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Melfee74
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 Posté - 03 avr. 2013 : 15:01:24
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Bonjour
Notre syndic démissionne à la prochaine AGO. Nous avions demandé à ce qu'un nouveau syndic soit proposé, et de fait, notre ancien syndic a ajouté une résolution sur sa démission. Il n'y a donc pas de "concurrence" entre deux syndic.
Il faut dire que les relations avec l'ancien syndic sont très très tendues car il ne fait pas ou mal son travail et cherche à nous facturer des honoraires clairement abusifs.
J'avais plusieurs questions sur le déroulé de l'AGO :
1) liste d’émargement : Normalement, le syndic actuel a une liste, avec les tantièmes, qu’il nous fait signer. Dans la mesure où il va partir après sa démission, peut-il la conserver et s’opposer à nous la remettre ou est-il obligé de nous la transmettre ? je pose la question, car on peut faire une deuxième liste d’émargement en scéance, mais nous ne sommes pas sûrs d’avoir la liste des copropriétaires au complet et encore moins leurs tantièmes exacts. Cela dit, nous pouvons les recopier en séance.
2) J’ai bien noté que l’ancien syndic ne devait ni être président, ni être secrétaire de scéance. Donc, il faut que nous prévoyons le matériel pour saisir le PV. Ma question est la suivante : dans la mesure où vous êtes le seul présenté, si les autres copros ne s’y opposent pas, le futur syndic peut-il être présent dès le début de l’AGO ou faut-il attendre la résolution qui concerne le vote du nouveau syndic ? en d’autre termes, peut-on le désigner comme secrétaire de séance ou est-ce préférable que cela soit un copropriétaire qui s’en charge ? Pour ma part, cela ne me gêne pas, si cela est nécessaire, de saisir le PV en séance (je prendrai mon PC).
3) Concernant les appels de fonds : une fois l’AGO passée, dans la mesure où nous venons de recevoir un appel de fonds (pour le 2e trimestre), comment cela se passe –t-il ? à qui règle-t-on les charges et comment se passe la transition, en attendant que le nouveau syndic ait récupéré la compta ?
Si vous voyez d’autres points sur lesquels nous devons être vigilants ou des conseils à nous donner, je suis preneuse, c'est mon premier changement de syndic !!!
merci de vos réponses....
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mespres
Contributeur vétéran
1499 message(s)
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 Posté - 03 avr. 2013 : 15:10:40
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citation: Nous avions demandé à ce qu'un nouveau syndic soit proposé, et de fait, notre ancien syndic a ajouté une résolution sur sa démission. Il n'y a donc pas de "concurrence" entre deux syndic.
Faut il comprendre qu'aucun syndic alternatif n'est proposé ? Si oui, très facile pour l'AG, mais le pire est devant vous.
Votre syndic va démissionner, à partir de ce moment votre copro n'a plus de syndic, un administrateur judiciaire doit être nommé par un juge.
Il vous faut donc, dans ce cas, IMPERATIVEMENT prendre toutes les mesures nécessaires pour qu'au moins un syndic alternatif soit proposé. |
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Posté - 03 avr. 2013 : 15:41:55
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Melfee74 : ou est passé votre CS ?? Il devait prendre l'initiative de proposer au moins un contrat concurrent, connaissant le souhait de votre syndic de partir !!
Le CS devait imposer cela au sortant. Celui-ci met en péril votre SDC, le SDC devra le poursuivre pour tous les préjudices subits.
Le déroulement de votre AG n'a pas beaucoup d'importance, car sans mandat concurrent, vous serez dépourvu de syndic à la date de la fin de son contrat ! quelle est cette date ??
Pas de syndic, donc plus aucune gestion du SDC jusqu'à l'élection d'un nouveau syndic qu'une AG convoquée par l'Administrateur Judiciaire élira.
Plus de syndic : pas d'appel de fonds possible, pas de paiement des factures, .....
Melfee74 : Le syndic ne dirige pas une AG, et ne peut pas être président. En cas de changement de syndic, et pour cette AG vous ne pourrez pas élir de nouveau syndic sans un contrat joint à l'ODJ, un copro. doit être élu secrétaire de séance.
La seule solution est que votre CS propose très rapidement un contrat de syndic concurrent à cet ODJ !!
Avez vous reçu les convocs ?? si c'est le cas, le CS doit proposer un report de cette AG, en exigeant cela du syndic, et en l'informant qu'une action en justice sera lancée immédiatement dès la nomination d'un nouveau syndic !
Votre syndic sortant peut convoquer une AG jusqu'au derneir jour de son contrat, pour une tenue au moins 25 jours après cet envoi .
