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demongin
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 Posté - 18 juil. 2010 : 16:27:02
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Bonjour,
J'ai reçu récemment le procès verbal de la dernière AG du mois d'Avril.
Deux points me posent problème :
1- Nous avons approuvés les comptes avec réserve car une facture suspecte de gaz de 10 000€ est contestée selon les consommations des 10 dernières années. Le Syndic a aussi détecté cette anomalie et fait une réclamation à notre demande. Hors le PV indique à présent que les comptes ont été approuvés sans réserve, alors que rien n'est réglé !
Fait-il contester le PV ? et comment ?
2- Notre résidence a été durant de nombreuses années délaissée à tout point de vue par l'immobilisme des copropriétaires et celui du Syndic.
Avec l'arrivée de nouveaux copropriétaires résidants, formant pour partie le CS et la mobilisation de plusieurs propriétaires voyant leur bien se dégrader et donc être moins attractif, un certain dynamisme a pu se mettre en place. Dans ce contexte, nous nous sommes rendus à l'AG d'avril en adressant un message clair au Syndic, sous peine d'être évincé. Une coïncidence a fait que ce n'est pas le gestionnaire habituel et décrié qui représentait le Syndic. Cette personne a su être à l'écoute et comprendre nos attentes, nous redonnant ainsi un peu d'espoir ; nous avons alors exigé qu'il devienne à présent notre gestionnaire.
Pendant 1h45, sans aucune dissension avec les copropriétaires présents, nous avons donc exposé les problèmes de la résidence et nos souhaits tant sur le fonctionnement administratif et financier que sur les travaux ou encore la mise en concurrence de contrat suspects ; nous avons bien sûr aussi abordé toutes les résolutions et demandé une AG extraordinaire dans les trois mois pour régler les urgences.
Voilà pour le préambule ; De tout ces débats, absolument rien ne figure dans le PV ce qui est déroutant, car il n'y a du coup aucune trace de nos demandes ou encore des engagements du Syndic ; les copropriétaires absents ne savent donc pas ce qui se passe (au cas où cela les intéresserais).
Dans mon métier de maître d'oeuvre, lorsque je fais un procès verbal de réunion de chantier, absolument tous les débats sont retranscrit et feront foie ultérieurement s'ils n'ont pas été contestés.
J'ai d'ailleurs transmis au syndic à cette occasion un compte rendu de l'AG pour lui faciliter la tâche étant donnée qu'il venait d'hériter de cette copropriété et qu'il y avait un très grand nombre de points abordé.
Vous l'aurez compris : est-il normal que le PV du Syndic ne contienne que les résolutions de l'ODJ ?
Merci pour vos commentaires.
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 Posté - 18 juil. 2010 : 16:34:11
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citation: Pendant 1h45, sans aucune dissension avec les copropriétaires présents, nous Qui est NOUS puisque vous faites partie des copropriétaires présents?
citation: Voilà pour le préambule ; De tout ces débats, absolument rien ne figure dans le PV ce qui est déroutant C'est normal, un PV n'est pas un compte rendu de débat, mais une liste de résolution et des votes avec l'énoncé de la décision.
citation: Hors le PV indique à présent que les comptes ont été approuvés sans réserve, alors que rien n'est réglé !
Fait-il contester le PV ? et comment Vous parlez du ssyndic et du budget, mais le PV n'est pas signé du syndic.
Le PV est signé:
1/ Du président
2/ Des scrutateurs
3/ Du secrétaire de séance
Si toutes ces personnes se sont fourvoyées en ne retransmettant pas correctement la résolution, c'est d'abord vers eux qu'il faut se tourner. |
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demongin
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 2
 Posté - 18 juil. 2010 : 17:19:54
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Tout d'abord, merci pour votre réactivité,
citation: Initialement posté par ribouldinguecitation: Pendant 1h45, sans aucune dissension avec les copropriétaires présents, nous Qui est NOUS puisque vous faites partie des copropriétaires présents?
Nous, c'est moi et d'autres copropriétaires qui ont pris la parole ; je ne suis pas le seul à m'être exprimé.
citation: citation: Voilà pour le préambule ; De tout ces débats, absolument rien ne figure dans le PV ce qui est déroutant C'est normal, un PV n'est pas un compte rendu de débat, mais une liste de résolution et des votes avec l'énoncé de la décision.
Quel article défini ce que prend en compte un PV dans ce cas de figure ? car si je ne mets nullement en doute votre parole, s'il n'y a pas de texte régissant cela, ce n'est pas m'a définition d'un procès verbal.
citation: citation: Hors le PV indique à présent que les comptes ont été approuvés sans réserve, alors que rien n'est réglé !
