précédentes le syndic nous donnait l'état des dépenses et une pile interminable de factures. Cette année nous voulons vérifier de manière plus approfondie. Pour ce faire que devons nous demander au syndic? J'ai entendu parler du grand livre, que contient-il selon vous? comment devons nous contrôler? Le livre journal, la balance, etc.? Nous sommes vraiment ignards dans ce domaine.
sur les factures nous controlions, la date, l'entête, le montant de la TVA (5,5 ou 19,6) Merci de nous dire, si vous avez l'expérience dans ce domaine, quel est le moyen le plus efficace. Merci d'avance
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mespres
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1281 réponses |
Posté - 14 févr. 2007 : 21:46:24
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Mon expérience : je me suis autoformé à la comptabilité de copros. Avec le recul, c'est tout à fait indispensable. Une littérature abondante existe, je vous conseille "comptabilité pour tous" écrit par l'ARC, éditions Vuibert. Une fois les principes digérés, vous pourrez examiner avec efficacité les pièces comptable (balance, grand livre, ....).
VOus pourrez voir d'un coup d'oeil si les copros paient correctement leur charges, si les fournisseurs sont payés en tant et en heure, la situation exacte de votre trésorerie.
Le pointage des factures n'est qu'une partie du contrôle. J'ai négocié avec mon syndic la possibilité d'emporter les comptes chez moi, je fais un contrôle tous les trimestres, à chaque fois j'en ai pratiquement pour une matinée.
Je considère qu'il est impossible de faire un contrôle autrement que seul : chacun a sa méthode, se mettre à deux est une perte d'énergie. Les comptes sont en fait vérifiés deux fois par notre CS, par deux membres travaillant seul. Nous confrontons ensuite nos contrôles.
Je pense que les CS qui viennent à plusieurs une fois par an contrôler les comptes chez le syndic ne peuvent matériellement pas effectuer un contrôle pertinent. |
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JPM
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13591 réponses |
Posté - 14 févr. 2007 : 22:05:03
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Mespres, il serait intéressant de connaître l'importance de votre immeuble. Combien de lots principaux à peu près ?
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oldman24
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5732 réponses |
Posté - 14 févr. 2007 : 23:30:35
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Mero00175,
Espérons que dans votre réponse vous soyez plus généreux que JPM dans sa question.( "...importance de l'immeuble, nombre de lots...")
Avez vous un ascenseur ? combien d'étages ? un sous sol ?des caves , des garages , et autres parties nécessitant des calculs plus nombreux , effectués par votre syndic, selon votre EDD ? ,
Avec quel compte (séparé ou unique )?
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Salutations
François |
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mespres
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1281 réponses |
Posté - 15 févr. 2007 : 20:11:07
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| JPM, notre copro comprend 75 appartements pour un budget de 83000 Eur. |
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JPM
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13591 réponses |
Posté - 16 févr. 2007 : 00:15:36
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Pour un immeuble de cette importance le contrôle trimestriel est une bonne solution, même pour le syndic.
Le principe est le contrôle chez le syndic, ce qui n'interdit pas d'autres accomodements.
Pour ma part je pense que le contrôle à deux personnes est la meilleure solution.
Il faut considérer que ces contrôles trimestriels ont pour effet de limiter l'ampleur du contrôle de fin d'exercice. Il est inutile de refaire à ce moment le travail effectué en cours d'année.
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mero00175
Contributeur actif
44 réponses |
Posté - 16 févr. 2007 : 13:54:52
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Citation :
Initialement entré par JPM
Pour un immeuble de cette importance le contrôle trimestriel est une bonne solution, même pour le syndic.
Le principe est le contrôle chez le syndic, ce qui n'interdit pas d'autres accomodements.
Pour ma part je pense que le contrôle à deux personnes est la meilleure solution.
Il faut considérer que ces contrôles trimestriels ont pour effet de limiter l'ampleur du contrôle de fin d'exercice. Il est inutile de refaire à ce moment le travail effectué en cours d'année.
