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 Posté - 10 juil. 2014 : 08:02:22
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petite apparté pour mfld :
"Vous voyez, entre la théorie que tout le monde peut trouver sur internet, et la pratique, il y a un gouffre d'expérience..."
je sens comme une petite agressivité dans votre écrit, cher ami... et je confirme : il n'y a pas que la théorie d'internet, il y a aussi la pratique sur le terrain....  et vous avez bien fait de rentrer dans le détail de ce dispositif, car j'ai eu un peu la flemme de l'expliciter aussi bien que vous.
Mais mes propos avaient un autre objectif que j'ai un petit peu entrouvert. Ce n'est pas parce que on se présente comme syndic non pro, bénévole, qu'il faut être le pigeon des autres copros qui se tournent les pouces et économisent de l'argent sur le dos d'un bénévole. C'est pourquoi, un syndic bénévole a droit aussi à un peu de confort dans son travail ; et dans le cas d'une petite copro comme celle de C_Killer, je préconise l'envoi des LRAR par le site de La Poste en version papier, même si c'est un peu plus cher que le fait de faire le travail à la main, de se déplacer à la poste (voiture, essence, parking ou vélo et huile de genou  ) et faire la queue pour envoyer ses plis....
c'était seulement ces expériences que je voulais faire partager à C_killer |
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mfld
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 22
Posté - 10 juil. 2014 : 08:22:11
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@rambouillet : mais c'est justement ce que j'attends de ce forum : un partage d'expérience  .
Quand à mes flèches successives, elles sont décochées de façon délibérée, mais elles sont loin d'être dirigées contre vous, bien au contraire .
Je trouve en effet votre suggestion de la LRE tout à fait pertinente, comme votre souci de ménager les efforts du syndic non pro, pour limiter son risque de "burn out".
Rien à rajouter d'utile sur les réponses de Nefer, André et Ribouldingue, j'aurais fait de même. Feuilleton à suivre avec intérêt, si C_Killer le veut bien...
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| Syndic coopératif d'un "machin" de 217 lots principaux qui ne sert à rien |
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Édité par - mfld le 10 juil. 2014 08:22:59 |
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 Posté - 10 juil. 2014 : 10:52:29
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citation: ..se déplacer à la poste (voiture, essence, parking ou vélo et huile de genou ) et faire la queue pour envoyer ses plis.... Se déplacer a la Poste est TOUJOURS une expérience
QUant à réussir a envoyer les plis, euh, ca se nomme une expérience couronnée de succès. Toutes les expériences ne sont pas.... enfin, bon.... |
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andre78fr
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24
Posté - 10 juil. 2014 : 12:21:15
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@ ribouldingue : nous sommes d'accord, les appels de provisions de l'année découlent du budget approuvé l'année précédente, les avis à payer ne sont même pas obligatoires et chaque copropriétaire est supposé connaître (et régler aux bonnes dates) sa quote-part. Personne ne reprochera à C_killer de ne pas ternir compte des soldes antérieurs dont il ne dispose pas ni de faire les calculs de répartition sans avoir le détail des comptes 2013.
Il n'en reste pas moins que sur le plan purement théorique la répartition (présentée dans l'annexe 1) est exigible dès la date de l'AG dans les comptes individuels...
Pour le PV, il y a peu de textes à ma connaissance qui régissent les retardataires ou les départs anticipés... Dans les faits, c'est plus propre d'en tenir compte (avec les mentions nécessaires sur la feuille de présence) mais c'est techniquement plus délicat puisqu'on va avoir un nombre de tantièmes et des votants qui évoluent... Un bon logiciel gère ça aussi ;-)
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25
Posté - 10 juil. 2014 : 12:39:22
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C-killer : les appels de charges n'existent plus ! Chaque copro. doit payer ces charges le 1er de chaque trimestre ( sauf décision différente de l'AG)
Les copros connaissent le montant à payer, et en cas de doute ils peuvent reprednre le montant du trimestre pécédent. Donc rien à envoyer !
