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Gédehem
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 Posté - 29 juil. 2015 : 21:36:46
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J' ai dis: "Leur travail a évolué du fait de l' utilisation d' un logiciel pour la gestion des votes au lieu de papier et crayon."
Il est donc bien question du "travail" des scrutateurs, indispensables dans les copropriétés importantes (4 là où 2 suffiraient), travail facilité par un décompte informatisé, auquel les scrutateurs procéderaient non sans confronter 2 à 2 leurs résultats...
C'est de ce "travail" des scrutateurs dont il est question ???
J'avais cru comprendre dans la question initiale qu'il s'agissait d'autre chose :
"Le Syndic a changé de logiciel et le PV d'AG .... n'indique pas les tantièmes individuels de chaque copropriétaire qu'il s'agisse des pour, contre ou abstention pour chaque résolution, ....
Le logiciel ne l'indiquant pas, il nous est expliqué que ça doit être légal.
Je ne vois pas trace de scrutateurs ni même d'un pdt de séance, responsable de la conformité des choses.
Pas "M. Logiciel", tiers à l'assemblée.
PS : bien entendu, les opposants à une décision doivent être nominativement précisés dans tout PV d'AG
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Édité par - Gédehem le 29 juil. 2015 21:39:54 |
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mfld
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Posté - 29 juil. 2015 : 22:02:18
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Posté - 30 juil. 2015 : 00:25:45
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Le logiciel n'est pas en cause, mais en revanche, le paramétrage que le syndic avait mal fait. Ce n'était pas visible pendant l'AG, mais seulement à l'édition du PV.
Le Président de séance a réagi et tout est réglé.
Je voudrais signaler qu'il est très difficile dans une copropriété de + de 300 lots, avec de nombreux pouvoirs le jour de l'Assemblée,(environ 2 heures pour enregistrer les pouvoirs et les signatures) de s'assurer de la concordance de la feuille de présence et des informations enregistrées sur le logiciel syndic.
Les scrutateurs vérifient les pouvoirs et la feuille de présence pendant l'AG, mais le contrôle logiciel/feuille présence demanderait encore entre 30 à 45 mn.
L'Ag ne pourrait commencer que près de 3 heures après l'heure de convocation, ce qui est impensable.
Les résultats sont annoncés pendant l'AG et un contrôle est réalisé à postériori pour vérifier si les enregistrements sont conformes.
Une personne enregistre les informations par écrit.
S'il y a des écarts, nous les corrigeons après consultation du président de séance et des scrutateurs.
Peut être certains d'entre vous ont-ils des suggestions pour faire face à ces contraintes de grosse copropriété.
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nefer
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Posté - 30 juil. 2015 : 09:36:00
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citation: Initialement posté par Louise BOURLES
Bonjour,
Le logiciel ne l'indiquant pas, il nous est expliqué que ça doit être légal.
Voilà ce que vous avez écrit dans votre 1er message!
et vous avez laissé tous les intervenants s'exprimer sur ce "logiciel"...
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 Posté - 30 juil. 2015 : 10:02:14
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citation: Le logiciel n'est pas en cause, mais en revanche, le paramétrage que le syndic avait mal fait. Ce n'était pas visible pendant l'AG, mais seulement à l'édition du PV Ah ben voila autre chose;
Ne pourrait-on pas dire que 1/ Vous avez changé de point de vue depuis le début du fil et que 2/ le syndic ne SAIT PAS se servir de son nouveau logiciel, et que vous en avez fait les frais en essuyant un BUG, non pas du logiciel, mais du syndic?
citation: Peut être certains d'entre vous ont-ils des suggestions pour faire face à ces contraintes de grosse copropriété. Pas vraiment de mon côté, car si les 2 ou 3 AG précédentes le syndic s'est acquitté de sa tache de secrétaire et de sa fonction pratique de scrutateur qu'il n'est pas (mais comme dans toute AG de France ou presque) avec diligence et succès, il est impossible de prévoir que cette fois-ci il ne le pourra pas, pour une raison ou une autre.
citation: + de 300 lots, avec de nombreux pouvoirs le jour de l'Assemblée,(environ 2 heures pour enregistrer les pouvoirs et les signatures Il y a manifestement ici un problème, de sous-dimensionnement des personnes chargées de cette tache. Peut-être faut-il incorporer des le départ plusieurs memebres du conseil sydnical et prévoir plusieurs copies des feuilles de présence. |
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andre78fr
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26
Posté - 30 juil. 2015 : 10:31:27
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Pour avoir tenu l'émargement d'une grosse copropriété de 450 lots, je confirme qu'avec une bonne organisation (3 tables d'émargement et donc 3 feuilles de présence et un logiciel en réseau) on peut faire émarger plus de 200 personnes avec des pouvoirs en 45mn environ...
