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nonochev
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 Posté - 06 nov. 2013 : 19:01:57
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Bonjour,
notre syndic a trouvé le moyen de se débarrasser à bon compte des archives de plus de 10 ans. Voyez comment.
Il nous aenvoyé avec la convocation une propostion de contrat qui précise
Conservation des archives au dela des 10 derrnières années
_ par année d'archive conservées : 50 € HT
Notre copro ayant 40 ans d'existence, je vous laisse faire le calcul.
Faisant partie du CS, j'ai réagi aupres du président du CS pour qu'il intercède auprès du syndic avant l'AG afin de trouver une solution et eviter tout débat stérile en AG.
Figurez-vous que la solution qu'ils ont convenu c'est de stocker ces archives dormantes dans le local du CS !
J'ai réagi après du président du CS pour lui faire part de mon avis :
La conservation des archives fait partie de la gestion du syndic quel que soit l'age des archives
Il n'est pas normal que le syndic se décharge de cette mission sur le CS dont ce n'est pas la responsabilité de gérer des archives, et qui n'a pas cette competence
Je lui ai dit que ce serait alors à l'AG de refuser une facturation des archives > 10 ans lors du vote sur l'approbation du contrat de mandat du syndic.
Apparement la conservation des archives est un sérieux souci pour les syndic professionnels, et le notre a l'air de pousser pour s'en debarasser à moindres frais.
Quelles sont les autres solutions qui s'offrent à nous ?
Détruire les archives non utiles ? Est-ce que le syndic a le droit de le faire ?
De plus comment savoir à partir de quand un document n'est plus utile ? Qui doit prendre cette responsabilité ?
Avez-vous des idées ? Merci
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Posté - 06 nov. 2013 : 19:30:10
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nonochev :" Figurez-vous que la solution qu'ils ont convenu c'est de stocker ces archives dormantes dans le local du CS !"
Le local n'appartient pas au CS, c'est une partie commune du SDC.
La conservation des archives est une des missions courantes du syndic, et il ne peut donc pas facturer la conservation de ces archives !
Il ne peut pas non plus se debarrasser des archives, ni en détruire une partie.
Le CS et son président n'ont pas mission de conserver ces archives appartenant au SDC, et il engagerait leur responsabilité en cas de disparition ou de destruction de ces archives. Il n'a pas le droit non plus de prendre une telle décision !
L'AG DOIT rejetter cette clause lors de l'AG qui est le lieu des débats. Cette discussion n'est pas stérile car SEULE l'AG est décisionnaire en copropriété.
Je vous donne une cassation la dessus que le président du CS devra envoyer au syndic, et qu'il aurait du chercher et trouver sur le net !
La Cour de cassation se prononce sur les frais d’archivage facturés à la copropriété
L’une des missions du syndic est « la détention et la conservation des archives utiles dans le cadre de la gestion courante de l’immeuble », en vertu de l’arrêté Novelli du 29 mars 2010. Cette mission fait partie des prestations de gestion courante du syndic.
Cependant, la disposition de l’arrêté introduit une ambigüité entre les archives « utiles » et celles qui ne sont pas strictement utiles à la gestion immédiate du syndicat. Ainsi, il est de pratique constante que certains syndics fassent appel à des prestataires externes pour conserver les archives « dormantes » ou « non utiles ». Ces syndics facturent généralement les frais supplémentaires d’archivage au syndicat des copropriétaires au titre de prestations particulières. Le décret du 20 avril 2010 a écarté cette ambigüité en amendant l’article 33 de la loi de 1965 qui dispose désormais que : « la conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic ». La loi ne distingue plus les archives « utiles » et non utiles. Le syndic ne peut alors pas exiger de frais supplémentaires pour l’exécution de cette mission de gestion courante.
