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MIBA
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 Posté - 23 oct. 2017 : 21:28:46
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Bonsoir,
Au sein du CS, nous nous sommes attelés cette année à vérifier si le syndic règle les factures fournisseurs dans les délais. Nous pensons en effet utile de mentionner dans le compte rendu d'activités du CS une appréciation sur la performance du syndic dans ce domaine là .
Or, l'examen des factures réglées tout au long de l'année montre que la plupart des factures montre une grande diversité.
Il y a les factures qui ne mentionnent rien en terme de délai, celles qui mentionnent une date de paiement identique à la date d'émission ( ou règlement à réception ou à la livraison), celles qui mentionnent une pénalité de retard avec ou sans ( !) sans mentionner de date d’exigibilité , celles qui mentionnent une date précise ( généralement 30 jours de plus que la date d'émission, voire 45 jours, voire 30 jours fin de mois,...), celle qui mentionne un délai de 10 jours à compter de l'échéance ( cas de l'assurance).
Dans ces conditions difficile d'établir une statistique relative à la performance du syndic. Les factures les plus "merdiques" sont généralement émises par des artisans ou des très petites entreprises.
Le syndic interrogé sur le sujet nous a indiqué que le délai normal était pour lui de 30 jours, mais est resté évasif sur le "top départ" ( date de fin des travaux ou de livraison de la prestation, date d'émission de la facture, date de réception de la facture à l'agence). Il nous a signalé que les délais d'arrivée des factures à l'agence étaient parfois très tardives par rapport à leur date d'émission, ce que nous avons pu vérifier car sur les factures, le syndic a mentionné en surcharge la date de virement et très souvent la date de réception à l'agence.
Finalement, nous nous interrogeons si cette analyse du délai de règlement des factures fournisseurs était une bonne idée.
Et nous sommes intéressés pour savoir comment d'autres CS plus expérimentés procédaient.
Merci de vos analyses et de vos expériences.
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Franck1966
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Posté - 23 oct. 2017 : 22:07:24
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Miba " Finalement, nous nous interrogeons si cette analyse du délai de règlement des factures fournisseurs était une bonne idée " Effectivement, je ne pense pas que ce soit une bonne idée.
Si toutes les sociétés ou entreprises avaient le mode de règlement, cela ne poserait pas de pb, mais ce n'est pas le cas.
Il est impossible de comparer les différents mode de règlement, puis d'en sortir une moyenne, un écart type, voire une variance en mathématique.
Personnellement, je vérifie que toutes les factures "normales"soient réglées entre 30 et 45 jours max date de facture.
S'il y a des acomptes ou règlements intermédiaires, qu'ils soient payés à la date prévue. |
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nefer
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 Posté - 23 oct. 2017 : 23:00:03
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s'il n'y a pas de manque de trésorerie dans votre copropriété, il ne doit pas y avoir de pénalités de retard: elle doivent être prises en charge par le syndic
il s'agit bien souvent de pénalités sur les factures d'électricité, de fournisseurs d'énergie |
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JB22
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Posté - 23 oct. 2017 : 23:47:50
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"Il est impossible de comparer les différents mode de règlement, puis d'en sortir une moyenne, un écart type"
Si une moyenne ne donne pas des résultats mathématique c' est quand même un moyen de surveillance
J' applique la méthode suivante:
(Solde créditeurs des fournisseurs en fin de mois) x 12 / (Budget annuel) = (délai de règlement en nombre de mois)
Ou.
(Solde créditeurs des fournisseurs en fin de mois) x 365 / (Budget annuel) = (délai de règlement en nombre de jours)
Ce n' est pas compliqué, on peut donc le faire chaque fin de mois.
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Posté - 24 oct. 2017 : 06:45:59
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Les dates de règlement se vérifient par la date de réception de la facture et son paiement sur le grand livre comptes 401xxx et 512. |
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Posté - 24 oct. 2017 : 07:04:16
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Je ne vois pas non plus ou est le critère.
