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 Posté - 23 mai 2010 : 11:46:44
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Je suis actuellement membre du CS et me pose la questions suivante :
Que se passe-t-il pour les comptes non approuvés de deux exercices précédents ?
Situation : Lors de la dernière AG (9/09) organisée par un administrateur provisoire nommé par le TGI (le renouvellement du syndic et le choix d’un nouveau syndic n’avait pas été voté lors de l’AG de 7/08), les comptes des deux exercices clos en 03/08 et 03/09 n’ont pas été approuvés.
Un nouveau syndic a été élu. A la prochaine AG fin août 2010, les comptes de l’année et clos en 3/2010 vont être présentés. L’ensemble des factures a été mis à ma disposition. Je peux donc faire le travail de contrôle et d’analyse sur les dépenses de l’exercice qui vient de se dérouler. En revanche, pour ce qui s’est passé auparavant, je n’ai pas de document. Le syndic a fait regarder les comptes, mais cela ne nous apporte pas grand-chose, sauf à dire que ce n’est pas clair….
En relisant les notes écrites par le CS en place jusqu’en 07/08, il demandait dès cette AG de 07/08 de ne pas approuver les comptes et de ne pas donner quitus, en justifiant :« il est précisé que le syndic n’a pas fourni les documents et informations demandées par le Conseil Syndical en place. », le reste des informations de la note concernent des interventions du CS pour diminuer telle ou telle charge.
L’objectif du CS était donc ne pas approuver les comptes, je les cite……. « afin de permettre d’engager éventuellement une action pour récupérer les sommes trop versées du fait des anomalies de gestion ».
Lors de cette AG, les comptes n’ont pas été approuvés, le Syndic n’a pas été renouvelé (ni un autre syndic), seuls deux conseillers syndicaux auraient été élus. Mais pas de trace du PV de l’AG.
A la suite de cela, il y a eu nomination d’un Administrateur Provisoire et à l’Assemblée de 09/09, un nouveau syndic a été nommé, mais les comptes des deux années précédentes n’ont pas été votés, ni quitus donnés.
Que doit-on faire aujourd’hui pour ces deux années ? Quelles incidences sur les comptes de la copropriété ?
Merci par avance
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1
Posté - 23 mai 2010 : 12:18:22
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si les comptes n'ont pas été approuvés, les comptes individuels n'ont pas été régularisés :
* si le solde de l'exercicie était créditeur, les comptes n'ont pas été crédités
* si le solde de l'exercicie était débiteur, les appels de régularisation n'ont pas été faits et la trésorerie doit sans ressentir.
Votre CS précédent a fait une GROSSE erreur en demandant de ne pas approuver les comptes...
Il vous faut reprendre toutes les annexes 01 pour y voir clair (si annexes ont été faites ...  ) |
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 2
Posté - 23 mai 2010 : 23:21:18
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Merci pour votre réponse. Je suis tout à fait d'accord, c'est une grosse erreur de ne pas avoir approuvé les comptes. Il aurait fallu en effet, faire des réserves ou refuser certaines dépenses.
En effet, les comptes individuels ne sont pas épurés.
Les annexes ont été établies par l'administrateur provisoire, mais les comptes ne sont pas clairs . Le syndic actuel qui a repris les comptes de l'administrateur provisoire a demandé qu'un audit soit fait par un expert comptable, mais pour ma part, cela ne nous donne pas grand chose.
L'administrateur provisoire a repris les soldes de l'ancien syndic, et pour le dernier exercice, certains factures importantes n'ont pas été comptabilisées. Nous nous retrouvons avec des comptes d'attente, charges exceptionnelles, des AN d'exercices précédents.
Pour y voir clair, il me semble qu'il faudrait reprendre tous les comptes des deux exercices précédents. Mais, est-ce souhaitable ? C'est un gros travail. Dans l'affirmative, a qui appartient-il de faire ce travail ?
Si les comptes des deux exercices précédents ne sont pas repris en détail, les comptes peuvent-ils être approuvés en l'état ?
S'ils ne le sont pas, les comptes individuels ne seront pas appurés pour ces deux exercices.
Dans ce cas, comment cela se passe-t-il pour l'année en cours ?
Merci de votre contribution |
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3
Posté - 24 mai 2010 : 07:38:38
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pas au CS en théorie, car il n'a pas forcément tous les documents nécessaires. Toutefois si parmi les copros vous avez un expert comptable, cela permettrait peut-être de se faire une idée.
pas au syndic, il prend les comptes tels que l'ancien via l'administrateur provisoire lui a fourni, sans remise en cause, ce n'est pas son job.