La Cour de cassation s’est prononcée en ce sens dans un arrêt du 1er mars 2011 (no. 10-30286). Il s’agit ici d’un syndic assigné par le syndicat des copropriétaires en remboursement de frais d’archivage mis à la charge de la copropriété. Le syndic avait fait appel à une société d’archivage pour conserver les archives « dormantes » de la copropriété, et ce, sans autorisation de l’assemblée générale. Au terme du mandat de syndic, le syndicat des copropriétaires a exigé du syndic la restitution de toutes les archives de la copropriété. Le syndic refuse de payer les frais d’archivage au prestataire externe car il estime qu’ils doivent être à la charge du syndicat. Le syndicat des copropriétaires décide donc de (i) mettre en demeure le syndic de restituer les archives et de rembourser les frais et (ii) saisit le Tribunal d’instance.
Le Tribunal estime que le syndic a commis une faute dans l’exécution de ses obligations contractuelles et légales. Il doit restituer les archives et rembourser les frais supplémentaires au syndicat des copropriétaires. Le syndic se pourvoit alors en cassation. Il estime que les frais d’archivage ne lui reviennent pas car ce sont des archives « dormantes » qui n’entrent pas dans le cadre des prestations de gestion courante.
La Cour de cassation saisie de la question a rejeté le pourvoi et a confirmé le jugement du Tribunal. En effet, la Cour de cassation rappelle que : « le syndic, dans le cadre de son mandat et de ses honoraires, devait faire son affaire de l’archivage dont la loi lui avait explicitement confié la responsabilité et relevé qu’en ne restituant pas l’intégralité des archives, la société X avait commis un manquement à ses obligations et engagé sa responsabilité en mettant à la charge du syndicat des factures d’archivage ». La Cour de Cassation conclut que le Tribunal d’instance « a, sans dénaturation, pu en déduire que la société X devait rembourser au syndicat les factures réglées par lui à la société d’archivage. »
Le syndic ne peut donc facturer des frais d’archivage au syndicat des copropriétaires. La conservation des archives qu’elles soient utiles ou dormantes font partie des prestations de gestion courante du syndic. Toute facturation supplémentaire dans le cadre de l’exécution de cette mission est considérée comme abusive car contraire aux dispositions de la loi de 1965. Le syndic ne peut facturer au syndicat des copropriétaires le recours à une société d’archivage qu’à condition d’avoir recueilli au préalable l’autorisation de l’assemblée générale.
Par conséquent, si le syndic vous facture ces frais d'archivage, le CS devre demander le rejet de cette facture à l'AG ET également saisir la DGCCRF ! le syndic devra remobourser !
L'AG, et non le CS et le syndic, peut décider que les archives soient conservés dans une société spécialisée.
Mais si ce syndic insiste la dessus, malgré l'interdiction de la loi, le CS ou TOUT autre copro. devra mettre en concurrence ce syndic !
Et attention au CS, il se trompe totalement dans ce dossier.
Les archives ne sont pas seulement du papier, mais des documents juridiques. Imaginez un copro. qui attaque le SDC et que le syndicat ne soit pas en mesure de se défendre car des archives ont disparues !! pas très sérieux.
nonochev: vous avez eu raison de soulever tous ces points; vous ne devez pas accepter la conservation dans ce local commun, Ã TOUS les copros.
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Édité par - philippe388 le 06 nov. 2013 19:48:30 |
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Viviane
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Posté - 06 nov. 2013 : 19:53:17
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Ben, y'a des choses qu'il est obligé de garder, chez lui et sans surcoût, même si elles ont 40 ans: plans de l'immeuble, RDC et modificatifs même partiellement encore en vigueur, PV d'AG, bulletins de salaire, contrats de travail, contrats des fournisseurs encore en vigueur... etc...
- des choses qu'ils n'est pas obligé de remettre à son successeur: pièces comptables (dont les factures) de plus 10 ans par exemple. Dans ces factures, y'en a dont on peut comprendre qu'il aie envie de se débarrasser, comme les factures récurrentes d'entretien courant. Et vous pourrez pas faire grand chose contre lui s'il les jette.
Bref, si vous avez la chance d'avoir un local dédié au CS, il n'est pas forcément absurde, après accord de l'AG, d'y stocker certaines "vieilles" archives., à condition que la liste précise en soit murement réfléchie et dressée: autrement dit, aucune pièce qui puisse d'une façon ou d'une autre mettre le syndicat en difficulté si il ne pouvait les produire quand on les lui demande.