Je chercherais comme indicateur:
1/ Le paiement de pénalités de retard
2/ Les relances
Pour le reste, ce n'est pas forcément de bonne gestion que de payer au lendemain de la réception une facture payable a 30 jours fin de mois.
citation: Le syndic interrogé sur le sujet nous a indiqué que le délai normal était pour lui de 30 jours, mais est resté évasif sur le "top départ" ( date de fin des travaux ou de livraison de la prestation, date d'émission de la facture, date de réception de la facture à l'agence Le début et la fin de chantier ne sont pas des dates comptables.
Le délai est celui des conditions de paiement, pas celui du syndicat, il est normal que le syndic soit évasif.
Sans facture, pas de paiement. Le contraire serait une faute. |
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coincheur06
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Posté - 24 oct. 2017 : 09:33:14
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Analyser est possible mais c'est un travail de titan qui pourrait deboucher sur pas grand chose un sondage me semble plus rapide
Se servir d'une moyenne me semble assez hasardeuse.
Montant des factures fournisseurs ( une seule facture importante peut fausser la moyenne) ne pas tenir compte des delais de reglments de chaque fournisseur, date de reception des factures, eventuel litige....
Apres tout, si la copro ne supporte pas d'interet de retard (voir si poste existant ou compta d'une facture sans ventilation correcte) et si cpte bancaire au nom du syndicat ( ceci evite en autres que le syndic puisse avoir eventuellement envie de retarder sciemment les regts pour placement)
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JB22
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7
Posté - 24 oct. 2017 : 12:02:13
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De coincheur06
"Analyser est possible mais c'est un travail de titan qui pourrait deboucher sur pas grand chose un sondage me semble plus rapide
Se servir d'une moyenne me semble assez hasardeuse."
Face à un "travail de titan" ne vaut - il pas mieux utiliser une méthode de sondage par moyenne. Mais cela reste uniquement un moyen d' alerte et de surveillance, pouvant être réalisé à distance à partir du Grand - livre.
Ensuite il n' est pas inutile de voir si dans les dettes aux fournisseurs il n' y a des factures importantes pouvant fausser la moyenne.
Les effets des retards de paiement des fournisseurs n' apparaissent pas toujours dans les intérêts de retard, les fournisseurs habituellement payés avec retards majorent leur prix pour tenir de leurs charges financières. |
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Posté - 24 oct. 2017 : 12:12:22
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Mais précisément, quel est l'intérêt d'un indicateur sur ces délais?
Est-ce qu'il y a un argument qui montrerait que cela caractérise le 'bon' travail du syndic?
A la limite, l'excellence, c'est de payer pile le jour d'échéance (le 30eme jour, le 30eme jour fin de mois, le 20 ème jour, etc) donc ni trop tard ni trop tot.
Si on veut mettre en chiffre, ce qui est le but d'un indicateur (Ce n'est pas un contrôle comme l'indique à tord le titre du fil, j'insiste) en effet le sondage par moyenne est plus indiqué que le travail de titan sur toutes les factures.
Mais sin on veut voir l'évolution sur plusieurs années, si on veut comparer entre 2 ou 3 syndics qui se suivent, je ne vois absolument pas la robustesse de cet indicateur.
Bref, désolé, mais toujours pas convaincu. |
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andre78fr
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Posté - 24 oct. 2017 : 13:34:43
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Lorsque j'ai commencé à travailler avec des syndics pros, c'était en 2006 ; avant la crise financière de 2007 et avant les comptes séparés quasi obligatoires...
En ce temps là , les produits financiers pouvait représenter plus du tiers du résultat des grands groupes ; encaisser les provisions le plus à l'avance et payer les fournisseurs le plus tard possible c'est de la gestion financière qui optimise le placement de la trésorerie et donc les intérêts qui vont avec...
De nos jours, les choses ont beaucoup changé ; d'une part les taux d'intérêt sont très faibles et d'autre part les grosses copropriétés doivent avoir un compte séparé et les services comptables n'ont plus le même intérêt même si les habitudes et les logiciels restent peu ou prou les mêmes...