Je remercie tout le monde sur ce post... vos réponses me sont arrivées un peu tard..... et je n'ai pas pu vous indiquer que nous sommes 50 copros et 2 ascenseurs. Je vous cite: Nous avons (2 membres du CS + le président) contrôlé les comptes. D'emblée nous nous sommes rendus compte que les loyers de l'ancienne loge de concierge (qui est maintenant louée) et de deux lots secondaires (loués) appartenant également à la copro donc ces loyers auraient dû être versés sur un compte de réserve tel qu'approuvé par l'AG de 2001 (compte de réserve qui nous sert pour payer d'éventuels travaux) et bien ces loyers ont été déduits des charges de tous les copros au lieu d'être versés sur le compte en question. (Conclusions nous avons donc payés trop de charge et avons des avoirs).-- Facture de vidange et remplissage de la chaufferie alors qu'elle devait être imputable à un copro qui vait procédé à des travaux sur ses radiateurs.-- Deux facturations pour les désinfection des V.O. alors que le contrat dit 2 passages par an pour une somme de xxx (donc une seule facturation pour deux passages annuel).-- Contrat entreprise nettoyage, paiement pour le mois de décembre + une somme supplémentaire facturée par l'entreprise pour les fêtes de fin d'année parce qu'il y avait des emballages cadeaux et plus de détritus pour ces fêtes (Ce supplément ne figure pas dans le contrat d'entretien).-- Dans les frais et débours il y a une somme qui figure sur l'état des dépenses et dont nous n'avons pas trouvé de facture ni de détail.-- Les tirages informatiques 1,2,3 et 4 trimestres 59 Euros X 4 = 236 euros.--, nombre de photocopie 15 à M. X , 25 à Mme Y, , envoi appels de fonds, envoi imprimés provision, etc... autant vous dire que le contrôle des frais et débours a été INCONTROLABLE. Car il peut être facturé 20 photocopies à X alors qu'en fait il y en a eu moins, qui peut le prouver. Nous avions demandé le Grand livre---- pas vu le grand livre....-- Le Carnet d'entretien dans certaines rubriques pas rempli depuis 2002....-- Voilà en quelques lignes ce que nous avons découvert. Vos avis et/ou critiques nous serons utiles. Merci à tous et à chacun |
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mespres
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1281 réponses |
Posté - 16 févr. 2007 : 16:26:33
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vous avez parfaitement raison pour les débours : pratique antique, incontrôlable et facteur de perte de temps pour le syndic. Notre syndic nous a proposé d'intégrer les débours dans ces honoraires : tout le mode est gagnant. Plus besoin de se prendre la tête avec le décompte des photocopies.
Je me souviens avoir passé peut être une heure à éplucher les débours, tout ça pour des queues de cerises ! |
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mero00175
Contributeur actif
44 réponses |
Posté - 17 févr. 2007 : 20:41:58
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Citation :
Initialement entré par mespres
vous avez parfaitement raison pour les débours : pratique antique, incontrôlable et facteur de perte de temps pour le syndic. Notre syndic nous a proposé d'intégrer les débours dans ces honoraires : tout le mode est gagnant. Plus besoin de se prendre la tête avec le décompte des photocopies.
Je me souviens avoir passé peut être une heure à éplucher les débours, tout ça pour des queues de cerises !
Merci Mespres en effet, je m'étais rendue compte que c'est très fallacieux ce système de frais et débours. Merci de votre votre réponse. j'aurais aimé avoir plusieurs avis sur mon "récit" et les faits constatés lors du contrôle des comptes. J'ai émis des réserves... mais si cela vous est possible donnez moi vos conseils, critiques ou avis. Merci. |
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JPM
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13591 réponses |
Posté - 17 févr. 2007 : 21:59:44
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Pour Mero00175 : vos constatations sont assez classiques 
Pour la vidange chauffage : il est normal que la facture soit passée dans les charges puisque le syndicat est engagé à l'égard de l'entrepreneur. Il es également normal que le remboursement en soit demandé au copropriétaire responsable. Mais, du point de vue comptable et financier, il s'agit d'un remboursement a posteriori par le responsable d'une aggravation des charges. La procédure normale aurait été pour le syndic de lui faire valoir ce droit à remboursement. Ou bien le copropriétaire aurai accepté d'emblée, et vous auriez trouvé les deux écritures dans les comptes : le paiement et le remboursement. Ou bien il aurait refusé et il faut alors inscrire à l'OJ une action judiciaire contre lui.
