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ACTUS

Gestion par provisions et fonds de roulement : le changement de mode de gestion peut-il être indolore?


Le 18/10/2001
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UI - Actus - 18/10/2001 - Gestion par provisions et fonds de roulement : le changement de mode de gestion peut-il être indolore?
Les copropriétaires des immeubles dont les charges étaient réparties trimestriellement "au réel" vont-ils devoir en 2002 régler cinq trimestres de charges ? A compter du 1er janvier 2002, les copropriétés gérées de cette manière vont en effet devoir passer au mode "provisionnel", c'est à dire par appels en cours d'année de provisions calculées sur la base du budget et répartition des charges réelles après la fin d'exercice avec régularisation par rapport aux provisions appelées. Or ce changement entraîne une anticipation des appels : alors que les charges réelles étaient réparties après la fin du trimestre, la loi prévoit désormais que toutes les provisions seront dues d'avance. Le dernier trimestre 2001 s'ajoutera donc aux quatre provisions de 2002 ! Il est pourtant un moyen d'amortir le choc : jouer sur le fonds de roulement : le problème est que les syndics, sollicités sur ce point se mettent aux abonnés absents...
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La loi "SRU" (loi du 13 décembre 2000 relative à la Solidarité et au renouvellement urbains) impose à compter du 1er janvier 2002 de gérer les copropriété en appelant aux copropriétaires des provisions sur la base du budget voté : provisions d'un quart du budget exigibles au début de chaque trimestre, mais l'assemblée peut fixer une périodicité différente, par exemple semestrielle pour les copropriétés à faibles charges.

Cette disposition oblige les copropriétés habituées à des répartitions trimestrielles ou semestrielles de charges réelles, nécessairement appelées "à terme échu", à changer de mode de gestion au 1er janvier prochain et à appeler des provisions d'avance, la loi prévoyant en outre que le non-paiement d'une seule provision par un copropriétaire pouvant entraîner pour lui l'exigibilité de toutes les provisions de l'exercice !

Comment éviter que se changement se traduise en 2002 par l'appel aux copropriétaires de ces immeubles - nombreux par tradition dans certaines régions, dont l'Ile de France, et probablement majoritaires à Paris intra muros - de cinq trimestres de charges, le 4ème trimestre 2001 et les quatre provisions de 2002 ?

La solution : en finançant le premier appel de provision sur l'avance permanente de trésorerie ou "fonds de roulement" ! En effet, la gestion "au réel à terme échu" obligeait en principe de constituer au niveau de la copropriété une avance permanente de trésorerie d'au moins un trimestre de budget (pour les immeubles à répartition trimestrielle) et plutôt de quatre ou cinq mois pour tenir compte de la saisonnalité de certaines dépenses (chauffage notamment) et du fait que les charges ainsi réparties ne devenaient exigibles que de 4 à 8 semaines après la fin de la période...

Il y a cependant trois difficultés pour une mise en oeuvre simple de cette solution :

- tous les immeubles sous ce mode de gestion n'ont pas constitué des fonds de roulement à bonne hauteur, ou l'utilisent pour le financement, non des dépenses courantes, mais de débits prolongés de copropriétaires ou d'autres emplois : avances pour des dépenses non réparties aux copropriétaires, créances immobilisées, contestées, voire irrécouvrables, etc...

- la réduction de l'avance de trésorerie résultant d'un tel prélèvement suppose une décision en assemblée générale : or, peu de copropriétés ont anticipé ce problème lors des assemblées de 2001 - de nombreux syndics partisans du statu quo ont même éludé la question en faisant une interprétation erronée de la loi, il est vrai un peu maladroite dans sa formulation (voir note article de juin dernier à ce sujet) - et les assemblées de 2002 se tiendront alors que le premier et peut-être même les deux premiers appels de provision auront été faits...

- peu de syndics et a fortiori de copropriétaires ont une claire idée de la façon de fixer le besoin de fonds de roulement d'une copropriété, d'où des débats à prévoir qui n'éviteront que difficilement la démagogie ou la suspicion, cette dernière n'étant pas toujours injustifiée, de nombreux syndics ne reculant pas devant les argumentations les plus spécieuses pour conserver des fonds de roulement confortables qui leur assurent quelques compléments de revenus sous forme de produits de placement ! Quand ils ne refusent pas carrément d'aborder la question...

En fait, les choses sont plus simples que quelques idées fausses ou intéressées voudraient le faire croire : en gestion par provisions il n'y a plus besoin de fonds de roulement, mais à trois conditions : qu'il n'y ait pas de dépenses fortement saisonnières, que tous les copropriétaires reçoivent leur appel de provision et le payent par retour du courrier dès les premiers jours du trimestre, et qu'il n'y ait pas de débiteurs chroniques ou de fonds immobilisés au niveau de la copropriété ! Autant dire que cela n'existe que sur le papier...

Si les appels ne sont pas envoyés immédiatement, ou si les copropriétaires ne commencent à régler en masse que vers la fin du premier mois du trimestre, voire au milieu du second, il faut au moins un mois à un mois et demi de budget pour faire face aux premières dépenses du trimestre ; par ailleurs, le fonds de roulement doit être fixé en supplément à hauteur du "noyau dur" des arriérés de charges de longue durée, des fonds avancés en frais de procédure pour les recouvrer, et de tous les autres fonds immobilisés ou avancés pour des dépenses non réparties aux copropriétaires...

Enfin, si une partie des dépenses est concentrée sur une partie de l'année, comme les dépenses de chauffage qui sont en général comptabilisées sur deux trimestres, le fonds de roulement doit être, c'est mathématique, augmenté d'au moins un quart du budget de ces dépenses !

Une chose est sûre dans tout cela : il n'y a pas de trop du dernier trimestre pour que conseils syndicaux et syndics qui n'ont pas encore abordé la question préparent un mode opératoire pour le début de l'année et une solide communication interne s'ils veulent éviter une explosion de colère des copropriétaires le jour où ils recevront leurs appels du 1er trimestre...
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