Il vous faut donc éplucher la durée de validité juridique des différentes pièces que possède un syndicat. Ca ne sera pas la même chose pour la facture EDF que pour un bulletin de paye (qu'on garde jusqu'à la mort supposée du salarié).
Puis ne prendre dans le local du CS, que des documents n'ayant plus de valeur juridique, mais qui peuvent avoir un intérêt malgré tout, comme les factures de travaux petits et gros dont la garantie est depuis longtemps expirée, et pour lesquels aucune espèce de contestation ne peut plus être introduite de vant un tribunal.. En l'absence (ce qui est le souvent hélas) de carnet d'entretien, ça permet de savoir ce qui été fait, quand, comment etc...
Et jeter certaines choses sans état d'âme...
Mais surtout pas voter : "l'AG autorise le CS Ã stocker les "archives dormantes" , qualificatif qui n'a pas le moindre sens juridique... tout comme "archives utile"
Je dis pas ça par hasard. Nous, au bout de 40 ans, la quantité d'archives qu'on a récupérées au changement de syndic est minable. Même pas les dossiers de mutations récents.
Empêcher le syndic de jeter les vieilles factures , c'est quasi mission impossible... |
Édité par - Viviane le 06 nov. 2013 20:03:22 |
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Viviane
Pilier de forums
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Posté - 06 nov. 2013 : 20:24:56
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Accessoirement, faire cette liste vous permettra peut-être de vous rendre compte qu'en réalité il a déjà jeté un paquet de choses... et qu'une fois laissé chez lui ce qui n'a pas à en sortir, les archives de plus de 10 ans dont il souhaite facturer la conservation ne représentent au plus qu'une grosse chemise.. |
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nonochev
Nouveau Membre
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 Posté - 06 nov. 2013 : 20:45:12
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Merci pour vos réponses qui ont l'avantage d'être complémentaires.
Je retiens de Philippe338 que le syndic ne peut facturer la conservation des archives car faisant partie de sa mission courante. Au plus il pourra faire appel a un prestataire exterieur mais il lui faudra alors une décision d'AG pour refacturer les frais au syndicat.
Maintenant si ce que vous décrivez Viviane est la réalité, on peut se demander s'il ne serait pas interessant pour le syndicat de conserver dans le local du CS des documents que le syndic voulait détruire.
Mais ca pose le risque d'un report de responsabilité du syndic vers le CS. Et cela demande au CS un surcroit de travail pour faire le tri.
Si c'est pour que le CS conserve une archive pour ses besoins propres, je pense qu'il dispose d'une autre moyen : il peut toujours demander copie régulièrement des documents qui l'interesse.
Dans ce cas c'est le CS qui choisit ses documents et non le syndic qui veut s'en débarasser.
Et si les archives de plus de 10 ne représentent affectivement plus qu'une "grosse chemise", raison de plus de refuser des frais supplémentaires :-)
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Viviane
Pilier de forums
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Posté - 06 nov. 2013 : 20:55:39
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citation: s'il ne serait pas interessant pour le syndicat de conserver dans le local du CS des documents que le syndic voulait détruire.
Mais ca pose le risque d'un report de responsabilité du syndic vers le CS.
Si les documents sont sans valeur juridique, le risque n'est pas grand...
Mais vous avez raison, vous pouvez vous contenter de demander ce dont vous avez besoin.
Encore faut-il que le syndic les aie gardés.. Faites un test, vous saurez...
A votre place, je scannerais les "vieux" trucs utiles genre factures travaux, ...et même les récents. Si j'avais pas fait un paquet de copies, on serait un peu dans la mouise...
A part ça, ça peut être bien de fouiller soi-même dans les archives  , on retrouve des choses que le syndic ne trouvait pas,et on trouve des choses que le syndic ne voulait pas qu'on trouve.... |
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Posté - 07 nov. 2013 : 08:18:52
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viviane : "Si les documents sont sans valeur juridique, le risque n'est pas grand..."
viviane et le juridique !!
