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Stéphan
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 Posté - 18 déc. 2017 : 17:55:03
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Bonjour,
Je cherche à comprendre comment peut-être autorisée légalement une approbation des comptes d'une copro. en deux temps. (AG 12/2017)
Les résolutions proposées sont les suivantes:
- Examen et approbation des comptes pour la période du .../07/2016 au .../03/2017
- Examen et approbation des comptes pour la période du .../03/2017 au .../06/2017
Est-ce légal ?
Si c'est le cas, que penser des " 1ers comptes " finalement non présentés dans les 6 mois ?
Grand merci par avance pour votre aide.
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GĂ©dehem
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Posté - 18 déc. 2017 : 18:00:18
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Sur la forme, il n'y a rien d'illicite.
Sur votre question (pourquoi 2 exercices/ 2 périodes) vous seul pouvez avoir la réponse. Où à défaut le CS, qui ne peut ignorer le "pourquoi ?" |
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Louis92
Contributeur vétéran
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 2
Posté - 18 déc. 2017 : 18:04:29
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Je vois 2 cas possibles :
1- Le syndic n'était pas prêt pour l'AG de 2017 : il n'a pas pu présenter les comptes. Vous êtes dans ce cas si la résolution "approbation des comptes" n'était pas à l'ordre du jour de la 1ère de AG 2017.
2- Les copropriétaires ont commis l'erreur de refuser les comptes globalement pour 2016/2017 : l'essentiel des comptes doit être approuvé et seules quelques lignes de dépenses dument identifiées peuvent être refusées. Vous êtes dans ce cas si la résolution "approbation des comptes" a été refusée globalement par la 1ère de AG 2017.
Ces 2 cas sont anormaux : mauvais syndic pour l'un, Conseil Syndical et/ou copropriétaires très mal informés pour l'autre.
Dans les 2 cas, il faut faire avec pour pouvoir répartir les soldes des 2 exercices. Il faut espérer que toutes les lignes de dépenses de 2016/2017 sont approuvables cette année ...
Pour le fait d'avoir un exercice de moins de 12 mois, je ne sais pas deviner.
Cdlt. Louis92. |
Édité par - Louis92 le 18 déc. 2017 18:13:05 |
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nefer
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 Posté - 18 déc. 2017 : 18:22:28
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peut ĂŞtre y a t il un changement de date pour l'exercice comptable? |
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Posté - 18 déc. 2017 : 18:49:59
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ou un changement de syndic.... |
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JB22
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Posté - 18 déc. 2017 : 19:16:54
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Je partage la réponse de Rambouillet.
Le nouveau syndic veut distinguer les deux périodes. |
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Posté - 18 déc. 2017 : 19:59:35
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Changement de syndic : +1
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JB22
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Posté - 18 déc. 2017 : 20:20:24
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Il semble donc qu' il y ai un consensus sur un changement de syndic
Dans ce cas la demande du syndic n' est pas conforme Ă la loi.
Le syndic doit présenter les comptes de l' exercice, mais il n' y a eu aucune décision d' A.G. de modification des dates d' exercice.
Le syndic doit donc présenter, à l' approbation des copropriétaires les comptes de l' exercice de juillet 2016 à juin 2017.
Le syndic actuel doit, de par son devoir de conseil, informer l' A.G. qu' elle ne doit pas refuser globalement les comptes, mais approuver les comptes avec des réserves sur des points précis.
Ceci d' autant plus si le syndicat à l' intention d' attaquer l' ancien syndic en responsabilité. |
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Stéphan
Nouveau Membre
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Posté - 18 déc. 2017 : 20:57:42
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Bonsoir,
Merci à tous pour vos réponses rapides.
Le syndic a changé lors de l'AG de 12/2015 donc il a eu le temps de "gérer" un exercice plein après la passation avec son prédécesseur. |
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JPM
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Posté - 18 déc. 2017 : 21:13:38
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Non seulement cela est possible, mais cela est obligatoire pour approuver les comptes du sortant.
Mais l'intérêt du syndicat est ailleurs : il faut reconstituer le compte d'un exercice normal pour continuer la chaîne des comparaisons entre exercices.
Autre raison majeure : si vous avez un débiteur avec risque de mise en jeu du privilège spécial il faut présenter les comptes années par année dès le moment de l'opposition à paiement du prix.
On ne compte plus les oppositions annulées pour un défaut sur ce point.
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Posté - 23 déc. 2017 : 14:00:32
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En cas de changement de syndic, cela se passe forcément en cours d'exercice, et le syndic sortant remet une comptabilité "en l'état". Cette comptabilité est nécessairement incomplète et ne peut donner lieu à approbation. Il incombe au nouveau syndic de la reprendre là où elle était arrêtée, et l'inclure dans son exercice qu'il doit présenter complet après avoir effectué les opérations d'arrêté sur l'ensemble, incluant la comptabilité de son prédécesseur.
