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gonzoyumo
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Posté - 21 mars 2014 :  00:06:07  Lien direct vers ce sujet  Voir le profil
Bonjour,

je tente de clôturer les comptes et je butte un peu sur la gestion des travaux et l'annexe 5...
Je dois boucler les exercices 2012 et 2013 pour l'AG à venir en avril prochain (car je suis le premier syndic à tenir une comptabilité du syndicat)

Des travaux urgents ont été réalisés en décembre 2012, sans AG donc sans vote et sans appel de fonds correspondant mais payé avec les "sous" disponibles à ce moment là sur le compte bancaire....

J'ai donc passé ces travaux en 672 et pour la clôture au 31/12/12, j'ai soldé ce compte de charge par un débit au 702.

J'ai ensuite solde ce compte 702 par le débit des 450 lors de la répartition des charges entre les copropriétaires comme je l'ai fait avec le 701.

Or en voulant remplir l'annexe 5 je me rends compte que je me suis sans doute trompé et que j'aurai dû solder le 702 par le 12 et donc ne pas imputer ces charges aux copropriétaires dans la régularisation des charges de l'exercice.
Il faudrait donc que je reporte ce solde débiteur sur l'exercice suivant (2013) jusqu'à ce que soit effectués un vote en AG et que des appels de fonds dédiés soit saisis en compta pour solder ce compte 702.
Et comme ces travaux n'ont toujours pas été votés (avalisés) en 2013 je dois les faire figurer à nouveau sur l'annexe 5 de 2013, reporter le solde sur 2014 via le compte 12 et faire avaliser ses travaux en 2014 avant de pouvoir imputer ces montants aux copros.


Donc si j'ai bien compris, les charges pour travaux et opérations exceptionnelles doivent obligatoirement faire l'objet d'un vote pour que leur montant soit soldé en compta. Et si cela n'est pas effectué dans l'exercice, ils :
- doivent apparaître dans l'annexe 5
- ne doivent pas être répartis entre les copros dans la régularisation des charges (comme c'est le cas avec les charges courantes)
- doivent donc obligatoirement être reporté dans les exercices suivants jusqu'à faire l'objet d'un vote d'AG pour appeler leur règlement par des appels de fonds dédiés


Pouvez-vous me confirmer cela avant que je refasse tout la répartition des charges

Merci

andre78fr
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 1 Posté - 21 mars 2014 :  08:50:29  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil

Franchement, j'ai l'impression que vous vous compliquez les choses ; les travaux urgents de décembre 2012 sont terminés, ils auraient pu/du se retrouver dans l'annexe 4 de 2013 et il n'y a pas d'approbation distincte ou séparée des travaux...

Donc pour moi aucune confirmation et vous avez bien fait de répartir !!!

gonzoyumo
Contributeur débutant

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Revenir en haut de la page 2 Posté - 22 mars 2014 :  00:02:58  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Ce n'est pas ce que j'ai pu lire dans différents sujets sur UI... l'approbation distinctes des travaux semble de mise.

De plus, parmi les opérations exceptionnelles que nous devons approuver, il y a des frais de procédure qui ont été avancés par des copros étant donné que le syndicat n'avait plus de gestionnaire à ce moment là.
Je ne veux donc prendre aucun risque sur la régularité de l'inclusion de ces frais dans la comptabilité du syndicat. D'autant plus que l'ancien syndic indélicat est toujours copropriétaire, je ne veux lui donner aucune chance de venir nous mettre des bâtons dans les roues. Tout doit être fait dans les règles et dans les textes que j'ai relu il est clairement indiqué que tout ce qui sort du budget prévisionnel doit faire l'objet d'une approbation distincte en AG.


rambouillet
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Revenir en haut de la page 3 Posté - 22 mars 2014 :  09:08:01  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
il manque une précision dans votre question : les comptes 2012 ont-ils été approuvés ? apparemment pas encore ?

gonzoyumo
Contributeur débutant

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Revenir en haut de la page 4 Posté - 22 mars 2014 :  11:09:08  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Non les comptes 2012 n'ont jamais été approuvé vu qu'il n'ont jamais existé, il n'y a jamais eu de compta, ni d'AG.
J'ai pris mes fonctions en avril 2013 suite à une administration provisoire et je n'ai pu récupérer que peu d'archives, mon prédécesseur n'ayant pas organisé la gestion du syndicat avant cela. Etant donné que des évènement important ont eu lieu en 2012, je ne peux écarter cet exercice, et je ne peux remonter plus loin étant donné les archives dont je dispose.

C'est pourquoi je dois faire approuver les comptes de 2012 et 2013, voter les budgets 2014, 2015 et 2016 et faire approuver tous les travaux qui ont eu lieu jusqu'ici sans jamais être validé en AG.

Pour assurer la gestion et le paiement des charges j'ai jusqu'à aujourd'hui "emprunté" auprès des copropriétaires des avances sous forme d'appels de fonds provisoires et informels n'ayant aucune légitimité donc.

Une fois que tout aura été approuvé en AG, je vais intégralement leur rembourser ces avances et ensuite leur imputer les appels de manière légitime.