Vérifiez la date de fin de mandat avant de réfléchir au déroulement de cette AG, et de la liste des copros. Le CS doit avoir la liste des copropriétaires; sinon il doit la demander au syndic qui est obligé de la remettre !!
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Melfee74
Contributeur débutant
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 Posté - 03 avr. 2013 : 16:09:32
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Désolée, je me suis mal exprimée. Il y a bien UN NOUVEAU syndic proposé, dans les règles, avec le contrat joint à l'AG et tout. C'est juste qu'au départ, on pensait que l'ancien syndic resterait en lice, ce qui n'st pas le cas, puisqu'il démissionne.
D'où mes questions ci-dessus, pour que l'AG se passe au mieux avec le NOUVEAU syndic, qui sera forcément élu, vu qu'il est seul à se ^résenté et que nous nous sommes assurés (CS) d'avoir la majorité à l'AGO au préalable. |
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4
Posté - 03 avr. 2013 : 16:23:13
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Melfee74 : Alors pas trop de soucis Ă se faire.
1. élection du président de séance, un copro. sérieux et sachant gérer une AG
2. élection d'un copro. secrétaire de séance pour commencer l'AG, qui aura en sa possession la liste de présences.
3. Ă©lection des scrutateurs
5. le président de séance passe immédiatement à la résolution de l'élection du nouveau syndic.
Si celui-ci est élu, le secrétaire copro. démissionne et l'AG nomme le syndic comme secrétaire; il pourra rédiger le PV.
Après l'AG l'ancien devra remettre les fonds et les archives du SDC au nouveau; dont la mission débutera à la seconde suivant son élection.
Mais la gestion courant du SDC ne débutera qu'après la remise des archives des fonds, de la saisie des comptes du SDC et des copros par le nouveau syndic, et l'ouverture d'un compte du SDC.
Si le syndic démissionaire a déjà reçu des appels de fonds, ils figureront avec les fonds qu'ils remettra au nouveau ( chèque)
Si vous n'avez pas de compte séparé, le nouveau pourra immédiatement recevoir les appels de fonds des copropriétaires. Si vous avez déjà un compte séparé, vous devrez attendre que le nouveau syndic vous informe qu'il est prêt à recevoir chèques ou virements des charges.
Attention il est possible que l'ancien syndic ne se présente pas à cette AG - expérience personnelle !!! votre président du CS DOIT exiger dès la réception des convocations une copie de la liste de présences. Il est bon de la récupérer rapidement au cabinet du syndic, que de la recevoir par courrier. |
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Melfee74
Contributeur débutant
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5
Posté - 03 avr. 2013 : 16:45:37
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Zut ! c'est un peu juste, notre AGO est le 10 avril !!!
Du coup, j'ai fait le mail suivant :
"Bonjour Mesdames,
Dans la mesure où xxx donne sa démission à l’AGO du 10/04/2013, pour éviter tout problème ultérieur, merci de bien vouloir nous fournir une copie de la liste d’émargement qui sera utilisée lors de l’AGO (liste des copropriétaires avec millièmes et adresses).
Le cas échéant, nous viendrons la chercher à votre cabinet.
Merci d’avance.
Cordialement,"
Si pas de réponse demain on fait un recommandé. Si rien mardi, on y va en force (l'AGO étant le mercredi).
merci du conseil !! j'ai pas imaginé qu'ils risquaient de ne même pas venir !!
Sinon, on a pas de compte séparé.
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GĂ©dehem
Pilier de forums
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Posté - 03 avr. 2013 : 16:52:31
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Petite fiche, valable également en cas de démission du syndic sortant
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" Changement de syndic : propositions multiples
Lorsque la question de la désignation du syndic est inscrite à l'ODJ, c'est que le mandat du syndic sortant est censé se terminer à la date de cette AG.
Il ne s'agit pas pour le sortant d'un "renouvellement", le mandat de syndic étant obligatoirement à durée déterminée, mais de la désignation "à nouveau" de l'ancien syndic, pour un nouveau mandat.
Que ce soit le sortant ou un autre, les 2 propositions concourent à égalité sans qu'il y ait primauté de l'une sur l'autre à la question : "Désignation du syndic".
c'est à l'AG de déterminer quelle candidature elle va examiner en 1er.
Ceci sous entend que l'AG soit préparée avec rigueur par une équipe, un groupe qui sait de quoi il s'agit du déroulement d'une AG, ici particulière s'agissant éventuellement de changer de syndic.
IMPERATIF :
- trouver un Pdt de séance sachant diriger, présider une réunion et ayant quelques connaissance sur l'AG d'un syndicat.
