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JPM
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 Posté - 01 juin 2018 : 16:01:58
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J'ai toujours la lettre du 13 juillet 1994 émanant de M Jacques Fauvet, président de la CNIL répondant à des observations que j'avait formulées à propos d'une campagne anti-syndics menée par une association consumériste du midi de la France à propos des fiches de renseignements utilisées par les syndics pour la constitution de la liste des copropriétaires.
Il s'agissait déjà des renseignements d'état civil et d'autres précisions qui avaient provoqué des allégations odieuses contre des syndics se bornant à remplir des obligations formelles.
On retrouve aujourd'hui une même diatribe dans le site de l'ARC contre le Cabinet Vitry à Saint Denis. La fiche de renseignements conçue par ce syndic est pour l'essentiel parfaitement conforme à la loi et aux nécessités de la gestion d'une copropriété. Vous le verrez au bout de ce lien
https://arc-copro.fr/documentation/...s-renseigner
On lit avec effarement : citation: " en revanche il est beaucoup plus gênant que ce syndic se permette de réclamer la date de naissance du copropriétaire "
L'article 32 du décret du 17 mars 1967 impose au syndic la connaissance de l'état civil complet des copropriétaires en ce compris le régime matrimonial ou l'existence d'un PACS.
Il impose la connaissance des mesures de protection relatives à un copropriétaire (tuteur, curateur, mandataire spécial, mandataire de protection future, administrateur légal d'un mineur) et mandataire commun en cas d'indivision ou d'usufruit ou mandataire posthume en vertu de l'article 812 du Code civil.
Pour ce qui est de l'époux non propriétaire il faut rappeler qu'il peut être débiteur de certaines charges dites du ménage.
L'ARC s'insurge aussi contre des questions bénignes :
Voulez vous recevoir vos appels de fonds par e-mail ? L'article 35-2 du décret ne parle de lettre simple que pour écarter la notification par LRAR. La contestation de l'ARC est surprenante à une époque qui voit le triomphe de la communication électronique.
Souhaitez vous recevoir les notifications de PV par mail ? L'ARC fait observer qu'au préalable il faut que le syndic obtienne un consentement du copropriétaire conformément à l'article 42-1 de la loi. C'est bien ce consentement qui est demandé.
Le statut des données collectées est une autre affaire.
C'est bien abusivement que l'ARC conseille aux copropriétaires de ne pas remplir ce questionnaire bénin. On peut aussi reprocher à l'association d'écrire : " En effet, au delà de l'indiscrétion déplacée de ce syndic, on peut légitimement s'interroger sur l'usage de cette base de données.
C'est de la revente des données qu'il s'agit 
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nefer
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 Posté - 01 juin 2018 : 19:07:40
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il ne faut pas oublier que les éléments concernant l'état civil sont indiqués sur l'avis de mutation et de transfert envoyés par le notaire au syndic! |
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Sunbird
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Posté - 01 juin 2018 : 23:37:04
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Je viens de prendre connaissance de l'article sur le site de l'ARC.
Sur l'état-civil je ne comprends pas la position de l'ARC. Il n'est pas choquant que le syndic demande les informations de l'état-civil du copropriétaire (nom/prénom, ddn et statut marital). Par contre ces informations doivent concerner le propriétaire, mais pas un tiers. Comme signalé par NEFER lors d'une mutation le syndic reçoit ses informations du notaire, c'est plus dans le cadre de changement de syndic que le nouveau syndic n'a pas les infos.
Pour l'article 35-2, sa rédaction en l'état ne permet pas de faire un appel de charge par voie électronique. Encore un article à adapter.
Concernant "Souhaitez-vous recevoir les notifications de PV par mail?", les remarques de l'ARC sont pertinentes. En effet, un mail n'a pas la valeur probatoire telle que demandée par la Loi, et la notification par mail (simple) ne peut se faire uniquement si le copropriétaire n'a pas voté contre une résolution. A défaut, c'est nécessairement le LRE.
Pour résumer pour les PV.
1/ autorisation du copropriétaire
2/ si opposant à aucune résolution, le syndic peut envoyer le PV par mail
3/ si opposant à au moins une résolution, le syndic doit notifier PV par LRAR ou LRE.
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JPM
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Posté - 01 juin 2018 : 23:56:31
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Sunbird : citation: Pour l'article 35-2, sa rédaction en l'état ne permet pas de faire un appel de charge par voie électronique. Encore un article à adapter.
