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benigne
Contributeur senior
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 Posté - 02 mai 2008 : 10:39:41
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Notre syndic tient un carnet d'entretien mais il le remplit a minima de ce qu'impose la législation en la matière ; seuls les gros travaux y sont consignés (je ne me souviens plus du texte exact de loi régissant ce que doit contenir un carnet, mais en gros, c'est ça).
Evidemment, ce seul contenu ne nous intéresse pas car les gros travaux font en général l'objet d'un appel de fonds à part, et d'un vote en AG. On en est donc parfaitement au courant...
Ce qui nous intéresse c'est d'avoir la trace de toutes les petites réparations dont le montant est inférieur au seuil d'alerte du conseil syndical, mais qui, cumulés, représentent un gros montant.
La loi dit que la copropriété peut demander au syndic d'élargir le contenu d'un carnet. Je suppose que cela aura un prix. Quelqu'un a-t-il déjà fait une telle demande ? Comment cela s'est-il passé ?
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Joulia
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Joulia
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felix1930
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5611 réponses |
Posté - 02 mai 2008 : 11:54:55
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ce qui est regrettable c'est que l'ARC n'ait pas ,à ma connaissance,continuée la "diffusion" de SON < carnet d'entretien et de maintenance> qui était un très bob outil de travail pour le conseil syndical et,partant,pour la copropriété.
Nous avons la version 2002 ,coût 10€.
Ce carnet a été mis en place dans notre copropriété suite à un accord donné en AG,en mars 2002.Coût total y compris frais d'envoi et classeur 33euros.
Ce document très complet est tenu par le Pt du CS (moi) mais les petites réparations n'y sont pas portées sauf si elles peuvent avoir une incidence sur un suivi (remplacement canon n°XXX de la porte d'entrée par exemple)
Un membre du CS a remplacé il y a qq jours le robinet d'arrêt eau du local containers V.O;cette "opération n'est pas portée....il ne faut pas tomber dans l'excès inutile
Citation :
Evidemment, ce seul contenu ne nous intéresse pas car les gros travaux font en général l'objet d'un appel de fonds à part, et d'un vote en AG. On en est donc parfaitement au courant...
désolé, mais pas du tout d'accord avec vous;il est très important que ces travaux soient notés.Cela servira dans 1,2 5 ans à retrouver facilement ce qui a été fait,l'entreprise le coût.....
Le carnet d'entretien (et de maintenance)doit être l'hitorique des travaux plus ou moins importants éffectués depuis XXX années
Pour ce carnet,le montant des travaux est bien entendu à prendre en compte ,mais ce n'en est pas le principal intérêt
qu'appelez vous seuil d'alerte du CS
En pratique, vous ne pouvez demander à un syndic de garder la trace et le détail des toutes petites réparations;si c'est cela que vous souhaitez il faur vous prendre par la main et en tenir la liste que vous devez d'ailleurs pouvoir constituer lors de la vérification des factures.
derniers points:
-notre "carnet", qui est la propriété du syndicat et non du CS, est consultable à tout moment par les copropriétaires voire, éventuellement, par un acheteur possible ou même par le syndic
-le syndic a assuré,bien entendu, la mise en place du "carnet d'entretien" tel que prévu par le décret du 30.05.2001 |
Edité par - felix1930 le 02 mai 2008 13:13:06 |
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felix1930
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5611 réponses |
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benigne
Contributeur senior
91 réponses |
Posté - 03 mai 2008 : 00:21:02
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Citation :
qu'appelez vous seuil d'alerte du CS
Dans notre cas, pour toute prestation de + de 500 €, notre syndic doit soumettre à l'accord du CS l'engagement des travaux.
Citation :
En pratique, vous ne pouvez demander à un syndic de garder la trace et le détail des toutes petites réparations;si c'est cela que vous souhaitez il faur vous prendre par la main et en tenir la liste que vous devez d'ailleurs pouvoir constituer lors de la vérification des factures.
A défaut d'avoir cette info par le biais du carnet d'entretien, c'est ce que nous avons entammé de faire. Nous partageons entre membres du CS un tableau édité sur tableur et partagé en ligne dont la vocation est de consigner les interventions demandées (date, objet, lieu...) et le suivi de ces interventions (date de réalisation, montant estimé,...). Le problème que nous avons et qui rejoint ma question initiale est que notre syndic ne nous avertit pas systématiquement des travaux qu'il commande au titre de l'entretien divers et des petites réparations. Nous remplissons donc notre tableau au gré des infos que nous détectons par notre seule vigilance ; ce tableau est donc nécessairement incomplet. D'où ma question : peut-on contraindre le syndic à nous signaler, même a posteriori pour des prestations de moins de 500 €, TOUTES les prestations qu'il commande ?
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felix1930
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5611 réponses |
Posté - 03 mai 2008 : 08:36:07
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Non puisque le seuil voté en AG n'est pas dépassé.
Encore que pour ce seuil, si le syndic n'en tient pas compte, vous n'avez pas beaucoup de possibilité "amiable" pour le lui faire respecter régulièrement.