Ensuite sur le déroulement même de l'AG et l'enregistrement des votes ça se complique dès qu'une décision n'est pas consensuelle (nombreux abstentions / opposants à enregistrer) et le conseil syndical a demandé l'utilisation d'un système de votes électroniques. C'est un peu plus cher mais on gagne beaucoup en efficacité et on réduit fortement la durée globale de l'AG avec des effets bénéfiques sur la participation et des copropriétaires moins lassés et démotivés...
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Gédehem
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27
Posté - 30 juil. 2015 : 11:02:21
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Il est "amusant" de constater combien certains mettent en avant les nouvelles technologies et par là les nouveaux moyens (extranet, site, notification électronique des convocations d'AG, des PV, etc, etc .. ...) et en même temps en sont encore au crayon papier dont ils ont du mal à se défaire ..... 
Dans une copropriété de 300 lots, le CS doit avoir les moyens de controler tout ce qui s'y passe, dont la tenue des AG...
Le vote "électronique" par bulletin nominatif/code barre est incontournable.
Mais comme il n'a même pas une "liste des copropriétaires" pour aider à l'émargement .......  |
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andre78fr
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28
Posté - 30 juil. 2015 : 11:21:55
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Le vote électronique c'est en général un dispositif avec des boîtiers indépendants et connectés, distribués au moment d'émarger ; un peu comme dans certains jeux télévisés si vous connaissez mieux ;-)
Les bulletins avec consignes de vote et code barre c'est autre chose mais c'est également une solution...
Le crayon reste obligatoire avec l'utilisation d'une feuille de présence papier mais la loi prévoit des possibilités de signature électronique (un peu comme le livreur UPS...).
citation: Article 14 (décret du 17 mars 1967)
Il est tenu une feuille de présence, pouvant comporter plusieurs feuillets qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé, et, le cas échéant, de son mandataire, ainsi que le nombre de voix dont il dispose, compte tenu, s’il y a lieu, des dispositions de l’article 22 (alinéa 2 et alinéa 3) et de l’article 24 (quatrième alinéa) de la loi du 10 juillet 1965.
Cette feuille est émargée par chaque copropriétaire ou associé présent, ou par son mandataire. Elle est certifiée exacte par le président de l’assemblée.
La feuille de présence constitue une annexe du procès-verbal avec lequel elle est conservée.
Elle peut être tenue sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1316-1 et suivants du code civil.
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JB22
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Posté - 30 juil. 2015 : 13:01:37
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Article 1316-1 du Code Civil!
"L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité."
Quand on sait la facilité de copier-coller, on voit mal comment on peut facilement identifier la personne.
On voit cette difficulté dans les lettres recommandées électroniques qui demandent l' intervention d'un tiers, un formalisme qui entrave le développement de cette technique.
De André78:
" je confirme qu'avec une bonne organisation (3 tables d'émargement et donc 3 feuilles de présence "
La loi dit "une" feuille de présence, et non pas trois, pouvant comporter plusieurs feuillets.
Je n' ai pas l' expérience d'un copropriété de 450 lots comme notre ami André.
Cependant je préconise la méthode suivante:
La feuille de présence comporte la liste numérotées des copropriétaires classée par ordre alphabétique.
Un membre du conseil syndical, qui peut être assisté, assure l' émargement de la feuille de présence.
Il attribut les "pouvoirs en blanc" et porte sur ces pouvoirs le numéro du mandataire. Il transmet ensuite ces documents au syndic ou membre du conseil syndical chargé de l' enregistrement des présents sur la feuille de présence électronique du logiciel.
Pour les copropriétaires, sans pouvoir, il transmet un petit "papillon" avec le numéro du présent.
Pour la vérification, un membre du C.S., muni d' une calculette totalise, dans la feuille de présence papier, le nombre de voix soit des présents ou des absents suivant le nombre de copropriétaires le plus faible. On compare ensuite ce résultat avec les chiffres de la feuille de présence électronique.
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andre78fr
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Posté - 30 juil. 2015 : 13:23:00
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La théorie et la pratique... oui la loi dit "une" feuille de présence mais ce qui est long c'est de demander le nom, le comprendre, le faire épeler, préciser parfois l'orthographe, découvrir que c'est le nom du conjoint mais que le copropriétaire est enregistré sous un autre nom ou encore sous le nom d'une SCI, chercher la page où il faut signer, indiquer la ligne et le cadre où il faut signer, laisser la personne lire et vérifier qu'elle signe bien en face où à coté de son nom, attaquer ensuite les pouvoirs... refaire signer dans l'autre colonne... gérer les personnes qui entendent mal, les accents, les questions sur la copropriété ou sur des problèmes particuliers... l'émargement ça prend du temps !
Il y a des copropriétés avec 300, 450, 700 lots ou même 1 000, 2 000... et à un moment il faut reconnaître que à moins d'y passer 5h ce n'est matériellement pas possible d'avoir une feuille de présence unique :-( |
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Gédehem
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Posté - 30 juil. 2015 : 13:34:41
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Il n'y a qu'une seule "feuille de présence", serait elle répartie entre 25 feuillets.
