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SĂ©pia
Contributeur actif
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 Posté - 24 janv. 2017 : 20:44:20
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Bonjour,
Les syndics peuvent adresser leurs documents aux copropriétaires par voie électronique.
Les copropriétaires intéressés doivent en faire la demande par lettre recomandée avec avis de réception ou lors d'une assemblée générale.
Sait-on de quelle manière cette demande doit être exprimée lors d'une AG ?
Le copropriétaire s'inscrit sur un registre ou dépose une lettre ou exprime verbalement sa demande ?
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Franck1966
Contributeur vétéran
France
2096 message(s)
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Posté - 24 janv. 2017 : 22:22:42
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Pour l'expliquer dans une copro, on avait mis cette demande d'inscription par mail en question diverse à la fin de l'AG et le syndic avait prévu une feuille d'inscription en dernière page de la convoc. |
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Posté - 25 janv. 2017 : 07:04:02
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citation: Le copropriétaire s'inscrit sur un registre ou dépose une lettre ou exprime verbalement sa demande ?
Deux façons de faire :
1- Ă tout moment par LRAR, le copro donne son accord et l'adresse Ă©lectronique
2- lors de l'AG, il signe une case prévue à cet effet sur la feuille de présence ou une feuille annexe, et indique son adresse électronique. Dans ce cas, le PV doit indiquer le nom des personnes ayant donné leur accord lors de cette séance. |
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SĂ©pia
Contributeur actif
477 message(s)
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3
Posté - 25 janv. 2017 : 12:30:54
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Donc, dans la copro de Franck la procédure adoptée ne serait pas régulière puisqu'apparemment il y a utilisation de feuilles volantes individuelles dont on suppose, en outre, qu'elles n'ont pas été jointes au PV ?
Par ailleurs, je me demande ce qu'il en est de la prise en charge des photocopies, s'agissant de l'envoi par mail des convocations et PV relatifs à l'assemblée générale ordinaire annuelle pour laquelle le contrat ALUR inclut la reprographie dans le forfait.
Dans le cas d'un envoi par voie Ă©lectronique, c'est le destinataire qui doit imprimer les documents.
Sera-t-il fondé à en réclamer le coût au syndic ?
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Copro112
Contributeur actif
France
115 message(s)
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4
Posté - 25 janv. 2017 : 14:18:09
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Si le copropriétaire veut être remboursé, il ne donne pas son accord pour recevoir sa convocation par mail.
Il la recevra par la poste comme d'habitude et le coût en sera supporté par l'ensemble du syndicat.
On ne peut pas avoir le beurre et l'argent du beurre. Resterait aussi à estimer le coût de l'impression (grammage papier, coût de l'encre ...).
Maintenant, le mail simple ne suffit pas. La convocation doit être envoyé en recommandé électronique. De ce fait, rien ne change, ou si peu, dans les charges.
D'autre part, si le recommandé électronique n'est pas "relevé" par le destinataire (15 jours, de mémoire), certains syndics le ré-expédient en recommandé AR postal. Là les frais ont alors pratiquement doublé.
On discute beaucoup et à tous niveaux sur cette possibilité de ré-expédition qui serait ou non obligatoire de même que certains calculent que le délai de convocation passerait de 21 jours (actuellement) à 36 jours (21 jours + 15 jours pour le délai de relevé électronique).
Il serait intéressant de connaitre si certains, ici, on vu de tels délais dans leur copropriété.
Enfin, un copropriétaire peut demander (par recommandé AR) que soit mis fin à l'envoi électronique de sa convocation.
J'édite pour compléter ma réponse.
Beaucoup disent que cela fait faire des économies, plus écologique, etc ... Je reste néanmoins toujours perplexe vis à vis de ces copropriétaires qui viennent aux AG les mains dans les poches et qui demandent, à droite ou à gauche : On en est où ... C'est quelle résolution ? Vous pouvez me montrer le devis ...
