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goutelette
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 Posté - 08 mai 2016 : 19:36:16
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Bonjour,
Avant le Compte séparé, il suffisait de vérifier que les factures portées sur les comptes concernaient bien le Syndicat, et la vie était simple.
Nous avons eu cette année l' expérience, que " Factures portées " sur les comptes de l' Etat des charges du Syndicat était une chose.
Lors de la vérification des comptes, le quidam de service vérifie la présence des factures par rapport au relevé des comptes fait par le comptable.
Pour un non comptable ( n' ayant pas cela dans notre copro/) vérifier les factures et répartitions demande plus de temps.
" Nous reporter au GL la bible.
Si ce n'est que 4 lignes sur 10 sont sans libellés ( C' est quoi ?) 4 lignes sur 10 sont des " Prélèvements SEPA" ( c' est quoi ?)
4 lignes sur 10 le libellé est fantaisiste par rapport a son débit ou par rapport au même service 3 lignes avant;
Autant dire 53 pages ou 1 ligne sur 20 vous savez ce que c'est .
Le président a demandé au Syndic de remplir chaque compte avec la nature correspondante.
De noter le N° de Facture correspondant.
Suivant le Syndic sont logiciel est ainsi , nous somme le seul Syndicat à chercher la petite bête, et trouve que les écritures sont conformes à la réglementation.
Vos remarques et aides me serait utiles
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nefer
Modérateur
14628 message(s)
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 Posté - 08 mai 2016 : 20:49:48
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"prélèvement SEPA" = facture réglée par TIP |
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JB22
Pilier de forums
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Posté - 08 mai 2016 : 20:58:20
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"Avant le Compte séparé, il suffisait de vérifier que les factures portées sur les comptes concernaient bien le Syndicat, et la vie était simple."
C'est une erreur d' interprétation, le compte séparé simplifie le contrôle car il implique que les écritures dans le Grand livre ne concernent que les écritures passées par le syndicat.
Compte séparé ou pas il faut effectivement s' assurer que les factures concernent bien le syndicat.
Compte séparé ou pas, les libellés des écritures doivent être significatifs de l' opération.
"Suivant le Syndic sont logiciel est ainsi "
Le "logiciel" a bon dos, cette excuse n' a aucune valeur, tous les logiciels laissent libre les libellées.
"des " Prélèvements SEPA" ( c' est quoi ?) "
Des prélèvements autorisés (Paiements ) effectués suivant les nouvelles normes bancaires de prélèvement. et d' enregistrement des opérations, sans aucune modification sur le montant débité. |
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JPM
Modérateur
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3
Posté - 09 mai 2016 : 08:17:00
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L'excuse du logiciel n'est exacte que dans 10 % des cas.
Elle est inopposable aux copropriétaires car c'est au syndic qu'il appartient d'avoir du bon matériel.
Il faut être féroce sur la bonne tenue de la comptabilité, et notamment l'existence de libellés explicites pour chaque écritures et aussi pour la clôture effective des exercices.
Si elle n'est pas faite vous vous retrouvez avec les reprises d'écritures anciennes non purgées. Les sous totaux ne sont pas exploitables0. Vous êtes grugés.
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Édité par - JPM le 09 mai 2016 13:29:38 |
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Louis92
Contributeur vétéran
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Posté - 09 mai 2016 : 09:14:24
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goutelette, j'ajoute aux arguments présentés par les contributeurs que des libellés ambigus ou obscurs peuvent se retourner contre le syndic. En effet, un libellé ambigu ou obscur peut être mal interprété par le comptable ou le syndic lui-même :
- le syndic peut alors produire un état daté erroné (en faveur du vendeur),
- le vendeur quitte la copropriété sans avoir payé tout son dû,
- puis le CS vérifie les comptes et s'aperçoit de l'erreur,
- il est trop tard pour le syndic de réclamer quoi ce soit,
- le CS demande alors au syndic d'assumer son erreur et de payer Ă la place du vendeur.
Vous pouvez attirer l'attention de votre syndic là -dessus pour obtenir des libellés clairs. Argument d'autant plus crédible que votre CS décortique les comptes.
Cdlt. Louis92.
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JB22
Pilier de forums
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Posté - 09 mai 2016 : 10:02:21
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"- le syndic peut alors produire un état daté erroné (en faveur du vendeur),
- le vendeur quitte la copropriété sans avoir payé tout son dû,"
Je ne suis pas d' accord avec ces conclusions. La situation d' un compte débit ou crédit ,' a rien à voir avec les libellés.
