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veheff
Contributeur vétéran
136 réponses |
 Posté - 19 août 2004 : 11:36:19
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j'ai lu que le CS devait faire un rapport pour l'AG :
-a quoi ressemble un tel rapport ?
-doit-il etre envoyé préalablement aux copro avec la convocation a l'AG ?
-doit il etre lu en AG ?
-s'il doit etre lu : par qui ? le secrétaire de l'AG ou le Pt du CS ?
je pense que cela peut etre utile, puisque nous voulons changer de syndic en decembre prochain par AGextraordinaire... ?
Bonne journee z'à toutes et tous !
veheff
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 19 août 2004 : 13:49:32
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Sur ce point le décret prévoit seulement que, pour les questions exigeant un avis du conseil syndical, cet avis doit être joint à la convocation. Comme vous le dîtes fort bien, on ne sait pas vraiment ce qu'est un avis du conseil syndical !
Les praticiens sérieux estiment qu'il ne s'agit pas d'une "décision". Celle ci ne pourrait d'ailleurs être prise que lorsqu'il existe des règles de fonctionnement du conseil syndical, ce qui est assez rare. Si les conseillers syndicaux sont tombés unanimement d'accord : pas de problème, ils indiquent qu'ils sont favorables ou défavorables au projet soumis, et pourquoi.
S'il y a désaccord, le rapport doit faire apparaître les deux avis contraires et les arguments correspondants et indiquer le nombre des pour et celui des contre.
Il faut étendre ces indications au rapport du CS relatif :
> au controle des comptes
> à l'activité du CS
Dans les deux cas le rapport écrit est nécessaire et doit être envoyé au syndic pour qu'il le joigne à la convocation. Le syndic peut également faire ses observations, de manière distincte, et répondre en particulier aux observations sur les comptes.
Beaucoup de paperasses ! On peut le craindre. Dans de nombreux syndicats ces pratiques sont anciennes et tout se passe très bien.
Dans les petits immeubles, il faudra simplifier en attendant la grande réforme concernant les petites copropriétés (dix lots au plus). |
Edité par - JPM le 19 août 2004 13:52:15 |
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kim shamsa
Contributeur vétéran
136 réponses |
Posté - 19 août 2004 : 15:22:54
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Bonjour, 
Nous rédigeons (enfin, moi, le Président du CS), depuis l'année 2001, un rapport "d'activités" qui résume les évenements essentiels de l'année écoulée :
* mentions des démarches effectuées par le Conseil Syndical dans le cadre de la recherche des entreprises (meilleurs coûts mais pas prix le plus bas ! )
* rappels des économies réalisées dans l'année, grâce à nos travaux,
* propositions pour l'année à venir, de certains travaux nécessaires au maintien de la bonne marche de la copropriété ,
* analyse de la compabilité du syndic,
* mentions des 'rappels à l'ordre du syndic pour certaines factures', s'il y a lieu, mais aussi félicitations que le CS adresse au syndic sur certains points de sa gestion,
* explications sur une programmation de travaux à définir pour les années à venir,
* information sur l'évolution des lois (exemple : obligation du vendeur de transmettre le carnet d'entretien, obligation du bailleur pour la mise aux normes électrique, gaz, etc....)
Ce document - relativement volumineux agrémenté quelque fois de graphiques - est photocopié en autant d'exemplaires que de copropriétaires (occupants ou bailleurs) et distribué ou adressé, ainsi que l'exemplaire du syndic, avant la tenue de l'A.G.
Pour l'instant, nous avons ( encore pour combien de temps ?), les moyens d'établir ce rapport de façon quasi-gratuite.....
Nous n'avons donc pas attendu la loi pour faire ce que nous estimons devoir être partagé par tous !
De plus, nous avons fait voter en A.G. 2004, un "Réglement Intérieur de Fonctionnement du Conseil Syndical" qui sera ajouté en annexe au modificatif du réglement de copropriété et qui inclu cette remise de rapport sans obligation quant à sa forme - il pourra être verbal ou comme maintenant , dactylographié - .
Il va s'en dire que tous, nous sont reconnaissants de ces informations, même les vieux copropriétaires résidants depuis 40 ans !
Cordialement, Kim 
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snp
Pilier de forums
591 réponses |
Posté - 19 août 2004 : 17:07:13
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Chapeau bas à Kim, cela doit représenter un certain travail.
Mais ce qui me gêne, c'est le fait d'être (de devenir) obligé de commencer une AG par un rapport de l'activité du CS durant l'exercice écoulé. (je préviens, je suis syndic non professionnel).
Alors que cette "communication" peut être effectuée tout au long de l'année (l'exercice) en fonction des évènements de la vie de la résidence!