Tout ça parce qu'ils n'ont pas imprimé la convocation (ou oublié de la prendre pour d'autres). |
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| Chaque gilet jaune a un chĂ´meur sur la conscience. |
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Édité par - Copro112 le 25 janv. 2017 14:36:42 |
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GĂ©dehem
Pilier de forums
15985 message(s)
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5
Posté - 25 janv. 2017 : 14:30:49
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SĂ©pia
Contributeur actif
477 message(s)
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6
Posté - 25 janv. 2017 : 18:03:19
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citation: Initialement posté par Copro112
Si le copropriétaire veut être remboursé, il ne donne pas son accord pour recevoir sa convocation par mail. Il la recevra par la poste comme d'habitude S'il la reçoit par la poste, il n'a rien à imprimer et, par conséquent, rien à se faire rembourser 
En ce qui concerne "l'accord", je connais un syndic qui ignore ou feint d'ignorer les dispositions du décret 2015-1325 qui formalisent la procédure.
Il considère que les copropriétaires sont a priori tous d'accord sauf ceux qui refuseraient (et par lettre simple !)
citation: Resterait aussi à estimer le coût de l'impression (grammage papier, coût de l'encre ...) Pas nécessaire. Le syndic sait à quel prix il facture la photocopie d'une page au syndicat.
Il connaît la quantité de pages de la convocation et des documents joints.
Une petite multiplication par le nombre de destinataires du mail et, s'il est de bonne foi, il déduit la somme obtenue du compte de charges.
Etant entendu que nous sommes là dans le cas des formalités requises pour l'assemblée générale annuelle, la seule qui ne permette plus au syndic de facturer des frais de reprographie au-delà de son forfait.
Je ne sais pas pourquoi, mais j'ai comme l'impression que des syndics "mal informés" pourraient se laisser aller à trouver dans l'envoi par mail l'avantage de faire payer aux copropriétaires les photocopies qu'ils ne doivent pas. 
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Posté - 25 janv. 2017 : 18:32:40
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sépia: avant de tacler les syndics, attention au 'TOUS POURRIS" !
Le contrat de syndic, loi Alur de 2015 : Le forfait inclut
également les frais de notification de la convocation à l’assemblée générale ordinaire (affranchissement, acheminement, reprographie, lettre RAR électronique) et l’envoi du procès-verbal (affranchissement, acheminement, reprographie, lettre RAR électronique).
Par conséquent, aucun frais supplémentaires pour ces notifications, ET aucun remboursement aux copros qui désirent recevoir ces notifications par voie électronique, elles sont aussi incluses dans les honoraires.
Ce sont des frais de gestion, répartition à tous les copros suivant leur quote-part.
sépia : citation: Je ne sais pas pourquoi, mais j'ai comme l'impression que des syndics "mal informés" pourraient se laisser aller à trouver dans l'envoi par mail l'avantage de faire payer aux copropriétaires les photocopies qu'ils ne doivent pas
Ceci est absurde puisque inclus dans le forfait dont le montant est adopté par l'AG; peu importe le nbre de photocopies et le nbre de notifications par voie électronique, que le syndic ignore le jour de la signature du contrat 
A noter aussi, que les copros doivent donner leur accord préalable pour courrier RAR, LRE, ou à l'AG dont les noms devront figurer au PV. ; Le syndic doit aussi mentionner dans le registre des procès-verbaux de la copropriété chacune des autorisations qu'il a reçues.
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Sipayung
Contributeur débutant
52 message(s)
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Posté - 25 janv. 2017 : 21:54:28
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citation: Sépia : Les syndics peuvent adresser leurs documents aux copropriétaires par voie électronique.
En effet, selon les dispositions de l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965, les syndics peuvent utiliser la lettre recommandée l’électronique pour l'envoi de certains documents essentiels au bon fonctionnement de la copropriété.
