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baptiste
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 Posté - 27 janv. 2010 : 12:24:47
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Existe-t-il un logiciel spécifique pour aider à tenir le rôle de secrétaire de séance lors d'une AG
Merci de vos renseignements
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Gédehem
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Posté - 27 janv. 2010 : 15:38:52
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S'il y abien une fonction de quasi "tout repos" lors d'une AG, c'est celle du secrétaire de séance !!! 
Pourquoi "un logiciel " ????
Quelques données (non exhaustives !)
- même si c'est une (bonne) habitude/pratique, aucun texte ne précise QUI établit le PV d'AG.
- Le PV d'AG n'est ni un "Compte rendu" ni un "Journal des débats" qui rapporterait au mot près ce qui s'y est dit !
"D.art.17 : Il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée qui est signé, à la fin de la séance, par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs. Lorsque le registre est tenu sous forme électronique, ces signatures sont établies conformément au deuxième alinéa de l’article 1316-4 du code civil.
Le procès-verbal comporte, sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, le résultat du vote. Il précise les noms des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, ainsi que les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus et leur nombre de voix
Le procès-verbal mentionne les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires ou associés opposants sur la régularité des décisions.
(.....)"
Autrement dit, vous reprenez sous n'importe quel traitement de texte les questions telles qu'inscrites à l'ODJ sur la convocation, vous laissez des lignes en dessous pour une phrase de liaison et le résultat des votes (Abstentions : ... Contre, Pour ....) et vous avez un PV.
Bien entendu vous n'aurez pas oublié les phrases d'introduction et de liaison ni le détail des membres de l'AG, nominativement des absents non représentés.
En résumé, un PV d'AG se prépare à l'avance !
Seuls seront précisés les résultats des votes, et éventuellement les résolutions ou amendements adoptés en séance
Pour ma part je n'ai pas encore vu de "logiciel" vraiment efficient pour cela, depuis les données de la feuilles de présence jusqu'à l'établissement du PV, bien qu'ayant participé (un peu) à la construction d'un de ces systèmes. |
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Gédehem
Pilier de forums
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 2
Posté - 27 janv. 2010 : 15:38:52
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S'il y abien une fonction de quasi "tout repos" lors d'une AG, c'est celle du secrétaire de séance !!!
Pourquoi "un logiciel " ????
Quelques données (non exhaustives !)
- même si c'est une (bonne) habitude/pratique, aucun texte ne précise QUI établit le PV d'AG.
- Le PV d'AG n'est ni un "Compte rendu" ni un "Journal des débats" qui rapporterait au mot près ce qui s'y est dit !
"D.art.17 : Il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée qui est signé, à la fin de la séance, par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs. Lorsque le registre est tenu sous forme électronique, ces signatures sont établies conformément au deuxième alinéa de l’article 1316-4 du code civil.
Le procès-verbal comporte, sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, le résultat du vote. Il précise les noms des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, ainsi que les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus et leur nombre de voix
Le procès-verbal mentionne les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires ou associés opposants sur la régularité des décisions.
(.....)"
Autrement dit, vous reprenez sous n'importe quel traitement de texte les questions telles qu'inscrites à l'ODJ sur la convocation, vous laissez des lignes en dessous pour une phrase de liaison et le résultat des votes (Abstentions : ... Contre, Pour ....) et vous avez un PV.
Bien entendu vous n'aurez pas oublié les phrases d'introduction et de liaison ni le détail des membres de l'AG, nominativement des absents non représentés.
En résumé, un PV d'AG se prépare à l'avance !
Seuls seront précisés les résultats des votes, et éventuellement les résolutions ou amendements adoptés en séance
Pour ma part je n'ai pas encore vu de "logiciel" vraiment efficient pour cela, depuis les données de la feuilles de présence jusqu'à l'établissement du PV, bien qu'ayant participé (un peu) à la construction d'un de ces systèmes. |
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Gédehem
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3
Posté - 27 janv. 2010 : 15:38:52
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S'il y abien une fonction de quasi "tout repos" lors d'une AG, c'est celle du secrétaire de séance !!!