Pour les VO, vous ne dîtes pas le principal : si le montant du contrat annuel est de 10 €, chaque facture est elle de 5 € ou de 10 ?
Pour les débours ? Il est facile sans doute de vérifier le nombre de photocopies réellement effectuées. Ceci étant, mieux vaut se consacrer aux points les plus importants. De même pour les " cadeaux de fin d'année " et leurs emballages volumineux que les occupants ne prennent même pas la peine d'aplatir !
Avez vous trouvé des comptes d'attente non purgés ou non expliqués ? |
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mero00175
Contributeur actif
44 réponses |
Posté - 18 févr. 2007 : 10:33:03
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Merci JPM d'avoir bien voulu vous pencher sur le problème. En ce qui concerne la vidange et le remplissage de la chaudière "abusifs", je suis d'accord avec vous. Mais depuis le mois d'août 2006, le syndic aurait pû présenter la facture au copro concerné et nous aurions trouvé trace du paiement et du remboursement. Hélas ce n'est pas le cas. (donc nous n'approuvons pas ce paiement tant qu'il n'y aura pas de remboursement).
Pour les VO, je vous cite les termes du contrat qui date de 1986 pour une période de 1an, renouvelé par tacite reconduction: Citation :
Tarif pour deux passages annuel:
(Nombre de VO: 2 -- 9 étages -- Prix TTC en 1986: 1.067,40francs (= 162,79 euros J'ai contrôlé les compte et en 2000 montant de la facture: 496,76 euros-- 2002: 394,56 euros-- 2003 (année du changement de syndic, sans modif ou avenant audit contrat): 1.077,79-- 2004: 1.102,64 euros-- 2005: 1.129,12 euros-- 2006: 1.169,52 euros Si je comprends bien, depuis 2003 la facture est multipliée par deux alors que sur le contrat il y est écrit Tarif: pour deux passages annuel Cela fait donc quatre ans que nous payons le double.
Nous n'avons rien trouvé en ce qui concerne les comptes d'attente non purgés. Ceci étant, nous avons demandé le grand livre qui nous a été remis, mais que le syndic a repris avec lui quand il nous a laissé avec un secrétaire car il devait partir en expertise (soit-disant) donc nous n'avons pas pû contrôler avec le grand livre. Nous avons vérifié en premier le carnet d'entretien (facturé 6,75 euros par LOT en 2006, ou aucune inscription nouvelle n'a été inscrite depuis 2002, alors que bien des travaux ont été faits: changement des chaudières, étanchéité du local chaufferie, réfection du hall d'entrée, changement de moteur sur un ascenseur, réfection et étanchéité des chéneaux (suite à infiltration d'eau), réfection des terrasses de 3 appartements, pour ne citer que ceux-là. De plus, nous avons relevé, à mon avis une erreur flagrante: La copropriété loue (avec un contrat de location géré par notre syndic) à un particulier la loge (depuis que nous n'avons plus de gardien) ainsi que deux caves. Il avait été décidé en AG (c'est écrit sur le PV) que les loyers perçus seraient versés sur un compte de fonds de réserve pour tous travaux éventuels. Au lieu de verser les loyers en question sur le fonds de réserve, il nous les a déduit de nos charges générales, résultat: nous avons un trop perçu de 4.568,71 eurospar le syndic qui selon lui, ce montant nous sera déduit de nos charges du 2ème trimestre 2006. Ce n'est quand même pas normal, surtout qu'en plus nous avons tous payé l'appel de charge du 1er trimestre 2007. Donc sûrement qu'il place cet argent (puisque nous n'avons pas de compte séparé, Pour la tenue d'un compte séparé, il nous facturerait 55 euros par lot [55 x 53], sachant qu'il nous prend 110 euros par lot et par an pour la gestion courante). A une autre occasion, j'ai relevé que le livret d'entretien de la chaudière n'était pas rempli à chaque intervention du technicien habilité depuis 2003. J'en ai parlé au syndic, il m'a répondu que ce n'était pas obligatoire: Ce dont je doute fort, sinon à quoi sert le livret d'entretien de la chaudière?. Merci JPM (ou d'autres modérateurs) de bien vouloir me connaître sur quels points le CS a tort ou raison, car je ne voudrai pas donner naissance à des polémiques stériles. Cordialement. |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 18 févr. 2007 : 11:31:30
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En ce qui la vidange de chauffage : rien ne permet à l'assemblée de refuser l'approbation du compte (qui est exact) ni de contester le paiement par le syndicat (qui y était tenu). La facture n'est pas même litigieuse avec l'entrepreneur et doit donc être mise en répartition.