Fait-il contester le PV ? et comment Vous parlez du ssyndic et du budget, mais le PV n'est pas signé du syndic. Le PV est signé: 1/ Du président 2/ Des scrutateurs 3/ Du secrétaire de séance Si toutes ces personnes se sont fourvoyées en ne retransmettant pas correctement la résolution, c'est d'abord vers eux qu'il faut se tourner.
Le PV a été rédigé et transmis par le Syndic, autrement dit le secrétaire de séance, il n'est pas signé et ni le président ou le scrutateur n'ont été sollicités avant sa diffusion. Donc si quelqu'un c'est fourvoyé , c'est bien le Syndic, Non ? |
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nefer
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Posté - 18 juil. 2010 : 17:25:57
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Tout d'abord , merci de lire ou relire les textes légaux
c'est le B.A. BA de la copropriété
vous y auriez vu que le PV doit être rédigé en séance ET signé à la fin de l'AG
donc si ce "nouveau gestionnaire " ne connait pas cette règle, il commence mal!
et le texte des résolutions aurait du être proposé au vote par le président de séance
donc la demande de modification concernant l'approbation des comptes doit être faite auprès du président de séance
pour le reste, les demandes des copropriétaires, les engagements du syndic, il fallait les faire mettre en fin de PV, dans une rubrique "vie de la copropriété".............
mais si on ne connait pas le fonctionnement d'une copropriété, il est difficile d'exiger quelque chose du syndic
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nefer
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4
Posté - 18 juil. 2010 : 17:28:29
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Posté - 18 juil. 2010 : 18:01:31
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citation: Le PV a été rédigé et transmis par le Syndic, autrement dit le secrétaire de séance, il n'est pas signé et ni le président ou le scrutateur n'ont été sollicités avant sa diffusion. Donc si quelqu'un c'est fourvoyé , c'est bien le Syndic, Non ? Un PV non signé n'a aucune valeur.
Ce qui compte c'est le PV signé du président de séance, des scrutateurs et du secrétaire.
C'est bien le secrétaire qui rédige, mais c'est le président qui a dirigé la séance et qui décide si c'est bon ou non.
Le syndic n'est pas forcément présent a l'AG. Si le PV a été distribué sans les signatiares, il faut commencer par remonter les bretelles sérieusement au président de séance qui ne se préoccupe pas de ce dont il doit s'occuper.
En effet, si le président laisse fiare, le sydnic en tant que secrétaire met ce qui l'arrange, c'est assez humain.
Demandez par la même occasion si il ne peut pas faire mettre les elements que vous auriez souhaité trouver, enfin ceux qui sont vraiment importants engagement du syndic sur une AG prochainement, au frais de qui?) en fin de PV. |
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demongin
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Posté - 18 juil. 2010 : 18:13:07
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Merci Nefer pour cette piste.
Si je suis accoutumé de part ma profession à jongler d'un texte à l'autre dans de nombreuses réglementations, notamment en ERP, je suis un débutant dans la gestion de copropriété et donc des droits et devoir de chacun.
Je vais donc creuser dans cette direction et me rapprocher du conseil syndical pour lui faire part de mes recherches. |
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nefer
Modérateur
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7
Posté - 18 juil. 2010 : 18:18:53
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un petit ajout: ' AG extraordinaire " : cela n'existe pas
il existe l'AG annuelle et ensuite des AG supplémentaires: mais elles sont toutes ordinaires |
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demongin
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Posté - 18 juil. 2010 : 18:31:52
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citation: Initialement posté par ribouldinguecitation: Le PV a été rédigé et transmis par le Syndic, autrement dit le secrétaire de séance, il n'est pas signé et ni le président ou le scrutateur n'ont été sollicités avant sa diffusion. Donc si quelqu'un c'est fourvoyé , c'est bien le Syndic, Non ? Un PV non signé n'a aucune valeur. Ce qui compte c'est le PV signé du président de séance, des scrutateurs et du secrétaire. C'est bien le secrétaire qui rédige, mais c'est le président qui a dirigé la séance et qui décide si c'est bon ou non. Le syndic n'est pas forcément présent a l'AG. Si le PV a été distribué sans les signatiares, il faut commencer par remonter les bretelles sérieusement au président de séance qui ne se préoccupe pas de ce dont il doit s'occuper. En effet, si le président laisse fiare, le sydnic en tant que secrétaire met ce qui l'arrange, c'est assez humain. Demandez par la même occasion si il ne peut pas faire mettre les elements que vous auriez souhaité trouver, enfin ceux qui sont vraiment importants engagement du syndic sur une AG prochainement, au frais de qui?) en fin de PV.
