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Il apparait que la mise à l'ordre du jour d'un point doit se faire dans la 6 jours qui suivent la convocation. Est-ce que cela veut dire dans un délai strictement compris entre la réception de la convocation et le 6ème jour ?
En clair, je veux être certain que des points seront bien mis au prochain ordre de jour de l'assemblée prochaine. Puis-je par exemble envoyer ma LRAR au syndic 2 mois avant la convocation AG ? Est-ce valable ?
C'est bien sûr très préférable. Le mieux serait d'ailleurs de prendre contact avec le conseil syndical. Si ce conseil est inactif ou ne vous écoute pas, adressez au syndic une demande d'insertion à l'ordre du jour pour la prochaine assemblée. Ce n'est qu'en cas où votre demande serait restée lettre morte que vous devriez demander un additif.
Ceci en respectant soigneusement les 6 jours après la date à laquelle vous a été faite la première présentation de la convocation ou après la date à laquelle vous avez émargé, ce jour de présentation ou d'émargement non compté.
Méfiez vous comme de la peste des délais de poste, car c'est la date à laquelle parvient votre lettre RAR au syndic qui compte.
Vous pouvez toutefois notifier autrement que par lettre (= par huissier, par remise contre émargement), l’article 63 du décret 67-223 du 17.03.67 permettant tous ces modes.
L'argument que l'on crée un coût additionnel abominable est souvent utilisé avec des effets de manche et des grands cris par les gens qui sont contre, et il doit être ramené à sa vraie proportion : l'envoi est réparti aux millièmes, et le coût pour un envoi est celui de ses x pages (à 0.xx €/page, selon tarification du syndic) plus les frais postaux de la LRAR que le syndic est tenu d'émettre pour diffuser l'additif. Pour mettons 3 pages et moins de 20 grammes, c'est moins de 5 euros. Pour atteindre 10 euros, c'est un volume qui commence à être sur la route du Bottin...
Une astuce, si vous avez un document de plusieurs pages à faire diffuser en même temps que votre demande de point complémentaire (par exemple contrat de syndic de plusieurs pages) : vous en faites une réduction à 50% avec présentation de deux pages sur une feuille A4. Vous êtes un vertueux générateur d'économies de reprographie !
Je crois que le fond de la question posée est de savoir si un copropriétaire désirant soumettre une question à la prochaine assemblée générale annuelle est tenu d'attendre la réception de la convocation pour demander l'inscription dans les six jours
ou si, au contraire il peut soumettre la question au syndic avant l'envoi de la convocation pour qu'elle puisse figurer dans l'ordre du jour initial. C'est une excellente question.
Le bon sens commande la seconde solution. La demande peut être adressée fin février pour une assemblée prévisible en avril par exemple, par LRAR avec les documents à joindre. Cela permet d'effectuer son étude préalable à têtes reposées, par les membres du CS notamment. Elle peut faire l'objet d'une concertation avant l'assemblée et on évite ainsi les soucis et frais de diffusion d'un ordre du jour complémentaire.
Malheureusement ces demandes ne bénéficient actuellement d'aucun statut juridique précis. Il n'y a pas trace à ma connaissance de décisions judiciaires ayant statué sur leur caractère contraignant pour le syndic et le conseil syndical.
La solution est donc de formuler la demande avant l'assemblée, de manière très régulière, avec copie du président du CS, et d'utiliser la procédure de demande d'inscription complémentaire s'il apparaît, à réception de la convocation, qu'il n'a pas été déféré à la première demande.
Il me paraît possible de demander alors à l'assemblée de laisser les frais de diffusion de l'OJ complémentaire à la charge du syndic, même si c'est le CS qui a pris l'initiative mal venue de refuser l'inscription à l'ordre du jour. Il n'en a pas le droit.
Cet avis suppose bien entendu que la question soit une vraie question exigeant une décision d'assemblée.
Il est souhaitable qu'une campagne d'information soit lancée à ce sujet auprès des copropriétaires car les compléments d'ordre du jour sont toujours traités dans des conditions effarantes.
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Posté - 25 juin 2003 : 20:57:38
