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Bonjour Suite à la vérification des comptes, une facture litigieuse est apparue : Réparation de la "Distribution TV" par un artisan , à la demande du syndic, alors que nous payons par ailleurs un contrat d'entretien pour cet équipement (réparation gratuite).
Le syndic réagit immédiatement en isolant cette facture (environ 400 Euros) en compte d'attente de façon à la rendre invisible sur le bilan annuel à répartir.
L'AG approche, et rien ne semble se passer
Que nous conseillez-vous de faire lors de l'approbation des comptes et du quittus....
Façon classique de ne pas résoudre le problème : essayer de l'enterrer. Pourle syndic il doit n'y avoir qu'une alternative : soit tenir tête en prétendant que la facture est bien justifiée (peut-être a-t-il des arguments à faire valoir), soit admettre l'erreur et prendre la facture à sa charge ou la faire prendre en charge par son assurance en responsabilité civile. Car, du point de vue du fournisseur, la prestation ayant été commandée, la rémunération est due. En plaçant le montant litigieux sur un compte d'attente, le syndic n'a fait que retirer cette facture des dépenses, ce qui a pour conséquence que la somme correspondante n'est pas appelée aux copropriétaires. Mais elle n'en a pas moins été payée par un ponctionnement sur la trésorerie. Vous avez donc échangé une dépense injustifiée par un trou injustifié dans votre trésorerie. La caisse de garantie pourrait d'ailleurs s'en émouvoir.
Je ne suis que partiellement en accord avec Barde.
Au cous de la vérification des comptes par le CS, une intervention est contestée. Le syndic la retire des charges à répartir et la place en compte d'attente. Dans l'immédiat la procédure est parfaitement régulière tant sur le plan juridique que sur le plan comptable.
Il est admis (et jugé à plusieurs reprises) qu'une facture reçue par le syndic doit, même si elle est litigieuse, être enregistrée dans la comptabilité.
Ce qui serait critiquable, ce serait la retrouver l'année suivante dans le compte d'attente.
Lors de l'assemblée, la querstion doit être évoquée dans le cadre de l'examen du quitus (car la comptabilité est exacte). Ou bien le syndic peut justifier l'intervention ou bien il devra prendre la dépense à sa charge. La solution devra être traduite dans la comptabilité.
Mais le syndic a bien du faire connaître sa position au CS ?
Avec Barde je reconnais que les comptes d'attente sont un moyen commode d'enterrer certaines difficultés. Il faut les éplucher soigneusement lors des contrôles,
et à ce sujet : Quand en fin d'exercice, le solde d'un compte d'attente est le cumul de plusieurs écritures, le syndic ne doit pas reprendre en début de l'exercice suivant le solde seulement, mais toutes les écritures non compensées du précédent exercice avec un libellé permettant de savoir de quel dossier il s'agit.
Solution mauvaise : Compte d'attente A nouveau au 01/01/2004 .............725
Solution satisfaisante : Compte d'attente A nouveau Sinistre Dupont............310 A nouveau Frais cx Durand............300 A nouveau Indemnité Dubois...........115
Il peut y avoir bien entendu des crédits et des débits . J'ai simplifié.
A noter que, dans le plan comptable à venir, il y aura sans doute un compte spécial pour les factures litigieuses. Mais dans les immeubles petits ou moyen l'utilsation d'un compte d'attente comme fourre-tout peut être bénéfique sir on peut identifier les écritures.
Je suis totalement en accord avec JPM sur ces "fumeux" comptes d'attentes, que PERSONNE ne contrôle lors de la vérification des comptes. Il y a le cas des factures "litigieuses" mentionnées ici. Mais il y a aussi le cas des factures qui concernent un exercice clot au 31/12 reçue en 01, 02 ou 03 de l'année suivante, imputées en dépense sur l'exercice concerné, mais dont le règlement n'est pas intervenu et qui sont donc toujours en trésorerie au 31/12.
Beaucoup demandent à vérifier les 4 factures EDF annuelle par compteur(faudra m'expliquer comment en peut les truander !) et personne ne controle les 7 ou 8 factures, voire plus, sur compte d'attente trésorerie. Inutile de vous dire qu'une facture datée du 14 février 2003, je vais vous la ressortir sur l'exercice 2003 ! ...... alors qu'il s'agissait d'une prestation de l'exercice 2002 imputée en dépense sur 2002 mais non payée au 31/12/2002.
C'était le forum : "comment faire payer les copropriétaires 2 fois avec une seule facture"
Conclusion : pour la vérification des compte, on a un tampon "CS avec date" et paraphe sur chaque facture vérifiée, tout particulièrement sur ces factures "en attente" .....
Avec la procédure d'engagement, plus de problème !
Le syndic donne un ordre de service le 28 novembre 2004, il passe l'engagement correspondant, soit pour le montant réel (s'il y a un devis), soit pour un montant estimé. Donc il y a une trace comptable de l'engagement juridique. C'est déjà une bonne chose.
Reste à connaître le mécanisme qui sera prescrit, si la facture n'est pas parvenue au 31 décembre (et a fortiori si la prestation n'est pas exécutée à cette date.
Devra-t-on répartir l'engagement ? Quitte à régulariser ensuite la différence entre facture et engagement ?
Devra-t-on seulement le reporter ?
De toute manière l'existence d'une trace comptable de l'ordre de service est une bonne mesure.
Quant au visa des factures lors du contrôle de comptabilité, c'est une pratique ancienne, même sans tampon. Il n'est pas nécessaire de légiférer sur ce point. J'ajoute qu'il faut imposer au syndic de faire figurer sur les factures la date de règlement et le code d'imputation.
Dépense litigieuge - Approbation- quittus en AG
Forum fermé
Posté - 15 avr. 2004 : 00:42:13
