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jmr91200
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 Posté - 15 août 2016 : 19:03:42
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Bonjour,
Comment est sensé se dérouler une AG quand le Syndic n'est pas secrétaire (notamment quand il y a mise en concurrence) ?
Je m'interroge notamment sur un point crucial, la rédaction du PV. J'ai parcouru pleins de topics sur Internet mais il n'y a jamais de solution informatique facile à adapter à sa copropriété.
Visiblement, je pars déjà d'une bonne base en disposant déjà d'une liste de copropriétaires actualisé et d'un fichier contenant les tantièmes des différents grilles.
Vos retours d'expériences / solutions m’intéressent afin de mieux appréhender la situation.
Merci.
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 Posté - 15 août 2016 : 19:54:47
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On désigne un secrétaire, qui lui rédige le PV.
Je ne vois pas trop ou est le problème, et la solution informatique n'est pas nécessaire pour la rédaction, sauf pour le décomptage des voix si la copro est importante, mais la on parle de PV.
La solution simplissime est de préparer un compte rendu a blanc en laissant les résolutions écrites dans les deux versions de sorte que l'oin barre l'une des deux options.
Il reste à écrire la liste des opposants ou abstentions avec les tantièmes.
Il faut que le président s'adapte à la vitesse du secrétaire et des scrutateurs, et pas l'inverse, évidemment; Comme ce ne sont pas des pros, ça va aller beaucoup moins vite, au moins on sait a quoi sert l'argent qu'on paye a un pro du coup. |
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 Posté - 15 août 2016 : 20:07:47
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jmr91200 : mise en concurrence duu syndic, cela signifie qu'un syndic sera certainement élu lors de cette AG. Le sortant ou un nouveau.
1. le mandat du sortant est il toujours en cours le jour de l'AG ? Dans ce cas il sera présent avec la liste de présences qui a servi à envoyer les convocations.
2. si vous n'avez plus de syndic -mandat échu - le CS doit récupérer cette liste auprès du syndic, qui n'a pas à vous la refuser.
3. IL est préférable - car rien ne l'oblige si le sortant est toujours le syndic - qu'un copro - membre du CS ou non mais bien au fait de la copropriété et du déroulement d'une AG - se propose lors de cette AG . Il doit le faire car le syndic EST le secrétaire de fait ( pas de vote de l'AG la dessus), et l'AG décidera ou non de le choisir comme secrétaire.
4. la tache de ce secrétaire sera de faire commencer l'AG, noter les votes du bureau, ... L'élection du syndic DOIT se faire après cette élection du bureau.
5. l'important est surtout d'avoir un président de séance sérieux ET qui dirige cette AG. Il est le seul responsable de cela, comme du PV final.
6. Dès le nouveau syndic élu, le président proposera à l'AG de changer de secrétaire de séance, et de nommer le syndic élu.
Le nouveau secrétaire syndic rédigera le PV. C'est son métier.  
7. Le PV est important. Le nouveau syndic va recevoir l'OdJ sans le connaitre. C'est pour cela qu'un membre du CS DOIT présider cette AG.
8. Le CS a du préparer bien en amont ce changement de syndic. C'est à dire avoir déjà prévu qui sera le président, le secrétaire, et les scrutateurs.
Ce bureau ne devra pas commettre d'erreur dans le recueil des votes, des annonces des votes sur chaque résolution avec le résultat et la bonne majorité de vote.
En cas de doute, le président devra demander conseil au syndic élu.
En fin d'AG, le souci sera de vérifier toutes les résolutions et de faire le PV !!
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Édité par - philippe388 le 15 août 2016 20:09:32 |
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jmr91200
Contributeur senior
859 message(s)
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Posté - 15 août 2016 : 21:51:44
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Merci beaucoup philippe388 pour cette réponse détaillée.
Sur le point 7, je suis un peu surpris… j'imagine que si nouveau syndic élu il y a, il s'est préparé informatiquement avec le PV pré-établi ainsi que la liste des propriétaires et tantièmes enregistrés ? |
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Posté - 16 août 2016 : 11:44:41
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jmr91200 : Sur le point 7, je suis un peu surpris… j'imagine que si nouveau syndic élu il y a, il s'est préparé informatiquement avec le PV pré-établi ainsi que la liste des propriétaires et tantièmes enregistrés ?
