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 Posté - 06 févr. 2017 : 13:23:59
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Bonjour,
Je m'appelle Inès, je suis dans le milieu comptable depuis 4 ans mais je n'étais que dans le service comptabilité fournisseurs les années précédentes. Aujourd'hui je travaille en tant que comptable unique dans un syndic depuis sept mois... Je m'en sort difficilement, j'appelle souvent la maintenance de notre logiciel pour de l'aide technique du logiciel et parfois comptable. L'ancien comptable ayant été licencié, je ne peux compter que sur moi même. J'espère pouvoir trouver des réponses ici, je vois qu'il y a pas d'articles intéressant, surtout pour les fonds de travaux récemment mis en place et qui m'ont posés quelques difficultés ^^
Je suis en pleins doute concernant la comptabilité d'une de nos copropriétés.
Tout d'abord, faut savoir que cette copropriété a été abandonné par l'ancien syndic lorsqu'elle nous a été confié. Tout les dossiers comptables ont été emportés avec l'ancien syndic et avec de la trésorerie. Du coup, nous n'avions aucune archives sur quoi nous baser. Je n'étais pas là comptable à cette époque, je suis dessus seulement depuis mai 2016. Nous sommes devenus syndic de cette immeuble en janvier 2014.
Pour reconstituer un minimum de compta nous avons demandé à tous les copropriétaires de nous fournir leurs bordereaux de charges des années précédentes. Ce qui nous a servi à reconstituer leurs solde copropriétaires créditeur ou débiteur. J'ai vu que nous avions réussi à avoir accès à la banque afin de ressortir tous les relevés bancaires depuis 2010.
Maintenant, quand je regarde la comptabilité qui a été faite, je constate que les soldes retrouver pour chaque copropriétaires ont été faite de la manière suivante :
[*] 450 au débit à 7012 au crédit
La dissociation des appels provisionnel de charges sur budget et des travaux n'a pas été faite. Cette écriture suppose que tous les soldes correspondraient à des provisions sur budget or deux travaux ont été approuvés l'année passée, une de 80 000 euros et le second de 3 600 euros.
Je tiens à préciser qu'aucune reprise de balance n'a été faite suite à l'absence de comptabilité hormis l'écriture de banque pour le versement des fonds de l'ancienne banque à la nouvelle ouverte pour cette nouvelle copropriété. L'écriture faite : 471 au crédit et 512 au crédit pour 13000 environ, et les écritures des soldes copropriétaires.
Du faite d'un manque d'information et du vole de trésorerie de l'ancien syndic, nous ne pouvons pas restituer les fonds exacte aux copropriétaires.
Le comptable qui était sur ce dossier n'a pas enregistré les appels de travaux, les dépenses faites en 2013, les dettes fournisseurs sil y en avait ou d'éventuelles avances. Nous nous retrouvons aujourd'hui avec un compte de provisions sur charges (7012) pour un montant total sur 3 ans de 51 727,euros pour un budget annuel d'environ 15 000 euros. En moyenne pour trois années nous devrions tombé sur 45 000 puisque les régularisation de charges non jamais été faites.
Ce qui m'embête, si je fait un l'apurement des charges de ces 51 000, la part réservé aux travaux vont être répartis sur tous les copropriétaires alors qu'ils ont été appelés que pour ceux du bâtiment B. Peut-être faut-il que je mette les montants des soldes copropriétaires dans des clés différentes ?
Mon deuxième soucis est cette somme de 13 000 euros en compte d'attente concernant la trésorerie de la copropriété lorsque nous avons récupéré les fonds.
Que dois-je faire de cette somme ? Ai-je le droit de la placé en avance de trésorerie ? Est-ce que comptablement ça ne risque pas de poser problème ? Le compte de trésorerie s'élève au 31/12/2015 à 17000 environ et 22 000 à ce jour malgré un copropriétaire débiteur de 6000 euros.
Que dois-je faire ? J'aimerais remettre bien sa comptabilité pour que l'ont soit dans les règles.
En vous remerciant par avance de m'avoir lu et de vos réponses :)
Bonne nuit !
Inès
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| Signature de Inesdumetiers |
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Édité par - Inesdumetiers le 06 févr. 2017 13:28:55 |
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andre78fr
Pilier de forums
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1
 Posté - 06 févr. 2017 : 13:44:19
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citation: Aujourd'hui je travaille en tant que comptable unique dans un syndic depuis sept mois...
citation: Nous sommes devenus syndic de cette immeuble en janvier 2014.
Franchement, c'est assez inquiétant de voir un professionnel supposé maîtriser son sujet et une copropriété sous le mandat d'un syndic pro depuis 3 ans dans une telle situation !