Édité par - gonzoyumo le 22 mars 2014 11:11:38

andre78fr
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Revenir en haut de la page 5 Posté - 22 mars 2014 :  14:12:58  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil

Décret du 14 mars 2005

citation:

Art. 8. - Les comptes arrêtés à la clôture de l’exercice font l’objet de documents de synthèse présentés aux
copropriétaires, qui comprennent nécessairement l’état financier, le compte de gestion général du syndicat des
copropriétaires et l’état des travaux de l’article 14-2 précité et des opérations exceptionnelles votés non encore
clôturés à la fin de l’exercice, établis sous forme de tableaux conformes aux modèles prévus à titre obligatoire
aux annexes n os 1, 2, 3, 4 et 5 du présent décret.
L’état financier présente l’état des créances et des dettes. Il comporte la situation de trésorerie mentionnée à
l’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée et fait apparaître le montant des emprunts restant dus.
Le compte de gestion général présente les charges et les produits de l’exercice. Il comprend le compte de
gestion pour opérations courantes et le compte de gestion pour travaux de l’article 14-2 et opérations
exceptionnelles.
L’état des travaux de l’article 14-2 et des opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de
l’exercice fait apparaître en fin d’exercice le réalisé et le prévisionnel de chaque opération.
Les comptes de l’exercice clos sont à présenter pour leur approbation par les copropriétaires avec le budget
voté correspondant à cet exercice et le comparatif des comptes approuvés de l’exercice précédent.
Les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l’arrêté des
comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts afférentes à chaque lot dans chacune des
catégories de charges.
Il est précisé que pour les charges et produits pour travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles, la
répartition est opérée selon les mêmes modalités et ne peut intervenir qu’à la clôture définitive de chacune des
opérations concernées.



gonzoyumo
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Revenir en haut de la page 6 Posté - 22 mars 2014 :  14:22:35  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil

citation:
[...]
Il est précisé que pour les charges et produits pour travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles, la
répartition est opérée selon les mêmes modalités et ne peut intervenir qu’à la clôture définitive de chacune des
opérations concernées.


Certes, mais cela ne dit ce qu'est exactement la "clôture définitive".
Peut-on considérer comme clôturés des travaux pour lesquels aucun vote n'a été soumis en AG et aucun fond n'a été appelé ? J'en doute et c'est là la cause de mon questionnement.

andre78fr
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Revenir en haut de la page 7 Posté - 22 mars 2014 :  15:21:00  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil


On admet en général que la clôture définitive est celle que l'on peut faire suite à l'AG et à l'approbation des comptes avec une répartition du résultat (opérations courantes et travaux confondus) et des écritures de régularisation à cette date ; c'est à ce moment que les sommes sont exigibles.

Le problème c'est que les comptes doivent être présentés "après répartition", notamment l'annexe 1, il y a donc une notion de clôture "provisoire" avec une répartition (comptes 6 et 7 soldés au profit des 450 - copropriétaires) au 31/12...

Je pense vraiment que vos travaux urgents de décembre 2012 n'ont pas besoin d'un vote pour être considérés comme clos et techniquement, répartir une insuffisance revient à faire un appel de fonds...

gonzoyumo
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Revenir en haut de la page 8 Posté - 23 mars 2014 :  14:24:35  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Je pense avoir trouvé un bon compromis:

dans l'ODJ de l'AG, avant l'approbation des comptes 2012 et 2013, je rajoute une résolution par chantier/opération concernant leur approbation et le vote d'un budget qui leur est dédié. Toutefois, au lieu de préciser des dates d'appel de fonds futures, je rajoute:

"Etant donné le caractère particulier de ces travaux, à savoir qu'ils sont été réalisés et réglés au cours de l'exercice N, l'AG accepte d'inclure le montant de ces travaux qui vient d'être voté, dans la répartition des charges de la clôture de cet exercice."

Reste à accepter de mettre des dates XX/XX/2014 dans la colonne "Travaux Voté" de l'annexe 4 de 2012 :) mais bon au point où nous en sommes...




rédaction Universimmo
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Revenir en haut de la page 9 Posté - 24 mars 2014 :  06:11:44  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Tout cela est bien mais relisez l'article 37 du décret : les travaux exécutés en urgence doivent être votés par une AG convoquée "immédiatement", ou alors ils ne relèvent pas d'un vote en AG et peuvent être pris dans le budget prévisionnel : c'est leur nature qui le détermine, en fonction des dispositions des articles 44 et 45...

Donc qui dit annexe 4 ou 5 dit forcément travaux votés !

Gédehem
Pilier de forums

15985 message(s)
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Revenir en haut de la page 10 Posté - 24 mars 2014 :  15:18:33  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
"Des travaux urgents ont été réalisés en décembre 2012, sans AG donc sans vote et sans appel de fonds....."

On recolte ce que l'on a semé .....

Pas de vote = pas de fonds....., urgence ou pas !
Entre "Urgence" telle que découlant des textes et "il est urgent de faire tels travaux..", il y a le fossé dans lequel on tombe sans moyen d'en bien sortir .....

Il faudreit se le noter une fois pour toute :
sauf selon la procédure "Urgence" (> convoc AG sans délai (2 jours max), le syndic ne peut contracter et/ou engager de fonds, pas 1 centime d'€, sans une décision d'AG.

C'est en vigueur depuis le 1.01.2002 , pour être précis.
Quant bien même le syndic disposerait d'un reliquat de fonds décidés pour d'autres choses.

Dur apprentissage du métier ...

Édité par - Gédehem le 24 mars 2014 15:21:22

gonzoyumo
Contributeur débutant

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Revenir en haut de la page 11 Posté - 24 mars 2014 :  15:28:36  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Hélas j'ai bien compris comment il "faut" faire mais là je fais face à un état de fait.
Je n'étais pas syndic à l'époque et les travaux ont eu lieu sans que je ne le sache, payé avec les fonds dispo sur le compte (ou pas = dette que j'ai dû régler)
Il n'empêche qu'aujourd'hui j'ai une compta à faire, une AG à organiser et des annexes à remplir.... il faut bien que je case mes irrégularités quelque part :)
 
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