Mon avis c'est que pour une copropriété avec de la trésorerie et un compte non rémunéré, ça ne présente aucun intérêt de payer tardivement les factures, la date d'échéance est une date limite mais le plus souvent faire un chèque ou passer un ordre de virement dans le logiciel ou sur le site de la banque dès la réception et la saisie de la facture, alors qu'on a l'opération en tête, qu'on a vérifié le montant, c'est le plus simple et le plus efficace !
Dans un grand groupe, le service comptable est souvent dépendant des procédures et du système informatique... |
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coincheur06
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Posté - 24 oct. 2017 : 13:42:15
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Jb 22 suis tout a fait d'accord avec vous
Vaut mieux face a un travail de titan , surtout si le jeu n'en vaut pas la chandelle, une autre methode.
Je persiste a penser qu'un sondage , d'un cote les fournisseurs les plus reguliers, les fournissurs les plus importants' et d'autres choisis o pif
Voir le nb de sondages en fonction du nb de fournissurs du ca .....
Est plus parlant qu'une moyenne qui ne tient pas compte des parametres exposes plus haut
Je ne vois pas trop la difference entre certains controleurs de stes ex com aux comptes,qui utilasaient voir utilisent tjrs une sorte de sondage sur certains points pas tous heuresement que controler les comptes dune copro.
A l'apoque, un com aux cptes, en dehors de toutes les autres verifs, effectuait une sorte de sondage en demandant a certains clients ou fournisseurs, de donner le solde et montant CA de l'annee. Ils ne le demandaient pas bien sur a tous, travail de titan
Je ne dis pas que votre methode n'est pas interessante, j,en propose juste une autre,
Pas compris la suite. Si un fournisseur vous facture d'interet de retard ou de penalite, il convient avmon avis de le comptabilser en 66
Il peut pas quand meme vous facturer ces frais eventuels d'office
Maintenant,si vs ditres que chaque fournisseur majore cesvprix sans le dire, pour d'eventuels retards, je ne comprends pbas l'utilite de cette remarque
Jb22 j'espere que vous comprendrez que ce sujet me passionne et que je recherche l'echange d'idees et non la confrontation
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MIBA
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11
Posté - 24 oct. 2017 : 13:46:00
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Bonjour,
Merci des contributions et des retours d'expérience des uns et des autres.
Vous nous confirmez que l'exercice n'est pas simple et n'est pas d'une utilité majeure, d'autant que dans notre copro nous n'avons trouvé aucune majoration pour règlement en retard ( les factures d'électricité sont prélevées automatiquement).
Dans notre copro, il n' y a annuellement qu'une cinquantaine de factures fournisseurs. Le "travail de titan" n'est donc pas si titanesque que ça !
En prenant un délai de 30 jours à compter de la date d'émission de facture pour les factures avec indication de règlement immédiat ou sans précision, nous arrivons à environ un tiers de factures réglées hors délai. La raison essentielle semble liée au fait que le syndic traite les factures par paquets et non au fil de l'eau.
Comme l'indique JB22, les fournisseurs habituellement réglés en retard peuvent peut-être à l'origine majorer leur devis. Mais même si nous mettions la pression sur le syndic pour qu'il règle juste dans les délais, cela ne changerait pas grand chose, car nous doutons que les fournisseurs tiennent compte dans l'établissement de leurs prix que telle ou telle copropriété est plus ou moins vertueuse pour régler ses factures .
Nous pensons plutôt que les fournisseurs tiennent compte systématiquement qu'un travail fait pour une copro géré par tel ou tel syndic risque assez souvent d'être réglé avec retard. D'autant que notre syndic ( et nous pensons qu'il ne fait pas exception) n'est pas particulièrement regardant sur le montant des devis. Heureusement que le CS est là pour veiller au grain...
