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mespres
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 Posté - 20 oct. 2007 : 09:26:21
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Le décret me semble délicat à appliquer pour la clôture des comptes. Je prends l'hypothèse d'une fin d'exercice au 31-12, une AG en avril.
Premier problème :
l'appel des charge premier trimestre exercice n+1 a lieu pendant l'exercice n. Les comptes 450 sont alors débités de sommes concernant l'exercice n+1, le compte 701 est crédité par débit des 450.
Deuxième problème :
il faut remplir à la date de clôture l'annexe 1, laquelle intègre la régularisation de charges ... qui ne pourra être perçue qu'après l'AG, c'est à dire deux mois après l'envoi du PV aux opposants et absents (délai de carence). Cette même annexe donne le détail des copros débiteur : sans précaution particulière, ils seront tous débiteur de l'appel de charges du premier trimestre de l'exercice n+1.
Comment traiter :
premier problème : il faut clore les compte le 20 décembre et appeler les charges entre le 20 et le 31. Cela revient à "tricher" sur une dizaine de jours.
deuxième problème : faire l'AG en avant l'appel de fonds du deuxième trimestre, ignorer le délai de carence de deux mois. Ou encore retenir les actions sur les impayés pendant la période de carence.
Comment traitez vous la question ?
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JPM
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13591 réponses |
Posté - 20 oct. 2007 : 10:29:39
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Si l'on prend la clôture de l'exercice N au 31 décembre.
1) La premoière provision de l'exercice N+1 est exigible au 01/01/N+1. C'est à cette date qu'il faut enregistrer les écritures.
Le régime prévoit un avis préalable. Il faut faire en sorte qu'il puisse être édité sans que soient générées des écritures comptables.
Si des paiements parviennent avant le 31 décembre N, il faut les passer en 487 Produits encaissés d'avance, en ouvrant un sous-compte permettant de les distinguer d'un loyer de partie commune par exemple. La régularisation sera effectuée en N+1 (débit du 487 et crédit des comptes 450) De cette manière, les comptes des des copropriétaires au 31/12/N ne comporteront pas ces paiements.
Il est encore possible, dans la pratique, de n'envoyer l'avis que le 2 janvier N+1. Rien ne l'interdit, dès lors que le syndic n'envoit pas de lettre de rappel le 4. Celà me parait finalement la solution la plus simple
2) Il n'y a aucune période de carence. Si les comptes sont approuvés par l'assemblée du 04/03/N+1, les soldes sont exigibles à compter de cette même date. Si un copropriétaire agit en nullité de la décision d'approbation, il devra néanmoins payer un éventuel solde débiteur. L'action en nullité es dépourvue de tout caractère suspensif.
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JB22
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2388 réponses |
Posté - 20 oct. 2007 : 10:39:07
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L'avis d'appel pour le premier trimestre est, en général, envoyé dans les derniers jours de décembre, mais le montant n'en est exigible que le 1er janvier. C'est à cette date qu'il faut enregistrer les appels en comptabilité.
Certes certains copropriétaires paieront sur décembre, ils seront créditeurs, cela ne pose pas de problème.
Les comptes doivent être présentés "après régularisation des charges de l'exercice", les comptes des copropriétaires sont donc débités ou crédités de cette régularisation. |
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JB22
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Posté - 20 oct. 2007 : 10:57:39
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Je ne suis pas d'accord avec la solution de JPM concernant l'enregistrement des paiements anticipés qui doivent être passés au crédit des comptes des copropriétaires dont la position juridique sera ainsi exacte.
Si l'appel du 1er trimestre a été enregistré sur l'exercice N, le compte 701 a été crédité. Il faut le débiter par le crédit du compte "487 Produits encaissés d'avance".
Le décret dit "encaissés" le terme qui convient serait "enregistrés".
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mespres
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Posté - 20 oct. 2007 : 11:15:52
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| Merci pour ces éclaircissements pour le deuxième problème. Mais le premier ? |
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JB22
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Posté - 20 oct. 2007 : 13:23:51
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| Il n'y a de "premier" et "deuxième" problème, tout est lié, relisez les différentes réponses des uns et des autres. |
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JPM
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Posté - 20 oct. 2007 : 13:48:14
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JB 22 écrit : Citation :
Je ne suis pas d'accord avec la solution de JPM concernant l'enregistrement des paiements anticipés qui doivent être passés au crédit des comptes des copropriétaires dont la position juridique sera ainsi exacte.