- trouver un secrétaire de séance : c'est capital lorsqu'on change de syndic, le sortant ne devant avoir aucune fonction dans l’assemblée (changement de syndic = syndic JAMAIS secrétaire)
- trouver des scrutateurs (au moins 2) chargés de procéder aux décomptes des voix lors des votes.
Il faudra aux scrutateurs une liste des copropriétaires (ordre alpha) avec leurs tantièmes servant de "feuille de votes" : à préparer à l'avance (type tableau Excel avec x colonnes).
Si impossible, l'établir à partir de la "feuille de présence" (on prend le temps qu'il faut) ou on la complète s'il manque des informations à celle préparée à l'avance. (Un "bon" CS connaît la plupart des noms des copropriétaires, à commencer par ceux résidant sur place).
Ensuite, une fois élu, le président de séance se fait remettre la "feuille de présence" (émargement contrôlé par les présents et le CS). Il ne commence pas l'AG tant qu'il n'a pas vérifié et validé cette pièce indispensable et les mandats annexés.
Il conserve cette pièce pendant toute la durée de la réunion
Ceci fait, le pdt ouvre la séance et passe à l'ODJ.
La 1ère question à aborder est généralement l'approbation des comptes.
Ensuite c'est sans doute la question du "quitus". Chacun sait qu'il ne faut JAMAIS le donner afin de préserver les intérêts du syndicat...
Le quitus étant un acte juridique de décharge de responsabilité du mandataire, il n'est pas appréciation de la gestion de celui-ci.
Ensuite vient tout de suite l'élection du syndic, même si ce n'est pas cet ordre qui est prévu : ici, la pertinence des choses fait que c'est cette question qui doit s'imposer, au pdt de séance d'être ferme là dessus.
Pour l'Ă©lection du syndic, le pdt demande au "sortant", qui n'a pas de fonction dans l'AG si ce n'est celui de "conseil", ...de sortir !
(Il faut rappeler ici que la présence d'un syndic n'ayant aucune fonction officielle dans l'organisation et le déroulement de l'AG n'est pas indispensable à sa tenue ni à la validité des décisions prises.)
L'autre candidat (le nouveau), qui attend dans le couloir, entre pour se présenter et "se vendre" à l'assemblée. (Idem si plusieurs candidats)
Présentation faite il ressort pour papoter avec son "collègue" et l'AG, sous l'animation du PDT, débat et décide par QUI elle va commencer le vote, le candidat A ou le candidat B.
(On peut faire à pile ou face, mais c'est moins démocratique ).
Chacun comprend que le choix de l'ordre des candidatures et le débat sur ces candidatures doit se faire hors la présence des candidats concernés .. donc du "sortant".
C'est la pratique courante de tout jury : les délibérations ne sont jamais faites en présence des candidats.
ATTENTION : En présence de candidatures/propositions multiples (syndic mais aussi travaux), les personnes ayant procédé aux recherches et tractations commerciales (CS, commission ad hoc, ..) doivent donner leur avis, doivent préciser leur préférence en l'expliquant.
Il faut impérativement éviter la dispersion des voix.
C'est le point le plus important, et sans doute le plus difficile, en présence de candidatures multiples. C'est pourquoi l'avis et donc le choix de ceux qui ont fait les recherches est capital.
Le choix étant fait, le pdt de séance fait procéder au vote sur le candidat retenu majoritairement.
Les scrutateurs scrutent sur leurs feuille de vote, donnent le résultat au pdt, lequel l'annonce à l'assemblée, le secrétaire l'enregistre.
Si les choses sont bien faites, c'est ce candidat qui sera Ă©lu Ă la maj.art.25.
On fait un tour dans le couloir, on leur donne le résultat et on invite l'élu à rejoindre l'assemblée.
Eventuellement, on le conseille vivement, le secrétaire de séance démissionne et le pdt propose que le syndic élu assure la fonction de secrétaire.
Hormis les 3 questions qui précèdent (comptes, quitus, élection syndic) c'est lui qui établira le reste du PV et qui procédera plus tard, étant LE syndic, à la notification de ce PV à ceux concernés. "
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On l'aura compris, un changement de syndic (comme le changement d'un prestataire, d'une assurance, etc ...) ne s'improvise pas.
Le préalable obligé : trouver un candidat, un "bon", à qui il faut demander TOUS les renseignements possibles.
Il faut ici s'inscrire dans une démarche "Recrutement".
Imaginez que vous ĂŞtes PDG d'une entreprise et que vous recherchez votre directeur financier, votre DRH : Il faut "cuisiner" les candidats pour aller chercher au fond de leur fond ce qu'ils "valent", ce que l'ont peut exiger d'eux, et surtout la plus value qu'ils vont apporter.