Finalement, un examen du délai effectif de règlement lorsque nous pointons chaque facture en examinant la conformité par rapport au devis, le taux de TVA, son imputation comptable,... apparaît bien suffisant et devrait nous permettre de détecter une éventuelle dérive dans les délais de règlement. |
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Posté - 24 oct. 2017 : 14:26:19
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citation: En prenant un délai de 30 jours à compter de la date d'émission de facture pour les factures avec indication de règlement immédiat ou sans précision, nous arrivons à environ un tiers de factures réglées hors délai. Sauf que non, le 30 jour n'est .....pas l'exigence légale ni ne constitue aucune exigence sauf aux rares fournisseurs qui l'ont écrit dans leurs CVG;
Si on veut caractériser la 'bonne gouvernance ' du syndic, alors des factures sans CGV ne sont pas a prendre en compte:
https://www.legifrance.gouv.fr/affi...000019294314
Ce sont de 'mauvais' fournisseurs et on ne peut pas juger d'une 'bonne gouvernance' sur de 'mauvais fournisseurs' (!!! Mauavis uniquement au sens de votre critère ici, il ne s'agit nullement de caractériser la qualité de la prestation).
Si on veut caractériser les délais de paiement du syndicat, oui, on peut les prendre en compte. C'est bien pour cela que je fais la différence entre indicateur de bonne gouvernance et controle.
citation: En prenant un délai de 30 jours à compter de la date d'émission de facture pour les factures avec indication de règlement immédiat ou sans précision, nous arrivons à environ un tiers de factures réglées hors délai Ben non.
Dans votre premier post, vous indiquez vous eme qu'il y a certains prestataires qui demandent 45 jours et d'autres 30 jours fin de mois. Donc votre syndic paye sans doute parfois en avance, ce qui dans votre calcul est favorable, et dans ce que je désignerais comme un indicateur de bonne gouvernance serait défavorable, puisque autant que l'argent reste sur le compte du syndicat....
Payer TRES rapidement n'a jamais été un critère de bonne gestion.... !!!!!!!! |
Édité par - ribouldingue le 24 oct. 2017 14:29:16 |
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JB22
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Posté - 24 oct. 2017 : 15:05:27
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"Payer TRES rapidement n'a jamais été un critère de bonne gestion...."
Mais le signe d' une bonne gestion financière, les copropriétaires payant régulièrement leurs charges.
De coincheur06
"Jb22 j'espere que vous comprendrez que ce sujet me passionne et que je recherche l'echange d'idees et non la confrontation"
Je comprends et partage votre point de vue.
Il ne peut être répondu au sujet que par des recommandations de méthodes de contrôle, de sondages, pour détecter les anomalies et alerter les vérificateurs. Chaque "méthode" ayant ces avantages et ses limites. |
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Posté - 24 oct. 2017 : 17:51:14
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Si dans mon entreprise je paye le plus vite possible toutes mes factures, en 3 mois je suis mort......
Le Trésor public facture le 31 aout, et recoit quand on veut jusqu'au 15 octobre, mais prélève le 26 octobre pour certains.
citation: Mais le signe d' une bonne gestion financière Si le fournisseur demande 45 jours je ne vois pas comment 45 jours devrait pénaliser la 'note' du syndic, puisqu'il s'agit d'évaluer la gestion du sydnic. |
Édité par - ribouldingue le 24 oct. 2017 17:57:17 |
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Posté - 24 oct. 2017 : 19:55:46
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ribouldingue : on en compare pas une entreprise avec un syndicat de copropriétaires.
Le syndicat possède TOUS les fonds pour régler les factures, puisque l'AG adopte un budget prévisionnel que le syndic doit respecter, et des travaux que le syndic ne peut pas lancer sans avoir tous les fonds.
Et si des mauvais payeurs troublent la gestion, la syndic a tous les moyens pour récupérer les fonds, et il peut aussi faire voter un fond de solidarité pour boucher les trous.
Le syndic convoque une AG en cas d'urgence pour appelr des fonds
Il n'y a donc aucune surprise dans les rentrées d'argent ET les dépenses dans un SDC, contrairement à une entreprise.
Payer vite, et les fournisseurs seront heureux, et les prix beaucoup plus bas. Quand on paye tard, les fournisseurs en tiennent compte, et augmentent leur devis. Devis qu'ils vous fourniront rapidement.