Le hic est qu'effectivement le syndic aurait dû interroger le copropriétaire responsable, qu'il était temps de le faire après le contrôle et qu'il y a encore 6 jours pour le faire afin de régler la question avant l'assemblée. Si le copro refuse le paiement amiable, il faut autoriser le syndic a agir en justice. Mais la question ne figure sans doute pas à l'ordre du jour et il ne s'agit pas d'un recouvrement de charge qui lui permettrait d'agir sans autorisation)mais d'une demande d'indemnisation  Recommandation pressante : approuver les comptes sur ce point, noter une mauvaise gestion de l'affaire par le syndic, noter également la position du copropriétaire s'il est présent.
Sur les frais de VO ? Le contrat semble être de 1986. Il me semble que l'obligation de deux opérations par an est postérieure à cette date (point à vérifier).
Sur la location d'une partie commune : il y a faute du syndic qui n'a pas respecté une décision prise par l'assemblée générale. Mais il n'y a pas préjudice sensible dès lors que les loyers ont été imputés sur les charges. Vous parlez d'une imputation " sur nos charges du 2e trimestre 2006 ", je suppose qu'il s'agit en réalité de l'appel de provision exigible le 1er avril 2007 ? C'est regrettable, certes, mais c'est la règle.
Sur ce point le CS et les copropriétaires ne sont pas vierges non plus de critiques ! Notez une réserve mais surtout ne refusez pas l'approbation des comptes sur ce point. Les comptes (au sens propre du terme) sont exacts et un refus d'approbation empêcherait le syndic de répartir le trop perçu.
Notez qu'un " fonds de réserve pour travaux éventuels " n'existe pas. Il faut adopter la qualification de " provision pour travaux futurs " pour que le placement des produits soit opposable à un copropriétaire grincheux. Approuver le compte exact d'une affaire n'est pas approuver la gestion qui en a été faite par le syndic.
Enfin le montant de 110 € / lot pour la gestion courante est un montant significativement insuffisant. Il en est ainsi a fortiori si le montant indiqué est ttc La perception d'une somme supplémentaire de 55 € ne doit pas être comprise comme étant le coût supplémentaire lié à la gestion par compte séparé mais tout simplement comme le redressement des honoraires qui passeraient ainsi à 165 € / an / lot, montant plus normal.
Le mécanisme est simple : avec le compte unique le syndic perçoit la rémunération des fonds. Il la perd en passant au compte séparé et n'a d'autre solution que de revenir au taux normal de rémunération, qui s'entend bien entendu pour une gestion aussi efficace que possible.