Pourquoi "un logiciel " ????
Quelques données (non exhaustives !)
- même si c'est une (bonne) habitude/pratique, aucun texte ne précise QUI établit le PV d'AG.
- Le PV d'AG n'est ni un "Compte rendu" ni un "Journal des débats" qui rapporterait au mot près ce qui s'y est dit !
"D.art.17 : Il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée qui est signé, à la fin de la séance, par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs. Lorsque le registre est tenu sous forme électronique, ces signatures sont établies conformément au deuxième alinéa de l’article 1316-4 du code civil.
Le procès-verbal comporte, sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, le résultat du vote. Il précise les noms des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, ainsi que les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus et leur nombre de voix
Le procès-verbal mentionne les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires ou associés opposants sur la régularité des décisions.
(.....)"
Autrement dit, vous reprenez sous n'importe quel traitement de texte les questions telles qu'inscrites à l'ODJ sur la convocation, vous laissez des lignes en dessous pour une phrase de liaison et le résultat des votes (Abstentions : ... Contre, Pour ....) et vous avez un PV.
Bien entendu vous n'aurez pas oublié les phrases d'introduction et de liaison ni le détail des membres de l'AG, nominativement des absents non représentés.
En résumé, un PV d'AG se prépare à l'avance !
Seuls seront précisés les résultats des votes, et éventuellement les résolutions ou amendements adoptés en séance
Pour ma part je n'ai pas encore vu de "logiciel" vraiment efficient pour cela, depuis les données de la feuilles de présence jusqu'à l'établissement du PV, bien qu'ayant participé (un peu) à la construction d'un de ces systèmes. |
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DIOGENE93
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Posté - 28 janv. 2010 : 00:05:58
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Il ny a pas de texte légal qui précise celà mais si le syndic assure le secrétariat de la séance il est contractuellement tenu de rédiger le procés verbal (contrat FNAIM, FONCIA etc..) et cette prestation étant incluse dans ses honoraires de base. |
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DIOGENE93
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Posté - 28 janv. 2010 : 00:05:58
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Il ny a pas de texte légal qui précise celà mais si le syndic assure le secrétariat de la séance il est contractuellement tenu de rédiger le procés verbal (contrat FNAIM, FONCIA etc..) et cette prestation étant incluse dans ses honoraires de base. |
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DIOGENE93
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Posté - 28 janv. 2010 : 00:05:58
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Il ny a pas de texte légal qui précise celà mais si le syndic assure le secrétariat de la séance il est contractuellement tenu de rédiger le procés verbal (contrat FNAIM, FONCIA etc..) et cette prestation étant incluse dans ses honoraires de base. |
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felix1930
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Posté - 28 janv. 2010 : 07:40:26
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citation: Il ny a pas de texte légal qui précise celà mais si le syndic assure le secrétariat de la séance il est contractuellement tenu de rédiger le procés verbal (contrat FNAIM, FONCIA etc..)
j'avais (j'ai) la naïveté de penser que le contrat à respecter était celui qui était passé entre la copropriété XXX et le syndic YYYY, adhérent ou non à la FNAIM ou autre |
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felix1930
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Posté - 28 janv. 2010 : 07:40:26
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citation: Il ny a pas de texte légal qui précise celà mais si le syndic assure le secrétariat de la séance il est contractuellement tenu de rédiger le procés verbal (contrat FNAIM, FONCIA etc..)
j'avais (j'ai) la naïveté de penser que le contrat à respecter était celui qui était passé entre la copropriété XXX et le syndic YYYY, adhérent ou non à la FNAIM ou autre |
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felix1930
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Posté - 28 janv. 2010 : 07:40:26
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citation: Il ny a pas de texte légal qui précise celà mais si le syndic assure le secrétariat de la séance il est contractuellement tenu de rédiger le procés verbal (contrat FNAIM, FONCIA etc..)