Son observation est judicieuse maisje reste quand même sur mon système. Si un copropriétaire n'a pas payé un appel quelconque de N il est bon que son compte apparaisse débiteur. Or ce débit d'un appel travaux par exemple pourrait être alors masqué par le paiement anticipé de la provision courante de N + 1.
Mais, de toute manière la bonne solution est d'envoyer l'avis le 24 décembre. A cette période il arrivera le 30 ou le 31.
Et JB 22 écrit encore : Citation :
Le décret dit "encaissés" le terme qui convient serait "enregistrés".
Le terme comptable usuel est constatés d'avance
Mais en réalité il s'agit de produits chevauchant les deux exercice, faisant pendant aux charges constatées d'avance. Et il est vrai que nous ne sommes pas dans cas de figure.
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mespres
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Posté - 20 oct. 2007 : 14:18:37
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L'utilisation du compte 487 ne paraît pas correcte.
l'annexe 1 donne la situation de trésorerie après répartition à la date de la cloture.
il faut bien débiter ou créditer les 450 pour être conforme. L'article 8 est très clair : Citation :
Les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l'arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts afférentes à chaque lot dans chacune des catégories de charges.
Il faut donc bien débiter ou créditer les 450, de façon à ce que la situation de trésorerie réflète exactement l'état des dettes et des créances. Problème (non répondu, je maintiens), cette répartition n'a pas force d'éxécution tant que les comptes ne sont pas approuvés.
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JB22
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2388 réponses |
Posté - 20 oct. 2007 : 16:13:02
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JPM écrit:
"Or ce débit d'un appel travaux par exemple pourrait être alors masqué par le paiement anticipé de la provision courante de N + 1."
C'est exact, c'est pour cela que le décret prévoit la possibilité d'ouvrir des subdivisions du compte 450:
450-1 copropriétaire-budget prévisionnel
450-2 copropriétaire-travaux de l'article 14-2...
450-3 copropriétaires-Avances
450-4 copropriétaires-emprunts
"Le terme comptable usuel est constatés d'avance"
Dans le plan comptable général non applicable en copropriété.
Ma remarque visait seulement à faire remarquer que ce produit n'était nécessairement "payé" par le copropriétaire
De mespres:
"L'utilisation du compte 487 ne paraît pas correcte."
Le compte 487 est correctement employé dans le cas ou l'appel de l'exercice N+i a été enregistré sur l'exercice N.
En tout état de cause le trop ou moins perçu de l'exercice est à imputer au compte 450 copropriétaire.
Il y a là une dérogation au principe de l'enregistrement chronologique, le montant n'étant exigible qu'après approbation des comptes.
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Edité par - JB22 le 20 oct. 2007 16:15:48 |
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JPM
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Posté - 20 oct. 2007 : 16:34:18
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Sur le compte 487, tout le monde a raison 
J'ai moi-même indiqué qu'il est fait avant tout pour des produits chevauchant deux exercices. Ceci étant son utilisation n'est pas ici fautive.
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mespres
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1281 réponses |
Posté - 20 oct. 2007 : 19:19:27
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passer par le 487 ne résoud pas la question.
La situation de trésorerie montre les copros débiteurs. si vous passez l'appel de l'exercice n+1 par crédit du 487 et débit des 450 le 28-12 pour une clôture le 31-12, 100 % des copropriétaires seront débiteurs, et listés sur l'annexe 1. Cela n'a aucun intérêt pratique.
Par ailleurs, la régularisation me pose toujours un problème.
Exemple : budget n 10000, exercice n 9000, budget n+1 10000.
fin d'exercice 31-12, AG : 10 avril (évidemment pendant l'exercice n+1)
à la clôture (31-12), les 450 sont crédités de 1000 par débit du 701.
Le premier appel, émis par exemple le 2-01, va mécaniquement appelé 1500 = 10000/4 -1000. Génant car les comptes ne sont pas approuvés. l'utilisation de 450-i ne change rien à l'affaire : dès qu'un 450 est débiteur, les copros sont invités à payer...
