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 Posté - 15 mars 2013 : 11:24:15
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Bonjour
je suis syndic bénévole d'une copropriété de 5 propriétaires.
Nous n'avons pas de conseil syndical.
L'un des propriétaire exige d'emprunter les archives sur dix ans pour les consulter. dois je accéder à sa demande?
d'une façon générale, quelles sont les conditions d'accès aux archives détenues par le syndic?
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Posté - 15 mars 2013 : 11:36:01
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le syndic ne se sépare pas des archives !!!! imaginez qu'il ne veuille pas vous les rendre ou qu'il décède entre temps.... 
soit il vient consulter sur place, soit vous lui faites des photocopies à ses frais.
vous pourriez aussi partir en guerre en lui expliquant qu'en tant que simple copro il ne peut consulter ou avoir copie que de certaines archives....
citation: Article 33
Le syndic détient les archives du syndicat, notamment une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er à 3 ci-dessus, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble et au syndicat. Il détient, en particulier, les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes ainsi que les documents comptables du syndicat, le carnet d'entretien de l'immeuble et, le cas échéant, les diagnostics techniques.
Il délivre, en les certifiant, des copies ou extraits des procès-verbaux des assemblées générales, ainsi que des copies des annexes de ces procès-verbaux.
Il remet au copropriétaire qui en fait la demande, aux frais de ce dernier, copie du carnet d'entretien de l'immeuble et, le cas échéant, des diagnostics techniques mentionnés au premier alinéa du présent article.
La conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic. |
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Posté - 15 mars 2013 : 11:53:36
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merci de votre réponse rapide.
cependant, je vois que l'article 18-1 de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 prévoit ceci:
citation: Pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l'assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, les pièces justificatives des charges de copropriété, notamment les factures, les contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, sont tenues à la disposition de tous les copropriétaires par le syndic au moins un jour ouvré, selon des modalités définies par l'assemblée générale. Celle-ci peut décider que la consultation aura lieu un jour où le syndic reçoit le conseil syndical pour examiner les pièces mentionnées ci-dessus, tout copropriétaire pouvant alors se joindre au conseil syndical ; toutefois, tout copropriétaire ayant manifesté son opposition à cette procédure lors de l'assemblée générale pourra consulter individuellement les pièces le même jour.
Ce droit s'applique-t-il aussi au pièces plus anciennes que l'année en cours?
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nefer
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Posté - 15 mars 2013 : 12:02:21
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citation: Initialement posté par maurice-renemerci de votre réponse rapide. cependant, je vois que l'article 18-1 de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 prévoit ceci: citation: Pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l'assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, les pièces justificatives des charges de copropriété, notamment les factures, les contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, sont tenues à la disposition de tous les copropriétaires par le syndic au moins un jour ouvré, selon des modalités définies par l'assemblée générale. Celle-ci peut décider que la consultation aura lieu un jour où le syndic reçoit le conseil syndical pour examiner les pièces mentionnées ci-dessus, tout copropriétaire pouvant alors se joindre au conseil syndical ; toutefois, tout copropriétaire ayant manifesté son opposition à cette procédure lors de l'assemblée générale pourra consulter individuellement les pièces le même jour. Ce droit s'applique-t-il aussi au pièces plus anciennes que l'année en cours?
cet article concerne ce que l'on appelle "le contrôle des comptes"..et il s'agit des pièces qui concernant l'exercice écoulé et dont l'approbation des comptes est mis à l'ordre du jour de l'assemblée générale
soit ce copropriétaire exercera son droit pour le contrôle des comptes de l'exercice clos , soit il formule auprès du syndic une demande très précise (exemple:le PV de l'AG du ...) et cette demande sera effectuée à ses frais .
En aucun cas un syndic ne se sépare des documents originaux du syndicat: sa responsabilité est engagée |
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 Posté - 15 mars 2013 : 12:10:12
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merci, c'est bien ce qui me semblait. Mais ou est il dit que cet article ne concerne que le contrôle des comptes de l’exercice écoulé? |
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nefer
Modérateur
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Posté - 15 mars 2013 : 14:01:53
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citation: Initialement posté par maurice-rene
merci, c'est bien ce qui me semblait. Mais ou est il dit que cet article ne concerne que le contrôle des comptes de l’exercice écoulé?
relisez le début de l'article:
"Pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l'assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci" |
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Posté - 15 mars 2013 : 14:10:07
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d'accord, merci beaucoup.
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Posté - 15 mars 2013 : 14:23:59
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comme c'est dit en "filigrane" : Pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l'assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci
or l'assemblée générale convoquée va connaitre les comptes de l'exercice écoulée et les documents consultables sont ceux qui concernent cet exercice écoulé et non toutes les archives.... |
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Posté - 15 mars 2013 : 14:35:55
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oui, tout est dans le filigrane! ;) |
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Posté - 15 mars 2013 : 14:39:01
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dernière chose : est ce qu'une convocation à l'assemblée générale et la communication des documents attenants peut se faire par email? |
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Posté - 15 mars 2013 : 14:55:53
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maurice :" est ce qu'une convocation à l'assemblée générale et la communication des documents attenants peut se faire par email?"
