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 Posté - 23 févr. 2012 : 18:52:51
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S'agissant d'une comptabilité d'engagement, je voudrais savoir si un syndic peut enregistrer dans les dépenses de l'exercice,
- dans le tableau relevé détaillé des dépenses : Acomptes sur travaux en cours : pour un montant de 59500€.
- dans le GLIVRE Journal au 31/03 (dernier jour de l'exercice) :
. crédit du compte 40800-... 59500 €
. débit du compte 61500 : 59500 €
A notre étonnement, le syndic nous répond : en comptabilité, seules les factures sont enregistrées. Les bons de commande et autres ne peuvent être utilisées comme pièce comptable. Ils sont enregistrés comme "travaux commandés dont acompte à payer".
A cette réponse du syndic, nous rétorquons qu'aucun document nous montre que les travaux sont commandés et aucun acompte versé aux fournisseurs, et le compte 40900 n'est pas utilisé.
Quels sont vos remarques et avis sur cette pratique ?
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Posté - 23 févr. 2012 : 19:51:08
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votre syndic n'a pas tout à fait tort : la compta est une compta d'engagement et dès qu'il émet un ordre de service d'un montant connu, il devrait enregistrer cette somme. Mais il DOIT fournir aux membres du Cs qui le demandent (pas au proprio non membre du CS), une copie de l'ordre de service.
Mais la plupart d'entre eux, enregistre le montant lorsqu'ils recoivent la facture, car cela est plus simple pour le comptable  |
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Posté - 23 févr. 2012 : 20:00:17
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Vous dites, il devrait enregistrer cette somme, mais comment ? avec quel compte ?
Il n'y a aucun ordre de service car les documents qui nous ont été remis, ce sont avérés être des faux, car les fournisseurs n'étaient pas au courant. |
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Posté - 23 févr. 2012 : 21:04:44
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il devrait enregistrer sur le compte du dit fournisseur (compte 401...), mais Ă condition qu'il y ait ordre de service, sinon pas d'enregistrement !
en terme d'engagement on joue sur les mots et les textes :
la loi (les députés et les sénateurs) dit :
article 14-3 : ...Les charges et les produits du syndicat, prévus au plan comptable, sont enregistrés dès leur engagement juridique par le syndic indépendamment de leur règlement. L'engagement est soldé par le règlement...
donc dès lors qu'il y a ordre de service, il y a engagement juridique, sans celui là , non !!!
mais le décret (les technocrates)du 14 mars 2005 dit :
article 4 : .... Les charges sont à comptabiliser par le syndicat au fur et à mesure de la réalisation des travaux ou de la fourniture des prestations....
il y a là donc ambiguités
le syndic répond : à l'engagement
le comptable répond : à la réception de la facture
C'est pourquoi je disais dans mon post précédent, le comptable étant plus pragmatique que le syndic, les comptables enregistraient à la date de réception de la facture, dans la majorité des cas
et dans la théorie, la loi prime sur le décret si l'un et l'autre sont aussi précis... ou imprécis. |
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JB22
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Posté - 23 févr. 2012 : 23:43:46
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De rambouillet"dès lors qu'il y a ordre de service, il y a engagement juridique, sans celui là , non !!!"
Il a été largement sur U.I. sur la portée de " l'engagement juridique"
Pour certains c' est l' ordre de service pour d 'autres la facture ou en fin d' exercice la réalisation de la prestation.
L'"esprit de la loi c'est que l'on ne tient plus une "comptabilité de ménagère" (Recettes-dépenses), ce n' est pas le paiement le fait générateur de l'enregistrement comptable de la dépense.
Louise BOURLES
Votre syndic ne respecte pas le décret 2005-240 ni l' arrêté du 14 mars 2005.
Les charges pour travaux ne doivent pas être imputées au compte 615 "Entretien petites réparations" mais au compte 671 "Travaux décidés par l' assemblée générale" et ne doivent pas figurer dans le relevé des charges courantes mais dans la deuxièmes partie de l' annexe 2:"Charges pour travaux et autres opérations exceptionnelles".
Dans l' annexe 4 pour les travaux terminés et dans l' annexe 5 pour les travaux "votés non encore clôturés".