Je vois que nous avons beaucoup de chemin à parcourir, car à dire vrai, si la mobilisation est bien là et si les rôles ont été attribué, ce que cela implique n'est pas connu et je comprends mieux à présent comme il est facile pour le syndic de mener la danse.
On ne peut donc pas jeter la pierre à celui qui a endossé le rôle de président de séance. En revanche, il est indispensable à présent que l'on se forme.
Savez-vous s'il existe en quelques sorte un guide pratique que je qualifierai d'abordable pour commencer avant de se plonger dans la législation pure et dure ?
Nefer : merci pour la terminologie - je ne sais que trop bien que cela peut être agaçant, mais que cela à son importance. |
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ainohi
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Posté - 18 juil. 2010 : 19:14:13
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En ce qui concerne la facture litigieuse, il faut bien faire la différence entre un litige vis à vis du syndic et un litige vis à vis d'un fournisseur.
L'approbation des comptes engage la copropriété vis à vis du syndic mais non envers les fournisseurs.
Elle a de plus pour effet de rendre la créance du syndicat certaine vis à vis des copropriétaires qui ne sont pas à jour du paiement de leurs charges.
Aussi y avait-il lieu d'approuver les comptes mais d'assortir cette approbation d'une demande du syndic de contester la facture auprès du fournisseur. Que cette demande n'apparaisse pas dans le PV n'empêchera pas le syndic de traiter le litige avec le fournisseur.
Les PV sont laconiques parce que c'est l'usage. Ce qui est important juridiquement, ce sont les décisions prises, qui doivent être fidèlement transcrites.
Je trouve cependant parfois qu'ils sont trop laconiques et que la transcription de certaines remarques, sans effet juridiques, seraient cependant utiles. |
Édité par - ainohi le 18 juil. 2010 19:18:11 |
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demongin
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Posté - 18 juil. 2010 : 19:53:45
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citation: Initialement posté par ainohi
En ce qui concerne la facture litigieuse, il faut bien faire la différence entre un litige vis à vis du syndic et un litige vis à vis d'un fournisseur.
L'approbation des comptes engage la copropriété vis à vis du syndic mais non envers les fournisseurs.
Elle a de plus pour effet de rendre la créance du syndicat certaine vis à vis des copropriétaires qui ne sont pas à jour du paiement de leurs charges.
Aussi y avait-il lieu d'approuver les comptes mais d'assortir cette approbation d'une demande du syndic de contester la facture auprès du fournisseur. Que cette demande n'apparaisse pas dans le PV n'empêchera pas le syndic de traiter le litige avec le fournisseur.
Les PV sont laconiques parce que c'est l'usage. Ce qui est important juridiquement, ce sont les décisions prises, qui doivent être fidèlement transcrites.
Je trouve cependant parfois qu'ils sont trop laconiques et que la transcription de certaines remarques, sans effet juridiques, seraient cependant utiles.
Effectivement, en premier lieu, c'est un litige avec le fournisseur ; ensuite il appartient au syndic d'identifier et régler ce type de problème, du moins à mon sens et avant le contrôle du CS.
Le syndic n'a pas refusé d'intervenir, mais il me semble important, voir primordiale que les choses soient écrites et figées dans le temps pour en assurer le suivi et éviter tout litige ultérieur. J'ai l'habitude des contentieux et les paroles n'ont absolument aucune valeur.
Si je vous suis bien, vous pensez que ce litige ne doit pas se traduire par une réserve et il me semble que le gestionnaire aurait pu mentionner quelque chose de cet ordre, mais je n'avais pas compris complètement l'enjeu. Il aurait du en être fait mention dans la rubrique "Vie de la copropriété" comme le suggérait Nefer.
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ainohi
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Posté - 18 juil. 2010 : 20:30:14
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La réserve doit viser à refuser des écritures indûment inscrites dans les comptes. Or en l'espèce il ne semble pas qu'il y ait erreur du syndic et la règle de prudence commande que la somme correspondante soit provisionnée afin qu'elle ne soit pas remboursée aux copropriétaires tant que le litige n'aura pas été réglé.
Que la somme en question soit inscrite dans les charges n'implique pas qu'elle soit obligatoirement payée au fournisseur. Si, finalement la somme ne doit pas être payée au fournisseur ou doit être remboursée par lui, elle apparaîtra en profit sur l'exercice suivant. Si, au contraire elle se révèle finalement justifiée, elle aura déjà été inscrite dans les charges. Dans cette dernière hypothèse, cela vaut mieux que de l'avoir occultée et la faire apparaître en régularisation d'une charge non comptabilisée l'année précédente. |
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Posté - 18 juil. 2010 : 20:46:49
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Quand même, quand rien n'est écrit, tout le monde oublie, et de plus, si ce n'est pas au PV d'AG, le syndic n'a du coup plus aucune diligence a faire, D'AUTANT QUE dans la même assemblée, si ca se trouve, le syndicat a voté le quitus.