??? Votre question est surprenante; vous être président du CS.
Comment voulez vous que le ou les syndics concurrents puissent préparer une AG d'un SDC qu'ils ne connaissent pas ? Ils n'ont pas à avoir cet OdJ. Avant d'être élus ils n'ont aucun lien avec le SDC. Même si le CS ou le copro qui a proposé ce contrat concurrent la communiqué cet OdJ.
Aucun syndic concurrent ne prépare une AG. Du temps perdu si il n'est pas élu.
Aucun intéret po. Sans oublier que le syndic ne dirige pas l'AG. Il peut donc découvrir l'OdJ au fur et à mesure des débats.
C'est pour cela que le CS DOIT préparer très sérieusement cette AG : accueil des copros, signature de la liste de présences, assurer la présidence de séance et le secrétariat "provisoire"
Mais un syndic connait le fonctionnement d'une AG. Nouveau secrétaire élu, il sera capable de comptabiliser les votes, de noter les modifs des résolutions, .... et de rediger un PV. Rien de difficile. Un PV ne relate pas les débats.
PS : la présence du syndic n'est pas obligatoire !
Expérience perso : nous( CS) avons assuré la gestion d'une AG SANS syndic en préparant un programme informatique sur un tableur Excel pour comptabiliser les votes, et la base du PV que j'ai rédigé ( président de séance et du CS) et envoyé en RAR à tous le lendemain. Nous avions la liste de présence envoyée par le syndic.
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Posté - 16 août 2016 : 11:55:46
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J'avais répondu en tenant compte du titre:Le sydnic n'est pas secrétaire.
Philippe388 indique que le niveau syndic va être désigné secrétaire, ce n'est pas l'hypothèse, mais évidemment que c'est la meilleure solution.
Mais évidemment, le nouveau syndic n'a rien, il arrive avec sa ... son stylo ... et son couteau. C'est certain que si vous lui facilitez la tâche, le PV arrivera un peu plus vite, sinon il faut compter malheureusement un peu de temps, je ne vois pas comment le nouveau syndic peut 'sortir' le pV a l'issue de la séance.
Si le conseil syndical se charge de tout, en revanche, lui doit savoir le faire. |
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Posté - 16 août 2016 : 17:04:36
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Ribouldingue : avant d'avoir une imprimante, les syndic replissaient les PV Ã la main, avec leur stylo bille.
Le CS DOIT préparer un PV avec de la place pour les votes, et également une modification possible du texte.
Ce PV rempli à la main, ET vérifié en fin d'AG par le président et les scrutateurs qui ont fait leur boulot sérieusement, c'est à dire ANNONCES de tous les votes sur toutes les résolutions afin que le secrétaire et les scrutateurs vérifie immédiatement que ces annonces sont corrects ( il n'y a rien d'autres à porter au PV !! ) , sera signé enfin d'AG par ce " bureau".
Il sera le PV juridiquement recevable, et la loi sera respectée. YES !!!!
PS : naturellement ce scénario est plus facile pour les petites et moyennes copros.
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Posté - 16 août 2016 : 20:17:37
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Philippe,
Ca ne sert à rien de réécrire ce que j'ai moi-même écrit hier.... |
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Posté - 16 août 2016 : 20:43:45
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ribouldingue : ??????
Il me semble avoir été le premier a apporter les réponses, et je n'ai rien repris de vos réponses plutot " légères" 
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jmr91200
Contributeur senior
859 message(s)
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Posté - 16 août 2016 : 21:55:04
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Mon questionnement est tout à fait logique, cher Philippe388. J'ai beau être PCS depuis environ 5 ans mais j'ai jamais été confronté à cette situation de mise en concurrence du mandant de syndic donc quand je sais pas, j'essaie de me documenter correctement. Je sais, tout de même, qu'un PV ne relate pas les débats mais juste les résolutions et les votes :)
Puis-je vous demander copie de votre fichier Excel par MP ? |
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Posté - 17 août 2016 : 16:13:39
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jmr91200 : Malheureusement, je n'ai plus ce fichier excel qui fut construit par un des membres du CS, ingénieur !
Ce sujet - changement de syndic - fut aborder de très nombreuses fois sur ce forum.
Chercher dans les posts de gedehem sur le déroulement d'une telle AG. Il a un bonne fiche la dessus.
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Déroulement AG qd syndic pas secrétaire 