J'insiste : la question n'est pas aussi limpide que vous ne l'écrivent JMP et JB22.
Je crois que ma solution n'est pas idiote, elle marche bien parce qu'il s'écoule moins de trois mois entre la clôture et l'AG.
-31-12 : arrêté des comptes, avec équilibrage 600 et 700 par débit ou crédit des 450.
-2-01 : crédit du 701 par débit des 450 (première opération de l'exercice n+1)
-Courant mars : approbation des comptes
-fin mars : appel deuxième trimestre et régularisation envoyés au copros.
Cela évite la gymnastique du 487, qui va "polluer" l'annexe 1. Commen voulez vous que le copro moyen décrypte ce pataphare quand il lira la situation de trésorerie ?
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JPM
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13591 réponses |
Posté - 20 oct. 2007 : 20:48:42
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Edité par JPM à la suite d'une erreur de mnipulation
Mespres, vous ne m'avez pas bien lu.
J'ai indiqué clairement que l'appel doit être passé à la date du 01/01/N+1. Il ne peut donc apparaître dans les soldes au 31/12/N
J'ai indiqué aussi que l'avis, s'il est envoyé avant le 1er janvier N+1, ce qui est en principe la règle, ne doit générer aucune écriture comptable.
Reste le cas, - exceptionnel -, de chèques arrivant avant le 31/12/N. Ce sont ces chèques, bien évidemment qui passeraient au crédit du 487 par le débit de la banque.
Mespres écrit par ailleurs :
Par ailleurs, la régularisation me pose toujours un problème.
Exemple : budget n 10000, exercice n 9000, budget n+1 10000.
fin d'exercice 31-12, AG : 10 avril (évidemment pendant l'exercice n+1) à la clôture (31-12), les 450 sont crédités de 1000 par débit du 701.
Le premier appel, émis par exemple le 2-01, va mécaniquement appelé 1500 = 10000/4 -1000. Génant car les comptes ne sont pas approuvés. l'utilisation de 450-i ne change rien à l'affaire : dès qu'un 450 est débiteur, les copros sont invités à payer...
Il est bien évident que le crédit de 1000 n'est pas passé effectivement le 31 décembre N.
Une première raison est que dans la pratique les comptes de N sont traités fin janvier ou courant février.
Une seconde raison est qu'ils ne peuvent être passés que le 11 avril N+1 dans l'exemple cité, au lendemain de l'approbation des comptes.
En attendant, ils restent au chaud dans les comptes de N, clôturés provisoirement.
Reste un point pas très bien établi à ce jour : ou doit-on les trouver dans les comptes de N ?????????
Il y a plusieurs versions dans les documentations et ce n'est pas le Guide du Ministère qui nous éclairera.
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Edité par - JPM le 20 oct. 2007 21:01:20 |
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mespres
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1281 réponses |
Posté - 21 oct. 2007 : 13:34:49
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JPM, vous avez bien résumé mon problème qui demeure entier.
l'article 8 du décret impose le mouvement entre le 700 et le 450 avant l'arrêté des comptes.
La recommandation n°6 se perd dans un discours oiseux :
Citation :
2. Sur l'approbation des comptes et la répartition du solde des charges et des produits de l'exercice :
Considérant que la répartition du solde des charges et des produits de l'exercice est effectuée à l'arrêté des comptes ; qu'il s'agit d'un document préparatoire et provisoire qui doit nécessairement faire apparaître la quote-part de chacun des copropriétaires après la répartition des charges et des produits de l'exercice ;
Considérant que ce document est destiné à être soumis aux copropriétaires en vue de leur approbation par l'assemblée générale ;
Considérant que la répartition du solde des charges et des produits de l'exercice est ainsi effectuée à l'arrêté des comptes, mais sous réserve de son approbation par l'assemblée générale des copropriétaires ;
Considérant que ce n'est que l'approbation des comptes qui rendra exigible les excédents de charges ou de produits de l'exercice par rapport au budget prévisionnel ;
Rappelle que seule l'approbation des comptes par l'assemblée générale donne force à la répartition des charges et à l'inscription des éventuels excédents ou insuffisances de charges au débit ou au crédit du compte individuel de chaque copropriétaire.
un document préparatoire et provisoire dans un système de comptabilité ? Complètement décalé, y a-t-il un logiciel de compta qui autorise ce genre de choses, qui ressemble à du grand n'importe quoi, d'un point de vue comptabilité analytique.