L'idée d'un expert comptable, me semble être une bonne démarche. Ce sera des frais mais ainsi vous y verrez clair. Pensez à ceux qui vendent et qui achètent qui sont dans des situations inextricables et de plus en plus avec le temps qui passe.... |
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nefer
Modérateur
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4
 Posté - 24 mai 2010 : 09:30:40
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il me semble qu'il faudrait commencer par vérifier la liste des dépenses, donc controler TOUTES les factures ( sont elles bien au nom du syndicat, y a t il les OS, correspondent elles à des travaux effectués???...)
puis vérifier qu'elles sont bien imputées avec les bonnes clés de répartition
et pour cela il n'y a pas besoin d'un expert comptable!
c'est le role du CS! |
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Posté - 24 mai 2010 : 09:59:59
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nefer, compte tenu de l'état de cette copro, je pense qu'un controle des factures s'il est nécessaire n'est pas suffisant. Car ensuite, il faudra faire la relation avec les grands livres sur plusieurs années, les relevés bancaires sur plusieurs années, la relation entre les factures (sont-elles payées ou non, et quand ?etc...).
Sur un an, c'est du travail, mais faisable, sur deux ans... et plus  |
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océan
Contributeur actif
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Posté - 25 mai 2010 : 23:45:56
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Difficile en effet, un nouveau syndic refusant souvent de corriger les comptes ... nous le vivons, sans AJ pour l'instant, et c'est désespérant!
avec méthode ce n'est pas un travail très compliqué, mais qui peut être fastidieux vu la taille de votre copro, si on vous laisse accès aux documents, un EC vous apportera qu'une facture supp, travail qu'il fera faire pour l'essentiel par des personnes ne connaissant pas le dossier ni les spécificités de la copro, peut-être faire simplement valider rapidement votre travail d'analyse et de demande de modifications, car en fait le syndic se protège par cette demande d'EC ?.
Y-at-il d'autres personnes compétentes pour vous aider à faire ces contrôles, vous n'en serez que plus crédibles.
Par expériences, mettre des réserves ou refuser des factures ne change pas vraiment la situation puisque ces factures restent en attente ou sont ressorties du chapeau en cas de changement de syndic ... si les provisions sont payées, le budget suivi et tenu, c'est déjà 95% d'assuré même si ce n'est pas satisfaisant
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Posté - 26 mai 2010 : 07:29:52
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citation: Difficile en effet, un nouveau syndic refusant souvent de corriger les comptes C'est surtotu que ce n'est pas ausyndic élu en 2009 de s'occuper des comptes de 2008 et 2007....
Il est payé pour un boulot, on ne peut pas lui imposer de faire gratuitement le boulot que n'a pas fait son prédecesseur, qui lui a été payé pour cela... |
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Posté - 26 mai 2010 : 08:30:37
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ribouldigue : citation: C'est surtotu que ce n'est pas ausyndic élu en 2009 de s'occuper des comptes de 2008 et 2007....
Ah Bon ????
les comptes des années précédentes n'ont pas été approuvés, le nouveau syndic a été élu pour gérer cette copropriété, avec les vieux et les nouvraux comptes !!!! Il doit donc les proposer au prochain ODJ pour enfin apurer tous les soldes personels.
Ce nouveau syndic ne repart avec les comptes à zéro, mais avec les soldes de 2008.
ribouldingue : un copropriétaire vend son lot, expliquez nous comment ce syndic va pouvoir établir un état dété juste, si il ne p^rends aps en compte le solde de ce copro : créditeur, débiteur, mauvais payeur ???? |
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9
Posté - 26 mai 2010 : 09:12:58
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Bon, et si les comptes des dix années précédentes n'ont pas été fait, le sydnic qui vient d'etre élu doit faire la compta des dix années pour le prix d'une seule?
Lisez bien les contrats de syndics, je ne crois pas que cela soit comme ca...
Ma remarque n'a rien a voir avec le fait que la vente est difficile voire impossible, - ce que je ne nie pas -, car ceci n'est pas la faute du nouveau syndic, mais bien la responsabilité du syndicat.
Ne mélangeons pas;
J'ajoute encore:
Mettons qu'un sydnic d'il y a trois ans n'ai pas demandé au copropriétaire vendeur depuis les paiements qu'il devait, que peut faire le nouveau sydnic, même dans le cas ou il prendrait sur lui de faire gratuitement pour la copropriété les comptes de cette année la? |
Édité par - ribouldingue le 26 mai 2010 09:21:01 |
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JB22
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Posté - 26 mai 2010 : 09:35:59
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"Mettons qu'un sydnic d'il y a trois ans n'ai pas demandé au copropriétaire vendeur depuis les paiements qu'il devait, que peut faire le nouveau sydnic, même dans le cas ou il prendrait sur lui de faire gratuitement pour la copropriété les comptes de cette année la?"
Il y a eu faute de l'ancien syndic qui n'a pas fait en temps utile opposition chez le notaire, le syndicat aurait dû faire, si le montant en valait la peine, une action en responsabilité à l'encontre de l'ancien syndic.
