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Gédehem
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 Posté - 02 mai 2015 : 21:19:33
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Ce serait donc un problème de logiciel inadapté, ne permettant pas d'appliquer la répartition prévue, et non strictement une question "comptable".
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Louis92
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Posté - 02 mai 2015 : 21:55:34
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Dans l'immédiat, peu importe la cause de l'erreur (logiciel du syndic inadapté pour les travaux ou syndic ne sachant pas ou ne voulant pas l'utiliser), il y a erreur. Il s'agit de savoir comment la réparer.
En l'état des comptes, si quelqu'un vend dans les semaines à venir, il laissera son ardoise et le syndicat devra se battre pour que le syndic prenne en charge les conséquences de son erreur (à défaut, ce serait la collectivité qui y pourvoirait  ).
Cdlt. Louis92. |
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Gédehem
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23
Posté - 02 mai 2015 : 22:55:36
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Il s'agit de savoir comment la réparer.
S'agissant d'une erreur de répartition (c'est bien de cela dont il s'agit ????), on en est au stade de la règle de 3, que chacun est à même (en principe) de calculer.
L'AG (par le CS, un groupe de copropriétaires) doit présenter un tableau récapitulatif de la répartition de ces travaux.
S'agissant d'un amendement déposé en séance portant sur l'approbation d'une dépense selon la répartition prévue au RDC, il sera adopté.
L'AG n'est pas une chambre d'enregistrement. Il lui appartient de modifier ce qui doit l'être avant adoption.
Etant entendu que ce n'est pas la dépense elle-même qui est contestée, mais la répartition qui en est faite.
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JB22
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Posté - 02 mai 2015 : 22:56:25
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Il n'y a que deux solutions:
-Refuser les comptes, ce qui ne règle rien et met la résolution de votre problème a plus tard...
-Présenter une répartition régularisée à l' approbation de l' A.G., solution que vous ne voulez pas envisager, alors on ne peut rien pour vous.
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JPM
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Posté - 03 mai 2015 : 08:06:42
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JB 22 citation: De JPM:
"S'il y a un logiciel qui peut sortir automatiquement un compte travaux correct sans que les honoraires aient été passés en 671, je suis à l'écoute."
ValCompta le logiciel de notre ami André78 le fait sans problème...
OK Je confirme que je suis à l'écoute : Indication du mécanisme et si possible voir le compte qui en résulte
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JB22
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Posté - 03 mai 2015 : 08:46:42
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Vous pouvez vous rendre sur le site de ValCompta:
info@valcompta.net
Il existe une version de démonstration gratuite sans durée de validité.
Je précise que je n' ai pas d' intérêt financier dans cette affaire |
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Louis92
Contributeur vétéran
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Posté - 03 mai 2015 : 09:42:23
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Gédehem, JB22, vous proposez que les copropriétaires découvrent en séance un tableau de répartition avec la dépense exacte pour chacun résultant de la répartition corrigée (donc dépense augmentée par rapport au relevé de compte de chacun au 1/4/15).
Chacun connaît via l'annexe 4 la dépense totale exacte à répartir. Mais chacun ne pourra vérifier avec la règle de trois que de retour chez lui car il n'aura pas ses tantièmes de référence sous les yeux en AG (seulement ceux donnés dans le tableau remis). Chacun doit faire confiance pour approuver : pas si trivial car une part des travaux est à 7% de TVA (2013) et l'autre à 10% (2014).
Pardon JB22 et Gédehem, mais je n'avais pas imaginé qu'il était possible de faire voter en AG sur un document remis en séance alors qu'il faut envoyer la convocation une vingtaine de jours avant l'AG  et que parmi ceux envoyés avec la conocation, il y a l'annexe 1 avec :
- un solde après répartition de chacun qui est faux par insuffisance,
- un solde total des copropriétaires débiteurs inférieur à la réalité.
Cette solution me va bien si elle est juridiquement correcte car elle oblige le syndic à corriger l'anomalie au plus tôt. Si le syndic ne produit pas le tableau à temps, il faudra que le CS s'en charge pour que le tableau soit remis en séance et joint au PV.
Il s'agira alors tout de même aussi d'une approbation des comptes de chacun pour ces travaux sur la base du tableau remis en séance avec un délai pour que le syndic corrige les comptes de chacun (par exemple, le 1er juillet). Psychologiquement, il est important de les faire valider. C'est sans doute pour cela que le législateur a souhaité une annexe 1 "suite" avec le solde après répartition de chacun.
Merci à vous et à andre78fr + JPM.