J'expose le cas nominal : approbation des comptes. Mais que se passe-t-il quand ils sont approuvés avec réserve ? Par quelle processus peut on modifier un exercice clos ? Modifier un exercice clos = Manoeuvre formellement interdite.
Je ne comprends pas comment les 600 et 700 pourraient être modifiés en janvier ou février, puisque nous travaillons en comptabilité d'engagement.
Si par exemple une facture EDF arrive le 5-01 pour une période du 1-07 au 31-12, il faut débiter le 600 par crédit d'un "408.edf". Dans le cas où la période chevauche deux exercices comptables, il faut débiter le 600 et le 487 prorata temporis. cette opération est faite évidemment avant le 31-12
En clair, la situation est gelée au 31-12 pour les comptes 600 et 700 de l'exercice, les comptes 600 et 700 de l'exercice n+1 démarrent au 1-01 à zéro.
En résumé , la solution pratique que j'envisage est la suivante :
-Répartition du delta 600/700 par crédit ou débit des 450 au 23-12. Clôture de l'exercice n se finissant le 31-12 (le 31-12 mon syndic est fermé).
Les annexes réflète exactement la situation de l'exercice n.
Toute facture reçue entre le 23-12 et le 31-12 sera reportée à l'exercice n+1 (tricherie nécessaire)
-Appel provisions le 2-01 pour le quart du budget de l'exercice n+1
-AG mi-mars : les comptes étant bétonnés , ils sont approuvés sans discussions (exit les problèmes de corrections de comptes)
-fin mars : régularisation effective par appel de charges du deuxième trimestre de l'exercice n+1, couplé à la régularisation. Cela équivaut à la publication des comptes
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 21 oct. 2007 : 23:53:23
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Vous faites erreur, Mespres.
Si j'ai employé l'expression " clôture provisoire ", c'est bien parce que l'on peut reprendre un exercice clôturé provisoirement.
Et le logiciel peut vous vous fournir un document provisoire dit " pro forma " qui est joint à la convocation.
Si les comptes sont approuvés tels que, vous tapez sur une touche. L'exercice est clôturé défintivement et vous sortez vos comptes.
S'il faut effectuer des modifications décidées par l'assemblée générale, vous réouvrez l'exercice N, vous les passez au 31/12/N, vous moulinez, et le logiciel vous sort une nouvelle répartition. Si elle est conforme, vous tapez sur la touche. Le mieux est dans ce cas de voir en vitesse, auparavant, avec le CS si tout va bien.
Il n'est interdit de revenir dans un exercice qu'après clôture définitive. Si votre assemblée a eu lieu en mai N + 1, vous faites vos régularisations en mai N+1, mais au 31/12/N.
La clôture provisoire n'a pour objet que de vous permettre d'ouvrir un nouvel exercice sans mélanger les écritures. Ce que vous tapez en N+1 va ainsi dans N+1 automatiquement. Au demeurant, vos rectifications exigeront peut être de reprendre les à nouveau repris au 01/01/N+1.
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JB22
Pilier de forums
2388 réponses |
Posté - 22 oct. 2007 : 10:05:48
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De JPM:
"Reste un point pas très bien établi à ce jour : ou doit-on les trouver dans les comptes de N ?????????"
Vous donnez la réponse dans votre post suivant:
"vos rectifications exigeront peut être de reprendre les à nouveau repris au 01/01/N+1."
C'est la pratique courante, enregistrement provisoire en "A nouveau" des soldes de la balance provisoire de fin d'exercice, sans les comptes de classe 6 et 7, il y a un écart que l'on enregistre dans un compte d'attente. Après approbation des comptes rectification des à nouveaux, ce qui solde le compte d'attente. |
Edité par - JB22 le 22 oct. 2007 10:07:39 |
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mespres
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1281 réponses |
Posté - 22 oct. 2007 : 14:28:31
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Le mécanisme me semble plus clair, mais je pense que votre approche de la répartition n'est pas conforme au décret.