Quand on ne dispose pas ou plus des éléments comptables antérieurs, il faut bien trouver un point de départ, c'est à dire faire l'inventaire des dettes et des créances à une date donnée. Au moins au 01/01 à partir des relevés bancaires et des budgets votés (et de tout autre document...).
Si les copropriétaires n'ont pas approuvés les comptes, il n'y a rien à répartir ; les résultats (connus ou pas) des exercices antérieurs se retrouvent au bilan dans un compte d'attente. On peut imaginer une résolution spéciale à l'ordre du jour de la prochaine AG sur l'affectation de ce solde.
Si vous n'êtes pas en mesure de reconstituer précisément la ventilation par clé, il faut là encore proposer, avec le gestionnaire et le conseil syndical, une solution qui respecte le mieux l'équité d'après les éléments connus.
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 Posté - 06 févr. 2017 : 13:50:11
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citation: Tout les dossiers comptables ont été emportés avec l'ancien syndic et avec de la trésorerie. Du coup, nous n'avions aucune archives sur quoi nous baser.
Déjà le syndic aurait du faire appel au juge pour récupérer la compta.... et que s'est-il passé depuis janvier 2014, qu'a fait le comptable précédent. Il doit bien y avoir des traces quelque part depuis cette date au moins.
Perso, je serai un des copros je m’inquiéterai sur la compétence du syndic depuis 2014......
Maintenant comme le dit André, il faut ue les copros se réunissent (combien ?) ou au minimum leCS+le syndic+vous pour fixer un point de départ.... avec des pertes, c'est sur, quelque part et en espérant qu'il n'y ait pas d'impayés de la part des dits copros.
Il va falloir repartir d'une copro tout neuve. |
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Posté - 06 févr. 2017 : 14:04:29
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citation:
Franchement, c'est assez inquiétant de voir un professionnel supposé maîtriser son sujet et une copropriété sous le mandat d'un syndic pro depuis 3 ans dans une telle situation !
Merci pour votre réponse.
Je suis bien d'accord avec vous.. Le syndic a vu passé 3 comptable différents. Je suis la quatrième et je me suis mis comme objectif de remettre à flot tous les immeubles mais quand on me met des cas comme celui là je commence à perdre espoir. Pour moi, il n'aurait jamais dû la prendre en mandat puisqu'il venait d'ouvrir son syndic...
J'ai fait moi-même un listing des charges des années précédentes sur Excel trouvé sur les relevés bancaires, avec les prévisions connu tel que les travaux et le budget appelé mais je bûche sur les dettes fournisseurs, je n'ai rien.. Les soldes copro ont été en partie saisie, certains copro n'en non pas... L'année 2014 a été approuvé, ce qui me bloque, je ne peux plus touché à cette exercice, donc mon tableau Excel tombe à l'eau. Et l'apurement de ce dernier n'a évidemment pas été faite.
[citation: Si vous n'êtes pas en mesure de reconstituer précisément la ventilation par clé, il faut là encore proposer, avec le gestionnaire et le conseil syndical, une solution qui respecte le mieux l'équité d'après les éléments connus.]
Donc proposer une répartition spéciale pour les soldes copropriétaires comptabilisés lors de la reprise serais l'une des solutions ?
Si vous avez une idée aussi sur les '' remises magnétiques '' débité du compte bancaire aussi je suis preneuse ^^
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| Signature de Inesdumetiers |
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Posté - 06 févr. 2017 : 14:29:09
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citation: Déjà le syndic aurait du faire appel au juge pour récupérer la compta.... et que s'est-il passé depuis janvier 2014, qu'a fait le comptable précédent. Il doit bien y avoir des traces quelque part depuis cette date au moins.
Merci pour votre réponse.
Oui mais ça n'a pas été fait...
Depuis janvier 2014 la compta est clean, ce qui pêche c'est ces provisions trop élevés cumulé avec les soldes copropriétaires saisies lors de la reprise,et ces 13000 en compte d'attente.