Sa rédaction ne l'interdit pas. Un appel de fonds par lettre simple est sans valeur probatoire. Le texte a été établi alors que le courrier électronique n'existait pas.
Concernant "Souhaitez-vous recevoir les notifications de PV par mail?", les remarques de l'ARC sont pertinentes. En effet, un mail n'a pas la valeur probatoire telle que demandée par la Loi, et la notification par mail (simple) ne peut se faire uniquement si le copropriétaire n'a pas voté contre une résolution. A défaut, c'est nécessairement le LRE.
Les observations de l'ARC portent sur la légalité du questionnement. Ce questionnement est parfaitement légal puisqu'il est prévu par la loi. Par ailleurs la phrase " la notification par mail (simple) ne peut se faire uniquement si le copropriétaire n'a pas voté contre une résolution " ne veut rien dire.
Le questionnaire est parfaitement conforme aux nécessités de la gestion du syndicat des copropriétaires, notamment pour les procédures de recouvrement de charges impayées qui exigent de connaître l'état civil du ou des défendeurs. L'épouse non propriétaire du copropriétaire peut être assignée en paiement pour les charges considérées comme charges du ménage (le chauffage par exemple).
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Sunbird
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Posté - 02 juin 2018 : 00:41:04
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Sur le questionnement je ne vois pas le problème, c'est plus la forme de ce questionnaire qui est confuse.
Concernant la solidarité des couples mariés c'est dans le cas des couples sans contrat de mariage, donc mariés sous le régime de la communauté réduite aux acquêts. De fait, l'achat doit donc être fait par le couple marié, et donc les propriétaires sont Madame et Monsieur.
Après nous pouvons également avoir le régime communauté universelle, qu'on trouve chez les couples âgés, mais qui dans les faits est très rare.
Pour le PACS depuis 2007, le régime par défaut est séparation de bien.
Comme dit par NEFER ces informations le syndic les a. |
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JPM
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Posté - 02 juin 2018 : 08:14:35
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Posté - 02 juin 2018 : 08:35:21
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On est passé au RGPD donc il faut oublier la CNIL.
Chaque copropriétaire peut demander a son syndicat copie des données personnelles qu'il possède.
Comme les précédents intervenants, je ne vois pas en quoi le fait que le syndicat connaisse et conserve la date de naissance des uns ou plusieurs propriétaires indivis du lot soit un abus, bien au contraire;
Si le syndicat possède une donnée de nature religieuse, il devient non conforme au RGPD puisque la religion n'a rien à faire avec la copropriété. Il est donc condamnable.
En revanche que le fichier contienne l'information que Monsieur X ne peut ouvrir une gâche électrique les vendredi, c'est une donnée personnelle que le syndicat est endroit de conserver puisque le copropriétaire X s'en prévaut.
Il aurait mauvaise raison à s'en plaindre.
Si le fichier contient l'information que Y est mauvais payeur de manière générale, a moins qu'il y a 20 incidents de paiement ou une action en cour, c'est probablement abusif.
SI le fichier liste spécifiquement les incidents de paiements et met un drapeau sur certains copropriétaires en fonction de cela, puisque cela reflète la réalité, cette caractérisation est difficilement contestable et ne peut pas être une stigmatisation.
C'est une pure procédure de gestion des risques.
En revanche, la procédure doit être explicitée, écrite, et certainement pas faite au doigt mouillé.
Si le fichier indique que X est un con..rd de mauvais payeur, c'est une mention attentatoire et abusive.
Ne pas oublier que ce sont les fichiers du syndicat, pas les fichiers du syndic, et que donc les abus seront à justifier par le syndicat, lequel ne les répercutera au syndic qu'en suite.
Si on s'intéresse rellement aux risques que posent les fichiers du syndicat vis a vis du RGPD, et non pas au risque caractérisant les abus des syndics, ce qui me semble une meilleure approche, les soucis les plus graves risquent de ne pas être ceux qui opposeraient un copropriétaire et 'son' syndicat (et non son syndic, mais quand on fait du syndic-bashing, on attrape tous les cailloux) mais les risques vis à vis des personnes extérieures au syndicat:
1/ Les entreprises et intervenants externes, mais la, vu qu'ils sont payés par le sydnicat, en général les risques sont minimes.
2/ le personnel mais en général c'est très réduit.