Quelques définitions (pour être sûr que l'on ait le même langage), avec comme exemple une fin d'exercice au 31-12, une AG au 15-3.
Arrêté des comptes = clôture provisioire : opération qui consiste préparer les comptes en vue de leur approbation. En particulier le crédit du 700 devient égal au débit du 600
Clôture des comptes : prononcée en AG par approbation des comptes.
Tant que les comptes ne sont pas clos (approuvés), ils sont modifiables, même après l'arrêté des comptes.
Ainsi, il faut créditer ou débiter les 450 au moment de l'arrêté, pour pouvoir remplir correctement la situation de trésorerie. Lors de l'approbation des comptes, la liste des copros débiteur doit clairement apparaître.
je m'appuie sur un texte clair et net (point 2 de la recommandation n°6)
Citation :
Considérant que la répartition du solde des charges et des produits de l'exercice est effectuée à l'arrêté des comptes ; qu'il s'agit d'un document préparatoire et provisoire qui doit nécessairement faire apparaître la quote-part de chacun des copropriétaires après la répartition des charges et des produits de l'exercice
Utiliser les 450 est la méthode la plus simple : on ne peut plus stocker la régularisation dans un compte d'attente unique.
Si les comptes ne sont pas approuvés, ou approuvés avec réserve, il est possible de retoucher l'exercice n. En toute rigueur, une deuxième assemblée serait réunie pour approuver, et donc clore, les comptes.
La possibilité de modifier les comptes entre l'arrêté et l'approbation, facilite l'enregistrement de factures reçues en janvier. Par exemple une facture edf reçue le 15 janvier pour la période du 1-07 au 31-12 pourra être enregistrée le 15-01 sous le compte 408.edf à la date du 31-12.
Concernant le sujet de départ, mettons nous à la place du copropriétaire lambda : le solde de son compte 450 qu'il lit dans l'annexe 1 doit correspondre exactement à ce qu'il doit ou ce que le syndicat lui doit. Le but premier du décret est de rendre les comptes plus accessibles ... |
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JB22
Pilier de forums
2388 réponses |
Posté - 22 oct. 2007 : 16:23:04
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De mespres:
"Concernant le sujet de départ, mettons nous à la place du copropriétaire lambda : le solde de son compte 450 qu'il lit dans l'annexe 1 doit correspondre exactement à ce qu'il doit ou ce que le syndicat lui doit. Le but premier du décret est de rendre les comptes plus accessibles ..."
C'est pour cela que je maintiens que tout paiement effectué par un copropriétaire doit apparaître au crédit de son compte, et non au 487.
Pour "éviter" tout problème il suffit de retarder de quelques jours la remise en banque des chèques couvrant des charges de l'exercice N+1.
Il n'y aura pas de difficulté pour les copropriétaires car il auront, en général, joint à la répartion de l'exercice un relevé de compte comportant les opérations effectuées sur l'exercice N+1:1er Appel et règlements "enregistrés" sur N+1, c'est à dire la position de leur compte à la date de convocation. |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 22 oct. 2007 : 18:55:31
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La répartition effectuée lors de la clôture provisoire est une simulation, un compte pro forma comme déjà indiqué. Les copropriétaires recevront le document pro forma mais on n'en trouve pas trace dans les comptes qu'ils reçoivent au titre du premier appel N+1 (là c'est évident !), ni au titre du second appel.
Quant à l'écart final, c'est bien 701 - total des comptes de charges.
Mais on doit solder les comptes 6 et les comptes 7 de charges et provisions courantes. Ils ne doivent pas repasser en N + 1.
Comment fait-on pour solder 31 compts de charges par i compte de provision ou même 5 si les appels de provisions sont ventilés ?
On débite 701 par le crédit des 31 comptes ?
Il ne faut pas oublier que la Commission peut donner de bons conseils mais n'a aucun pouvoir réglementaire nin a fortiori législatif.
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JB22
Pilier de forums
2388 réponses |
Posté - 22 oct. 2007 : 20:47:26
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De JPM:
"Comment fait-on pour solder 31 compts de charges par i compte de provision ou même 5 si les appels de provisions sont ventilés ?"
Il n'y a aucun problème, les écritures multiples existent depuis longtemps, dans les comptabilités manuelles l'écriture au Journal commençait par le libellé "Les suivants aux suivants".