Vous parlez de risque mais qui a le droit de détruire des archives appartenant au syndicat !! le CS certainement npas et le risque est grand pour les membres si ils détruisent des archives !! le syndic , pas plus, ces archives ne lui appartiennent pas.
viviane : en copropriété c'est la SEULE AG qui décide.
Le syndic n'a pas le droit de facturer la conservation des archives. C'est la loi que cette cassation a confirmer.
La seule solution est que l'AG - pas le CS et pas le syndic - décide que ces archives soient conservé dans une société spécialisé ( classement des archives) . le cout est minime, les archives bien conservées et consultables, car TOUT coproprétaire peut demander un document au syndic.
Ce n'est pas au CS de conserver et de gérer les archives du SDC. le SDC reste et les membres du CS changent.
nonchev : le CS a pour mission de controler la gestion du CS et de controler les comptes du SDC. IL peut se saisir de tous dossiers concernant le SDC sans demander la permission au syndic. Le syndica OBLIGATION de communiquer tOUTS les docs au CS.
En dehors de ce fonctionnement " normal" et courant d'un SDC?, tout le reste est contestable. Attention quand on parle de responsabilité et de risque.
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Posté - 07 nov. 2013 : 21:28:23
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le pb de conservation des archives revient périodiquement chez les syndics qui cherchent des économies dans leur fonctionnement. L'une des solutions pour lui est de diminuer les frais de location ou de revient du m2 utile.
Or passé un temps les archives deviennent encombrantes. La tendance est alors pour le syndic de se faire payer les m2 ou l'entreprise qui stocke pour lui.
Le texte est clair l'archivage est du ressort de sa gestion et ne doit pas être facturée au syndicat !
Mais pourquoi le CS ne récupérerait-il pas ces archives s'il a de la place et surtout il devrait scanner le stock et l'envoyer dans un ou deux clouds.
Ce sera toujours mieux que de les voir disparaître par le syndic. Certes, il n'a pas le droit de supprimer certaines archives, mais s'il le fait il aura commis une faute, mais surtout le syndicat aura perdu ces précieux documents (pour certains) |
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Stéphane
Contributeur vétéran
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Posté - 07 nov. 2013 : 22:07:37
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Bonsoir Rambouillet
"dans un ou deux clouds." Connaitriez-vous une ou deux adresses recommandable ? |
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mfld
Contributeur actif
France
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Posté - 07 nov. 2013 : 22:44:13
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@Stéphane
Pour ma part, après une bonne expérience générale de ce fournisseur depuis plusieurs années, j'utilise le "cloud" d'archivage d'OVH.
Il y a aussi celui de Google Drive (mais c'est américain, avec la directive UE d'exportation des données qui s'applique), celui de la Poste (DigiPoste, bien francais de chez nous, mais le volume est limité), et d'autres offerts par les compagnies d'assurances (MAAF par exemple).
Si j'ai choisi celui d'OVH, c'est qu'on n'est pas obligé de passer par un dépôt unitaire des fichiers, mais par des sessions d'archivage. C'est plus technique, mais au final, c'est plus efficace et automatisable.
@Tous
Je ne suis pas d'accord sur un seul point avec Philippe, et j'y rejoindrais plutôt Viviane. A la fin de l'article D.33, il y a un petit membre de phrase sur lequel on devrait porter plus d'attention : "La conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic".
"Gérer les archives", c'est non seulement savoir retrouver ses petits avec un classement adéquat (surtout quand on externalise le stockage par cartons entiers, où il ne s'agit pas d'entasser en vrac les dossiers), mais c'est aussi faire évoluer son actif documentaire en fonction de ses besoins.
Ces besoins sont divers : juridiques, techniques, comptables, etc. Quand un document ne répond plus à un besoin (juridiquement souvent par prescription, ou techniquement par la réforme), alors rien n'interdit de le déclasser, avec un stockage non sécurisé, comme par exemple dans un local commun, ou de le détruire, si on manque d'espace.