Les documents concernés sont :
- les convocations aux assemblées générales (sauf à être remise en mains propres contre émargement ou récépissé) ;
- la notification des procès-verbaux aux copropriétaires absents non représentés ou opposants
- les mises en demeure pour le recouvrement d'une créance justifiée à l'encontre d'un copropriétaire.
citation: Sépia : Les copropriétaires intéressés doivent en faire la demande par lettre recommandée avec avis de réception ou lors d'une assemblée générale.
OUI, c'est le décret du 21 octobre 2015 qui précise les modalités d’envoi des notifications et mises en demeure par voie électronique prévues par la loi pour pouvoir utiliser les LRE.
Le syndic doit donc obtenir l'accord préalable des copropriétaires, accord exprès communiqué au syndic lors de l'assemblée générale et consigné sur le procès-verbal de celle-ci ou accord exprès des copropriétaires formulé par un écrit au travers une lettre recommandée AR adressée au syndic.
Sans un accord exprès du copropriétaire, le syndic ne peut pas utiliser la LRE.
L’accord exprès des copropriétaires doit donc être écrit et individuel et doit viser les documents pour lesquels le syndic est autorisé à utiliser la LRE.
Le copropriétaire qui accepte les notifications par LRE doit aussi indiquer au syndic l'adresse électronique qui devra être utilisée pour l'envoi des documents et devra l'informer par LRAR de tout changement.
Comme le syndic a pour obligation d'utiliser un opérateur agrémenter pour l'envoi des LRE, il est préférable de faire inscrire dans l'accord exprès que le copropriétaire s'engage à fournir à l’opérateur tout document justifiant de son identité afin qu'il puisse s'assurer de celle-ci.
Il est également conseillé d'informer le copropriétaire qu'il peut à tout moment renoncer aux notifications par voie électronique.
Pour y renoncer, le copropriétaire devra en informer le syndic par lettre recommandée avec AR.
Le syndic devra tenir compte de cette décision qui devra prendre effet le lendemain du jour de la réception de la lettre commandée, décision qui devra également figurer sur le registre des procès-verbaux.
En résumé, l'accord exprès doit être un écrit qui peut être formulé lors de l'assemblée générale ou par lettre recommandée avec AR adressée au syndic.
Lorsque l'accord exprès est formulé lors de l'assemblée générale, il doit être consigné sur le procès-verbal de l'assemblée générale.
Lorsqu'il est formulée par lettre recommandée avec AR ou par lettre électronique, le syndic l'enregistre à la date de réception de la lettre et l'inscrit sur le registre des procès-verbaux.
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SĂ©pia
Contributeur actif
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Posté - 26 janv. 2017 : 00:20:40
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citation: Initialement posté par philippe388
sépia: avant de tacler les syndics, attention au 'TOUS POURRIS" ! Je parle seulement de syndics "mal informés"
citation: Le contrat de syndic, loi Alur de 2015 : Le forfait inclut
également les frais de notification de la convocation à l’assemblée générale ordinaire (affranchissement, acheminement, reprographie, lettre RAR électronique) et l’envoi du procès-verbal (affranchissement, acheminement, reprographie, lettre RAR électronique). Moi, je lis au 7.1.1 du contrat "Les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait sont inclus dans la rémunération forfaitaire" et au I-2° a) de l'Annexe 1 "Elaboration et envoi de la convocation..."
Pouvez-vous me dire où se trouve précisé que les frais administratifs et l'envoi s'entendent des affranchissements et autres coûts d'acheminement ?
citation: Par conséquent, aucun frais supplémentaires pour ces notifications, ET aucun remboursement aux copros qui désirent recevoir ces notifications par voie électronique, elles sont aussi incluses dans les honoraires. Ainsi, le forfait du syndic "inclut" le coût des photocopies réalisées par les copropriétaires destinataires des lettres recommandées électroniques avec AR ?
Bien honnête, en effet, ce syndic qui, donc, minorerait spontanément son forfait du montant des photocopies réalisées par les copropriétaires à sa place.