Recruter un syndic, c'est la même chose. On ne se limite pas à sa bonne mine, à la couleur de sa porte d'entrée, au nom de l'enseigne.
Qui est-il, a quel groupe appartient-il, ses filiales ou celles de son groupe, combien d'employés dans sa ste/son agence, quelle structure (sce comptable, administratif, juridique...), quel assureur RCP, quel garant financier (quel montant), combien de syndicats en portefeuille, combien par gestionnaires et nombre de lots, coordonnées de quelques CS à contacter (attention ici aux CS 'complaisants')....
Cette démarche "recrutement" a lieu au moins 6 mois avant la date d'AG annuelle désignant le syndic.
Un changement de syndic (le recrutement d'un cadre sup) exclue la précipitation.
Bien entendu, la démarche doit être collective pour avoir quelque chance de réussite, par le CS ou à défaut par un groupe de copropriétaires.
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mespres
Contributeur vétéran
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Posté - 03 avr. 2013 : 17:09:34
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Pas certain que le secrétaire puisse changer en cours de séance. De tout façon, il faut préparer très sérieusement le secrétariat :
-Tableur excel pour comptabliser les votes
-PV prérédigé sous word.
le secrétaire doit être rompu à la bureautique, assisté par une assesseur.
Ce qu'il faut faire :
-Ă©lire le bureau
-dérouler l'AG (approbation des comptes, ...)
-Au moment du changement de syndic, demander au syndic de sortir : les copros discutent entre eux;
-l'ancien syndic démissionne, le nouveau est élu.
-Suite de l'AG, le nouveau syndic ayant ou non pris le secrétariat.
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Melfee74
Contributeur débutant
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Posté - 03 avr. 2013 : 17:13:41
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Merci pour ces précisions.
Cela fait plus d'un an que l'on souhaitait changer de syndic, et l'on s'y est pris à l'avance, nous en avons rencontré plusieurs, fait faire des "devis", posé nos questions et nous en avons sélectionné un qui nous paraissait bien et dont nous connaissons d'autres copros qu'il gère. De ce côté pas de soucis.
Mes questions concernent exclusivement le déroulement de l'AG, c'est vrai que pour le président, le secrétaire et les scrutateurs, nous avons pensé à tout, mais pour la liste des copros, je l'avais un peu oublié. Bien sur nous connaissons les habitants de l'immeuble propriétaires (nous avons d'ailleurs échangé avec eux pour leur expliquer la situation) , mais pour les non occupants, je ne suis pas sur que nous ayons la totalité des proprios. Il faut savoir que malgré de nombreuses demandes, nous avons eu beaucoup de mal (nous CS) à obtenir une liste des copros l'année dernière, et nous ne sommes pas surs qu'elle est à jour et complète. Et surtout, nous n'avons pas les tantièmes de chacun, qui permettent de faire le décompte.
Du coup, je m'interroge, si on ne la récupère pas, comment faire ?
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GĂ©dehem
Pilier de forums
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9
Posté - 03 avr. 2013 : 17:30:22
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Les "tantièmes de chacun" sont ceux mentionnés dans le RDC pour chaque lot
Faire une liste des lots avec en face le nom de leur propriétaire connus, ce qui permet d'établir une liste "alpha" des propriétaires connus, Les lots non pourvus (on ne connait pas le nom de leur propriétaire) seront renseignés au moment de l'émargement si ces 'inconnus' se présentent
La difficulté sera sans doute la mention nominative de ces absents inconnus non représentés
On mesure ici la difficulté lorsque le CS ne dispose pas de la liste des copropriétaires à jour
Concernant le PV d'AG, pas de difficulté majeure pour sa rédaction
Il suffit de reprendre le cadre général des PV passés avec les questions de cette AG inscrites à l'ODJ
Il doit être préparé à l'avance, avec les blancs nécessaires pour les points spécifiques à votre prochaine AG, en particulier pour transcrire la proposition telle que soumise aux voix.
Votre futur-nouveau syndic, que l'AG devra impérativement désigner faute d'un autre candidat, il vous aidera/conseillera utilement pour la rédaction du PV, même s'il n'est pas lui-même secrétaire.
Pour cela il sera assis 'sagement" aux cotés du 'bureau' de l'AG.