Le souci est plutot à qui ils vont envoyer ce 3ème trimestre de charges.
Certains vont faire comme d'hab, c'est à dire au syndic sortant, et d'autres sont certainement prélevé.
Il vous faut donc ouvrir au plus vite ce compte séparé, et en informer les copropriétaires. |
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mfld
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26
Posté - 10 juil. 2014 : 13:12:43
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citation: Initialement posté par philippe388
C-killer : les appels de charges n'existent plus !
Râââh, il est encore là le psycho-rigide ? Je vais péter une durite  !
Et pis moâ, mônsieur, même si je prends parfois des libertés avec les sacros-saintes règles, au moins je les connais, na !!!
Article 35-2
Pour l'exécution du budget prévisionnel, le syndic adresse à chaque copropriétaire, par lettre simple, préalablement à la date d'exigibilité déterminée par la loi, un avis indiquant le montant de la provision exigible.
Pour les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, le syndic adresse à chaque copropriétaire, par lettre simple, préalablement à la date d'exigibilité déterminée par la décision d'assemblée générale, un avis indiquant le montant de la somme exigible et l'objet de la dépense.
Ceci dit, je suis d'accord avec philippe388 pour marteler le message auprès des copros : "coucou les amis, c'est moi votre nouveau syndic, on a un compte séparé, et l'ordre des chèques, c'est ça". Même en le marquant noir sur blanc, en gras et surligné au fluo, on reçoit encore des chèques à son nom ou à des ordres étranges... heureusement que les banques ne vérifient pas grand chose...
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Édité par - mfld le 10 juil. 2014 13:18:21 |
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andre78fr
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27
Posté - 10 juil. 2014 : 13:29:52
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Ah ben je l'avais oublié aussi celui là ! Je pensais que ce n'était même pas obligatoire mais si... après on joue surtout sur les mots ; il faut dire "Avis à payer" au lieu d'appel et si on parle d'appels il vaut mieux parler d'appels de provisions plutôt que d'appels de charges !
Un petit mot sur l'arrivée des SEPA au 1er août ??? |
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28
Posté - 10 juil. 2014 : 14:24:17
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citation: Un petit mot sur l'arrivée des SEPA au 1er août ???
André, André, André, il est interdit de charger la mule ....  |
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Posté - 11 juil. 2014 : 15:02:35
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SEPA pour tout de suite, laissez les respirer ! |
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Gédehem
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Posté - 11 juil. 2014 : 23:13:56
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"
C-killer : les appels de charges n'existent plus !
Râââh, il est encore là le psycho-rigide ? Je vais péter une durite
Puis :
il faut dire "Avis à payer" au lieu d'appel et si on parle d'appels il vaut mieux parler d'appels de provisions plutôt que d'appels de charges !
Avant de sortir les flingues, il faut bien comprendre le mécabisme de cette affaire. le reste "coule de source" !
Jusqu'à l'introduction en 2000 de L.art.14-1 et 14-2, c'était les "Appels pour charges" lancés par le syndic qui déterminaient la date d'exigibilité de la provision.
Depuis 2000 (cela fait 14 ans, il faudrait se réveiller et suivre la cadence !!!) cette pratique n'existe plus.
L'exigibilité des provisions pour charges procède depuis 14 ans :
- soit d'un vote de l'AG sur les modalités.
- soit à défaut de la loi, le 1er jour du 1er mois de chaque trimestre.
l'AVIS dont il est question (D.art.35-2) n'entraine aucun effet : c'est uniquement "pour information" : "n'oubliez pas que ..., sinon pan pan cul cul !" .
Même si cet avis n'a pas été envoyé, le syndic est fondé à engager une action en recouvrement le lendemain de la date d'éxigibilité de la provision (le "pan pan cul cul")
Qui peu commencer le 2 du 1er mois de chaque trimestre si l'AG n'a rien décidé de différent.