Un rien joueur aussi puisqu'il ignore le jour de la signature du contrat le nbre de photocopies et le nbre de notifications par voie Ă©lectronique
Je rappelle que le problème soulevé se limite à la prise en charge effective des frais de reprographie relatifs aux documents propres à l'AG annuelle, la seule qui soit, en général, concernée par le forfait.
Edité pour ajout
Au 7.1.5 du contrat type ALUR, on lit "L'envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d'affranchissement ou d'acheminement engagés"
Ces frais ne sont donc pas "inclus" dans le forfait comme vous l'Ă©crivez mais se paient en plus.
Ce qui ne règle en rien notre affaire de photocopies
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Édité par - Sépia le 26 janv. 2017 01:02:11 |
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Posté - 26 janv. 2017 : 07:07:47
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Faisons un petit test : qui parmi les internautes d'UI, a un syndic pro qui utilise la LRAR vers une adresse mail pour les convocations d'AG.
Perso, je n'en connais pas : trop compliqué pour eux est la réponse.... (pb de dates, pb de gestion de différents types d'envois...) |
Édité par - rambouillet le 26 janv. 2017 07:08:17 |
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Posté - 26 janv. 2017 : 08:10:33
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sépia : les syndic sont bien informés ! les procès d'intention que vous leur faites n'est pas très sérieux.
Vous zappez le mot le plus important : le forfait.
Inclus dans le forfait les photocopies des convocs et des PV. Peu importe le nbre de photocopies; de 0 Ă XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.
Ou avez vous lu dans la loi que les copros qui désirent la LRE peuvent réclamer le remboursement des photocopies ?
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MIBA
Contributeur actif
France
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12
Posté - 26 janv. 2017 : 08:47:41
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Bonjour,
Pour répondre à Rambouillet, lors de la dernière AG il y a quelques jours, notre syndic a proposé en fin de réunion ( c'était un point d'information à l'ordre du jour), l'"envoi dématérialisé des convocations et PV d'AG" , un document à signer ( "formulaire d'adhésion").
il me semble que certains copropriétaires ont donné suite ; je verrai si celà figure au PV. |
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Viviane
Pilier de forums
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13
Posté - 26 janv. 2017 : 12:05:35
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citation: Dans le cas d'un envoi par voie Ă©lectronique, c'est le destinataire qui doit imprimer les documents.
Sera-t-il fondé à en réclamer le coût au syndic ?
Mais enfin, Sepia, il y a quand mĂŞme des fois oĂą les questions que vous soulevez sont un tantinet "noeud au cerveau pour rien"
Vous ne pensez pas que la vie d'une copro est assez compliquée comme ça sans aller se perdre dans ce genre de détails ? Vous pensez vraiment qu'il y a lieu d'aller débattre des heures avec son syndic ou dans une AG sur le coût (incalculable et invérifiable) de l'impression par un copro de sa propre convoc ? Surtout quand on sait que la plupart vont l'imprimer gratos au boulot entre midi et deux...
Se perdre dans ce genre de débat, c'est juste créer pour ceux qui en auraient envie (syndics, copros...., CS) l'opportunité de ne pas aborder les vrais questions, celles qui comptent, celles qui fâchent, celles qu'il FAUT traiter.
Absolument RIEN dans les textes n'autorise le syndicat Ă rembourser Ă un copro ce genre de frais . Et c'est heureux.Si vous voulez pas l'imprimer Ă vos frais, vous refusez l'envoi Ă©lectronique, c'est tout.
PS: je rajouterais que si le syndic devait s'amuser à gerer comptablement le remboursement des copies aux copros, non seulement son forfait n'aurait aucune raison de baisser, mais il aurait toutes les raisons d'augmenter. Parce que rien qu'en temps de travail, gérer un tel remboursement doit coûter 10 fois le prix des copies.
La seule question qui vaille à ce sujet est celle de la procédure à suivre pour ne pas mettre le syndicat en danger, de contestation d'AG..