Mention de sa présence sera rapportée au PV. |
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mespres
Contributeur vétéran
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Posté - 03 avr. 2013 : 22:13:09
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Votre syndic a acté sa démission : négociez avec lui fourniture de la feuille de présence, il ne devrait pas faire de difficultés. Vous pouvez également consulter avant l'AG la feuille de présence de l'année dernière, cela vous permettra de mettre sous tableur les millièmes. |
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sparte
Contributeur senior
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Posté - 04 avr. 2013 : 20:04:49
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Si votre syndic a démissionné, j'espère qu'il a pris la précaution de convoquer votre AG en dehors de ses locaux...
Sinon, il va devoir attendre dans son bureau que vous ayez terminé
Un bon moment en perspective
Pour le reste tout a été dit.
Juste un mot quand même, au moment de l'élection du syndic, que le président donne la parole au syndic pour lui donner le temps de confirmer sa démission et dire au revoir!
30 secondes, et il est parti...et évitez les débats inutiles,les reproches qui ne servent plus à rien, vous n'avez pas fait ceci ou cela etc...inutile, il s'en va.
Si il y a eu des fautes, c'est Ă©ventuellement le juge qui tranchera.
Bonne AG et prenez votre ordi avec vous.
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Melfee74
Contributeur débutant
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Posté - 10 avr. 2013 : 10:11:30
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Bonjour
Le grand jour est arrivé, l'AGO est CE SOIR !!
nous avons bien suivi tous vos conseils bien précieux.
-Une salle loué en dehors des locaux de l'ancien syndic
-Nous avons reconstitué la feuille de pérsence avec les lots et les tantièmes (finalement sans soucis, nous avions les éléments qui dataient de 2012 et il n'ya a pas eu de modif).
- nous avons préparé la trame du PV, en prenant modèle sur les précédents (donc plus qu'à compléter avec les votes et les commentaires), et heureusement parceque ça prend un temps de malade de tout retaper !
- et enfin, nous nous réunissons (CS) 1h avant l'AG pour bien se mettre d'accord.
- le nouveau syndic sera présent, on lui a donné tous les éléments nécesaire pour qu'il ait un max d'info, pour suivre l'AGO.
Voilà , et je n'ai aucun regret de quitter ce syndic, il y a deux jours, via notre avocat (car une copro a intenté une action en justice contre la copro), nous avons eu des éléments qui montrent clairement qu'il nous a masqué des informations (que nous avons eu par la partie adverse), des informations graves, qui prouvent qu'il était au courant des problèmes d'humidité du logement de cette copro, et qu'il n'a rien fait, même pas informé le CS... un cauchemard !! Bref, on va être obligé de l'assigner, vu les sommes en jeu et les conséquences. On est écoeurés !! |
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Melfee74
Contributeur débutant
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Posté - 11 avr. 2013 : 11:18:48
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VoilĂ ! L'AG a eu lieu !!
Et comme vous l'aviez prédit ... le syndic démissionnaire ne s'est MEME PAS PRESENTE !!! Heureusement que tout était prévu !!! On avait ordi + imprimante, feuille de présence et draft de PV d'AG.
Notre nouveau syndic a suivi l'AG, j'étais secrétaire, 2 scrutateurs parmis les copros + 1 président parmi les copros, et plus des 2/3 des copros présents ou représentés. Tout le monde a suivi les conseils du Conseil Syndical, donc votes à l'unanimité pour chaque résolution.
Et tout le monde est OK pour attaquer notre ancien syndic pour défaut de gestion (car à cause de lui on a une procédure d'une copro contre la copro, bref je vous passe les détails mais c'est pas la joie), donc AGE à prévoir très très rapidement sur ce point et les factures abusives (2) ont été rejetées.
je ne sais pas comment va réagir l'ancien syndic au PV d'AG, car partout où on a pu en mettre une couche sur ses défauts de gestion, on l'a fait !!!!
ENCOR MERCI pour tous vos précieux conseils !!!! |
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GĂ©dehem
Pilier de forums
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Posté - 11 avr. 2013 : 11:25:01
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Pour les services et conseils rendus, c'est Ă qui que nous devons envoyez nos factures d'honoraires ???? 
NB : tout ceci est très bon non seulement en interne entre copropriétaires, mais aussi vis à vis de votre nouveau syndic, en particulier parce qu'il pourra compter sur une bonne assistance du CS dans sa gestion, CS qui sait ce qu'il en est des grandes lignes de cette gestion. |
Édité par - Gédehem le 11 avr. 2013 11:28:13 |
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Posté - 11 avr. 2013 : 11:28:03
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par contre je connais une adresse pour la livraison des caisses de bourbon .... |
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GĂ©dehem
Pilier de forums
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16
Posté - 11 avr. 2013 : 11:28:59
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Et comme j'ai les glaçons ..... |
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