Cdlt. Louis92. |
Édité par - Louis92 le 03 mai 2015 09:54:29 |
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andre78fr
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 Posté - 03 mai 2015 : 11:37:05
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La discussion se complexifie et part dans des embranchements divers...
Sur la TVA ça ne fait plus du tout partie des comptes obligatoires mais il est d'usage pour le syndic de présenter une attestation pour l'année fiscale (on laisse ici de côté la question des exercices décalés...) pour les travaux réalisés... à charge pour lui d'avoir le logiciel et le savoir-faire (c'est pas sorcier).
Sur l'approbation des comptes, ce n'est pas formalisé mais il est tout à fait admis que les documents présentés fasse l'objet de remarques et de corrections pendant l'AG et c'est souvent le cas de la partie budget (ce qu'on appelle les réserves) ; d'où l'importance du budget définitif qui devra alors se trouver dans le PV...
Le principe de distribuer des documents pendant l'AG n'est pas prévu mais je ne pense pas que ce soit interdit si ça contribue à clarifier et prendre une décision, on peut cependant soulever la question du vote distinct sur une correction majeure, décision qui dans ce cas poserait problème n'étant pas dans l'ordre du jour (cf. une jurisprudence sur le site de JPM - http://www.jpm-copro.com/Etude%207-...Toc341715025).
Sur Val Compta (dont j'évite en général de parler en dehors du forum "Promotion" et pour lequel je remercie encore JB22 pour ces conseils et remarques depuis déjà quelques années) et en général sur la cohérence des annexes 2, 3 et 4 lorsque des travaux combinent des comptes différents.
Dans l'idéal et l'esprit de l'arrêté/décret du 14 mars 2005, le tableau de l'annexe 2 se présente en deux parties ; opérations courantes en haut et travaux/exceptionnelles en bas et on devrait retrouver le total du I.a dans l'annexe 3 et le total du II.a dans l'annexe 4*... avec grosso modo les comptes 600xxx à 649xxx en haut et les autres en bas. Dans la pratique on est vite confronté à des difficultés, à commencer par l'oubli du compte 627 - Frais bancaires dans les services extérieurs et le fait que des dépenses courantes sont passées en 662 ou alors des comptes avec une somme dérisoire en charges exceptionnelles (678) ; dans ces cas on n'a plus la cohérence et j'ai contourné le problème en choisissant le compte "limite" de l'annexe 3 (on a alors une annexe 3 avec le total I.a + II.a) et ça sera le même principe si certains travaux mélangent des comptes et des natures qui font habituellement partie du bloc "opérations courantes" ; on perd l'égalité stricte mais on présente des travaux "complets" comme dans cet exemple :
Autre point intéressant soulevé par la question de Louis92, l'approbation des comptes travaux par rapport à l'approbation globale ; là aussi j'ai fait le choix technique d'approuver globalement et de toujours répartir un résultat qui combine opérations courantes et travaux mais j'ai vu de nombreux syndics faire voter l'approbation des travaux un par un avec ensuite des écritures de répartitions pour chaque "chantier". Très franchement la rédaction du texte (**) présente une certaine ambiguïté mais je trouve que les comptes sont déjà assez complexes à tenir, à présenter et à justifier et si on se retrouve avec une approbation "à la carte" de tel ou tel travaux on se retrouve avec des soldes qui traînent et des situations encore plus confuses et délicates. Cependant je trouve très pertinent de pouvoir présenter une répartition du solde d'un travaux spécifique en complément de l'annexe 4... c'est à dire le document à présenter par Louis92 dans cette histoire !
* article 10 / décret : "Pour l’approbation des comptes, le total des charges pour opérations courantes de l’annexe n o 3 doit être égal au total des charges de l’annexe n o 2 et le total des charges pour travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles de l’annexe n o 4 doit être égal au total des charges de l’annexe n o 2."
** article 8 / décret : "Il est précisé que pour les charges et produits pour travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles, la répartition est opérée selon les mêmes modalités et ne peut intervenir qu’à la clôture définitive de chacune des opérations concernées." |
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JB22
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29
Posté - 03 mai 2015 : 13:26:13
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De André78:
" on perd l'égalité stricte mais on présente des travaux "complets" comme dans cet exemple "
Dans cette solution il n' y a pas égalité entre l' annexe 2 total et l' annexe 4.
Quitte à être en infraction, je préfère l' exactitude de l' annexe 2, en incorporant dans les charges pour travaux les comptes 6221,, 6223..
Le changement de taux de T.V.A justifie un dépassement de budget et un supplément de charges à répartir.