Un conseil : passez au compte séparé
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Edité par - JPM le 18 févr. 2007 11:55:42 |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
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mero00175
Contributeur actif
44 réponses |
Posté - 18 févr. 2007 : 15:17:34
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| Merci JPM, j'ai imprimé votre lien... Je comprends votre modération sur le texte précédent, et je dois vous dire qu'un autre membre du CS vient de découvrir que notre cher syndic non seulement n'a pas de commissaire aux comptes (selon ses dires), mais il n'y a aucun compte déposé au greffe depuis 2003. Soit il n'y a pas de commissaire aux comptes, (cependant nous croyons qu'une SA est tenue d'avoir un Commissaire aux comptes puisqu'il y a un conseil d'administration. Le commissaire aux comptes porte à la connaissance du CA les contrôles et vérifications auxquels il a procédé ainsi que les irrégularités ou inexactitudes qui auraient été découvertes), soit les comptes n'ont pas été certifiés sincères et le commissaire aux comptes n'a pas fait de rapport général, ni de rapport spécial. Par contre une longue liste de plusieurs dizaines d'actes ont été déposés au greffe, actes parmi lesquels: démission du Directeur général, démission du Président d'administration et un changement de commissaire aux comptes titulaire ainsi qu'une révocation d'un directeur général. Tout cela n'inspire pas confiance au conseil syndical. A mon avis la situation est de plus en plus grave. Qu'en pensez-vous? Votre avis modéré est bienvenu et apprécié. |
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mero00175
Contributeur actif
44 réponses |
Posté - 18 févr. 2007 : 15:21:49
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| j'ai omis de vous préciser que notre syndic est nationalement connu, ce qui confirme que c'est un professionel selon ses dires (DEFIANT TOUTE CONCURRENCE). |
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CC93
Contributeur actif
42 réponses |
Posté - 19 févr. 2007 : 05:13:27
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Votre syndic , s'il est en SA a obligatoirement un commissaire aux comptes.
Voir sur le Kbis.
Rappel
Le commissaire aux comptes porte effectivement à la connaissance du CA les contrôles et vérifications auxquels il a procédé ainsi que les irrégularités ou inexactitudes qui auraient été découvertes.
Mais ceci concerne les comptes propres du Syndic et non les erreurs dans les comptes des copropriétés.
La seule chose qu'il vérifie concerant les copropriétés, c'est que les fonds dont le syndic est dépositaire sont bien là.
C'est ainsi qu'il peut vérifier s'il n'y a pas eu compensation au niveau du compte bancaire global entre des copro créditrices et des copros débitrices. |
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mero00175
Contributeur actif
44 réponses |
Posté - 19 févr. 2007 : 05:42:10
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Merci CC93, Nous savions qu'il y a une différence entre les comptes de la copro et les comptes propres du syndic, mais ne croyais vous pas que, tout simplement, les comptes n'ont pas été approuvés par le commissaire aux comptes et que, de ce fait, le chiffre d'affaires et le résultat n'ont pas pû être déclaré au greffe?
Un commissaire aux compte se doit de faire un rapport général (sur les comptes) et un rapport spécial (sur la société).
Un des autres membres a contrôlé hier sur le Kbis et aucun compte ne figure: 31.12.2003-- comptes annuels non déposés, 31.12.2004-- comptes annuels non déposés, 31.12.2005-- comptes annuels non déposés, 31.12.2006-- comptes annuels non déposés (mais pour 2006 c'est encore trop tôt).
La logique voudrait que si les comptes n'ont pas été déposés au greffe, c'est que le commissaire aux comptes ne les a pas approuvé. Donc ..., vos avis et conseils sont toujours les bienvenus, encore merci. |
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CC93
Contributeur actif
42 réponses |
Posté - 19 févr. 2007 : 12:42:29
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Tout d'abord quelques rectifications sur les termes utilisés :
-Le commissaire aux comptes n'approuve pas les comptes
Ce sont les actionnaires au vue des lumières du commissaires aux comptes (et notamment de ses rapports)
-Le chiffre d'affaires et le résultat n'ont pas à être déclarés au greffe : ils doivent être déclarés au fisc / et être déposés au
greffe pour l'information des tiers
Le rapport général est un rapport sur les comptes de la société
Le rapport spécial est également un rapport sur la société mais uniquement certaines opérations (celles effectuées notamment par les dirigeants)
La direction dépose elle même ses comptes.
Lorsque la société ne dépose pas ses comptes, ce n'est pas obligatoirement parce que les comptes n'ont pas été approuvés.
(d'ailleurs rassurez-vous si les comptes n'avaient pas été approuvés pendant plusieurs années d'affilé, le commissaire aux comptes aurait déclenché la procédure d'alerte)
Le commissaire aux comptes n'est pas responsable de l'absence de dépôt des comptes au greffe. (c'est le dirigeant qui accomplit cette formalité)
En revanche, il doit le mentionner dans son rapport général dont les actionnaires ont connaissance en assemblée.