Oui, il n'existe plus depuis 14 ans (!) "appels de charges" produisant un effet opposable.
OUI c'est parfait si la pratique perdure, les copropriétaires ayant besoin d'être "assistés" incapables qu'ils sont c'est bien connu .. .....
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Édité par - Gédehem le 11 juil. 2014 23:20:27 |
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mfld
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31
Posté - 12 juil. 2014 : 00:07:23
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Oh non, Gedehem, vous n'allez pas vous y mettre aussi ?
Que cela ait été opposable avant, ou soit un simple avis aujourd'hui, en pratique, cela ne change rien : C_Killer a l'obligation d'envoyer un "papier" à ses copropriétaires, et l'indication du solde du copropriétaire dans l'avis n'est pas exigée par les textes, même si c'est mieux pour les oublieux. Ce qui lui permet d'avancer sans attendre d'avoir ces soldes.
Ceci dit, même si je conteste l'utilité de votre remarque dans la problématique de C_Killer, je la trouve fort juste, et à la différence d'autres pinaillages sur des choses déjà connues, elle enrichit ma culture "syndicale", car je n'ai commencé à me plonger dans le monde de la copropriété qu'en 2001. Pour cela je vous remercie.
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| Syndic coopératif d'un "machin" de 217 lots principaux qui ne sert à rien |
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Gédehem
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Posté - 12 juil. 2014 : 20:20:50
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C'est toute la différence qu'il y a entre le bricolo du dimanche et jours de fête, et le mandataire social agissant en "professionnnel" même s'il ne l'est pas !
S'agissant de donner conseil, on ne vient pas conseiller de mettre un bout de scotch pour boucher le trou de la chambre à air, même si c'est une pratique personnelle habituelle, à la place de la bonne rustine posée dans les règles afin de ne pas se retrouver crever au bord de la route !
Il n'y a pas ici de "pinaillage", : en cas de litige porté devant un juge pour recouvrer des provisions, le syndic se retrouve démuni s'il s'amuse à prétendre qu'il faut un "appel de fonds" pour recouvrer cette créance.
C'est comme pour l'assurance auto : elle ne sert à rien lorsqu'on n'a pas d'accident ! Mais en cas de pépin, on se retrouve comme le syndic ignorant ou ayant de mauvaises pratiques (conseillées sur UI ou ailleurs !) : le bec dans l'eau. |
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Nizo
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33
Posté - 01 août 2014 : 23:53:44
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citation: Initialement posté par philippe388
Le PV est OBLIGATOIREMENT en voyé en RAR aux opposants et aux défaillants . IL est envoyé en lettre simple aux présents et représentés non opposants, mais cela n'est pas une obligation légale.
C'est exact, mais ce n'est pas systématique. Imaginez par exemple (c'était le cas lors de ma désignation) que plus personne ne se présente pour faire partie du conseil syndical… Dans ce cas, c'est LRAR à tous, et vous ne disposez que d'un mois.
citation: Lorsque l'assemblée générale ne parvient pas, faute de candidature ou faute pour les candidats d'obtenir la majorité requise, à la désignation des membres du conseil syndical, le procès-verbal, qui en fait explicitement mention, est notifié, dans un délai d'un mois, à tous les copropriétaires.
Parcourez rapidement la loi du 10/07/65 et son décret d'application pour être certain de ne pas faire de bétises, en particulier s'il y a eu des opposants à votre désignation... |
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andre78fr
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34
Posté - 02 août 2014 : 02:00:36
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Merci Nizo ; vous m'apprenez quelque chose avec cette particularité et ce rappel à l'article 21 (accessoirement je viens de compléter l'onglet "Opposants et défaillants" de l'écran "Edition du procès-verbal" de mon application pour rappeler ce point...).
C'est aussi toute la force d'un forum où des nouveaux membres peuvent éclairer et faire découvrir des choses aux plus anciens !!!