Si cette somme n'a pas a être payée par le syndicat, et que l'assemblée en a décidé ainsi, il FAUT que cela soit indiqué au PV.
citation: Si, finalement la somme ne doit pas être payée au fournisseur ou doit être remboursée par lui, elle apparaîtra en profit sur l'exercice suivant. Ce qui fausse du coup deux comptabilités, celle de l'année écoulée, et celle de l'an prochain.
Celui qui vend son lot et celui qui achète son lot cette année se trouve lésé ou abondé. |
Édité par - ribouldingue le 18 juil. 2010 20:51:47 |
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demongin
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Posté - 18 juil. 2010 : 21:33:32
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C'est bien là le problème ribouldingue.
La somme a été payée à GDF et concernait le 2!ème trimestre 2009 alors que l'AG a eu lieu fin avril 2010 avec une clôture des comptes au 31 septembre 2009. Lorsque le problème a été soulevé à l'AG, le gestionnaire a indiqué que le comptable avait repéré l'anomalie, mais pourtant aucune démarche n'a été engagé entre temps. Depuis, à priori, seul un mail a été envoyé à GDF ! sans RAR, aucune chance que les choses aboutissent !
On a donc demandé un contrôle des comptes tous les trimestres par le CS. |
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ainohi
Contributeur vétéran
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Posté - 18 juil. 2010 : 21:35:37
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citation: Initialement posté par ribouldingue
Quand même, quand rien n'est écrit, tout le monde oublie, et de plus, si ce n'est pas au PV d'AG, le syndic n'a du coup plus aucune diligence a faire, D'AUTANT QUE dans la même assemblée, si ca se trouve, le syndicat a voté le quitus. Nous sommes d'accord. Quand il se dit des choses importantes, il vaut mieux que ce soit noté. Les PV d'AG sont parfois excessivement laconiques. Mais ne c'est pas parce qu'une remarque n'aura pas été inscrite dans le PV que le syndic sera dispensé de faire son travail.
citation: Initialement posté par ribouldingue
Si cette somme n'a pas a être payée par le syndicat, et que l'assemblée en a décidé ainsi, il FAUT que cela soit indiqué au PV. Si elle en a décidé ainsi, oui. Mais s'il n'y a qu'un doute, il vaut mieux la laisser parmi les charges quitte à faire un profit exceptionnel l'année suivante plutôt que l'écarter et devoir la passer en charge l'année suivant si finalement elle devait apparaître comme effectivement due. Dans le doute, on prend l'hypothèse la plus défavorable : on considère que la facture est due, on l'inscrit parmi les charges, ce qui n'empêche nullement de la contester auprès du fournisseur. C'est ce qu'on appelle la règle de prudence.
citation: Initialement posté par ribouldinguecitation: Si, finalement la somme ne doit pas être payée au fournisseur ou doit être remboursée par lui, elle apparaîtra en profit sur l'exercice suivant. Ce qui fausse du coup deux comptabilités, celle de l'année écoulée, et celle de l'an prochain. Celui qui vend son lot et celui qui achète son lot cette année se trouve lésé ou abondé. Quand on connaît le résultat, on sait dans quel sens passer les écritures. Quand on en n'est pas certain, on applique la règle de prudence. Si on est convaincu de ne pas devoir une facture et qu'on ne l'inscrit pas dans les charges, il faudra l'inscrire en charges l'année suivante et cela faussera aussi la comptabilité de deux exercices : il aura manqué une charge l'année précédente qu'on doit reporter sur l'exercice suivant. Le copropriétaire qui vient d'acheter sera content !
Je pense qu'il vaut mieux ne pas vendre la peau de l'ours prématurément et se réserver une éventuelle bonne surprise plutôt qu'une mauvaise.
C'est d'ailleurs ce qu'ordonne la réglementation comptable.
Une société dans laquelle j'avais travaillé se voyait réclamer par un fournisseur 200 000 euros que le PDG estimait indus et qu'il n'avait pas faits inscrire parmi les charges contre l'avis du commissaire aux comptes. Il a fini par perdre après arrêt de la cour d'appel. La facture finale s'était évidemment alourdie comme vous pouvez l'imaginer et les actionnaires comme les salariés avaient quelques motifs de critiquer un manque de sincérité des comptes. |
Édité par - ainohi le 18 juil. 2010 21:41:35 |
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