Le conseil syndical serait sans doute avisé de demander a avoir accès auxdits fichiers (souvent un seul puisqu'un seul gardien) de manière à vérifier qu'ils ne contiennent rien d'attentatoire à la dignité ou d'offusquant, du genre poivrot, ne fout rien de la journée, cas social, et j'en passe.
3/ Surtout les occupants, donc les locataires par exemple ou la famille ou les amis hébergés gratuitement.
Ceux-la peuvent en effet -parce que cela leur passe par la tête ou juste pour embêter le syndic ou par une action commune ayant pour but d'embêter (revendication non prise en copte)- demander chacun copie des éléments des fichiers du syndicat contenant leurs données personnelles, puis non satisfait d'aller en justice pour avoir la vraie copie....
Et la, on pourrait avoir aussi des gros soucis (30 copies demandées en même temps), comment le syndic facture, et 10 non-conformités que le syndic peut essayer de cacher en envoyant des copies partielles ou modifiées, bref les magouilles habituelles que tout être humain peut imaginer.
Je rappelle qu'actuellement une des professions qui est identifiée comme ayant le plus fort risque d'avoir des soucis avec le RGPD sont les bailleurs sociaux,par ailleurs incapables pour certains de purger leurs fichiers actuels de manière manuelle parce que ces fichiers contiennent parfois des dizaines de milliers d'informations qu'il faudrait des mois pour analyser manuellement.
Je ne pense pas, mais qu'on me dise si je me trompe, qu'il soit prévu actuellement dans le forfait syndic une purge des fichiers du syndicat pour mise en conformité au RGPD.
Donc risque ... et autrement plus important que la date de naissance d'un propriétaire. |
Édité par - ribouldingue le 02 juin 2018 08:46:57 |
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Posté - 02 juin 2018 : 10:06:08
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Exempel d'exigences qui montre que la conformité au RGPD des fichiers du syndicat est un problème autrement plus grave que l'histoire de la date de naissance soulevée par l'ARC et qui montre aussi qu'il faut vraiment oublier la CNIL:
Il ne s'agit pas d'un extrait du réglement, mais d'une reformulation par un site qui propose des prestations:
citation:
36 mois (3 ans) : vous devrez supprimer les données personnelles des personnes inactives depuis 3 ans de votre base de données et idéalement les placer dans une base d'exclusions vous permettant de justifier de vos traitements.
13 mois : vous devez tous les 13 mois redemander le consentement des visiteurs de votre site web pour le traitement des cookies.
Un contact peut également vous demander à tout moment de rectifier ou d'effacer ses données personnelles de votre base. Vous êtes tenu d’effectuer cette action dans un délais d'un mois.
Vous devrez conserver les contacts supprimer dans une base/liste d'opposition afin de ne plus les solliciter dans le futur et de pouvoir justifier de vos traitements et de leur conformité avec la réglementation.
Le RGPD impose également la tenue d'un registre des traitements afin de pouvoir fournir, sur demande des autorités compétentes, un document intégrant les catégories de données personnelles que vous traitez, des différents traitements de données personnelles que vous réalisez, leurs finalités et objectifs, les acteurs (internes et externes) participant au traitement de ces données et, si ces données sont amenées à quitter l’Union Européenne, indiquer les origines et destinations des flux de données.
Citation prélevée ici: https://www.net-helium.fr/blog/rgpd...s-donnees/23 |
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JPM
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Posté - 02 juin 2018 : 10:54:53
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Il ne faut jamais oublier une loi, une institution, un arrêt de jurisprudence.
On se réfère encore à des coutumes ante révolutionnaires.
En l'état, et pour les syndics de copropriétés, les règles du RGPD rappellent fâcheusement celles de la loi ALUR. Elles ne sont que plume au vent à côté de celles de la CNIL qui demeure notre Guide.
Les données religieuses légalement collectées (ici fournies par le copropriétaire dans son propre intérêt) peuvent être conservées.
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andre78fr
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Posté - 02 juin 2018 : 11:45:37
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Faut pas non plus tout mélanger et perdre de vue les objectifs ; le traitement des données collectées via un formulaire sur un site web et qui servent ensuite à faire du marketing (spam, téléphone, etc.) ce n'est pas la même chose que la base de données nécessaire à la gestion d'un syndicat de copropriétaires !