Après avoir feuilleter tous les bordereaux, les appels de travaux de 80000 euros ont été payés à 65 300 euros au 31/12/13, le reste correspondrais en partie aux soldes dit précédemment. D'après les relevés bancaires j'ai reconstituer le montant global payé à la société de travaux pour un montant de 46 497,53, euros. Au jour d'aujourd'hui, seule une copropriétaires n'a pas réglée sa part de travaux pour 4 550 euros. Pour moi, le syndic a récupéré de la trésorerie au 31/12/16 pour un total de 75 450 euros concernant les travaux, et il devrait nous rester 28 952.47e. Mais comme dit plus haut, l'ancien syndic est partie avec une partie de la caisse... Bon je crois que je me mélange les pinceaux et ça me prends un peu trop la tête tout ça... |
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| Signature de Inesdumetiers |
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Édité par - Inesdumetiers le 06 févr. 2017 14:33:51 |
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andre78fr
Pilier de forums
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Posté - 06 févr. 2017 : 14:47:05
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Si le dernier exercice approuvé est 2014 et si vous avez les relevés de banque et/ou les bordereaux, le solde d'un copropriétaire doit correspondre à :
(Solde fin 2014) + ou - (Répartition résultat 2014) + (Quote-part dans provisions 2015) + (Quote-part dans provisions 2016) - (Total des règlements)
Ces soldes doivent être déterminés et acceptés par les copropriétaires ; en cas de contentieux la situation est délicate...
Pour les fournisseurs, laissez couler ; c'est à eux de vous relancer et au bout de 2 ans vous pouvez considérer les dettes comme prescrites.
Pour les remises magnétiques, je connais les lecteurs CMC7 qui permettent d'identifier un numéro de compte bancaire connu pour l'associer au copropriétaire qui a envoyé son chèque. Demandez à l'éditeur du logiciel si c'est géré ou pas...
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andre78fr
Pilier de forums
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Posté - 06 févr. 2017 : 14:49:15
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Vous traitez ces travaux comme terminés en 2016 ; total provisions d'un côté, total facturé + détournement de l'autre et vous répartissez le solde... |
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nefer
Modérateur
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Posté - 06 févr. 2017 : 15:14:03
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l'attitude de ce syndic par rapport aux copropriétaires est consternante
le minimum était d'assigner en restitution des fonds et des archives
à défaut la responsabilité du syndic actuel est engagée
quant à faire tenir le poste de comptable unique par quelqu'un qui n'a pas exercé ce poste dans un autre cabinet....c'est difficile à imaginer
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Posté - 06 févr. 2017 : 17:26:41
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Inesdumetiers : votre patron syndic a commis une grave erreur en assignant pas l'ancien syndic dès le 2 ème mois de son mandat.
Sachant que le syndic précédent est parti avec la caisse, il devait le contacter dès le lendemain de son élection.
Va se poser maintenant le problème des soldes des copros. Il va être très difficile de poursuivre les débiteurs, voire impossible.
4 ans se sont passés, ce syndic a t'il pris de mesures pour récupérer les dettes sur la base des appels de fonds que vous ont donné les copros.
Le ou les débiteurs ont la partie belle et vont affirmer qu'ils ont payés leur dette. A charge au syndic de prouver le contraire, et c'est le drame ! 
Et le CS ? tout CS sérieux doit avoir TOUS les GL, les PVs d'AG, ........ cela aurait permis de reconstituer les comptes du SDC.
citation: Du faite d'un manque d'information et du vole de trésorerie de l'ancien syndic, nous ne pouvons pas restituer les fonds exacte aux copropriétaires.
citation: Depuis janvier 2014 la compta est clean, ce qui pêche c'est ces provisions trop élevés cumulé avec les soldes copropriétaires saisies lors de la reprise,et ces 13000 en compte d'attente.
Vous parlez des provisions du budget courant ? Comment celles-ci peuvent être trop élevés depuis 2014 ?
Le syndic doit rembourser le trop perçu dès l'adoption des comptes. Si cela permet de boucher les trous, il y a un très gros problème de gestion avec ce nouveau syndic.
Pour boucher un trou de trésorerie du aux impayés, le syndic peut et DOIT faire voter une avance de solidarité du montant de ses impayés. Ce qui est important c'est que cette avance sera remboursé en totalité ou en partie dès que les dettes seront remboursées.
Dans votre cas, pas de poursuites judiciaires contre les débiteurs, cela signifie que les dettes ne seront pas remboursées dans l'immédiat. Il faut savoir que seules les dettes des 3 années précédentes seront récupérables à 100%, que les dettes des 4 et 5 èmes années à 50%, et RIEN pour les autres années.
Ce SDC est dans un " bo...el" total :
1. un syndic en faillite
2. un nouveau syndic nul
3. "L'ancien comptable ayant été licencié ", il n'a rien fait entre 2014 et 2016 ?
4. un ou des CS archi nuls, ... Un CS DOIT avoir aussi TOUS les relevés de banques.
Les seuls heureux dans ce " foutoir" les débiteurs.
PS : le syndic précédent n'est pas partie avec les fonds du SDC ?
A t'il été déclaré en faillite ? si c'est le cas votre " patron " aurait du répondre au juge commissaire concernant les fonds détenus par ce syndic. l'a t'il fait ?
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Reconstitution de la comptabilité d'une copro. 