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C_Killer
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35
Posté - 22 août 2014 : 01:01:14
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J'ai passé les premières étapes du démarrage comme syndic bénévole :
- ouverture du compte bancaire (ça a pris 3.5 semaines pour ouvrir le compte puis 1.5 semaine pour recevoir le chéquier)
- modification de syndic auprès d'edf, de l'eau & de l'assurance et règlement de la 1ere facture
- adhésion de l'assurance responsabilité civile auprès de l'arc (fermée en aout, ça commence bien), l'assurance de l'immeuble ne proposant pas ce service
- encaissement des 1ers chèques
- une ébauche de réconciliation comptable avant la reprise des comptes qui devrait avoir lieu au plus tard la semaine prochaine
Pour donner une idée du temps passé, c'est de l'ordre de 10h la semaine après l'AG puis de l'ordre de 5h par semaine les suivantes.
Le plus perturbant au début, c'est de devoir faire avec peu de moyen (pas de système comptable, pas de chéquier, méthode d'archivage à définir).
La prochaine étape c'est la reprise des comptes, je ne suis pas comptable mais j'ai quand même constaté quelques anomalies :
- appel de provision pour charges Q1 2014 effectué sur une base de 1000/1000ème alors qui y a eu une création de lot (vente d'une ancienne loge) en octobre 2013
- dépassement du budget des W votés en 2013 et effectués en 2014
- sur les 3 appels de fond W, seul les 2 premiers ont été lancé, le reste des travaux ayant été financer par la vente de la loge (du coup, les copros qui ont été voir physiquement le syndic ont reçu leur quote part)
Vous me conseillez plutôt de repousser la reprise des compte d'une 10aine de jours pour me faire assister d'un expert comptable (via l'arc) ou de la faire maintenant une mention du type acceptation des comptes sous réserve de vérification dans un délai d'un mois ? |
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JB22
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36
Posté - 22 août 2014 : 11:18:09
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Pour la reprise des comptes vous devez reprendre les soldes de la balance à la clôture de l' exercice 2013 et ceux de l' exercice en cours (dernière balance)
Si vous utilisez un logiciel de gestion et que vous voulez obtenir les annexes détaillées vous devez reprendre les comptes de charges et produits (Classes 6 et 7) en détail, pour l'exercice 2013 (Une ligne par compte de charges) et 2014 (Une ligne par facture).
Vente de la loge:
Suivant vos indications l' acquéreur n' a pas payé de charges pour 2013, vous devez régulariser:
Supposons que le nouveau lot est affecté de 80 tantièmes.
Calcul des charges pour la période Octobre/Décembre
Charges générales.....30.000 x 3/12 = 7.500
Charges bâtiment......20.000 x 3/12 = 5.000
Total................................................12.500
Quote part de l' acheteur:
12.500 x 80/1080 = 925.92
Les anciens copropriétaires (vendeurs) doivent être crédités de cette somme sur la base de leurs tantièmes sur 1000/1000
Article 16-1 de la loi du 10 juillet 1965:
"La part du prix revenant à chaque copropriétaire lui est remise directement par le syndicat et ce, nonobstant l' existence de toute sûreté grevant le lot;"
Cela signifie que le syndic ne doit pas attendre la répartition des charges et produits de l' exercice.
Vous devez donc vérifier si les copropriétaires n'ont pas déjà été crédités par déduction du produit de la vente des charges courantes.
Dans ce cas ceux qui ont perçu directement le produit devront rembourser. |
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C_Killer
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37
Posté - 18 avr. 2015 : 13:07:52
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Après quelques mois comme syndic bénévole, je vais faire un 1er retour d’expérience, je suis sûr que ça servira à d'autres.
En amont de l'AG, il faut évidement avoir une près bonne connaissance de la copropriété dans laquelle on veut se faire élire, être dans le conseil syndical depuis 2-3 ans, savoir à l'avance les difficultés que l'on va rencontrer et les anticiper au maximum.