Le CS vérifie au minimum,chaque année, comptes et factures,le syndic doit donc vous présenter toutes les factures si petites soient telles (pour le syndicat il n'y a pas de petites ou grosses factures)
Pour vous faciliter ce travail "d'inscription" des dépenses en dessous du seuil indiqué,il faudrait,si vous ne le faites déjà,faire une vérification trimestrielle;c'est parfaitement le droit du CS (articles L21 et D26);mais cette inscription ne se fera qu'à postériori ou alors seuil "d'alerte" = 0
ce qui précède est,en gros, le cas "chez nous" mais il n'y a que 30 lots principaux
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9720fm
Contributeur vétéran
151 réponses |
Posté - 03 mai 2008 : 09:28:16
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beningne, il y a aussi la solution de demander au syndic copie de toutes les factures (hors maintenance), voyez le fil "Photocopies factures comptes copropriété" dans l'optique d'un contrôle des comptes au fil de l'eau :
http://www.universimmo.com/forum/topic.asp?TOPIC_ID=68354
J'y indique que c'est, en 2ème avantage, un moyen de réduire les charges mais c'est aussi le moyen d'avoir un carnet d'entretien plus exhaustif. En 3ème avantage, comme souvent les factures sont assez imprécises sur la nature du travail effectué, il est possible, au fur et à mesure, de mieux cerner celui-ci et d'avoir un carnet d'entretien, et aussi des libellés dans les décomptes de charges, plus précis.
9720fm. Cdlt. |
Edité par - 9720fm le 03 mai 2008 09:43:19 |
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felix1930
Pilier de forums
5611 réponses |
Posté - 03 mai 2008 : 16:25:48
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9720fm, pourquoi, < hors maintenance >?
benigne j'espère que votre CS a une copie de tous les contrats de la copropriété,et des élements qui vont avec notamment en matière d'assurance
votre copropriété représente combien de lots principaux? |
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9720fm
Contributeur vétéran
151 réponses |
Posté - 03 mai 2008 : 19:00:43
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Réponse à felix1930 "hors maintenance" et "hors entretien courant" et abonnemnts car les avantages sus-cités pour les factures :
- trimestrielles d'ascensoriste,
- ou mensuelles des jardiniers, de ménage, de traitement des conteneurs-poubelles,
- de portes de garage,
- d'assurances, de France-Télécom, d'EDF,
- de pompes de relevage,
ne nécessitent pas une vérif au fur et à mesure de leur réception (on peut espérer que le syndic vérifie la conformité du montant par rapport au contrat  ) ... sauf celle du début d'année si on pense que le syndic ne vérifie pas l'application correcte de la formule de révision  .
Dans l'optique de vérifier que les prestataires sont payés, il faut bien sûr s'intéresser à ces factures et à leur paiement, mais c'est un autre besoin.
Cdlt. 9720fm. |
Edité par - 9720fm le 03 mai 2008 19:05:08 |
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felix1930
Pilier de forums
5611 réponses |
Posté - 04 mai 2008 : 09:17:43
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benigne,
sauf si votre copropriété a un gardien ou une concièrge, le syndic n'étant pas sur place ni devin, il y a quand même un (des)copropriétaire qui lui signale les problèmes engendrant des factures pour petites réparations.........non??? |
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benigne
Contributeur senior
91 réponses |
Posté - 05 juin 2008 : 17:25:16
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Désolé de réagir si tard, mais j'avais perdu l'alerte !
Donc voici :
Nous avons mis en place le système suivant :
- tenue d'un fichier XL où nous notons toutes les interventions qui sont portées à notre connaissance avec l'inconvénient que certaines interventions ne nous sont pas connues (cf un de mes précédents messages). Ce fichier est donc imparfait mais voici les colonnes :
Date de signalisation
Demandeur
Description de la Demande
Date de réalisation
Intervenant
Coût estimé
Commentaires
- par ailleurs nous avons convenu avec le syndic du système suivant :
- Une visite mensuelle de la copro est organisée avec le conseil syndical et le syndic
-À chaque visite, le syndic apporte la copie des devis et factures du mois écoulé ce qui permet au conseil d'avoir la vision exhaustive, et quasi en temps réel, des "divers entretiens et petites réparations" commandées par leur syndic.
-Le contrôle et l'analyse de ces documents n'est pas réalisé au moment de la visite mais dans la foulée. Si des anomalies sont détectées, on en parle à la visite suivante (ou l’on contacte le syndic directement si cela ne peut pas attendre)
-le syndic demande aux prestataires d'avertir par téléphone de leur intervention le membre du conseil syndical situé dans le bâtiment concerné. Ceci permet au conseil de s'arranger pour qu'il y ait, dans la mesure du possible, un de leur membre pour contrôler la réalité de la prestation, sa durée, etc.
Nous avons mis en pratique ce principe pour la première fois début juin. L'analyse des factures est en cours mais à vue de nez, nous avons une facture sur deux que nous n'arrivons pas à rattacher à l'une des interventions tracées dans notre tableau (certains fournisseurs sont intervenus à plusieurs reprises pour des pb différents) du fait qu'il est incomplet et/ou que les factures sont indues (mais du coup nous ne pouvons rien prouver).
En revanche, certaines factures ont pu être rapprochées d'interventions tracées très précisément (parfois, nous avons pu noter la durée de l'intervention) et du coup nous allons pouvoir contester les factures (exemple : 2 heures pour un remplacement de groom hors déplacement)
Le système est encore très perfectible. |
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Saintyann
Nouveau Membre
4 réponses |
Posté - 01 juil. 2008 : 17:52:40
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Attention !
il existe une facturation en complement de la gestion courante sur le carnet d'entretien dite "facultative" chez certain syndic !
ça peut monter à plus de 7.50 € par copropriétaires !
un vrai jack Pot....
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