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cirdec71
Contributeur senior
60 réponses |
 Posté - 08 sept. 2007 : 22:32:34
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Bonjour à tous,
Notre copropriété a changé de syndic il y a trois ans maintenant. En dehors de la gestion courante que l'on peut qualifier de satisfaisante, le suivi comptable a posé des problèmes depuis l'origine. Le conseil syndical a donc décidé de vérifier les comptes (état budgétaire) tous les trimestres en demandant tout simplement un extrait des comptes au syndic + 2 vérifications annuelles dans les locaux du syndic. Cela nous a toujours permis de corriger de multiples erreurs et s'assurer une maîtrise budgétaire certaine.
Le syndic nous dit aujourd'hui qu'il est inutile de vérifier les comptes aussi souvent et qu'une seule vérification pour la clôture des comptes est suffisante, s'appuyant sur l'exemple des autres résidences qu'il gère. Il juge même que notre façon de faire montre une véritable défience du vilain conseil syndical envers le gentil syndic.
Nous savons pourtant qu'une extrait comptable n'est pas difficile à fournir aves les outils informatiques modernes.
Je m'adresse ici aux conseillers syndicaux: Quelles sont vos expériences en matière de contrôle des comptes ? quelle est la périodicité de vos contrôles ?
Question aux syndics maintenant: comment percevez les volontés des CS d'obtenir des chiffres comptables régulièrement ? Notre position vous semble-t-elle exagérée ?
De façon générale, quels conseils pouvez-vous nous apporter (en dehors du traditionnel "changez de syndic"  ) ?
Cordialement.
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Cirdec71 |
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felix1930
Pilier de forums
5611 réponses |
Posté - 08 sept. 2007 : 23:44:48
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vérification comptes et factures en les bureaux du syndic chaque 1er mois du trimestre (exercice année civile); les factures vérifiées "reçoivent" un petit coup de tampon < CS -vérifiée le ......>
+ une fois par an remise du grand livre
et, ce,sans problème de la part de "notre" syndic!!!
bien vouloir rappeler à votre syndic:
- l'article 21 L1965 qui indique notamment <Il (CS)peut prendre connaissance,et copie,à sa demande,et après en avoir donné avis au syndic,de toutes pièces ou documents.........
Il reçoit, en outre sur sa demande,communication de tout document intéressant le syndicat >
et aussi la totalité de l'article 26 D1967 qui complète l'article précédent
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Edité par - felix1930 le 08 sept. 2007 23:46:32 |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 09 sept. 2007 : 11:01:06
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Cirdec71 : votre sujet est intéressant sur un plan général, et bien entendu pour vous même. C'est normal.
Il y manque quelques précisions :
- quelle est l'importance de votre syndicat ?
- qu'entendez vous par extraits des comptes ? Je pense qu'il vaudrait mieux parler d'une copie du grand livre et/ou de la balance générale à une date donnée.
- qu'entendez-vous par " multiples erreurs " ?
Je pense que pour les syndicats de plus de 50 lots, le CS devrait recevoir sytématiquement une copie du grand livre en fin de chaque de chaque trimestre (copie pour le trimestre concerné uniquement) et la balance générale au dernier jour de ce trimesre.
Celà permet au CS de suivre aussi bien la comptabilité que certains dossiers de gestion : les sinistres, les recouvrements, les dossiers de mutations, les comptes de gros travaux.
Celà lui permet aussi de préparer les visites de contrôles au cabinet et d'en raccourcir la durée. D'où un intérêt commun pour le CS et le syndic.
Faut-il ajouter que la téléconsultation est un bon outil dont le coût spécifique me paraît être facilement amorti par la réduction de durée des contrôles au cabinet également.
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Edité par - JPM le 09 sept. 2007 11:03:20 |
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cirdec71
Contributeur senior
60 réponses |
Posté - 09 sept. 2007 : 19:04:13
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Bonjour,
Merci pour ces premières réponses.
Pour compléter les informations, notre copro compte 77 lots.
Ce que nous fournit le syndic à ce jour c'est un relevé budgétaire qui détaille les dépenses à date et les compare au budget. Peut-on appeler cela un grand livre ? Nous avons aussi demandé à avoir un point sur les impayés et leur traitement.