J'ai hésité à me proposer comme syndic bénévole l'année précédente, mais je ne l'ai pas fait car je ne me sentait pas assez préparer (3 mois avant l'AG), en plus le moment n'était forcement idéal avec une grosse campagne de travaux en cours, j'ai préféré prendre un an de réflexion ce qui m'a permit de lire quelques livres (un sur la copropriété, le 2ème sur l'activité de syndic bénévole et le dernier sur la compta en copropriété), de tester un logiciel de compta pour copro (vilogi), et d'essayer de faire bouger le syndic sur 2 points de manière à me facilité la vie par la suite.
J'ai réussi sur le 1er point : licenciement de la femme de ménage, c'est un point sur lequel je me suis battue et sur lequel j'ai réussit, la personne qui s'occupait de l'entretien de l'immeuble n'était pas la salarié mais sa mère, elle coutait environ le double de ce qu'on paye maintenant en passant par une société, et c'est quand même + simple de payer une facture tous les 2 mois que de gérer les déclarations pour les charges sociales.
J'ai échoué sur le 2nd point : réalisation du 3ème appel de fond travaux et remboursement aux copropriétaires de leur quote part de la vente d'une ancienne loge, du coup, la reprise comptable à été + complexe que prévue, mais je reviendrais sur la compta + tard.
Au moment du démarrage de l'activité de syndic bénévole, il y a vraiment énormément beaucoup d'actions à effectuer : envoi des pv d'AG, ouverture du compte en banque, prise de contact auprès de certains fournisseurs (eau, edf, entretien, assurance, impots) pour signaler le changement de syndic (il faut leur fournir le pv d'ag).
Pour l'ouverture du compte en banque, il faut prendre rdv avec la banque en amont (prévoir pv d'ag, carte id et règlement de copropriété) de manière à perdre le moins de temps possible, (c'est vraiment très important d'avoir un chéquier & un RIB le + rapidement possible pour payer les factures, envoyer les appels de fond avec le bon nom de compte bancaire et éventuellement mettre en place des prélèvements auto pour l'eau et l’électricité).
J'ai choisit de passer par la BRED, chez qui j'ai mon compte courant. Pour les délais, j'ai du mettre de mémoire 1 semaine à avoir un rdv, l'ouverture de compte à pris 15j + 15j pour avoir un chéquier + 15j pour ouvrir un livret A et encore 1 semaine pour l'accès web. J'avais évidement demandé tout ça lors du premier rdv mais il a fallu faire quelques relances ! Et encore, j'ai eu beaucoup de chance de passer par la responsable d'agence qui se souvenait avoir ouvert un compte de ce type 4 ou 5 ans auparavant. Globalement, je suis très satisfait de cette banque, ils proposent par ailleurs un contrat d'assurance pour les petites copropriétés (jusqu'à 10 lots principaux donc pas pour moi)
Pour la récupération des archives et des fonds, je m'attendait à pire, l'ancien syndic a restitué immédiatement les 3/4 des fonds puis a fournit les archives et le solde 2 mois plus tard, il manque quand même les archives de 2010 et ce qui est antérieur à 2008 (date d'un précédent changement de syndic).
Pour la reprise des soldes, je suis passé par une prestation de vilogi. Je pense honnêtement que j'aurai certainement pu le faire en galérant pour une copropriété sans travaux ni anomalie comptable, mais là je suis bien content d'avoir pris la prestation. Je détaille ci après les anomalies.
- 3 appels de fond votés en 2012 pour les travaux réalisés fin 2013, début 2014 : seul 2 appels de fond ont été réalisés
- vente de l'ancienne loge en octobre 2013 et restitution du montant aux copropriétaires dans la foulé : la restitution n'a pas eu lieu, du coup, après plusieurs relances, j'ai envoyé les 2/3 des copros directement chez le syndic pour qu'ils récupèrent leur argent
- appel de fond T1 & T2 2014 sur une base d'un budget annuel de 25K au lieu de 21K voté en AG !! Du coup, lorsque je me suis fait élire j'ai fait voté un budget de 25K pour 2014 pour que ce soit plus simple de s'y retrouver.