NON ! le syndic doit envoyer par RAR la convocation à l'AG. Il doit aussi respecter le délai légal des 21 jours franc.
Ce délai est également le temps de consultation des comptes par tout copropriétaire.
Vous êtes syndic de cette copropriété, attention à bienr especter les textes de loi ( loi de 1965 et le décret de 1967), et également votre RDC!!
Cela vous permettra de remeetre à sa place ce copropriétaire qui " exige" d'imprunter les archives des 10 dernières années. Il ne peut rien exiger, il ne peut rien emprunter, juste consulter chez vous ces archives, et demander copies, que le SDC va lui facturer !  |
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Posté - 15 mars 2013 : 16:58:44
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certes NON pas de convocation par mail (tout du moins pas encore...)
la convocation doit se faire au choix de 2 moyens :
* envoi en LRAR au domicile connu par le syndic
* remise en mains propres avec émargement
et pas d'autres moyens !!!! |
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Gédehem
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Posté - 15 mars 2013 : 18:14:11
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Sur le fond de la question, si le syndic est en charge de la conservation des archives du syndicat, il n'en est pas "propriétaire". Ce sont les archives du syndicat et elles lui restent 'attachées'.
D'autre part, les copropriétaires n'ont pas connaissance de toutes les pièces comstituant "archive du syndicat". Non seulement des documents de base tels plans et acte d'origine, mais aussi des correspondances et autres qui concernent la gestion du syndicat.
Certes, le CS peut les demander !
Combien de CS procèdent à ces demandes, que demandent-ils ???
Un copropriétaire serait donc fondé à obtenir copie de pièces qui concernent le syndicat, puisqu'elle concerne le groupement dont il est membre de droit et qu'il finance.
Cela est d'autant plus justifié par le fait que, selon L.art.42, les actions entre copropriétaires ou copropriétaires/syndicat se prescrivent à 10 ans.
Sans doute faut-il que cette demande soit ciblée, sur tels pièces ou documents. Dans un syndicat de 5 les archives ne sont pas énormes, y compris les 'dormantes'. C'est une autre affaire dans un syndicat de 90 membres. |
Édité par - Gédehem le 15 mars 2013 18:15:39 |
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Posté - 15 mars 2013 : 18:40:20
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Comme précisé au début, il n'y a pas de conseil syndical dans notre copropriété.
Partant de là , les archives sont toujours mises en consultation lors des AG, en plus des documents de l’exercice, et c'est ce que je compte faire lors de la prochaine AG.
Pendant 30 ans, la copropriété a ronronné paisiblement, a tel point que les AG n'avaient pas lieu chaque année et que le syndic était reconduit tacitement. Mais voici qu'il y a des tensions et qu'il va falloir suivre les textes de beaucoup plus près. Lors de la prochaine AG, on procèdera donc probablement à un vote au sujet du conseil syndical, pour en élire un ou pour continuer de ne pas en instituer (puisque c'est possible), en même temps qu'on procèdera à une nouvelle élection du syndic.
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Posté - 15 mars 2013 : 19:03:45
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maurice-rene : pas de syndic élu régulièrement depuis longtemps, cela veut dire que votre SDC n'a PLUS de syndic, et que vous ne pouvez donc pas convoqué une AG !! et que la seule solution juridique est que vous alliez au TGI demander la nomination d'un administrateur judiciaire.
Pas de CS alors que cela est obligatoire !!! et vous c'est l'AG qui décidera ou non de ne pas élir de CS !
On comprends alors que ce copropriétaire désire consulter les archives du SDC, et il a totalement raison !!
Le souci n'est donc pas de savoir si vous devez accepter ou non qu'il consulte les archives du SDC, ou d'nevoyer des convocs par mail !! mais de vous soucier rapidemen de régler les problèmes plus important telle que l'élection du syndic, et du CS !!
maurice-rene ; attention, vous n'avez pas de mandat pour gérer ce syndicat, votre propre responsabilté est engagée !
Le mandat de syndic n'est pas renouveller tacitement !!! AIE!AIE!!AIE!!!
Avez vous été une fois élu par l'AG ??? quelle fut alors la durée de votre mandat ??
Ce copropriétaire pourrait également aller demander dès demain la nomination de cette AJ ! |
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Posté - 15 mars 2013 : 19:26:02
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Mais c'est justement ce qui est envisagé et que je disais: une AG est prévue pour mettre à plat ces choses au cours de laquelle il est prévu que je démissionne (oui j'ai été élu au départ), qu'on procède à une élection d'un syndic qu'on statue sur l'existence ou nom d'un CS (le CS est obligatoire mais on peut voter de ne pas en constituer un). Quant à la consultation des archives, mon soucis n'a jamais été qu'un copropriétaire puisse ou non les consulter puisque, comme je le disais, elles sont ouvertes à tous à chaque AG, mais de savoir s'il pouvait les emporter.
il n'y a donc pas de contentieux, je ne vois pas pourquoi on irait au TGI. Lorsque l'on crée une copropriété, ce qui est ni plus ni moins ce qui va se passer lors de la prochaine AG, on ne la fait pas devant le TGI il me semble.