Une approbation d'une comptabilité partielle n'a pas beaucoup de valeur ! |
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andre78fr
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Posté - 23 déc. 2017 : 14:46:07
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Sur un plan pratique ; je "milite" pour que la réglementation impose la transmission des comptes sous un format numérique et que le nouveau syndic puisse (et doive) reconstituer le détail et ne pas repartir d'une balance en cours d'exercice. Sans parler des honoraires parfois élevés pour ces reprises de comptes, surtout lorsque c'est bâclé et limité justement à des soldes à une date en milieu d'exercice.
Avec mes clients et les reprises que j'ai pu faire, je fais bien ressortir les anciennes écritures des nouvelles ; par exemple en précédant tous les intitulés du nom abrégé de l'ancien syndic et je recommande aussi de ne pas modifier ou ajouter d'écritures à une date antérieure à cette reprise pour bien séparer les deux périodes comptables et les responsabilités associées. On voit parfois des choses lamentables dans ces reprises de comptes :-( |
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JB22
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Posté - 23 déc. 2017 : 17:25:36
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En cas de changement de syndic, nécessairement en cours d' exercice, il n' y a aucune décision de modification des dates d' exercice, la présentation de deux exercices est donc illégales.
Cela entraine la présentation de deux excédents ou insuffisances le plus souvent mal calculés, absence de relevé des compteurs et mauvaise répartition des charges sur chacune des périodes.
Les excédents ou insuffisances sont aussi mal attribués en cas de cessions en cours de l' exercice.
Je suis d' accord avec André78, il serait intéressant d'' avoir le transfert des comptes sous forme électronique.
Pour établir les annexes 1,2 et 3 il serait également nécessaire d' avoir la balance générale des comptes de l' exercice N-1
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JPM
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Posté - 23 déc. 2017 : 18:12:01
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Je travaille actuellement sur un grand livre de 177 pages.
Je constate une fois de plus que le grand livre doit comporter les numéros d'écriture pour être réellement utile. C'est le cas pour moi.
Précision pour les profanes : on passe 40 000 € au crédit et pour contrepartie au débit 30 000 et 10 000
Ces trois sommes figureront dans des comptes différents. Mais l'écriture a un numéro unique " 392 " pour les trois éléments.
Si vous tapez 392 dans la recherche, vous aurez trois occurrences.
La transmission a été électronique. J'ai le GL sur l'ordinateur. Je travaille avec " rechercher dans la page " pour rechercher une écriture ou même un mot déterminant.
Quand j'ai trouvé 37 998,12 € et son numéro d'écriture, je n'ai plus qu'à cliquer 18 fois sur les occurrences pour retrouver les dix huit postes comportant les éléments de la contrepartie de cette somme importante. Vingt minutes suffisent pour chaque mois soit 4 heures pour l'année. Sans le numéro d'écriture c'est quatre jours et sans doute bien plus.
Plutot que de réécrire la loi de 1965, mieux vaudrait imposer une norme de présentation du grand livre et former 20 % de copropriétaires à la lecture du grand livre.
A cette occasion je viens de former deux personnes qui étaient très réticentes. Après 4 fois deux heures l'une se balade dans le GL sans problème. L'autre est moins rapide pour des raisons de vision.
Dans une copropriété avec services les charges de copropriété sont préfinancées comme en droit commun (appels trimestriels avec prélèvements automatiques ou virements permanents). Les frais des services et notamment de restauration sont financés par des provisions spontanées. Les factures quotidiennes font apparaître le solde. Quand il devient faible l'usager doit faire le nécessaire.
Tout cela arrive sur un compte bancaire unique.
Il s'agit donc de mettre en place un mécanisme permettant de surveiller les deux flots comme on le fait pour la Saône et le Rhône dans les environs de Lyon.
14 heures ont suffi pour cela, en ce compris la gestion de la TVA qui est assez cocasse.
Quant au changement de syndic ? Quand le sortant est un bon syndic il n'y a pas de problème sérieux.
Quand il s'agit d'un fantaisiste, il n'y a pas d'autre solution que de démarrer à zéro et de gérer la remise en ordre parallèlement.
Bonnes fĂŞtes Ă tous.
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andre78fr
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Posté - 23 déc. 2017 : 18:27:50
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Franchement, vous devriez importer vos écritures dans un logiciel plutôt que de galérer avec des "rechercher dans la page" !!!
C'est dans les journaux qu'on voit un ensemble d'Ă©critures et les contreparties.
Pour les résidences-services, encore une belle absurdité que des structures quasi-commerciales qui doivent utiliser un système et un plan comptable qui ne prévoit ni immobilisations, ni stocks, ni les comptes pour la TVA... après on s'adapte mais bon, c'est pas sérieux :-(
JOYEUSES FĂŠTES A TOUS oui !!! |
Édité par - andre78fr le 23 déc. 2017 18:31:53 |
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JB22
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Posté - 23 déc. 2017 : 20:59:24
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Ciutation !
"Quand j'ai trouvé 37 998,12 € et son numéro d'écriture, je n'ai plus qu'à cliquer 18 fois sur les occurrences pour retrouver les dix huit postes comportant les éléments de la contrepartie de cette somme importante"
C' est oublier que le grand livre n' est que le reflet du ou des journaux et qu'il est très simple, sans avoir à "cliquer 18 fois sur les occurrences pour retrouver les dix huit postes comportant les éléments de la contrepartie", de consulter le ou les journaux à partir de la date ou du numéro d' écriture.