On retrouve toujours la difficulté pour les syndicats de faire valoir leurs droits, action nécessaire auprès du T.G.I. avec avocat...et frais à engager, sans garantie de succès... |
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Posté - 26 mai 2010 : 10:06:07
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ribouldingue : Vous parlez de 10 ans de comptes non approuvés !!!! ce n'est pas la question, et une telle copropriété ne peut pas fonctionner !!
Le CS qui a cherché un nouveau syndic a expliqué à celui-ci que les comptes n'ont pas été approuvés les 2 années passés. Ce syndic va bien évidemment négocié in montnat d'honoriares pour la reprise de ces comptes. Qui a parlé de gratuité ????
Ce nouveau syndic qui ne s'occuperai pas des anciens soldes, me paraitarait pas meuilleur que le rpécédent !!
Le Syndicat peut tout à fait demander, et il devra le faire si il y a de grosses carences et fautes de gestion, à ce nouveau syndic de lancer une action au tribunal. Des frais d'avocats et de syndic en plus, qui seront couvert en pertie pas des DI et l'article 700 !!
Un CS sérieux et qui a bien suivi la gestion, ET qui possèdent TOUS les odcuments comptables peut également faire un point précise sur la situation comptable du SDC, et il peut prendre conseil auprès d'un expert comptable pour remmettre à jour cette comptabilité. Les frias à la charge du SDC.
Ils pourront également avoir tous les copies nécéssaires pour faire cette situation. Peut être un peu long, mais pas très difficile. Des conseils du comptbale de ce nouveau syndic seront les bienvenus également .
Ce SDC ne peut pas " oublier" les comptes passés ???
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Posté - 26 mai 2010 : 10:19:21
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Oui, mais vous dérivez tout a fait de la question initiale.
Vous admettez maintenant que ce n'est pas gratuit et que cela fait l'objet d'une négocaition. Parfait, on est d'accord.
Dons s'il n'y a pas eu négociation, il n'y a pas eu accord, et alors le syndic est en droit de ne pas le faire; On est donc PARFAITEMENT d'accord.
citation: Un CS sérieux et qui a bien suivi la gestion, ET qui possèdent TOUS les documents comptables peut également faire un point précise sur la situation comptable du SDC Exact, et ici ce n'est pas trop le cas puisqu'il y a deux ans de retard...
citation: et il peut prendre conseil auprès d'un expert comptable pour remmettre à jour cette comptabilité. Les frias à la charge du SDC Bah oui, parfaitement d'accord et ca a deja été mentioné dans le fil.
citation: Ce SDC ne peut pas " oublier" les comptes passés ??? C'est bien ce que j'ai dit, d'une autre facon, le SYNDICAT ne peut effectivement pas oublier (sauf qu'il l'a un peu fait ici, dans ce cas précis, donc le PEUT est a transformer en DOIT), mais il ne peut pas mettre la charge sur le sydnic comme ca sans prévenir ni négocier.
Le syndicat rest responsable, pas le syndice |
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JB22
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Posté - 26 mai 2010 : 11:08:09
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"L'administrateur provisoire a repris les soldes de l'ancien syndic, et pour le dernier exercice, certains factures importantes n'ont pas été comptabilisées. Nous nous retrouvons avec des comptes d'attente, charges exceptionnelles, des AN d'exercices précédents. "
Vous avez deux problémes:
1°- Les charges imputées sur les deux exercices précédents.
Ces dépenses ont-elles été votées, se rapportent-elles au Syndicat.
Raisons de non comptabilisation de certaines factures ? ont-elles été
payées
2°-La situation financière actuelle:
Reprendre l'annexe 1 et le G.L.
-Banque: Vérifier l'état de rapprochement.
-Copropriétaires:Vérifier s'il s'agit "d'anciens copropriétaires"
Pour les autres reconstituer le solde pour vérifier l'ancienneté des
dettes.
-Débiteurs divers: Peuvent se cacher sous cette dénomination
d'anciens copropriétaires débiteurs.
-Compte d'attente et comptes de régularisation
Peuvent se dissimuler sous cette appellation:
Des charges payées mais refusées mais non remboursées.
Des charges payées non imputées dans les charges.
Et comme dit océan "ressorties du chapeau en cas de changement
de syndic".
-Provision pour travaux et avances de trésorerie.
Vérifier leur réalité.
-Copropriétaires créditeurs: vérifier l' ancienneté, le détail et la réalité
de la créance.
-Comptes de tiers et Fournisseurs:
Réalité et ancienneté de la créance, pourquoi ne sont-ils pas payés.
-Compte de régularisation:
Comme pour le compte d'attente voir ce qui se cache sous cette
dénomination. |
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Posté - 26 mai 2010 : 14:19:01
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Merci pour ce guide.
