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rosalinde
Contributeur débutant
11 réponses |
 Posté - 17 mars 2009 : 13:28:57
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bonjour
je suis membre du conseil syndical de ma résidence
notre syndic tarde à rembourser les petits achats faits par le conseil syndical pour le fonctionnement de la résidence : cartouches d'encres pour le fax, ramettes papier pour ce même fax, essence pour la tondeuse de l'employé...
il faut souvent attendre plusieurs mois avant d'être remboursée
existe-t-il une solution? une caisse ou un compte prévu à cet effet? nous perdons beaucoup de temps à courir après le syndic pour ces remboursements. Actuellement, je suis en attente d'un remboursement de 150€ depuis 2 mois. Si ça continue, plus personne ne voudra faire l'avance
merci
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gédehem
Pilier de forums
11332 réponses |
Posté - 17 mars 2009 : 14:21:38
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Votre CS dispose t-il d'un RFCS ?
Une des clauses doit prévoir les modalités de remboursement des frais engagés par le CS pour l'exercice de sa mission.
Autre chose sont les dépenses engagées pour le fonctionnement et l'entretien du syndicat, qui sont à payer par le syndic !
Si le CS se charge de l'achat des 'consommables", ici aussi les modalités d'engagement de fonds, qui relève de la compétence du syndic, et de remboursement sont à décidées en AG.
Notez que pour ces consommables les factures doivent être établies au nom du syndicat, car il ne s'agit pas ici à proprement parlé de "remboursement de frais" mais de dépenses administratives ou d'entretien comptabilisées comme telles.
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rosalinde
Contributeur débutant
11 réponses |
Posté - 17 mars 2009 : 20:45:56
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oui nous avons un RFCS mais rien n'est précisé sur le remboursement de ces frais
est ce que les achats que j'ai cité sont à exécuter par le syndic?
qu'en est-il de l'achat de produits que doit utiliser le gardien pour traiter les rosiers ? pour peindre? de l'essence pour les tondeuses? |
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gédehem
Pilier de forums
11332 réponses |
Posté - 17 mars 2009 : 21:34:11
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Si votre RFCS ne précise pas les modalités de remboursement des frais engagés par le CS (*), il faut les prévoir pour votre prochaine AG !
Pour l'achat des petits consommables (**), il faut là aussi en décider les modalités en AG.
Le syndic ne va pas venir en personne acheter 5 l d'essence pour la tondeuse ou 5 serpillères pour le ménage.
C'est pourquoi il faut définir avec lui les modalités pratiques de ces achats, dans le repect du budget voté par l'AG. Les modalités convenues seront alors officialisées par l'AG.
(*) frais de fonctionnement du CS
(**) dépenses d'entretien du syndicat |
Edité par - gédehem le 17 mars 2009 21:37:05 |
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rosalinde
Contributeur débutant
11 réponses |
Posté - 17 mars 2009 : 21:52:47
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| la prochaine AG sera pour janvier et le syndic devrait changer donc il ne fera aucun effort |
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gédehem
Pilier de forums
11332 réponses |
Posté - 17 mars 2009 : 22:07:54
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Je comprends ...et en suis désolé pour vous !
Sauf que le syndic ne fera pas d'effort parce que personne ne l'y a obligé, ici en proposant à l'AG de décider de modalités pratiques !
N'hésitez pas à les prévoir l'année prochaine de crainte que le futur syndic ne reproduise le même travers ! |
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rosalinde
Contributeur débutant
11 réponses |
Posté - 17 mars 2009 : 22:28:29
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est-il possible de faire une caisse pour que le gardien ou le CS puisse faire ces achats sans avancer l'argent
il faudrait évidemment des justificatifs |
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océan
Pilier de forums
2457 réponses |
Posté - 18 mars 2009 : 18:16:03
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- le pb c'est qu'en cas de changement de gardien, le syndic peu oublier de récupérer l'avance de caisse qui reste dans les comptes
- une solution les deduire de votre prochain AF en envoyant la facture au nom du SdC ou les tickets de caisse accompagnés d'une lettre pour justifier de votre retenue et en demandant au syndic de passer l'écriture comptable!
edit pour abonnement .... |
Edité par - océan le 18 mars 2009 18:17:07 |
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rosalinde
Contributeur débutant
11 réponses |
Posté - 18 mars 2009 : 18:22:58
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oui mais l'AF étant tous les 3 mois, cela n'avancera pas les remboursements
actuellement, plus aucun membre du CS ne veut avancer l'argent pour les petits achats.
Comment faire cette avance de caisse? Peut-elle être en espèces?
Doit-elle être votée en AG? |
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gédehem
Pilier de forums
11332 réponses |
Posté - 18 mars 2009 : 19:13:18
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Rosalinde : les modalités d'achat de ces petits consommables et les modalités de remboursement si ce sont les membres du CS qui s'en charge sont à élaborer entre vous et avec le syndic !
Une fois définies, caisse, bordereau mensuel /trimestriel, etc .., ces modalités seront adoptées par l'AG et l'affaire sera réglée !
Sur une avance de caisse, il sera nécessaire de la suivre, de la gérer : qui ? Pas raisonnable.
Le plus simple est l'achat par un tel, la facturette et le bordereau récapitulatif mensuel/timestriel selon les nécessités.
La déduction de votre propre chef d'une provision pour charge n'est pas possible. |
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océan
Pilier de forums
2457 réponses |
Posté - 18 mars 2009 : 19:16:40
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le prochain appel de fonds est maintenant ... et les sommes ne devraient pas être excessives
Pour une caisse au gardien, vous pouvez faire faire un virement de 50 ou 100 euros en avance permanente sur une feuille de paie si l'employé est salarié du SdC |
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rosalinde
Contributeur débutant
11 réponses |
Posté - 18 mars 2009 : 20:18:39
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| le gardien ne veut pas que cela apparaisse sur sa fiche de paie et nous le comprenons parfaitement |
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océan
Pilier de forums
2457 réponses |
Posté - 18 mars 2009 : 21:02:13
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où est le problème ???????
une avance sur frais nest pas imposable ni CS ou CP!
comment voudriez-vous quun syndic vous avance du liquide ?
à combien s'élève ses petites dépenses sur l'année ou par trimestre? |
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rosalinde
Contributeur débutant
11 réponses |
Posté - 18 mars 2009 : 22:35:05
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les dépenses s'élèvent entre 200 et 300€ par mois
le gardien ne veut pas que cela figure sur son compte et c'est pour ça que je cherche une autre solution ici
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nefer
Modérateur
28499 réponses |
Posté - 18 mars 2009 : 23:37:16
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désolé mais 300 euros chaque mois, ce n'est pas un fond de caisse
il suffit de passer une commande des produits necessaires pour plusieurs mois et donc il y aura une facture au nom du syndicat, réglée par le syndic |
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rosalinde
Contributeur débutant
11 réponses |
Posté - 19 mars 2009 : 09:14:19
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| mais quand vous achetez de l'essence (50€), une cartouche pour le fax (32€), une cartouche pour l'imprimante (20€), un produit pour traiter les fleur (48€), de la peinture... vous ne pouvez pas tout commander. Certains produits ne se commandent pas et j'en ai marre d'avoir systématiquement de des remboursements en attente car le syndic ne me rembourse qu'au bout de 3 à 4 mois |
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syndic tarde à rembourser
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