Il suffit donc dans le journal de créditer tous les comptes débiteurs (CLASSE 6) et de débiter tous les comptes créditeurs (Classe 7).
Le decret du 14 mars 2005 fait obligation de débiter ou créditer le compte 450 de l'excédent ou de l'insuffisance sur opérations courantes par la contrepartie du compte 701.
Les comptes travaux étant régularisés, les comptes de la classe 6 et 7 sont équilibrés.
Il n'y a aucune mention d'obligation dans le décret de "solder" les comptes des classes 6 et 7.
Dans une comptabilité informatisée cela permet la reprise automatique des soldes.
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 22 oct. 2007 : 23:18:01
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Merci JB 22
Je sais que l'on peut inscrire 5000 au crédit dune compte et 50 contreparties de 100 à d'aures comptes.
Je voulais seulement savoir si tel est bien le mécanisme.
Le décret ne prévoit pas d'annuler les 6 et 7 ? Alors repose la question : Ou l'ordinateur va-t-il trouver la différence à répartir. Vous m'avez répondu en parlant de la reprise des à nouveau. Celà n'a rien à voir.
Si vous avez :
Total des comptes 6 charges....12220
Total 701 provisions........................13000
On voit bien que la différence est 780
La répartition de ce solde va venir par 20 débits au 701 qui vont le ramener à 12220
On aura alors
Total des comptes 6 charges....12220
Total 701 provisions........................12220
Il faudra voir les solutions adoptées par les informaticiens spécialisés. Mais je pense qu'on n'a pas fini de rire 
... ou de pleurer 
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renecha
Contributeur débutant
20 réponses |
Posté - 23 oct. 2007 : 00:08:47
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Bonsoir,
Je suis syndic bénévole et j'ai appliqué le décret comptable dès l'exercice 2006 (en anticipation). Je me suis donc "cassé les dents" sur ce problème de répartition en fin d'exercice et, pour apporter ma petite contribution, voilà comment j'ai fait pour résoudre le problème exposé par mespres:
Citation :
Par ailleurs, la régularisation me pose toujours un problème.
Exemple : budget n 10000, exercice n 9000, budget n+1 10000.
fin d'exercice 31-12, AG : 10 avril (évidemment pendant l'exercice n+1)
à la clôture (31-12), les 450 sont crédités de 1000 par débit du 701.
Le premier appel, émis par exemple le 2-01, va mécaniquement appelé 1500 = 10000/4 -1000. Génant car les comptes ne sont pas approuvés.
Au lieu de créditer directement les comptes 450 de 1000 par débit du 701 (pour reprendre les chiffres de l'exemple) je les ai crédités sur des sous-comptes 450-9 individualisés que j'ai intitulé "copro XXX - en attente approb compte". (Il n'est pas interdit de créer de tels sous-comptes).
Pour éditer les annexes "après répartition", c'est bien la totalité des 450 et des sous-comptes 450-9 que je prends en compte, c'est donc conforme au décret.
Dans la compta n+1, les "à nouveau" des comptes 450 présentent donc un solde "avant répartition" et je peux éditer les appels de provisions sans embrouiller les copropriétaires avec des sommes non-exigibles (et ça marche pour le 1er comme pour le 2e appel de charge si l'AG est après 1er avril). Les copropriétaires ne voient pas leur sous-compte 450-9 qui n'est pas édité sur les appels de provisions mais existe bien dans la compta.
Après approbation définitive des comptes par l'AG, il suffit de solder chaque sous-compte 450-9 en virant le montant sur le compte 450 correspondant du copropriétaire. Les trop ou moins perçus apparaissent donc maintenant naturellement dans les appels de provisions suivants et viennent en déduction ou en sus des appels.
En fait, je pense que ma solution revient à refaire un "compte d'attente", pas global comme avant, mais un compte d'attente individuel par copropriétaire 
Je suis preneur de vos remarques et critiques en particulier sur d'éventuels problèmes de légalité posés par cette solution.
Cordialement.
PS: j'ai utilisé 450-9 pour éviter toute confusion avec les sous-comptes prévus par le décret 450-1 à 450-4.
|
Renecha (syndic bénévole) |
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