PS : Y compris s'assurer que le syndic va pas se mélanger les pinceaux lors de l'envoi entre ceux qui ont accepté l'envoi électronique, et ceux qui ne l'ont pas accepté. Et ça c'est un risque ENORME. |
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Édité par - Viviane le 26 janv. 2017 12:46:20 |
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SĂ©pia
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14
Posté - 26 janv. 2017 : 15:41:33
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citation: Initialement posté par rambouillet
Faisons un petit test : qui parmi les internautes d'UI, a un syndic pro qui utilise la LRAR vers une adresse mail pour les convocations d'AG.
Perso, je n'en connais pas : trop compliqué pour eux est la réponse.... (pb de dates, pb de gestion de différents types d'envois...)
Ben moi, je connais le mien qui, s'il n'a, il est vrai, pas encore pratiqué la chose, semble s'y préparer, ayant adressé une lettre à tous les copropriétaires pour leur annoncer qu'ils "bénéficieraient (sauf refus de leur part !) de l'envoi par mail de tous les documents, y compris les recommandés avec accusé de réception"
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Viviane
Pilier de forums
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15
Posté - 26 janv. 2017 : 15:58:47
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Et donc lĂ , c'est tres grave.
Donc vous envoyez un RAR à votre syndic en retour à son courrier, en lui expliquant la loi, les conditions requises pour une signification en RAR, et vous lui rappelez qu'il est juridiquement responsable en tant que syndic si le syndicat se retrouve dans la mouise (genre AG contestée entièrement ou des années après) pour cause de notification mal faite.
Copie RAR au CS, et copie simple ou mail dans la boite des copros si possible, copie mail a l'assistant gestionnaire et à tous les salariés du syndic dont vous avez les coordonnées. |
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Édité par - Viviane le 26 janv. 2017 16:00:14 |
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SĂ©pia
Contributeur actif
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Posté - 26 janv. 2017 : 16:23:38
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citation: Initialement posté par philippe388
sépia : les syndic sont bien informés ! les procès d'intention que vous leur faites n'est pas très sérieux. Vous êtes plus attentif à porter des jugements qu'à reconnaître vos erreurs.
Ainsi quand vous affirmez péremptoirement (votre post 7 du 25/1) et en gras "le forfait inclut les frais d'affranchissement et d'acheminement" en totale contradiction avec le 7.1.5 du contrat type ALUR que je vous ai pourtant mis sous les yeux !
citation: Inclus dans le forfait les photocopies des convocs et des PV. Je note cependant avec bonheur que vous avez discrètement retiré ces frais d'affranchissement et d'acheminement de votre lecture actuelle du forfait
citation: Ou avez vous lu dans la loi que les copros qui désirent la LRE peuvent réclamer le remboursement des photocopies ? Il doit bien y avoir quelque part une loi fixant le principe général selon lequel ce qui a déjà été payé par quelqu'un (les photocopies incluses dans le forfait) ne peut à nouveau être mis à sa charge, non ?
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Posté - 26 janv. 2017 : 16:45:42
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citation: il me semble que certains copropriétaires ont donné suite ; je verrai si celà figure au PV. Je peux me tromper, mais je pense que ca n'a aucune chance d'apparaitre au PV puisque cela ne regarde pas l'AG (Le nom de ceux qui ont adhéré).
Ca aurait pu tout autant être proposé lors d'un passage en agence, et donc hors PV
citation: Faisons un petit test : qui parmi les internautes d'UI, a un syndic pro qui utilise la LRAR vers une adresse mail pour les convocations d'AG. Aucun pour les 4 copropriétés que je connais :-)
Rambouillet, vous devriez faire parier, vous gagneriez beaucoup d'argent:-) |
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18
Posté - 26 janv. 2017 : 16:51:52
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citation: Je peux me tromper, mais je pense que ca n'a aucune chance d'apparaitre au PV puisque cela ne regarde pas l'AG
Si les gens se déclarent lors de l'AG, c'est obligatoirement au PV.