Archiviste est un métier à part entière, comme celui de maitre d'ouvrage, malheureusement sous-représenté chez les syndics. Les remises d'archives au successeur le démontre hélas trop souvent...
Même si le syndic demeure seul responsable de cette mission d'archiviste, il est très pertinent que le CS constitue et gère aussi son propre stock d'archives, qui recouvre une bonne part des documents indispensables de la copropriété.
Cette constitution est un bon test du syndic, permet de récupérer la trop fréquente défaillance de sa part, et permet aussi de détecter pas mal de problème dans le suivi des dossiers.
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| Syndic coopératif d'un "machin" de 217 lots principaux qui ne sert à rien |
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Posté - 08 nov. 2013 : 09:08:45
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mfld : Même si le syndic demeure seul responsable de cette mission d'archiviste, il est très pertinent que le CS constitue et gère aussi son propre stock d'archives, qui recouvre une bonne part des documents indispensables de la copropriété.
Et OUI !! un CS sérieux DOIT avoir copie des contrats, des PVs, des dossiers en cours,des grands livrres, MAIS ce sont des archives propres au CS et non les archives du SDC.
Le CS n'a pas mission de conserver et de gérer les archives. Archiver c'est un métier comme vous le dites.
Les membres du CS passent; la plupart ne transmettent pas les archiuves du CS; le SDC et le syndic, donc c'est sa mission cournate, ne peuvent pas se décharger de cette réelle responsabilité.
le CS n'a pas à s'occuper des archives. L'argument économique ne tiendra pas devant un problème soumis au TGI !!! |
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Viviane
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Posté - 08 nov. 2013 : 14:48:17
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Connaitriez-vous une ou deux adresses recommandable ?
idem que mfld
Hubic (également appellé OVH) 25 gigas gratuits, 15euros:an pour 100 gigas
Dropbox, mais c'est américain et soumis au patriot act. Sur le principe, pas terrible. C'est ce qu'on a pour le CS.
avantage: possibilité de synchroniser avec son ordi et partager le dossier avec tousles membres du CS. Donc tout le monde a accès à tout et c'est modifié automatiquement en ligne si on modifie sur son ordi.
On peut mettre certains docs en dossier non partagé histoire d'éviter les mauvaises manips d'effaçage. |
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nonochev
Nouveau Membre
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Posté - 09 nov. 2013 : 09:08:15
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Pour revenir sur la question initiale, voici la réponse que j'ai préparée pour le président du CS, en essayant de trouver une solution gagnant-gagnant:
Je maintiens néanmoins ma position concernant :
- La gestion et conservation des archives, celle-ci doit être executée par le syndic sans surcout et sans notion d'age des archives
- La facturation des archives "dormantes" dans le contrat du syndic, L'AG doit refuser cette facturation (une jurisprudence existe sur ce sujet)
Il y aura de toutes façons des documents a conserver plus de 10 an (fiches de payes des gardiens par ex)
Maintenant rien n’empêche le syndic, dans le cadre de la gestion des archives, de procéder à un tri périodique de archives afin d'identifier les documents devenus inutiles au regard des délais légaux.
=> Ce qui répond à un besoin pour le syndic de gagner de la place
=> Vérifier toutefois qu'il ait le droit de détruire des documents qu'il ne lui appartiennent pas
Il consultera le conseil syndical et dressera alors un procès verbal de destruction. Rien ne nous empêche alors de garder
une copie de certaines de ces archives.
=> Ce qui répond au besoin du CS de se constituer une archive de la copro
=> Vérifier la responsabilité du CS en cas d'erreur dans le choix du document à détruire
Ces archives devront être considérées comme archives du conseil syndical pour ses besoins propres, et non archives du syndicat des copropriétaires. |
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Posté - 09 nov. 2013 : 09:41:13
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je propose OVH (via hubic) car c'est français, ou La Poste, etc... choisissez de préférence un cloud français, d'une part pour l'emploi, d'autre part parce que les clouds américains sont soumis à la loi américaine donc peuvent être "lus" par les services administratifs américains  |
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Archives dormantes externalisées...au CS ! 