Il est possible, pour les travaux engagés non facturés de comptabiliser le montant engagé au Crédit du 408, mais cela ne présente pas d' intérêt si les travaux ne sont pas terminés. Les factures sont à passer au crédit du compte 401 "Fournisseurs".
Le compte 409 "Fournisseurs débiteurs" est à utilser pour l' enregistrement des acomptes.
Ce compte sera viré au débit du compte 401 "Fournisseurs" pour venir en déduction quand des factures seront comptabilisées.
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Édité par - JB22 le 23 févr. 2012 23:46:00 |
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Posté - 24 févr. 2012 : 07:50:29
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citation: Pour certains c' est l' ordre de service pour d 'autres la facture ou en fin d' exercice la réalisation de la prestation.
c'est effectivement cela, et c'est ce que j'expliquais par l'ambiguité des 2 textes ... 
citation: L'"esprit de la loi c'est que l'on ne tient plus une "comptabilité de ménagère" (Recettes-dépenses), ce n' est pas le paiement le fait générateur de l'enregistrement comptable de la dépense.
ON est d'accord, d'où le fait que le comptable, dans la majorité des cas, enregistre à la date de la facture et non à son paiement qui intervient parfois beaucoup plus tard (60, 90, voir 120 jours... grrrr.....  )
quant au montant et au lieu de placement de la dépense sur les comptes de la classe 6, il y a lieu de demander à Louis Bourles, à quoi correspondent ces 59500... je crains vu la performance décrite du syndic que ce soit la totalité des dépenses d'entretien votées par l'AG que le syndic met en attente sur ce compte ....  |
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Posté - 24 févr. 2012 : 08:21:38
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Ces 59500 € concernent des travaux qui auraient du être faits qui concernent des infiltrations au niveau des terrasses et des balcons. Près de 50 appartements sont concernés.
Le budget prévisionnel voté en 2010 intégrait ces frais, et avait donné lieu à une augmentation du budget prévisionnel.
A la clôture du budget, les travaux ne sont pas réalisés, mais comme je l'ai indiqué des acomptes pour travaux comptabilisés et pas d'ordre de service pouvant attester de la commande auprès des fournisseurs.
Ces 59500 € sont éclatés en une quizaine d'acomptes.
Il ne s'agit donc pas d'un budget travaux relevant de l'annexe 4, car notre RDC prévoit que ces frais sont pris en charge dans les dépenses d'entretien de la copropriété.
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Posté - 24 févr. 2012 : 08:53:34
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alors comme le dit jb22, il aurait mieux valu mettre ces travaux hors budget gestion courante, car ils sont maintenant très difficile à suivre car votés, budgétisés, donc payés par les copros en 2010.
on comprend mieux pourquoi cette dépense a été mise en 408 " factures non parvenues" puisqu'il les considère comme une dette du syndicat, puis mis au 615, car voté dans le budget de gestion courante.
Mais là le syndic a été de mauvais conseil, ou son comptable pas très compétent, ou les deux. 
pour évacuer une éventuelle incompréhension, quand vous dites "Ces 59500 € sont éclatés en une quizaine d'acomptes.", cela signifie quoi ? des acomptes versés au fournisseur ou des acomptes que les proprios auraient versés au syndicat, et il faudrait lire "provisions pour travaux" ? et pourquoi uen quinzaine ?
Dans sa logique : "budget de gestion courante" : le syndic ont bien inscrit en 408 et 615, mais leur logique n'est pas bonne à l'origine, comme l'a dit jb22. Donc l'info est faussée dès le départ. Et il sera difficile de suivre l'état d'avancement.
avez vous un compte unique ? car je suppose que les provisions pour 59500 ont déjà été appelées et placées par le syndic en attendant.
IL faudrait prendre une résolution disant que ces 59500 soient placés sur un compte livret A en attendant la réalisation des travaux
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Posté - 24 févr. 2012 : 09:34:00
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Dans le Grand livre et le livre journal, on trouve au 31/03
17 écritures libellées acompte sur travaux étanchéité ou acompte sur travaux infiltration toiture avec des montants de 3000 €, 3500 €, 1500 € ce qui fait au total 59 500 €.