L' article 4 de l' arrêté comptable du 14 mars 2005, article 4 précise:
"Tout enregistrement comptable comporte un libellé permettant une identification de la pièce justificative qui l' appuie, notamment date et numéro de facture, date et référence du paiement, période de l' appel de fonds et son objet..."
Il faut retenir le "notamment", en effet
pour une facture la date et le numéro sans le nom du fournisseur et l' objet de la facture de sont pas des informations suffisantes. Le numéro de facture ne présente un intérêt que dans le cas de facture d"un même fournisseur, à la même date et de même montant, ce qui est assez rare en copropriété.
Pour un règlement par chèque l' indication du numéro de chèque est indispensable pour la vérification du relevé de compte établi par la banque (Rapprochement bancaire).
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goutelette
Contributeur vétéran
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Posté - 09 mai 2016 : 10:20:07
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citation: JB 22 C'est une erreur d' interprétation, le compte séparé simplifie le contrôle car il implique que les écritures dans le Grand livre ne concernent que les écritures passées par le syndicat.
Il n'y a aucune interprétation...
Avant :
En fin d' exercice ,nous avions "un Relevé des dépenses".
Les factures et dépenses étaient vérifiées par le C/S.
Nous étions assuré de payer "et de devoir", que le montant des charges notés et acceptées sur ce relevé.
Relevé refait si nécessaire par la comptable en présence de factures rejetées: Dernière Edition " Notre Bible."
"Le compte des charges Copropriétaires" étant le copier coller.
Chaque année nous étions assuré que les comptes à chaque date de clôture d' exercice repartaient à zéro (Sauf exception de travaux à cheval sur deux exercices dont les montants étaient repérés
( 18 ans sans problème)
Maintenant.
Nous avons toujours " Le relevé des dépenses"
Les dépenses et factures vérifiées par le C/S.
Le compte des charges copropriétaire est toujours le copier coller du relevé.
Mais nous venons d' avoir la triste expérience, d'un montant débiteur sur le GL ? Jamais mentionné pendant 3 ans et ressorti par le nouveau comptable. ( 4 mois intensif de recherche par le C.S pour trouver la source)
Le nouveau Syndic, se déchargeant des recherches, n' étant pas Syndic à cette période.
Maintenant " La véritable Bible comptable est le GL".
Sur lequel la ou le comptable de service Enregistre, Annule, Enregistre ...Prélève. ( Vrai bouteille à encre)
Pour autre xemple:
Nous avons mis le doigt lors de la vérification des CPTS 2015 de prélèvement de 6 factures de téléphone ne nous concernant pas.
Non portés aux Comptes du Syndicat,... Mais prélevées sur le GL.
Les Sociétés Prélèves ...Le comptable enregistre.
Rien n'est plus logique que la présence de factures, téléphones,
eau , électricité ou autre d'un Syndicat à un autre.
C' est ainsi que nous nous apercevons qu'avec la meilleur volonté du monde, il est impossible de contrôler la majorité des écritures de ce GL
Soit :
- AUCUN libellés
Prélèvement SEPA ? ( je ne recherche pas la définition du mot .Mais dépense inconnue )
- Opérations diverses
- Ann règlements;
- VIRT
- VIRT groupé ?
- Une interprétation d'écriture au DEBIT, est différente au CREDIT.
Dans quelques années il sera à l' OJ " des Syndicats qui découvriront que le long ruban comptable affiche "un montant débiteur inconnu."
Nous avons à différentes reprises cherché un Comptable Occasionnel et payé pour nous aider. Mais l'absence de NATURE auprès de chaque montant lui rend la mission impossible .
Sachant que le CPT séparé a augmenté les émoluments du Syndic de 20%.,Sachant qu'il n' a plus la contrainte de faire des chèques, et que nous payons des frais bancaires.
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Posté - 09 mai 2016 : 10:29:17
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goutelette :"Maintenant " La véritable Bible comptable est le GL"."
Une vérification sérieuse des comptes ne se limite pas à juste vérifier les factures et le compte de dépenses !
Ilfaut évidemment faire des rapprochements comptables qui necessitent OBLIGATOIREMENT de consulter LES élements comptables les plus importants depuis TOUJOURS, le Grand Livre, la balance, les rélevés de comptes.
La liste de dépenses et les factures ne sont que des éléments comptables, qui ne permettent pas de vérifier les comptes du SDC dans leur totalité.
On peut aussi ajouter la vérification de tous les contrats : syndic, assurances, entretien, de travail, ....................
Le compte séparé permet une vérification et un rapprochement beaucoup plus facile qu'avec un compte individualisé; dont les groupements d'écriture des relevés de banque sont nombreux. Il faut évidemment utiliser le GL pour faire tous ces rapprochements, compte séparé ou non.