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Posté - 15 mars 2013 : 19:51:13
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maurice-rene : vous êtes syndic et vous devez connaitre la loi et le fonctionnement de la copropriété.
L'élection du syndic est une obligation, qu'il soit bénvole-non -pro ou professionnel.
Avez vous été élu par une AG ? l'AG a fixé également si cela était pou un an ou pour 3 ans par exemple !! Si vous n'avez jamais été par une AG? vous n'avez jalais été syndic !! vous ne pouvez donc pas démissionner , ni convoquer cette AG car vous n'avez AUCUN MANDAT pour le faire !
IL ne s'agit pas ici de la création d'une copro et de l'élection du premier syndic par une AG puisque votre copro. a plus de 30 ans !!!
Sans être renouvelé par l'AG à la finde chaque mandat, un syndic n'est plus syndic et n'a aucun droit de gérer le syndicat !
la loi est claire, en cas de carence de syndic, tout copropriétaire ou un tiers comme un fournisseur peut demander la nomination d'un AJ par le TGI. Pour une seule chose, sans syndic, PERSONNE ne peut convoquer une AG. Cet AJ aura pour mision de convosuer une AG afin d'élir un syndic.
Si vous n'avez plus de mandat - quand avez vous été élu et pour combien de temps ? - vous ne pouvez pas convoquer cette AG.
Les contentieux n'ont rien à voir la dedans. D'ailleurs ce copropriétaire a certianement l'intention de remettre de l'ordre dans ce SDC. Vous avez bien dit qu'il exigeait de consulter ces archives, et c'est certianement pour vérifier si vous avez été élu syndic, et la date de fin de votre mandat !!
De plus ne pas avoir de CS est une grosse bétise !! le CS est oblgatoire, sa mission de cotrole des comptes et de la gestion du syndic est une necessité absolue. Avec un CS sérieux, celui-ci aurait relevé la situation actuelle plutot préoccupante.
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Posté - 15 mars 2013 : 20:33:52
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citation: Vous avez bien dit qu'il exigeait de consulter ces archives
non. voici ce que j'ai dit et qu'heureusement vos prédécesseurs ont été capables de lire:
citation: L'un des propriétaire exige d'emprunter les archives sur dix ans pour les consulter
citation: c'est certainement pour vérifier si vous avez été élu syndic, et la date de fin de votre mandat !!
je vois que votre imagination est inversement proportionnel à votre capacité de lecture.
citation: sans syndic, PERSONNE ne peut convoquer une AG
Quand il n'y a pas de syndic, les propriétaire se réunissent pour en élire un. c'est ce que je provoque en démissionnant. Au risque de vous décevoir, aucun d'eux n'a envie de convoquer un AJ pour procéder à cette élection. |
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Posté - 16 mars 2013 : 11:20:12
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maurice-rene : vous n'êtes plus syndic, donc vous ne pouvez donc pas demissionner !! 
expliquez donc la différence entre exiger d'emprunter, et exiger de conssulter des archives !!!
Votre responsabilité concernant les actes fiats au nom du SDC ne va pas s'arrêter le jour de votre départ de ce post, mais pour 10 années !!!
Beaucoup d'incompétence et d'irresponsabilité de la part de tous les copropriétaires. |
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Posté - 16 mars 2013 : 12:17:56
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citation: Initialement posté par philippe388maurice-rene : vous n'êtes plus syndic, donc vous ne pouvez donc pas demissionner !!
d'accord, je ne suis pas un syndic, j'ai juste fait le travail d'un syndyc pendant 30 ans avec l'aval de tous et nous allons en élire un.
citation: Initialement posté par philippe388expliquez donc la différence entre exiger d'emprunter, et exiger de conssulter des archives !!!
lisez les réponses de vos collègues au début, et vous comprendrez peut être.
citation: Initialement posté par philippe388Votre responsabilité concernant les actes fiats au nom du SDC ne va pas s'arrêter le jour de votre départ de ce post, mais pour 10 années !!! Beaucoup d'incompétence et d'irresponsabilité de la part de tous les copropriétaires.
30 ans de fonctionnement sans histoires et dans la bonne humeur qui vont probablement nous conduire tous au bagne. c'est noté.
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nefer
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Posté - 16 mars 2013 : 14:51:36
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il est évident que vous n'avez pas pris connaissance des textes réglementaire: loi d e 65 et décret de 67
il parait indispensable de faire nommer un administrateur provisoire par le TGI....qui aura pour mission de faire la gestion courante et convoquer une AG en vue de la nomination d'un syndic |
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conditions de consultation des archives 