j'avais (j'ai) la naïveté de penser que le contrat à respecter était celui qui était passé entre la copropriété XXX et le syndic YYYY, adhérent ou non à la FNAIM ou autre |
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DIOGENE93
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Posté - 29 janv. 2010 : 00:00:32
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citation: Initialement posté par felix1930citation: Il ny a pas de texte légal qui précise celà mais si le syndic assure le secrétariat de la séance il est contractuellement tenu de rédiger le procés verbal (contrat FNAIM, FONCIA etc..) j'avais (j'ai) la naïveté de penser que le contrat à respecter était celui qui était passé entre la copropriété XXX et le syndic YYYY, adhérent ou non à la FNAIM ou autre
J'ai cité ces deux enseignes parce qu'elles revendiquent que leurs contrats sont conformes à l'avis du Conseil National de la Consommation du 27 septembre 2007
Je pense que la plupart des lecteurs , sauf vous apparament, auront compris que cet exemple que je donne ne se limite bien évidemment pas à la FNAIM et à FONCIA.
Mais bon, il en faut toujours un, et puis ça fait tourner votre compteur ! |
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DIOGENE93
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Posté - 29 janv. 2010 : 00:00:32
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citation: Initialement posté par felix1930citation: Il ny a pas de texte légal qui précise celà mais si le syndic assure le secrétariat de la séance il est contractuellement tenu de rédiger le procés verbal (contrat FNAIM, FONCIA etc..) j'avais (j'ai) la naïveté de penser que le contrat à respecter était celui qui était passé entre la copropriété XXX et le syndic YYYY, adhérent ou non à la FNAIM ou autre
J'ai cité ces deux enseignes parce qu'elles revendiquent que leurs contrats sont conformes à l'avis du Conseil National de la Consommation du 27 septembre 2007
Je pense que la plupart des lecteurs , sauf vous apparament, auront compris que cet exemple que je donne ne se limite bien évidemment pas à la FNAIM et à FONCIA.
Mais bon, il en faut toujours un, et puis ça fait tourner votre compteur ! |
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DIOGENE93
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Posté - 29 janv. 2010 : 00:00:32
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citation: Initialement posté par felix1930citation: Il ny a pas de texte légal qui précise celà mais si le syndic assure le secrétariat de la séance il est contractuellement tenu de rédiger le procés verbal (contrat FNAIM, FONCIA etc..) j'avais (j'ai) la naïveté de penser que le contrat à respecter était celui qui était passé entre la copropriété XXX et le syndic YYYY, adhérent ou non à la FNAIM ou autre
J'ai cité ces deux enseignes parce qu'elles revendiquent que leurs contrats sont conformes à l'avis du Conseil National de la Consommation du 27 septembre 2007
Je pense que la plupart des lecteurs , sauf vous apparament, auront compris que cet exemple que je donne ne se limite bien évidemment pas à la FNAIM et à FONCIA.
Mais bon, il en faut toujours un, et puis ça fait tourner votre compteur ! |
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felix1930
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Posté - 29 janv. 2010 : 07:27:57
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décidément.... toujours aussi sympa vos réponses; là aussi il en faut (?) un..... pourtant cela ne nous manquait pas.......soyez |
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felix1930
Contributeur vétéran
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Posté - 29 janv. 2010 : 07:27:57
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décidément.... toujours aussi sympa vos réponses; là aussi il en faut (?) un..... pourtant cela ne nous manquait pas.......soyez |
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felix1930
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Posté - 29 janv. 2010 : 07:27:57
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décidément.... toujours aussi sympa vos réponses; là aussi il en faut (?) un..... pourtant cela ne nous manquait pas.......soyez |
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Posté - 29 janv. 2010 : 08:12:04
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normalement celui qui émet la convocation doit joindre pour une partie des résolutions, un projet. En général, ce document est fait sur word.
il suffit donc de récupérer ce fichier et de l'aménager pour le secrétariat de séance :
* mettre en présence tous les proprios avec les tantièmes : enquite il suffit de faire du "couper coller ", pour mettre les absents
* ensuite en cours de séance aménager avec les contres et abstentions
il faut être conscient que le secrétaire de séance a du mal à "participer" aux débats. Il faut que le président de séance soit bien en accord avec le secrétaire "en cours" d'AG. |
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Posté - 29 janv. 2010 : 08:12:04
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normalement celui qui émet la convocation doit joindre pour une partie des résolutions, un projet. En général, ce document est fait sur word.