Ces acomptes n'en sont pas puisque les fournisseurs ne les ont pas reçus (ce qui est confirmé par le livre banque : pas de trace d'acompte) et que les fournisseurs n'ont pas reçu d'ordre de service.
Le suivi de ces travaux est tout à fait possible à faire puisqu'il y a une liste de 50 copropriétaires qui ont des problèmes d'infiltration.
Le budget avait été voté, les dépenses travaux étaient identifiées dans une ligne travaux pour chaque batiment, il est donc facile de faire ce suivi.
Mais aujourd'hui, les travaux de réfection ne sont pas faits pour 3/4 des copropriétaires, mais les 59500 € font partie des dépenses de l'exercice sans ordre de service émis auprès de fournisseurs, sans acomptes versés. |
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JB22
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Posté - 24 févr. 2012 : 11:05:25
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"17 écritures libellées acompte sur travaux étanchéité ou acompte sur travaux infiltration toiture avec des montants de 3000 €, 3500 €, 1500 € ce qui fait au total 59 500 €."
"- dans le G LIVRE Journal au 31/03 (dernier jour de l'exercice) :
. crédit du compte 40800-... 59500 €
. débit du compte 61500 : 59500 €"
En fait le syndic a enregistré les travaux, en 17 "clés, comme factures à recevoir par le débit du compte de charges pour que ces travaux soient pris en compte sur l' exercice. (Le terme "acompte" ne convient pas)
"Le budget avait été voté, les dépenses travaux étaient identifiées dans une ligne travaux pour chaque bâtiment" (Clés d'imputations)
Ce qui explique la comptabilisation dans les différentes clés.
Il n' y a pas eu de règlement ce qui peut surprendre, mais comme vous dites" les travaux ne sont pas réalisés, mais comme je l'ai indiqué des acomptes pour travaux comptabilisés et pas d'ordre de service pouvant attester de la commande auprès des fournisseurs."
L'affaire se résume donc à la prise en charge sur l'exercice clos de travaux non réalisés non payés. Il n'y a rien d'autre de suspect...
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Posté - 24 févr. 2012 : 12:59:25
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D'accord avec vous des travaux non faits, non payés, mais où je suis moins d'accord c'est que l'on rentre dans ces montants dans les dépenses de l'exercice, c'est à dire que l'on fait payer aux copropriétaires des travaux qui n'ont pas eu lieu.
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JB22
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Posté - 24 févr. 2012 : 14:02:28
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"mais où je suis moins d'accord c'est que l'on rentre dans ces montants dans les dépenses de l'exercice"
Que vous ne soyez pas d' accord c'est votre droit absolu, mais cela ne change pas la situation...
Le problème vient de la décision initiale de voter ces travaux dans le budget des charges courantes de l' exercice, et au fait que le syndic n'a pas respecté le budget sur l' exercice.
Il n' a maintenant, sur l' exercice suivant, plus aucun budget pour réaliser les travaux, il lui faut faire voter à nouveau un budget travaux....
Si les travaux avaient été votés normalement dans le "budget travaux" ceux-ci auraient été à la charge des copropriétaires au moment de la décision d' A.G. La seule possibilité d' en faire supporter la charge par ceux qui les ont votés et de les mettre dans les charges de l'exercice.
On mesure ainsi les inconvénients de ne pas respecter les dispositions légales. |
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felix1930
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Posté - 24 févr. 2012 : 14:35:47
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citation: Si les travaux avaient été votés normalement dans le "budget travaux" ceux-ci auraient été à la charge des copropriétaires au moment de la décision d' A.G.
JB22, cela ne serait il pas plutôt , au moment de l'exigibilité des appels de fonds |
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JB22
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Posté - 24 févr. 2012 : 17:33:38
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Félix, vous avez raison, si le syndicat a fixé des dates d' exigibilités, à défaut c'est la date de la décision d 'A.G.
Dans le cas présent, les travaux ont été votés sur le budget "charges courantes", ces travaux ont donc été payés par les appels provisionnels.