Sans lecture du GL, pas de vérification possible. Et ela ne date pas d'aujourd'hui.  
Le GL est bien la " bible" de la comptabilité, elle regroupe tous les mouvements comptables !! Les dépenses, et bien d'autres choses.
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Louis92
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Posté - 09 mai 2016 : 12:17:56
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JB22 n'ayant pas de mail privé, je viens répondre en visibilité de tous.
Louis92 a écrit citation: "- le syndic peut alors produire un état daté erroné (en faveur du vendeur),
- le vendeur quitte la copropriété sans avoir payé tout son dû," JB22 a écrit citation: Je ne suis pas d' accord avec ces conclusions. La situation d' un compte débit ou crédit ,' a rien à voir avec les libellés. Vous avez raison, JB22, pour une mutation chez un syndic qui tient sa comptabilité conformément aux règles et assez régulièrement (disons "à jour" mensuellement). Pour un syndic qui n'est pas dans ce cas (par exemple, appels de travaux différents dans le même compte 702), un libellé réellement ambigu peut l'induire en erreur et lui faire produire un état daté erroné.
Ce n'est peut-ĂŞtre pas le cas du syndic de goutelette.
Cdlt. Louis92. |
Édité par - Louis92 le 09 mai 2016 12:20:09 |
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JB22
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Posté - 09 mai 2016 : 13:43:58
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"Il n'y a aucune interprétation..."
Retirons le mot "interprétation" mais il n' en reste pas moins que ce sont vos "conclusions", "déductions" qui sont erronées, que vous ayez un compte unique ou un compte séparé ne change rien sur le plan comptable. La comptabilité peut être bien ou mal tenue dans l'une ou l' autre des modalités de gestion du compte de banque.
Selon vos dires les comptes seraient mal tenus depuis que vous êtes en compte séparé.
"Nous avons mis le doigt lors de la vérification des CPTS 2015 de prélèvement de 6 factures de téléphone ne nous concernant pas."
Grosses erreurs du comptable qui peuvent être commises que le compte de banque soit un compte unique ou un compte séparé.
"Nous avons à différentes reprises cherché un Comptable Occasionnel et payé pour nous aider. Mais l'absence de NATURE auprès de chaque montant lui rend la mission impossible ."
Vous pouvez me faire parvenir une copie (en PDF) de votre GRAND LIVRE à la fin de l' exercice précédent, je vous ferez un compte rendu qui ne vous coûtera rien... |
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JB22
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Posté - 09 mai 2016 : 13:57:01
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"JB22 n'ayant pas de mail privé, je viens répondre en visibilité de tous"
Il est maintenant possible de me faire parvenir des messages privés. |
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goutelette
Contributeur vétéran
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Posté - 09 mai 2016 : 21:52:31
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citation: Louis 92 En effet, un libellé ambigu ou obscur peut être mal interprété par le comptable ou le syndic lui-même :
- le syndic peut alors produire un état daté erroné (en faveur du vendeur),
- le vendeur quitte la copropriété sans avoir payé tout son dû,
Ce point est hors sujet. Sur le GL n'apparait pas d' écriture concernant les vacations de copropriétaires.
citation: JB22 Grosses erreurs du comptable qui peuvent être commises que le compte de banque soit un compte unique ou un compte séparé.
NON , ce que chacun de vous refuse de prendre en considération,
c'est : Qu' avant, si la comptable payait " Pierre, Paul, et autre c'était le problème du Syndic, qui doit savoir à qui appartient chaque facturation.
Les erreurs comptables restaient sont problème .
De ce fait, il exigeait de son personnel de la vigilance.
Le C.S n'acceptait que les factures dont il avait connaissance.
Alors que maintenant, des factures peuvent êtres prélevées sur le compte Banque ( GL )du Syndicat dans l' anonymat.
Comme dit JPM qui a bien compris le problème, nous risquons de nous retrouver dans quelques années avec des écritures NON purgées, et non identifiables , suite à des erreurs d' enregistrement.
C' est ce qui vient de nous arriver. Compte débiteur incompréhensible, qui apparaît 3 ans plus tard au Chg de Syndic
citation: Vous pouvez me faire parvenir une copie (en PDF) de votre GRAND LIVRE à la fin de l' exercice précédent, je vous ferez un compte rendu qui ne vous coûtera rien ...
Je vous remercie pour cette gentille attention et votre aide. Mais je n'ai pas de scanner.
Je cherche surtout à savoir dans quelle mesure nous pouvons exiger du Syndic de mentionner ligne par ligne les libellés qui mentionne chaque dépense?