Quand aux erreurs relevés, elle sont diverses et variées: factures payées indûment, mauvaise imputation, travaux dans les charges générales au lieu du compte travaux, etc...
Sur le gain de temps que représente une vérification régulière des comptes, je ne peux qu'aller dans le sens de JPM. Cela me semble être une règle saine de bonne gestion. |
Cirdec71 |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 09 sept. 2007 : 23:07:36
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Le grand livre centralise les différents journaux et présente les écritures classées chronologiquement et regroupées dans l'ordre des comptes avec des sous-totaux (débit et crédit) pour chaque compte.
Le syndic doit vous fournir sur demande un exemplaire du grand livre du premier trimestre par exemple. Puis de second, sans qu'il soit nécessaire de retirer celui du premier trimestre que vous aurez conservé et qui demeure inchangé.
Voyez :
http://jpm-copro.com/Grand%20livre.htm
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Edité par - JPM le 09 sept. 2007 23:13:30 |
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felix1930
Pilier de forums
5611 réponses |
Posté - 09 sept. 2007 : 23:26:15
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Citation :
entré par cirdec71
Peut-on appeler cela un grand livre ? Nous avons aussi demandé à avoir un point sur les impayés et leur traitement.
je doute quand même qu'un copropriétaire qui ne semble pas avoir une grande expérience de la comptabilité retrouve facilement dans un grand livre "trimestriel" les informations souhaitées ( ce n'est pas l' extrait comptable que demande cirdec71)
De plus,je pense qu'il est souhaitable d'avoir simplement,chaque trimestre,à peut près les mêmes documents comptables qui sont transmis avec l'ordre du jour de l'AG en les bureaux du syndic et de pouvoir vérifier factures et autres documents.
Si le CS a des rapports normaux avec le syndic sa présence constante à la vérification des factures n'est pas une obligation. |
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mespres
Pilier de forums
1281 réponses |
Posté - 10 sept. 2007 : 21:21:56
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Le climat de confiance qui règne avec mon syndic l'autorise à me remettre tous les documents (factures, pièces comptables, ...) tous les trimestres. Le contrôle me prend deux heures par trimestres, le samedi matin. Le fait de vérifier chez moi est d'un grand confort :
pas de contraintes d'horaires, possibilité d'utiliser mon ordinateur pour quelques petites manoeuvres Excel.
Le syndic s'y retrouve (je facilite sa tâche en lui produisant tous les trimestres un rapport (2 pages maxi)), et le CS aussi bien évidemment. |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 10 sept. 2007 : 22:58:53
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Il ne peut être demandé au syndic d'établir les annexes à chaque trimestre.
C'est d'ailleurs impossible puisque les annexes sont des documents de fin d'exercice qui doivent comporter des écritures de fin d'exercice qu'il est impossible de passer en cours d'exercice.
Enfin, tout le monde es d'accord pour dire que ces annexes sont incompréhensibles et ne fournissent aucune information valable.
Elles ne permettent pas de faire la vérification que l'on peut faire ave une balance générale.
La conclusion est donc que les copropriétaires doivent apprendre à se servir des documents comptables traditionnels, ce qui est à la portée de tout un chacun.
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felix1930
Pilier de forums
5611 réponses |
Posté - 11 sept. 2007 : 08:34:26
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JPM,
qu'entendez vous par annexes??
Si c'est,en plus de l'état des dépenses de la période duXXXXX au YYYYY trimestre après trimestre, les différents états des dettes et créances pour ces mêmes périodes je ne vois pas pourquoi c'est impossible |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 11 sept. 2007 : 09:33:32
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Les annexes ? Les 5 annexes prévues en fin d'exercice par les textes comptables et qui font l'objet du fameux Guide comptable établi par le Ministère.
Voir
http://jpm-copro.com/Guide%20comptabilite.htm
Le lien vers le Ministère est au pied du commentaire
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Edité par - JPM le 11 sept. 2007 10:04:29 |
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malain
Pilier de forums
288 réponses |
Posté - 11 sept. 2007 : 21:06:31
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Cirdec,
Il n'y a rien à dire concernant vos vérifications semestrielles, elles sont, compte tenu du nombre de lots, indispensables afin d'éviter de demander des justificatifs un an après constatation d'une facture (hors contrat plus généralement).