Si le syndic ne les avait pas incorporés aux charges courantes, la régularisation annuelle aurait entraînée un remboursement des 59.500 € |
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JPM
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Posté - 24 févr. 2012 : 18:01:02
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Avec tout le respect que que je dois et manifeste à la rédaction d'Universimmo je précise que " l'engagement juridique c'est l'ordre de service ".
L'expression n'est pas de moi. C'est le titre de l'article rédigé par Mme Caroline Jaffuel et le Professeur Giverdon dans le commentaire de la loi SRU du 13 décembre 2000 établi par Loyers et Copropriété.
Or Mme Jaffuel à l'époque Magistrate déléguée au bureau du droit immobilier du Ministère de la Justice, a collaboré à l'établissement du projet de loi pour ce qui est de la copropriété. Quant à M. Giverdon, nous savons tous qu'il a été un juriste particulièrement compétent dans notre domaine.
L'examen des travaux parlementaires ne peut laisser aucun doute Ă cet Ă©gard. Voir pour plus d'indications :
http://www.jpm-copro.com/Etude%207-3-4.htm
Que les auteurs du décret d'application n'aient respecté que partiellement cette règle est une autre affaire. La loi, qui a subi maintes retouches depuis lors, n'a jamais été modifiée. L'article 14-3 continue donc à l'emporter sur le décret.
S'agissant en particulier des gros travaux, le syndic est donc tenu d'inscrire un engagement dans la comptabilité lorsqu'il passe un ordre de service pour des travaux de l'article 14-2.
C'est l'intérêt primordial du syndicat et des copropriétaires pour la sincérité des comptes présentés. L'ordre de service crée une obligation à la charge du syndicat pour un montant important. Il est engagé par l'ordre de service à l'égard de l'entreprise. Cela doit apparaître à tout moment dans sa " situation financière ".
De plus, l'ordre de service est généralement accompagné d'un acompte à la commande qui doit être enregistré en 409.
Cet acompte à la commande fait l'objet d'un traitement comptable spécifique à la réception des premières " situations de chantier avec demande d'acompte ". L'acompte à la commande doit être progressivement épuisé en fonction des sommes à imputer sur ces demandes de paiement.
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Édité par - JPM le 24 févr. 2012 18:08:14 |
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Posté - 25 févr. 2012 : 01:05:46
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Il y a un raisonnement que je ne comprends pas. Je reprends ce que dit JB22 :
[i]citation: Que vous ne soyez pas d' accord c'est votre droit absolu, mais cela ne change pas la situation...
Le problème vient de la décision initiale de voter ces travaux dans le budget des charges courantes de l' exercice, et au fait que le syndic n'a pas respecté le budget sur l' exercice.
Il n' a maintenant, sur l' exercice suivant, plus aucun budget pour réaliser les travaux, il lui faut faire voter à nouveau un budget travaux....Si les travaux avaient été votés normalement dans le "budget travaux" ceux-ci auraient été à la charge des copropriétaires au moment de la décision d' A.G. La seule possibilité d' en faire supporter la charge par ceux qui les ont votés et de les mettre dans les charges de l'exercice.
On mesure ainsi les inconvénients de ne pas respecter les dispositions légales.
Dans le budget prévisionnel de charges courantes, le syndic avait comptabilisé près de 100 000 € pour ces travaux d'entretien nécessaires pour la cinquantaine d'appartements ayant des problèmes d'infiltration.
Comme dit précédemment, à la présentation des comptes annuels, il est mentionné 59500 € pour des acomptes sur travaux sans ordre de service, et sans versement d'acomptes et pour des travaux non effectués et pas même commencés.
Nous ne pouvons donc pas accepter dans nos dépenses ces 59500 €, qu'ils aient été votés dans les charges courantes ou dans un budget travaux ;
Pour reprendre le point sur le budget qui aurait du être voté sous forme de budget travaux, mais ces travaux relevaient-ils de ce type de vote. Vous semblez l'affirmer et considérer qu'il s'agit d'une erreur du syndic.
Les copropriétaires ont considéré qu'il s'agissait de dépenses d'entretien courant et ne relevant pas de l'article 14-2.