Comme pour LE PV d'AG, personne n'a prétendu qu'il devait tenir sur une seule page.
Cette "feuille de présence" nous a éloigné de l'enregistrement de l'expression des voix lors de chaque vote, qui est autre chose..... |
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andre78fr
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Posté - 30 juil. 2015 : 13:52:44
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PARLY 2 la plus vaste copropriété d'Europe, regroupe 7 500 habitations pour plus de 18 000 habitants : je vous mets au défi de tenir leur AG avec une seule feuille de présence qui doit faire environ 500 pages à raison de 15 copropriétaires par page !!! |
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Posté - 30 juil. 2015 : 13:56:26
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'Le' syndic arrive par car ou par trains spécial? |
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andre78fr
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Posté - 30 juil. 2015 : 14:03:57
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Si ça vous intéresse... http://web.lerelaisinternet.com/gri...ly240ans.pdf
Je cite le passage sur l'AG :
"300 personnes étaient présentes au théâtre municipal du Chesnay, loué pour la tenue de l'assemblée générale principale, et 72% représentées."
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Édité par - andre78fr le 30 juil. 2015 14:07:30 |
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Gédehem
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Posté - 30 juil. 2015 : 15:27:36
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de tenir leur AG avec une seule feuille de présence qui doit faire environ 500 pages
Vous confondez "pages" avec "Feuille" , le document d'émargement spécifique à chaque AG ....
Il n'y a qu'une seule "feuille de présence" pour une AG déterminée, cette "feuille d'émargement" comporterait-elle 800 pages/feuillets ...
Comme il n'y a qu'une seule "Liste des copropriétaires", liste comptant 1700 pages pour 7800 copropriétaires ... |
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andre78fr
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36
Posté - 30 juil. 2015 : 15:35:27
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Ah mais oui merci ! Je pensais vraiment qu'on pouvait faire tenir 5 000 signatures sur une seule feuille A4, vraiment un grand merci pour cette précision ! |
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JB22
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Posté - 30 juil. 2015 : 16:30:07
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De André78:
"Il y a des copropriétés avec 300, 450, 700 lots ou même 1 000, 2 000... et à un moment il faut reconnaître que à moins d'y passer 5h ce n'est matériellement pas possible d'avoir une feuille de présence unique."
On peut répartir les feuillets entre plusieurs tables d' émargement.
"La théorie et la pratique... oui la loi dit "une" feuille de présence mais ce qui est long c'est de demander le nom,......l'émargement ça prend du temps !"
C'est certain, mais on peut demander aux copropriétaires de se présenter avec une " fiche de copropriétaire" jointe à la convocation d' A.G., ce qui ne dispense pas de contrôler les identités. |
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nefer
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Posté - 30 juil. 2015 : 16:37:51
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on fait plusieurs tables d'émargement réparties selon l'ordre alphabétique:
A Ã G
H Ã M
N Ã R
S Ã Z
par exemple |
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andre78fr
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Posté - 30 juil. 2015 : 16:41:55
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Non, on ne peut pas répartir les feuillets sur plusieurs tables car vous allez avoir un copropriétaire Axxx qui a le pouvoir de Cxxx mais également de Mxxx et de Rxxx et vous ne pouvez pas l'envoyer faire la queue à chacune des tables pour signer la feuille en tant que mandataire...
Enfin bon, c'est une question de bon sens ; prenez le temps qu'il faut pour énoncer un nom et aller le chercher dans un document pour faire signer au bon endroit (la personne présente et chaque pouvoir...), mettons une minute : avec une seule feuille vous ne pourrez émarger qu'à la vitesse de 60 personnes de l'heure, ça suffit pour la très grande majorité des copropriétés mais je vous assure (et encore une fois je parle de mon expérience et pas de théorie !!!) qu'à partir de 200 ou 300 ce n'est plus gérable (alors les 5 000 de Parly 2 n'en parlons pas !).
Si certains contributeurs / copropriétaires dans des grandes copropriété peuvent apporter leur témoignage, ils sont les bienvenus !!!
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JB22
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Posté - 02 août 2015 : 10:19:25
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"Si certains contributeurs / copropriétaires dans des grandes copropriété peuvent apporter leur témoignage, ils sont les bienvenus !!!"
Pas de retour d' expériences, est ce les vacances sous les palétuviers...
Je pense qu' on peut faire plusieurs tables en prenant des dispositions particulières:
-Il est rare qu' un non copropriétaire se présente avec plusieurs pouvoirs.
-Dans le cas d' un copropriétaire, il est aussi assez rare qu'il se présente avec plusieurs pouvoirs, dans ce cas, il faut "emprunter" provisoirement, le ou les feuillets nécessaires à la ou les autres tables .
-Pour les "pouvoirs en blanc" reçus, ( "72% représentées pour Parly2).il faut les répartir avant attribution, entre les différentes tables. |
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