De plus cela permet de rendre la vérification annuelle plus aisée. |
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cirdec71
Contributeur senior
60 réponses |
Posté - 12 sept. 2007 : 09:57:50
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Merci à tous pour ce partage d'expériences. Il ne me reste plus qu'à faire valoir les droits de la copropriété auprès du syndic.
Cordialement. |
Cirdec71 |
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97434
Contributeur senior
69 réponses |
Posté - 19 oct. 2007 : 06:58:13
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Partage d'expérience :
Notre syndic rembourse une avance sur travaux non éxécutés en "virant" sur notre compte des sommes provenant de paiement d'autres copropriétés (même fournisseur).
CAVALERIE COMPTABLE ??? |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 19 oct. 2007 : 10:18:43
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Pas forcément.
La question est de savoir s'il y a un bordereau établi en accord avec le fournisseur justifiant ces virements.
De toute manière, c'est le problème des syndicats débités, et pas le vôtre.
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97434
Contributeur senior
69 réponses |
Posté - 19 oct. 2007 : 11:01:44
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JPM,
Je ne serais jamais assez souligné l'intérêt que je porte à vos réponses.
Mais là, j'ai un problème. Le syndic joue avec les sommes des syndicats, sans qu'ils en soient informés. Pourquoi notre Syndicat ne serait-il pas concerné par l'origine des fonds qui le crédite ?
Autre point, comment peut-on qualifier l'attitude du Professionnel qui au lieu de prendre à sa charge le remboursement des sommes (il n'y a aucune procédure en cours contre le fournisseur) attend que des travaux faits dans d'autres syndicats soient en phase de virements pour affecter ces sommes sur notre compte ?
Merci |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 19 oct. 2007 : 14:46:56
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Attention il faut bien distinguer mes questions :
les virements de syndicat à syndicat : Si les mouvements de fonds sont cohérents avec les apurements de compte effectués par l'entreprise et aboutissent à des positions et soldes corrects. Tout va bien.
Sur le plan comptable, les virements doivent d'ailleurs transiter par le compte du fournisseur.
Moi je suis pour les comptes bancaires séparés.
Pour l'acompte à la commande à récupérer : cet acompte doit revenir à votre syndicat et ne peut être utilisé pour apurer les comptes d'autres syndicats. Dans ce cas les virements n'aboutissent pas à des positions correctes.
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97434
Contributeur senior
69 réponses |
Posté - 20 oct. 2007 : 07:20:43
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Citation :
Initialement entré par JPM
Pour l'acompte à la commande à récupérer : cet acompte doit revenir à votre syndicat et ne peut être utilisé pour apurer les comptes d'autres syndicats. Dans ce cas les virements n'aboutissent pas à des positions correctes.
Pour être le plus clair possible :
Ce sont les comptes des autres syndicats qui permettent au notre de récupérer l'acompte. Sans que ces syndicats ne soient informés. Le syndic leur dit payer une prestation au fournisseur mais de fait vire la somme sur notre compte bancaire. Virement de compte séparé à compte séparé sans contrat nopération validée entre les syndicats. |
Edité par - 97434 le 20 oct. 2007 09:23:01 |
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marti030
Contributeur débutant
23 réponses |
Posté - 22 oct. 2007 : 17:12:07
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pour répondre au message d'origine et n'ayant pas de grande compétence, dans le domaine des comptes, nous essayons de controler tant bien que mal tous les trois mois les factures et leur affectation, le relevé de dépense, l'état des dettes et créances etcce qui nous permets de lancer les rappel ou pire les mise en recouvrement chez notre syndci professionnel, une emilleur affectation des factures ou de voir tout de suite les facture litigieuse. Au début ceci a choqué un peu notre syndic professionnel comme vous, mais nous lui avons présenter en lui disant que ceci réduirait le temps du contrôle des compte en fin d'année ce qui est évidement beaucoup plus politiquement correcte à ces yeux mais qui en fin de compte permet un meilleur suivi et une meilleur réactivitée.
Voila j'espère avoir pu faire part de ma faible expérience. Par contre , je prend l'idée de mettre un cout de tampon sur les facture avec la mention vu par conseil syndical. merci pour celle-ci |
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Vérification des comptes - vos expériences
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