LA CONSERVATION DES ARCHIVES
CONSTATANT :
· que l'organisation des archives par le syndic doit permettre un accès rapide et facile aux documents recherchés ;
· que les documents relatifs à l'immeuble et au syndicat doivent, dans un souci d'efficacité, être actualisés et mis à jour lorsque nécessaire ;
· que, d'une manière générale, les dispositions légales ou réglementaires mettant à la charge des syndics l'obligation de conserver certains documents, ne précisent pas si cette obligation est limitée dans le temps ;
· que, toutefois, pour certains documents, une durée de conservation spécifique a été prévue,

1 ° La durée de conservation de certains documents :
· que, l'article 16 du Code de commerce, applicable au syndic commerçant, prévoit que les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant dix ans ;
· que les articles R. 143-2 du Code du travail et L. 243-12 du code de la sécurité sociale imposent que les livres de paie soient conservés pendant cinq ans à compter de leur date de clôture ;
· que l'article L. 244-3 du Code de la sécurité sociale prévoit un délai de conservation de trois années pour les documents relatifs aux charges sociales ;
· que la conservation de certains de ces documents, au-delà des relais requis, peut présenter un intérêt particulier (documents nécessaires à la constitution du dossier de retraite d'un membre du personnel du syndicat, documents historiques...) ;