Sur l'intérêt et la pertinence d'avoir les dates de naissance de tous les copropriétaires franchement... ce n'est pas une donnée que j'ai prévue dans mon logiciel mais comme le fait remarquer nefer c'est bien une information qui figure sur l'avis de mutation du notaire.
Le RGPD est une réglementation européenne transcrite dans la législation française, elle remplace et l'emporte sur des dispositions ou des avis de la CNIL... il me semble que la hiérarchie des textes vous échappe un peu JPM ! Mais je conviens qu'il ne faut pas chercher à appliquer aux syndics et aux copropriétés des dispositions prévues pour les purs télémarketeurs !!! ça n'a aucun sens. |
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nefer
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Posté - 02 juin 2018 : 12:04:33
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le syndic en exercice a tous les renseignements sur l'état civil d'un copropriétaire sur les avis de mutation et de transfert
en cas de changement de syndic, le nouveau syndic les a aussi, puisqu'il reçoit les archives ET notamment tous les dossiers de mutations |
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Posté - 02 juin 2018 : 12:13:12
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citation: Le RGPD est une réglementation européenne transcrite dans la législation française Négatif
c'est un réglement qui s'impose a tout européen et qui est en oeuvre depuis 2 ans deja avec une période d'adaptation de 2 ans qui s'est terminée le 25 mai dernier.
citation: Mais je conviens qu'il ne faut pas chercher à appliquer aux syndics et aux copropriétés des dispositions prévues pour les purs télémarketeurs !!! ça n'a aucun sens. N'empêche que le RGPD s'applique a tous, copropriétés incluses. |
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Sunbird
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Posté - 02 juin 2018 : 14:43:52
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Le RGPD est loin d'être "plume au vent", même si la France par la CNIL avait déjà mis un pied dedans.
Le RGPD va également bien plus loin que la protection des données dans le cadre du télémarketing.
Je vous invite à lire le guide fait par le Conseil national des barreaux
https://www.cnb.avocat.fr/sites/def...ats-2018.pdf
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JPM
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Posté - 02 juin 2018 : 14:56:12
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André 78 prend quelques libertés avec les dispositions égales !
L'article 32 du décret impose au syndic de détenir l'état civil de chaque copropriétaire. A défaut Il ne peut pas recueillir les renseignements hypothécaires, mettre en œuvre les garanties du syndicat, poursuivre le recouvrement des charges impayés.
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andre78fr
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Posté - 02 juin 2018 : 14:56:52
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Pour ribouldingue : http://www.assemblee-nationale.fr/1.../tap0110.pdf
Bien sûr qu'il s'applique à tous, c'est juste dans la lecture et l'application qu'il faut savoir faire preuve de discernement, on ne va pas demander à la sécu de supprimer vos données si vous partez 3 ans à l'étranger !
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JPM
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Posté - 02 juin 2018 : 15:00:24
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J'ai parfaitement conscience de l'importance du RGPD pour ce qui est du telemarketing.
C'est une plume au vent pour les syndics de copropriété par rapport à leurs obligation anciennes.
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JPM
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Posté - 02 juin 2018 : 15:09:16
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En ce point du débat on se demande comment Ribouldingue a pu écrire : citation: On est passé au RGPD donc il faut oublier la CNIL.
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Posté - 02 juin 2018 : 15:13:56
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citation: Anré, je sais.
Ca veut simplement dire que en France c'est même au niveau ministériel et législatif qu'on n'a pas compris.
C'est dure à dire mais les députés qui légifèrent deux ans après la mise en oeuvre en claironnant que ce sont eux qui donnent le top départ en prétendant appliquer le RGPD aux français, sont malheureusement a coté de la plaque parce que ... personne ne leur demande leur avis.
Soit ils décident de lois qui sont compatible, et c'est Ok, ils peuvent alors feindre d'être les organisateurs de choses qui les dépassent, soit ce n'est pas compatible, et toto ou tard la cours constitutionelle et l'étage européen au-dessus sera contraint de décider.
Notre nouvelle majorité est un peu moins hors-sol que les précédente, mais elle l'est encore.
citation: c'est juste dans la lecture et l'application qu'il faut savoir faire preuve de discernement, on ne va pas demander à la sécu de supprimer vos données si vous partez 3 ans à l'étranger ! Ben on va voir, mais on ne demande pas un jUge contrairement à la CNIL d'agir avec discernement mais d'appliquer la loi.
le fichier de la sécurité sociale comme celui des pièces d'idnetités me semble échapper a un certain nombre d'exigences du RGPD par ailleurs.