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JPM
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Posté - 25 févr. 2012 : 10:13:56
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Question : S'agit-il de travaux de natures identiques effectués en des points différents par une ou deux (maçonnerie + étanchéité par exemple) entreprises ?
A priori, un crédit de 60 000 ou 100 000 € correspond fatalement à des travaux de l'article 14-2.
Ils doivent être votés par une assemblée générale avec indication des modalits de préfinancement : dates et montants des appels de fonds nécessaires.
Pourquoi 17 postes distincts ?
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Posté - 25 févr. 2012 : 11:31:20
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Dans un premier temps, il y a eu identification des appartements concernés par ces infiltrations : environ une cinquantaine sur 250.
Le syndic a fait faire quelques devis et a fait une évaluation globale soit environ 100 000 €. Le budget a été voté en AG en 8/2010.
Le budget voté, le syndic aurait du faire faire les travaux ; mais, les dossiers sont restés en l'état pour une bonne quarantaine sans que les copropriétaires sachent pourquoi. Il a été évoqué les problèmes de pluie.... Au moment du contrôle des comptes avant l'Assemblée Générale, nous avons retrouvé dans les comptes (voir post précédent), des acomptes sur travaux spécifiés pour 3 batiments (sur 4 batiments) et avec 17 lignes distinctes compte Factures non parvenues sur 2 comptes fournisseurs 40800-... et enregistrées dans le GL : Acomptes sur travaux étanchéité terrasse ou acomptes sur travaux infiltration toiture.
Comme dit précédemment, ordre de service non adressé aux fournisseurs, donc acomptes non payés et bien entendu, travaux non commencés.
Et néanmoins enregistrées comme dépenses de l'exercice.
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JB22
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Posté - 25 févr. 2012 : 12:48:57
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Recommandation N°8:
"2. Provisions hors budget prévisionnel
La Commission rappelle :
- que les provisions hors budget ne peuvent concerner que les travaux ou opérations exceptionnelles mentionnés à l'article 44 du décret de 1967, soit celles afférentes :
1° Aux travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble, autres que ceux de maintenance ;
2° Aux travaux portant sur les éléments d'équipement communs, autres que ceux de maintenance ;
3° Aux travaux d'amélioration, tels que la transformation d'un ou de plusieurs éléments d'équipement existants, l'adjonction d'éléments nouveaux, l'aménagement de locaux affectés à l'usage commun ou la création de tels locaux, l'affouillement du sol et la surélévation de bâtiments ;
4° Aux études techniques, telles que les diagnostics et consultations ;
5° Et, d'une manière générale, aux travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l'administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l'immeuble ;
- que la date d'appel et le montant de chacune de ces provisions doivent être fixés, lors de chaque engagement de dépense, par l'assemblée générale ;
- que, préalablement à chaque date d'exigibilité fixée par l'assemblée générale, le syndic doit adresser à chaque copropriétaire, un avis indiquant le montant de la somme exigible et l'objet de la dépense, conformément à l'article 35-2 du décret ;
- que ces provisions né bénéficient pas de la procédure prévue à l'article 19-2 de la loi.
La Commission recommande aux syndics :
- d'établir et de faire voter, par l'assemblée générale, lors de la décision d'engager une dépense hors budget, un échéancier précis des provisions envisagées tenant compte de la date de la signature du marché, de son exécution et de son achèvement ;
- d'effectuer l'appel des fonds en respectant la procédure prévue à l'article 35-2 du décret."
Apparemment rien n' a été respecté et le syndic a manqué à ses dévoirs de conseil.
Il serait bon d' avoir la copie du P.V. d' A.G. concernant le budget voté et les décisions concernant les travaux. |
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Posté - 25 févr. 2012 : 13:08:48
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Suite au post de JB 22
Ces 100 000 € sont venus augmenter les dépenses courantes classiques et le budget voté a été de près de 600 000 €
Le syndic a donné les éléments d'explication concernant ces dépenses travaux entretien. |
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JPM
Modérateur
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Posté - 25 févr. 2012 : 13:37:59
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Désolé, mais les informations données sont incohérentes ! |
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Acomptes sur travaux 