De Louis92:
"vous proposez que les copropriétaires découvrent en séance un tableau de répartition avec la dépense exacte pour chacun résultant de la répartition corrigée"
La question est à l' ordre du jour, il n'y a pas d' obligation de l' approuver telle quelle, elle peut être amender c' est la solution proposée par Gedehem et moi-même, compte tenue des anomalies constatées.
Nous vous conseillons de soumettre à l' approbation de l' A.G. un projet de répartition corrigé, faisant ressortir la situation de chacun dans cette répartition.
Au niveau trésorerie se sera au syndic de procéder au recouvrement des créances exigibles.
Il y a de nombreuses anomalies et oublis dans le décret comptable du 14 mars 2005, et l'on ne peut que s' étonner que 10 ans après aucune rectification n' ait été faite ! |
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JPM
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Posté - 03 mai 2015 : 17:20:02
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La pratique de faire approuver distinctement le compte définitif d'un chantier important est une bonne pratique qui est d'ailleurs impérative dans bien des cas :
1) Lorsque les travaux ne concernent pas tous les copropriétaires. Il n'est pas correct de faire voter des copropriétaires non concernés.
2) Lorsqu'il y a eu un dépassement du crédit ouvert
3) Lorsque le conseil syndical a eu une délégation pour le montage du chantier puisque le conseil syndical délégataire doit rendre compte de sa mission.
En ce qui concerne le compte définitif il doit bien entendu paraître dans la comptabilité mais un chantier important exige un compte extracomptable comportant les renseignements sur les entreprises qui peuvent être exigés par le fisc, ceux relatifs aux garanties spécifiques (garantie décennale, garantie contractuelle complémentaire, assurance D O) etc ...
On me dira bien entendu que rien n'exige cela du syndic 
Bien sur que si puisqu'on prend la peine d'insérer cette exigence dans le contrat de syndic, comme le traitement de la TVA et des charges locatives récupérables.
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Gédehem
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31
Posté - 03 mai 2015 : 19:20:46
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vous proposez que les copropriétaires découvrent en séance un tableau de répartition avec la dépense exacte pour chacun résultant de la répartition corrigée (donc dépense augmentée par rapport au relevé de compte de chacun au 1/4/15).
L'AG est appelée à approuver une dépense, au regard de ce qu'elle avait préalablement décidé sur ce point. Elle n'est pas sollicité pour approuver une répartition. Laquelle ne peut être QUE conforme aux grilles RDC.
L'AG n'étant pas chambre d'enregistrement de ce qui lui est proposé, il lui appartient d'amender ou de rectifier ce qu'elle juge utile, ici concernant les dépenses engagées par le syndic.
Constatant l'erreur de répartition, rien n'interdit (le CS ?) de faire une note d'information, avec un tableau récapitulatif par lot, destinée à rectifier les indications jointes à la convocation "pour info".
A distribuer avant l'AG ou dès le début de la séance lors de l'émargement. Chacun "prendra note" de la part qui lui revient. Quote-part que chacun devrait connaitre au moment d'approuver une dépense, un marché pour travaux.
Combien "découvrent" après coup qu'il leur faudra payer 1350 € en 3 mois ?
Concernant l'aspect purement comptable, l'inadaptation du logiciel utilisé, les collègues bien plus qualifiés vous répondront .
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Édité par - Gédehem le 03 mai 2015 19:28:03 |
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JB22
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Posté - 03 mai 2015 : 20:51:52
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De Gedehem:
"Elle n'est pas sollicité pour approuver une répartition. Laquelle ne peut être QUE conforme aux grilles RDC."
Les comptes doivent être présentés "après répartition" et soumis à l' approbation de l' A.G.
Constatant que cette répartition n' est pas conforme aux dépenses engagées ni aux clés de répartition prévues dans le R.D..C., le Conseil syndical, décide de soumettre à l' approbation des copropriétaires une répartition régularisée, chaque copropriétaire étant ainsi informé de ce qu' il sera redevable.
Rien ne permet de dire que le logiciel utilisé est inadapté, il peut être mal utilisé ou même pas utilisé pour l' édition des annexes.
Avec EXCEL je ne réalise pas directement les annexes, j' édite des états préparatoires qui me donnent toutes les informations que je reporte sur des grilles vierges des annexes. La présentation imposée des annexes n' est pas compatible avec le mode de fonctionnement d' EXCEL.