Histoire que les actionnaires soient parfaitement au courant que le dirigeant de leur société n'a pas déposé les comptes.
Si les comptes n'ont pas été déposés, cela peut provenir de plusieurs causes:
- le syndic ne veut pas que les tiers (dont vous faites partie) aient connaissance de certaines informations (ex. pertes importantes....ou à l'inverse des résultats qui explosent alors que vous demandez desespérement une baisse des honoraires qu'il vous refuse) - à mon avis c'est plutôt la première raison
- ne veut pas que ses concurrents connaissent son chiffre d'affaires et ses résultats
- grosses négligences administratives etc..
A votre place, j'enverrai un petit mot doux à votre syndic en lui demandant de bien vouloir déposer ses comptes, à défaut de quoi vous serez dans l'obligation, en qualité de tiers interessé, de faire un courrier au greffe du tribunal de commerce afin que ce dernier réclame de façon plus persuasive le dépôt.
Vous avez le droit de savoir à qui vous avez confié vos sous quand même car vous êtes bien un tiers interessé.
Voilà encore une raison valable d'avoir un compte bancaire séparé - là au moins on sait entre les mains de qui est notre argent : le banquier alors qu'avec un compte bancaire collectif, il est entre les mains du syndic.
Rassurez vous, tous les syndics ne sont pas véreux 
commissaire
Un des autres membres a contrôlé hier sur le Kbis et aucun compte ne figure: 31.12.2003-- comptes annuels non déposés, 31.12.2004-- comptes annuels non déposés, 31.12.2005-- comptes annuels non déposés, 31.12.2006-- comptes annuels non déposés (mais pour 2006 c'est encore trop tôt).
La logique voudrait que si les comptes n'ont pas été déposés au greffe, c'est que le commissaire aux comptes ne les a pas approuvé. Donc ..., vos avis et conseils sont toujours les bienvenus, encore |
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michel21
Pilier de forums
288 réponses |
Posté - 07 mars 2007 : 13:33:51
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Un méthode efficace: il faut un ordinateur.
Avant chaque CS le syndic envoie le listing des dernières factures.Un conseiller pointe les factures lors du CS.Un autre compare les sommes portées sur le listing avec des états tableaux et graphiques EXCEL) pour chaque ligne de dépense, chez lui sur ordinateur.Ainsi, la plupart du temps, nous décelons rapidement et visuellement une anomalie (dérappage, erreur d'imputation, dérive),nous arrivons au CS avec nos questions, et le contrôle des factures ne prend que quelques minutes à chaque CS (traitement des questions).
Pointer des dizaines de facture sur un listing ne sert absolument à RIEN si on n'a pas sous les yeux des éléments de comparaison (prix du marché, factures antérieures etc...). Cela nous permet également de diagnostiquer des anomalies techniques (compteurs d'eau bloqués, vétusté pompes etc.... rien qu'au vu des factures successives).Et le contrôle est permanent, et je vous le garantis, EFFICACE! (et redouté désormais par le syndic).Je peux vous envoyer les fichiers, pour modèle. |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 07 mars 2007 : 13:56:23
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Bonne méthode de Michel21 certainement.
Une remarque quand même : il faut distinguer le contrôle comptable du contrôle de gestion.
Pour le contrôle comptable : une facture de 125 € doit être enregistrée en comptabilité pour 125 €, mise en répartition pour la même somme. Le contrôle se borne à vérifier que pour l'écriture de 125 € il y a bien une facture et, de plus, que cette facture a été payée (ou pas !).
La question de savoir si le montant de 125 € est exagéré, ou si le travail a été mal fait, est totalement étrangère au contrôle des comptes. Elle relève du contrôle de gestion.
Conclusion : sur ce point les comptes doivent être approuvés. Sur le plan de la gestion, l'assemblée peut décider de changer de fournisseur et de reprocher au syndic une surveillance insuffisante des petits travaux.
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mespres
Pilier de forums
1281 réponses |
Posté - 07 mars 2007 : 14:04:56
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| je demande -vainement- à mon syndic de me fournir le grand journal sur support informatique : cela devrait faire partie des pièces comptable obligatoires à fournir. Je ne désespère pas ... |
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