- appel de fond T1 2014 sur une base de tantième fausse qui ne tient pas compte de la vente de la loge (un nouveau lot créé en octobre 2013)
- numérotation comptable parfois farfelue (compte banque avec une numérotation de fournisseur)
- pour un montant de +de 7.5K € de fond servant d'avance de tréso qui provienne de facture non payé depuis plus de 5 ans, de remboursement d'assurance et de solde du précédent syndic.
- présence dans les comptes de reliquats (en + et en -) pour d'ancien copropriétaires partis depuis plus de 5 ans
... la suite ans quelques heures
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JB22
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Posté - 18 avr. 2015 : 13:35:29
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Ce retour d' expérience est intéressant.
Vous dites: " la restitution n'a pas eu lieu, du coup, après plusieurs relances, j'ai envoyé les 2/3 des copros directement chez le syndic pour qu'ils récupèrent leur argent"
Comme le syndic vous a remis les fonds du syndicat c'est à vous de payer les fournisseurs non payés et les copropriétaires non remboursés.
"- présence dans les comptes de reliquats (en + et en -) pour d'ancien copropriétaires partis depuis plus de 5 ans"
La prescription étant de 10 ans vous devez conserver ces comptes sur cette durée à partir de leur date d" origine. Ensuite vous pourrez les solder en profit pour les soldes créditeurs. Pour les soldes débiteurs si vous ne pouvez recouvrir ces soldes, fautes d' adresse, vous pouvez les passer en pertes. |
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C_Killer
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Posté - 18 avr. 2015 : 17:29:40
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... la suite
dernière anomalie constatée (enfin j'espère), l'ancien syndic utilisait le bon nombre de tantièmes pour chaque copropriétaire mais les détails par lot indiqués dans les documents d'appel de fond, ou encore sur la feuille de présence d'AG sont faux (sauf pour 5 copropriétaires qui n’ont qu'un appartement sans cave).
J'ai du mettre 2-3 semaines pour réconcilier tout ça mais au final je suis bon sauf pour un copropriétaire pour lequel c'est + compliqué (si je détaille je serais HS)
Le 1er appel de fond (T3-2014) que j'ai envoyé était très sommaire du fait du peu d'information dont je disposais à l'époque, celui du T4 a été envoyé avec près de 2 mois de retard mais était complet.
J'ai préféré avoir 1 mois de retard (au final 2) et être sûr que tout le monde me pose des questions quand la reprise des compte était encore fraiche dans ma tête plutôt que de devoir répondre 6 mois + tard. Au final j'ai plutôt bien fait car environ 2/3 des copropriétaires m'ont demandé de justifier les détails des calculs, ce que j'ai pu faire.
Pour le reste, fuite d'eau, mutation, préparation des travaux, rien n'est facile la première fois quand on a un travail à coté, mais c'est gérable.
Il est vraiment trop tôt pour tirer un bilan complet, il faudra surement attendre 2-3 ans.
A mon sens, il est important d'habiter sur place, d'avoir de bonnes relations avec les autres copropriétaires, à défaut d’être disponible H24 avoir un métier qui permet une certaine souplesse dans les horaires en cas de besoin, d'avoir envie de jouer au comptable ou au juriste amateur par moment et surtout ne pas se surestimer et contacter une aide externe (arc, etc...) si besoin
Pour les économies réalisées sur le budget, on est passé (en réalisé) de 26-27K€ pour 2012-2013 à environ 15K€ pour 2014, je m'attend à quelque chose de semblable pour 2015 (maxi 17K€)
Voilà , je pense avoir fait le tour des difficultés que l'on peu rencontrer. J'espère que je n'ai pas été trop brouillon dans ma pensée.
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Posté - 19 avr. 2015 : 08:20:41
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merci pour ce retour....
certes le démarrage est toujours difficile, .... |
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