EXCEL a une fonction "Base de données" mais ce n' est pas une vraie base de données, comme WinDev, par exemple, utilisé par André78 dans son logiciel ValCompta. |
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Gédehem
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33
Posté - 04 mai 2015 : 12:11:08
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cette répartition n' est pas conforme aux dépenses engagées ni aux clés de répartition prévues dans le R.D..C.
Il me semble que ce sont là 2 choses distinctes.
La "répartition des dépenses" dont il est question concerne la ventilation selon le poste concerné. Ainsi de travaux qui seraient imputés en tantièmes généraux ou tantièmes spécifiques.
Approuver telle dépense globale (un montant) correspondant à tels travaux (leur nature), le tout préalablement décidé par une AG, ne peut en aucun cas valoir approbation d'une modalité de répartition individuelle..
Qui plus est différente de celle prévue au RDC, puisqu'il ne s'agit que de cela.
Le "après répartition" concerne la ventilation des dépenses selon leur nature dans les postes correspondant. Des travaux ascenseurs ne sont pas imputés dans le même poste que ravalement de façades ou assurance de l'immeuble.
S'agissant de la répartition individuelle dans le compte de chaque copropriétaire, elle n'est pas "comptable" au sens strict.
C'est la raison du "Approbation des comptes du syndicat ne vaut pas approbation des comptes individuels des copropriétaires".
Pour ces derniers, quel que soit le logiciel ou système comptable utilisé, les erreurs ou imputations folkloriques, ce sont les grilles conventionnellement convenues du RDC qui s'imposent.
Dans la mesure où la répartition, pour info, présentée à l'AG, ne correspond pas aux répartitions prévues par e RDC, il appartient à l'AG de le relever et faire rectifier l'erreur. Eventuellement sur la base d'un tableau récapitulatif présenté en séance.
Il ne peut en aucun cas être imaginé qu'une erreur "comptable" puisse entrainer modification des grilles de répartition. Répartition que chaque copropriétaire est à même de vérifier et de rectifier pour son propre compte (on sait le faire pour son compte bancaire perso !  )
S'il s'agit 'une erreur d'imputation (par ex : tvx ascenseurs imputés comme un ravalement), l'AG peut décider de la rectification. |
Édité par - Gédehem le 04 mai 2015 12:13:26 |
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andre78fr
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Posté - 04 mai 2015 : 12:52:23
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Le principe de la répartition est assez simple, on considère chaque clé ou grille de répartition présentée dans l'annexe 3 et le solde correspondant entre les dépenses affectées à cette clé (opérations courantes et travaux) et les provisions (appels de l'exercice et éventuellement provisions antérieures sur la même clé) et on fait une règle de trois avec les tantièmes pour le répartir.
Les calculs génèrent ensuite des opérations totalement comptables sur les comptes des copropriétaires (le moins ou trop perçu) pour répartir ce solde global (excédent ou insuffisance).
Des désaccords sur les imputations ("telle facture concerne le bâtiment A", "telle dépense est une charge générale"... mais aussi "telle provision constituée par le bâtiment A n'aurait pas du financer des charges générales" par exemple) sont à traiter autant que possible par le CS avant l'AG au moment du contrôle des comptes ou pendant l'AG (réserves) mais c'est quand même mieux d'avoir signalé les problèmes AVANT... et pouvoir ainsi présenter des documents définitifs pour prendre une décision.
Le principe de l'article 45.1 concerne en général des répartitions de fluides (eau froide, eau chaude, chauffage...) par rapport à des problématiques de relevés (compteurs en panne, forfaits, fuite...) et c'est en général sur ces questions que repose l'essentiel des contentieux et des contestations... |
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JPM
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Posté - 04 mai 2015 : 14:06:57
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La décision de réaliser un chantier doit comporter la clé de répartition applicable tant aux appels de fonds qu'à la facturation des travaux.
Ne pas oublier que dans bien des cas cette clé régit aussi le scrutin.
La répartition du coût des travaux ne peut donc être contestée que dans les deux mois de la notification du PV de l'AG ayant décidé les travaux.
Dans un même chantier il peut y avoir deux ou trois clés applicables pour la répartition des coûts. Pour la répartition des appels de préfinancement il est possible de tout appeler sur la clé unique correspondant aux travaux les plus coûteux. Le principal est de rembourser au final ce qui a été appelé, en utilisant la même clé lors de l'appel et de la restitution.
Il est vrai qu'en fin de compte le régime comptable prévoit la répartition des soldes. Ce qui est absurde et contraire aux principes élémentaires de la reddition des comptes qui exigent la production de tous les facteurs de détermination du solde.
