Réponse du Ministère de la justice
publiée dans le JO Sénat du 01/10/2020 - page 4463

La feuille de présence doit, aux termes de l'article 14 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, indiquer les noms et domicile de chaque copropriétaire présent physiquement ou représenté, participant à l'assemblée générale par visioconférence, audioconférence ou un autre moyen de communication électronique, ou ayant voté par correspondance. Elle indique également pour chaque copropriétaire le nombre de voix dont il dispose. Elle est émargée par chaque copropriétaire présent physiquement ou son mandataire, puis certifiée par le président de séance, et peut être librement consultée au cours de l'assemblée générale (Cour d'appel de Paris, 1ème chambre, section A, 24 mars 1987, n° RG 86/13859). Le procès-verbal des décisions précise quant à lui uniquement les noms et nombre de voix des copropriétaires qui se sont opposés, abstenus ou qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant, en application du deuxième alinéa de l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 (copropriétaire ayant voté par correspondance en faveur d'une résolution qui a été amendée en cours d'assemblée générale). En application du deuxième alinéa de l'article 33 du décret du 17 mars 1967, tout copropriétaire peut obtenir du syndic, en charge de l'administration de l'immeuble et de la conservation des archives du syndicat (I de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965), la délivrance de copies des procès-verbaux de l'assemblée générale et de leurs annexes, incluant donc la feuille de présence qui constitue une annexe du procès-verbal, conformément aux dispositions du sixième alinéa de l'article 17 du décret précité. La feuille de présence permet d'identifier les copropriétaires présents ou représentés (Cour d'appel de Versailles, 4ème chambre, 31 mars 2014, n° 12/05325), de reconstituer, si besoin, le sens du vote de certains copropriétaires (Civ. 3ème, 11 juillet 2019, n° 18-18615) et par conséquent, de contrôler les résultats du vote figurant au procès-verbal ainsi que le nombre de tantièmes représentant la majorité des voix du syndicat. La communication de ce document est donc indispensable pour le copropriétaire qui souhaite vérifier que l'assemblée générale s'est tenue régulièrement (Civ. 3ème, 23 novembre 2017, n° 16-20311 ; 30 septembre 2015, n° 14-19858) et exercer, le cas échéant, une action en contestation des décisions de l'assemblée générale, conformément aux dispositions du deuxième alinéa de l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965. C'est pourquoi, la jurisprudence considère que l'absence de production de la feuille de présence en elle-même est de nature entraîner la nullité de l'assemblée générale (Civ. 3ème, 18 juin 2008, n° 07-14180). La délivrance d'une copie de la feuille de présence constitue donc un droit pour tout copropriétaire, le syndic ne pouvant se faire juge de la légitimité ou de l'utilité de la pièce dont la communication est sollicitée (Civ. 3ème, 18 décembre 2001, n° 00-14110 ; 28 février 2006, n° 05-12992). Aucune disposition du statut de la copropriété ne permet davantage de communiquer une copie tronquée de ce document ou d'en masquer une partie, le défaut de communication d'une feuille de présence conforme aux prescriptions légales équivalant à son absence (Civ. 3ème, 18 février 2014, n° 13-10307). Le respect de la vie privée ne saurait donc justifier un refus de délivrance d'une copie de la feuille de présence (Cour d'appel de Rennes, 6 juin 2013, n° 11/07662), ni la communication d'une feuille de présence tronquée, toute clause contraire du règlement de copropriété devant être réputée non écrite (Cour d'appel de Paris, 21 mai 2014, n° 12/17364). En outre, au regard du Règlement Général sur la Protection des Données (règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE), le traitement par le syndic des données personnelles figurant dans la feuille de présence, qui peut être tenue sous forme électronique en application du dernier alinéa de l'article 14 du décret du 17 mars 1967, est licite en ce qu'il est nécessaire au respect d'une obligation légale (article 6.1, c). De plus, l'accès à ces données étant limité aux seuls copropriétaires intéressés par les informations qu'il contient, lesquelles sont nécessaires à l'exercice de droits qui leur sont conférés par le statut de la copropriété, il en résulte que les données à caractère personnel accessibles sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, conformément au principe de minimisation des données posé par le c) de l'article 5 du RGPD. Par ailleurs et conformément à l'article 15 de ce même texte, toute personne dispose d'un droit d'accès lui permettant de demander directement à un organisme d'accéder aux données à caractère personnel qui la concernent et d'en obtenir une copie. Enfin, il appartient au syndic, en sa qualité de responsable du traitement de s'assurer du respect de l'intégralité des principes mentionnés à l'article 5 du RGPD relatifs, notamment, à la limitation de la conservation des données, à leur exactitude ainsi qu'à la loyauté et à la transparence dans l'information des copropriétaires concernés et des droits dont ils disposent.