"Article 64-1 du décret
Lorsque l'accord exprès du copropriétaire mentionné à l'article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée est formulé lors de l'assemblée générale, il est consigné sur le procès-verbal de l'assemblée générale mentionné à l'article 17 du présent décret.
Lorsqu'il n'est pas formulé lors de l'assemblée générale, le copropriétaire le communique par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par lettre recommandée électronique au syndic, qui l'enregistre à la date de réception de la lettre et l'inscrit sur le registre mentionné à l'article 17."
PS : Quant au pari, NON, en ces temps perturbés, je risquerai la boule puante après... |
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19
Posté - 26 janv. 2017 : 17:19:52
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SĂ©pia
Contributeur actif
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20
Posté - 26 janv. 2017 : 18:04:05
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citation: Initialement posté par Viviane
Mais enfin, Sepia, il y a quand mĂŞme des fois oĂą les questions que vous soulevez sont un tantinet "noeud au cerveau pour rien"
Vous ne pensez pas que la vie d'une copro est assez compliquée comme ça sans aller se perdre dans ce genre de détails ?
Oui, c’est vrai, je cultive avec jouissance le côté mesquin de ma nature.
Mais, ici, ce n’est pas tellement ce que dépenserait chaque destinataire qui me chagrine, mais le fait que le syndic va s’exonérer abusivement de plus de 4.000 euros (4.400 facturés chez moi sur l’exercice 2015 pour l’AG annuelle) s’il ne fait pas lui-même les photocopies incluses dans le forfait.
citation: je rajouterais que si le syndic devait s'amuser à gerer comptablement le remboursement des copies aux copros, non seulement son forfait n'aurait aucune raison de baisser, mais il aurait toutes les raisons d'augmenter. Parce que rien qu'en temps de travail, gérer un tel remboursement doit coûter 10 fois le prix des copies.
J'ai exposé dans un précédent post la manière simple et rapide qui lui permettrait de ne pas réaliser un profit illicite.
Connaissant très exactement le nombre de pages de la convocation, des documents annexés et du PV, sachant combien de personnes ont été destinataires, d’une part, de la convocation et, d’autre part, du PV, disposant du tarif qu’il pratique lui-même pour facturer des photocopies, une simple multiplication de l’ensemble des données lui fournira le coût total (donc voisin de + ou – 4.400 Euros) montant qu’il lui suffira de porter au crédit du compte des charges à répartir.
S’il ne le fait pas, il impose aux copropriétaires une charge dont lui-même aura déjà reçu le prix à travers son forfait.
Sur cet aspect de la question, je rejoins le club des entêtés du forum. 
Quant à l'évolution du forfait, il est en augmentation de, quelle coïncidence ! d'un peu plus de 4.000 Euros, comme s'il intégrait ces fameux frais de reprographie théoriquement mis à la charge du syndic par la loi ALUR.
citation: Se perdre dans ce genre de débat, c'est juste créer pour ceux qui en auraient envie (syndics, copros...., CS) l'opportunité de ne pas aborder les vrais questions, celles qui comptent, celles qui fâchent, celles qu'il FAUT traiter. Rien n'empêche d'ouvrir de nouveaux sujets sur les des questions qui fâchent. Il a des précédents récents
citation: s'assurer que le syndic va pas se mélanger les pinceaux lors de l'envoi entre ceux qui ont accepté l'envoi électronique, et ceux qui ne l'ont pas accepté. Et ça c'est un risque ENORME. S'il se mélange les pinceaux, c'est qu'il ne sait pas utiliser les ressources de sa base de données. Il divise son listing en deux.
Une partie contenant les noms des destinataires de mails avec leur adresse de messagerie, l'autre partie avec les fidèles du facteur et leur adresse postale.
Pour le reste l'ordinateur devrait s'en tirer pratiquement tout seul...
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