Mais si on pense a l'ex RSI, pas du tout, et j'attends ca avec impatience, parce que les abus de telles institutions qui conservent vos données et en font n'importe quoi, j'en ai souffert. Et la CNIL, permettez moi de dire qu'elle voit ou on lui dit de voir. Un jUge ce sera autre chose.
Pour revenir au fil de JPM, ce serait souhaitable que l'ARC aussi se mette a analyser les chose sous un angle légale, plus que comme Robin des Bois chassant le syndic le soir en hiver. |
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Posté - 02 juin 2018 : 16:59:44
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Le RGPD interdit au syndic de demander et conserver des informations qui ne sont pas nécessaires à la mise en œuvre du contrat dans le cadre duquel elles sont demandées. Il semble bien qu'en l'occurrence, la référence doive être l'article 32 du décret ainsi rédigé :
"Le syndic établit et tient à jour une liste de tous les copropriétaires avec l'indication des lots qui leur appartiennent, ainsi que de tous les titulaires des droits mentionnés à l'article 6 ; il mentionne leur état civil ainsi que leur domicile réel ou élu, et, s'il s'agit d'une personne morale, sa forme, sa dénomination, son siège social et l'organe qui la représente légalement ou statutairement. Il fait aussi mention de leur adresse électronique, lorsque le copropriétaire a donné son accord.
"Lorsqu'un copropriétaire fait l'objet d'une mesure de protection en application des articles 447, 437, 477 ou 485 du code civil, le tuteur ou, selon le cas, le curateur, le mandataire spécial, le mandataire de protection future, lorsque son mandat prend effet, ou le mandataire ad hoc notifie son mandat au syndic qui porte cette mention sur la liste prévue au premier alinéa. Il en est de même de l'administrateur légal d'un mineur copropriétaire, du mandataire commun désigné en application de l'article 23 de la loi du 10 juillet 1965 en cas d'indivision ou d'usufruit d'un lot de copropriété et du mandataire qui a reçu mission d'administrer ou de gérer à effet posthume un lot de copropriété en application de l'article 812 du code civil."
Ces informations sont communiquées au syndic à l'occasion d'actes concernant les copropriétaires, en vertu de formalités légales, ou lorsque les intéressés l'informent de modifications. Il n'a pas à les demander par questionnaire.
A cela s'ajoute la demande émise par un copropriétaire de recevoir les notifications par voie électronique.
Lorsqu'il est mentionné l'état civil, cela se limite à ce que les notaires communiquent sur l'avis de l'article 6. Cela n'inclut pas le régime matrimonial. Lorsque certaines charges sont partagées entre diverses composantes d'un copropriétaire (indivision, démembrement), le syndic n'a pas à connaître les conventions entre elles, il ne doit connaître que le mandataire commun qui lui est notifié, et à défaut il est en droit de considérer le premier qui se manifeste comme mandataire apparent…
La question peut se poser lorsque le syndic, par perte d'information dans ses fichiers électroniques ou ses archives papier, ne dispose plus des information minimales qu'il est censé avoir. Il peut alors les demander gentiment au titre d'une reconstitution de fichiers perdus, mais les copropriétaires peuvent l'envoyer aux pelottes…
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JPM
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Posté - 02 juin 2018 : 17:27:55
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D'emblée je conteste citation: Lorsqu'il est mentionné l'état civil, cela se limite à ce que les notaires communiquent sur l'avis de l'article 6. Cela n'inclut pas le régime matrimonial.
mais cela exige une recherche.
Le syndic doit connaître le régime matrimonial en premier lieu pour savoir comment convoquer et même comment tenir l'assemblée.
Au demeurant les notaires précisent toujours le régime matrimonial, me semble-t-il.
Il doit même savoir ce qu'il en est en présence de copropriétaires étrangers. Selon les différentes législations le mari peut tout faire, faire un peu, ne rien faire. Il y a notamment un arrêt sur un couple suisse et les pouvoirs d représentation du mari
Bien sur nous devons nous référer à l'article 32 mais l'expérience du passé montre que les textes ont toujours laissé apparaître des lacunes.
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JPM
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Posté - 02 juin 2018 : 18:33:00
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Abus de l'ARC : La fiche de renseignements 