Vous remerciant chacun de votre implication |
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JPM
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Posté - 10 mai 2016 : 00:00:09
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Les règles à respecter sont celles applicables à la tenue des journaux
Ce sont les Ă©critures des journaux que vous retrouvez dans le grand livre.
Elles figurent dans le décret n° 83-1020 du 29 novembre 1983, visé par l'article 2 de l'arrêté du 14 mars 2005.
Tout cela est absolument impératif.
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JB22
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Posté - 10 mai 2016 : 09:00:31
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Informations complémentaires concernant le Décret83-1020du 29 novembre 1983:
"Modifié par Décret n°94-663 du 2 août 1994 - art. 7 JORF 4 août 1994
Modifié par Décret n°94-750 du 30 août 1994 - art. 1 JORF 1er septembre 1994
Abrogé par Décret n°2007-431 du 25 mars 2007 - art. 3 (V) JORF 27 mars 2007 "
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goutelette
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Posté - 10 mai 2016 : 09:25:35
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citation: JPM Ce sont les Ă©critures des journaux que vous retrouvez dans le grand livre.
Quitte à vous surprendre ? Je suppose que les " journaux" dont vous parlez ..... sont les relevés bancaires.?
Documents qui n'Ă©tait pas mis Ă la disposition Ă l' Ă©poque du Cpt Pivot.
Maintenant avec le Cpt séparé, NON mis à disposition du Copropriétaire qui en fait la demande.( même ancienne présidente)
Le Cpt séparé, est certainement à la base une bonne idée.
Si ce n'est comme beaucoup de lois ou réglementation, il n'y a pas eu de mise à l' essai pour déceler ou sera la faille.
La faille est ... que la majorité des écritures comptables n' ont pas de libellés, ou mention transparente ( pour la forme) .
De plus des montants groupés ...dont vous n'avez pas le détail.
Comment voulez vous avec toute la bonne volonté du monde vérifier les comptes ?
Je reste persuadée que notre cas ne peut être isolé
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JPM
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Posté - 10 mai 2016 : 14:54:31
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Goutelette il faut vous familiariser avec la terminologie et l'organisation de la comptabilité. Voyez
http://www.jpm-copro.com/Etude%207-1-3.htm
Le journal est un livre comptable sur lequel on porte les Ă©critures.
Que le décret visé ait été abrogé pour report des règles au sein du Code de commerce est indifférent dès lors qu'il reste que tout enregistrement comptable précise l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce comptable qui l'appuie.
Le syndic doit respecter ces obligations.
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JB22
Pilier de forums
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Posté - 10 mai 2016 : 17:10:58
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De JPM:
"Que le décret visé ait été abrogé pour report des règles au sein du Code de commerce est indifférent "
Ce qui s' applique se sont les règles prévues dans le décret N) 2005-240 du 14 mars 2005.
Article 1:
"Les règles spécifiques prévues par le présent décret s'appliquent uniquement aux syndicats de copropriétaires....."
De Goutellette:
"Maintenant avec le Cpt séparé, NON mis à disposition du Copropriétaire qui en fait la demande.( même ancienne présidente)"
Seuls les membres du conseil syndicat ont accès à la comptabilité, les copropriétaire ne peuvent que consulter les pièces justificatrices des charges selon les modalités telles qu' elles ont été arrêtées par l' assemblée générale en application de l' article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965. |
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JPM
Modérateur
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Posté - 10 mai 2016 : 18:47:11
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Il faut être bien clair en ce qui concerne les règles applicables à la comptabilité des syndicats de copropriétaires
Il y a en premier lieu les règles générales de la comptabilité commerciale. Elles s'appliquent réserve faite des règles propres au régime de la copropriété. Elles figuraient dans le décret n° 83-1020 du 29 novembre 1983, visé par l'article 2 de l'arrêté du 14 mars 2005. Elles sont maintenant dans le Code de commerce sauf erreur de ma part.
Il y a ensuite les règles figurant dans la loi du 10 juillet 1965 et dans le décret du 17 mars 1967.
Il y a enfin les règles figurant dans le décret et l'arrêté du 14 mars 2005.
Il faut conserver une large place aux règles de la comptabilité commerciale. C'est là que l'on trouve ce qu'est un journal, une balance et un grand livre et ce qui doit apparaître dans une écriture comptable.
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goutelette
Contributeur vétéran
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Posté - 10 mai 2016 : 20:16:49
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Bonsoir
Merci, à tous pour votre aide documentée
Cordialement
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LE GRAND LIVRE 