Personnellement dans le grand livre sous EXCEL j'utilise un numéro de ligne et cela fonctionne très bien, je suis donc contre une nouvelle obligation en la matière.
Je ne suis pas surpris qu' un Grand livre d' une résidence services fassent 177 pages.
Ce que j' ai retenu c' est la complexité de la gestion des services individualisés et de leur suivi :
" Les frais des services et notamment de restauration sont financés par des provisions spontanées. Les factures quotidiennes font apparaître le solde. Quand il devient faible l'usager doit faire le nécessaire."
Il s' agit " d' usager" c' est à dire de résidents qui ne sont pas nécessairement des copropriétaires mais des locataires.
J' aimerez en savoir un peu plus sur cette gestion des services individualisés.
BONNES FETES A TOUS.
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JPM
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Posté - 24 déc. 2017 : 00:00:49
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La numérotation des écritures est une obligation fiscale pour la tenue des fichiers informatisés opposables :
citation: La numérotation porte sur l’écriture comptable, dite « en partie double », telle que la définit l’article 921-1 (ancien 420-1) du PCG . Ainsi, une écriture comptable se compose de plusieurs lignes d’enregistrement. Chaque ligne d’une même écriture est donc affectée d’un seul et même numéro. La numérotation dans le champ « ecriturenum » doit être croissante dans le temps et ne pas comporter de rupture. Cette numérotation peut être unique sur l’ensemble du fichier ou être propre à chaque journal.
Je n'ai pas vérifié ce que prévoit le PCG mais il est évident que c'est pour le moins un sérieux avantage.
Le numéro de ligne s'accompagne d'un code de journal. Il peut donc y avoir des numéros identiques pour des écritures différentes.
Il est Ă©vident qu'il est plus facile de rechercher une Ă©criture dans le grand livre que dans les journaux.
La comptabilité des syndicats de copropriétaires avec services pose des problèmes spécifiques que les praticiens ont facilement surmontés. Une normalisation aurait été la bienvenue.
Une vraie particularité est la tenue de comptes de résidents pour les services. Les résidents sont copropriétaires ou locataires. Ces comptes sont mis à jour quotidiennement. Cela évite les contestations ou plus exactement permet de les régler rapidement. Les comptes individuels sont abondés spontanément par les usagers. Les fiches quotidiennes précisent la nature et le montant du coût de chaque service prélevé sur le compte.
Tout cela est repris dans la comptabilité du syndicat des copropriétaires. Il existe un conseil des résidents.
Les problèmes de TVA sont relativement complexes avec des taux divers y compris pour consommations au bar ou au restaurant. L'obtention de l'agrément pour les services à la personne impose l'obligation d'établir les attestations fiscales pour les déductions.
Il faut rappeler pour cette catégorie de résidence services que l'usage du service de restauration aboutit à une sensible réduction du coût des charges apparentes. Elle est de l'ordre de 200 à 250 € par mois et pour une personne prenant au moins 25 déjeuners par mois. Le coût d'un déjeuner de très bonne qualité est de l'ordre de 7 € !
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andre78fr
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Posté - 24 déc. 2017 : 00:09:08
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Sauf que... les copropriétés ne sont pas soumises à ces obligations fiscales et à la production du FEC... de même que les associations sans but lucratif.
Les problèmes ne sont pas surmontés, ils sont juste contournés ; nuance.
Les problèmes de TVA sont très complexes en particulier du fait de l'exigibilité des TVA sur les paiements...
Enfin, pour le coup on s'éloigne complètement de la question et du sujet initial !
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JPM
Modérateur
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Posté - 25 déc. 2017 : 08:48:58
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Un comptable qui conteste la numérotation des écritures !
On aura tout vu sur Universimmo  
Bref : chez nous tout est exact dans la comptabilité.
Le seul problème est la présentation défectueuse du grand livre avec la reprise systématique des écritures anciennes.
L'Autorité des normes comptables est saisie. Ce n'est pas forcément l bonne porte pour une anomalie dont le syndic lui même est victime.
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Viviane
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Posté - 27 déc. 2017 : 22:53:29
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Pour en revenir au problème de Stéfan
citation: Les résolutions proposées sont les suivantes:
- Examen et approbation des comptes pour la période du .../07/2016 au .../03/2017
- Examen et approbation des comptes pour la période du .../03/2017 au .../06/2017
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Si le changement de syndic a eu lieu en 2015, ça ne peut de toute façon pas être ça.
Il ne resterait que le cas où l'AG a décidé de modifier la période de l'exercice comptable.
Mais au vu des périodes citées, c'est pas ça non plus, on reste sur 12 mois au total.(1er juillet 2016 au 30 juin 2017, d'ailleurs pourquoi vous avez mis des pointillés et pas les dates ?)
Vous avez demandé le POURQUOI au syndic ? Vous avez deux séries d'annexes jointes aux convocations ?
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Approbation des comptes 