Vérifier les dates de réglement EST important pour le CS. On ne peut pas zapper ce genre de vérification.
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Posté - 24 oct. 2017 : 20:44:07
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je ne compare pas un syndicat et une entreprise, je cite deux cas ou la mesure d ela vitesse de paiement ne démontre rien de la capacité du gérant donc ici du syndic mais ailleurs d'un gérant d'enterprise.
Certes le prestataire peut être 'plus content' si le paiement arrive en 11 jours qu'en 14, mais je demande d'abord a être convaincu qu'il va être 20% plus content, et que donc l'action du syndic est 20% 'plsu efficace', et je demande comment on mélange avec de chiffre la le chiffre du paiement des impots par exemple, qui lui ne demande pas a etre payé avant le 26...
On va donc pénaliser la gérance du syndic avec les impots fonciers si il y a des impots foncier s(c'est juste un exemple)
je prétend que c'est beaucoup plus simple et rapide de faire la somme des pénalités de retard sans l'année comme proposé par d'autres. |
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JPM
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Posté - 25 oct. 2017 : 23:36:35
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Beaucoup de cogitation pour un sujet simple.
Les factures doivent être payées à trente jours maxi sans qu'il y ait à chercher de considérations oiseuses. Quand elles sont payées à 15 ou 20 jours c'est une excellente solution pratique pour les relations avec les fournisseurs et entrepreneurs.
Le syndicat en a le retour car les factures et devis d'un syndicat mauvais payeur sont majorées.
Le délai est calculé à compter du jour de réception de la facture par le syndic.
Un détail en passant : il n'existe aucun disposition permettant au conseil syndical d'imposer son contrôle préalable au paiement des factures.
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Posté - 26 oct. 2017 : 09:46:46
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ribouldongue : citation: On va donc pénaliser la gérance du syndic avec les impots fonciers si il y a des impots foncier s(c'est juste un exemple)
mais cela est prévu au budget !!
En qoui la gérance du syndic va être pénaliser ? je ne comprends pas ou vous voulez en venir. Aucune comparaison possible avec la gestion d'une entreprise. |
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Posté - 26 oct. 2017 : 13:47:26
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Il s'agir de créer un indicateur... OUbliez l'entreprise, concentrez vous sur le calcul qui est 'fait' et dites moi où quelqu'un a pris en compte le délai sur l'exemple que j'indique;
Votre réponse pour être crédible aurait du être:
* Puisque ce délai est de 45 jours, On ne le prend pas en compte
Ou alors autre réponse:
* Puisque l'on pratique par sondage , alors le sondage DOIT ne pas prendre en compte les impots mais aussi toutes les situations similaires (par exemple les paiement par autorisation de prélèvement au fournisseur).
Merci de rester sur le sujet, merci de relire par exemple les interventions de Andre78.fr, merci de comprendre ce qu'est un indicateur au but de contrôle du syndic, merci de comprendre ce qu'est un calcul par sondage.
Même commentaire pour l'intervention de JPM:
On s'engage par contrat à payer a moins de 30 jours fin de mois par exemple, donc 29 c'est très bien. Pourquoi 19 ou 20? En quoi 19 ou 20 est 'moins bien'?
En quoi la gestion est 'meilleure' quand on paye à 19, ou à 3?
Faut-il vraiment que le conseil s'époumone sur cet indicateur alors qu'il y a de l'argent à récupérer sur les fuites d'eau, sur les contrats d'assurance, et autres? |
Édité par - ribouldingue le 26 oct. 2017 14:00:59 |
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Franck1966
Contributeur vétéran
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Posté - 26 oct. 2017 : 22:42:51
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Et que dire d'un bailleur pro (N....y Studéa pour ne pas le nommer) qui payait une société chargée du ménage et OM sous 120 jours en moyenne .........
C'est bizarre mais la société de ménage a rompu son contrat ! |
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Sujet |
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contrôle du délai de réglement des factures 