Il faut donc faire apparaître dans les relevés individuels au débit le coût total de chaque poste du chantier, le calcul de la quote-part individuelle du copropriétaire et son résultat et au crédit le remboursement des provisions appelées (payées ou non).
Le relevé individuel présente un solde créditeur ou débiteur dont tous les éléments figurent dans le relevé. Les règles de la reddition des comptes sont respectées.
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JB22
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Posté - 04 mai 2015 : 14:50:35
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DE JPM:
"La répartition du coût des travaux ne peut donc être contestée que dans les deux mois de la notification du PV de l'AG ayant décidé les travaux"
On ne peut pas contester une décision de répartition qui n' est pas encore prise. |
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Gédehem
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37
Posté - 04 mai 2015 : 15:21:36
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Répartition qui n'est pas décidée spécifiquement lors du vote des travaux, ni ensuite lors de l'approbation de la dépense.
Le vote de travaux n'induit pas le vote d'une répartition, qui serait autre que celle prévue au RDC.
L.art.10 précise ce qu'il en est.
Pas un logiciel comptable ni l'employé chargé de la saisie.
Contester une fausse répartition des dépenses : 10 ans. |
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JPM
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Posté - 04 mai 2015 : 16:31:32
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Lunettes !!!!
La décision de réaliser un chantier doit comporter la clé de répartition applicable tant aux appels de fonds qu'à la facturation des travaux.
C'est une évidence que le mode de répartition doit être déterminé à l'occasion de l'assemblée qui décide les travaux et pas quand ils sont terminés
Alors surtout que la clé de répartition est souvent prise en compte pour la détermination des voix dans le scrutin.
L'AG du 14 février 2015 décide un chantier en précisant la clé travaux chauffage pour la répartition.
Le PV est notifié le 2 mars 2015. C'est au lendemain de cette même date que commence le délai de deux mois.
La clé de répartition ne peut plus être contestée en octobre 2015 à la fin du chantier.
Je vous accorde qu'il vaudrait mieux mettre " fixer " que comporter.
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Gédehem
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Posté - 04 mai 2015 : 17:13:37
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C'est une évidence que le mode de répartition doit être déterminé à l'occasion de l'assemblée qui décide les travaux
Une "évidence ???  Pour qui ?
Le mode de répartition des dépenses selon leur nature est déterminé par le RDC, au regard de ce que précise l'art.10.
Pas d'une "erreur" ou d'un vote portant sur ces travaux. .
D'autant que l'AG n'est pas appelée à décider d'une modalité de répartition, par une question dans ce sens inscrite à l'ODJ, mais sur un projet de marché ou contrat, comme il est dit D.art.11.
Une modalité de répartition ne peut être 'induite', ou "implicitement modifiée" selon la nature des travaux.
L'AG étant appelée à approuver un marché pour travaux, et ensuite la dépense correspondante selon le budget initialement fixé, la décision ne peut emporter modification de la répartition prévue par le RDC.
Avancer autre chose c'est nier toute valeur aux règles de répartition, .... et pousse accessoirement à encombrer inutilement les tribunaux 
C'est la porte ouverte à n'importe quelle manœuvre bien connue : "Si vous n'êtes pas contents il faut saisir le juge".
La question posée par Louis :
" La répartition des soldes après travaux jointe à l'annexe 1 pour l'AG de mai 2015 est fausse : soldes à 0 malgré des copropriétaires n'ayant payé ni ce qui a été voté, ni ce qui a été dépensé pour ces travaux. L'entreprise a été payée à 100%, c'est donc la "trésorerie qui a payé pour eux". "
Pas besoin du juge : l'assemblée doit rectifier cette "erreur" de répartition, "erreur" qui peut être due au logiciel utilisé.
Accessoirement du syndic (et du CS ?) qui n'a pas suivi le paiement des provisions. |
Édité par - Gédehem le 04 mai 2015 17:20:28 |
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JPM
Modérateur
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Posté - 04 mai 2015 : 17:34:08
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Mais pour le sujet je suis bien d'accord.
Le syndic a mal travaillé. Il faut rectifier le compte lors de l'assemblée.
Il n'empêche que cela donne l'occasion de dire ce qui doit être fait.
Bien sur qu'il faut se référer aux clés figurant dans le RC. Mais vous savez bien que, de temps à autre, on ne sait pas trop laquelle choisir parmi les clés officielles.
Il faut donc fixer la clef dans la décision de faire les travaux, pour que cette question soit réglée une fois pour toutes
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Sujet |
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Répartition travaux fausse, comment corriger ? 