il suffit donc de récupérer ce fichier et de l'aménager pour le secrétariat de séance :
* mettre en présence tous les proprios avec les tantièmes : enquite il suffit de faire du "couper coller ", pour mettre les absents
* ensuite en cours de séance aménager avec les contres et abstentions
il faut être conscient que le secrétaire de séance a du mal à "participer" aux débats. Il faut que le président de séance soit bien en accord avec le secrétaire "en cours" d'AG. |
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Posté - 29 janv. 2010 : 08:12:04
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normalement celui qui émet la convocation doit joindre pour une partie des résolutions, un projet. En général, ce document est fait sur word.
il suffit donc de récupérer ce fichier et de l'aménager pour le secrétariat de séance :
* mettre en présence tous les proprios avec les tantièmes : enquite il suffit de faire du "couper coller ", pour mettre les absents
* ensuite en cours de séance aménager avec les contres et abstentions
il faut être conscient que le secrétaire de séance a du mal à "participer" aux débats. Il faut que le président de séance soit bien en accord avec le secrétaire "en cours" d'AG. |
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Gédehem
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Posté - 29 janv. 2010 : 10:05:56
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Diogène, ne faites pas une affaire personnelle des remarques ou contestations qui peuvent être apportées ici !
Les organisations que vous citez sont des corporations qui regroupent les Ste qui exercent telle profession, ici de gestion immobilière/administrations de bien !
Elles n'ont pas plus de crédibilité, ou ici de "poids juridique" que n'importe quel autre groupement professionnel, de coiffeurs, vendeurs d'asperges ou de plombiers !
Ce ne sont pas des "ordres", qui relèvent d'une toute autre législation.
S'il est communément admis par une pratique habituelle, et de confort lorsque la fonctin est exercée par le syndic, que le PV d'AG soit établit par le secrétaire de séance, rien ne l'oblige ou ne l'impose, aucun texte ne précisant par qui est établit le PV d'AG
Le PV peut valablement être établit par le pdt de séance ou toute autre personne, selon éventuellement le choix de l'assemblée. (jurisprudence)
Prévoir dans un contrat de mandat de syndic une clause qui impose que ce soit le syndic-secrétaire (si c'est lui) qui rédige le PV, c'est bien pour enfermer un peu plus les copropriétaires dans les mains du mandataire.
Clause à supprimer ! 
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Édité par - Gédehem le 29 janv. 2010 10:13:16 |
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Gédehem
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Posté - 29 janv. 2010 : 10:05:56
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Diogène, ne faites pas une affaire personnelle des remarques ou contestations qui peuvent être apportées ici !
Les organisations que vous citez sont des corporations qui regroupent les Ste qui exercent telle profession, ici de gestion immobilière/administrations de bien !
Elles n'ont pas plus de crédibilité, ou ici de "poids juridique" que n'importe quel autre groupement professionnel, de coiffeurs, vendeurs d'asperges ou de plombiers !
Ce ne sont pas des "ordres", qui relèvent d'une toute autre législation.
S'il est communément admis par une pratique habituelle, et de confort lorsque la fonctin est exercée par le syndic, que le PV d'AG soit établit par le secrétaire de séance, rien ne l'oblige ou ne l'impose, aucun texte ne précisant par qui est établit le PV d'AG
Le PV peut valablement être établit par le pdt de séance ou toute autre personne, selon éventuellement le choix de l'assemblée. (jurisprudence)
Prévoir dans un contrat de mandat de syndic une clause qui impose que ce soit le syndic-secrétaire (si c'est lui) qui rédige le PV, c'est bien pour enfermer un peu plus les copropriétaires dans les mains du mandataire.
Clause à supprimer !
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Édité par - Gédehem le 29 janv. 2010 10:13:16 |
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