J'ai déjà posé des questions au Syndic actuel sur des AN, comptes d'attente, compte de régularisation, fournisseurs divers....
J'attends de voir quelles sont les réponses, et j'envisageais si les réponses ne sont pas suffisantes (c'est à dire si je n'arrive pas à voir de quelle dépense il s'agit, son antériorité, dépenses courantes ou exceptionnelles), de demander au syndic qui a récupéré l'ensemble des archives, d'aller voir dans les documents des deux exercices précédents.C'est un peu de temps, mais je ne vois que cette solution pour arriver à démêler les fils.
Comme je l'ai indiqué précédemment, le travail fait par un expert comptable ne me paraît pas suffisant, voire inutile à ce stade.
Synthèse du rapport pour un exercice : "la comptabilité comprend de nombreuses erreurs d'affectation qui nuisent à la lisibilité des comptes et ne donnent pas une image réelle de la nature des dépenses engagées. ..... absence de régularisation des anomalies antérieures et notamment des charges non réparties. Ceci montre un défaut majeur dans la supervision et le contrôle de ces comptes ainsi que dans le suivi des comptes des copropriétaires".
Pour le 2ème exercice : "Les états financiers ne sont pas conformes aux états comptables qui nous ont été communiqués. La situation active et passive de la copropriété n'est pas comptablement justifiée et une grande incertitude existe sur le montant réel des fonds détenus par la copropriété"
On a donc ce rapport dont je rapporte que les deux conclusions, on a le grand livre de l'AJ (qui lui dit j'ai repris la comptabilité de l'ancien syndic) a savoir qu'il a administré la copro pendant environ 6 mois. Le budget prévisionnel qu'il a présenté était sous évalué car de grosses dépenses et ses propres honoraires n'étaient pas intégrés.
Le nouveau syndic a repris les comptes du grand livre de l'AJ.
Je ne sais pas si j'aurais beaucoup de réponses à mes demandes. C'est pourquoi, j'envisageais d'aller voir dans les archives comptables.
Actuellement, je suis seule, car les autres membres du CS ne peuvent ne veulent, ou ne savent le faire.
Pour ma part, je voudrais éviter les procédures judiciaires qui augmentent les dépenses du syndicat et qui nuisent au climat de la copropriété.
Merci à tous pour vos conseils juridiques et opérationnels
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JB22
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Posté - 26 mai 2010 : 17:05:07
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"Comme je l'ai indiqué précédemment, le travail fait par un expert comptable ne me paraît pas suffisant, voire inutile à ce stade."
Il ne faut pas oublier que le travail a été commandé par un syndic, l'expert comptable a un objectif de rentabilité, et une véritable expertise demande beaucoup de temps, le syndicat est-il disposé à payer.
Le rapport "générique" ci-dessous est un exemple de langue de bois, il aurait pu être rédigé à partir de vos informations, il est sans effet pratique.
En rouge une "traduction" en langage courant.
"Synthèse du rapport pour un exercice : "la comptabilité comprend de nombreuses erreurs d'affectation ( charges mises dans des comptes d'attente ou de régularisation) qui nuisent à la lisibilité des comptes et ne donnent pas une image réelle de la nature des dépenses engagées. ..... absence de régularisation des anomalies antérieures et notamment des charges non réparties.(Non réparties parce que non imputées dans les comptes de charges) Ceci montre un défaut majeur dans la supervision et le contrôle de ces comptes ainsi que dans le suivi des comptes des copropriétaires".(Absence de contrôle, cà vous le savez)
Pour le 2ème exercice : "Les états financiers ne sont pas conformes aux états comptables qui nous ont été communiqués.(Les annexes ne correspondent pas à la comptabilité et au G.L.) La situation active et passive de la copropriété n'est pas comptablement justifiée et une grande incertitude existe sur le montant réel des fonds détenus par la copropriété"(Incertidude, OUI, mais aucune action ni préconisation, le syndicat n'est pas plus avancé, de l'argent dépensé pour rien. Votre syndic se lave les mains)
On a donc ce rapport dont je rapporte que les deux conclusions, on a le grand livre de l'AJ (qui lui dit j'ai repris la comptabilité de l'ancien syndic) a savoir qu'il a administré la copro pendant environ 6 mois. Le budget prévisionnel qu'il a présenté était sous évalué car de grosses dépenses et ses propres honoraires n'étaient pas intégrés."
(Le budget sous évalué n' a d'effet que sur la trésorerie du syndicat)
Petite question:Votre syndicat est situé dans quelle ville.
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Posté - 27 mai 2010 : 14:01:39
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D'accord avec vous, il ne reste qu'à travailler au niveau du Conseil Syndical ou plus particulièrement d'un conseiller syndical qui accepte d'y consacrer du temps ! |
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