Cela fait gagner du temps lors de l'AG, et permet, au fur et à mesure, de répondre aux questions éventuelles,
Que le président du CS prenne la parole pour dénoncer ou encenser la gestion du syndic, OK...( encore gain de temps, car, si tout va bien, pas de problème et pas de temps perdu...)
Dans les résidences avec syndic professionnel, les copropriétaires doivent (devraient?) se mobiliser et s'investir, mais à trop vouloir polémiquer lors des AG, ils risquent (les copraopriétaires) de lasser les indécis (les moutons!!!). faire du lobbiing n'est pas uniquement une mauvise formule...
Je suis à la recherche du temps perdu (!!!!) car pour moi, le fait de rédiger le PV, à signer, induira forcément un certain laps de temps...même si l'on prévoit le texte des différentes résolutions, il y a toujours des modifications ou rajouts... ou autres, à intégrer!
J'oublie de présiser que mes AG se tiennent, en génaral, à partir de 20:00h (pour avoir du monde!!!)et se terminent vers les 2
3:00 24:00h (jusqu'à présent).
snp |
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alcade
Contributeur actif
41 réponses |
Posté - 19 août 2004 : 21:09:43
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Bonjour,
Voici ci après le rapport que j'ai rédigé pour notre dernière assemblée, un peu conflictuelle vous le remarquerez, mais cela peut vous servir de modèle :
Mesdames, Messieurs,
Voici le moment de faire le point sur l’activité du conseil syndical depuis la dernière assemblée générale.
Depuis 1996, à l’unanimité, les copropriétaires m’ont désigné membre du conseil syndical et vérificateur aux comptes, et depuis 2003 les membres du conseil syndical m’ont élu président.
Or, depuis cette date, les relations avec le syndic sont devenues de plus en plus difficiles. J’ai été obligé d’aller chercher les informations dont j’avais besoin auprès de compétences extérieures sérieuses et reconnues. Ainsi, le conseil syndical a pu continuer effectivement sa mission jusqu’à ce jour.
La première action à laquelle je me suis attaché, fut de parfaire la communication. En effet représentant l’ensemble des copropriétaires il me paraissait essentiel d’informer régulièrement des actions du conseil syndical. C’est ainsi que vous avez reçu régulièrement, des comptes-rendus de nos travaux.
L’action suivante, en ma qualité de vérificateur des comptes, fut, outre cette vérification, de veiller à la réduction des coûts.
Pour cela il me fallait demander au syndic certains documents indispensables à cette mission. J’en ai obtenu certains facilement, d’autres avec les difficultés que vous connaissez…
Ainsi sans entrer dans le détail de nos recherches, nous avons tenté de réduire les coûts des contrats d’assurance, d’entretien portail, piscine, espaces verts, eau, etc….
Certains se sont révélés incompressibles, les postes espaces verts et eau, de loin les plus importants, méritaient une attention particulière.
La consultation des rapports des assemblées générales précédentes nous faisait apparaître de bonnes idées non exploitées qui méritaient d’être approfondies.
C’est ainsi que nous avons poussé l’étude de la réalisation d’un forage. La réalisation d’un tel projet dont nous débattrons plus tard nous ferait faire une économie de l’ordre de 8000 Euros par an, après une période d’amortissement de 3 ans.
L’eau d’arrosage devenant « gratuite » pourquoi ne pas imaginer de la distribuer aux jardins privatifs. Une étude vous est proposée, mais la rentabilité apparaît moins évidente, peut être devrons nous consulter d’autres entreprises.
D’autre part, répondant à la demande de l’assemblée générale 2003, nous avons imaginé un projet de réalisation d’aménagement de l’espace piscine que nous vous soumettons.
Par le projet de résolution du problème des terrains communs privatisés nous espérons pouvoir régler enfin et définitivement ce différent dans un cadre parfaitement légal, et évidemment, en optimisant l’intérêt de tous.
Bien que le compte bancaire séparé au nom de la copropriété est obligatoire, le syndic nous fait voter chaque année, une dispense d’ouverture d’un tel compte.
La formule ambiguë « compte bancaire individualisé de la copropriété » est en réalité un sous compte du compte bancaire du syndic. Ainsi, ma demande de vérifier les « comptes pivots » revenait inévitablement à effleurer la comptabilité du compte bancaire du cabinet du syndic.
La vérification de la comptabilité s’est donc avérée plus délicate. Bien que certains éléments comptables m’aient été adressés par le syndic, une prudence déplacée animait celui-ci lorsque je lui réclamais le détail des comptes bancaires.
La sensibilité du syndic fut telle qu’il décida de ne pas renouveler son mandat à la prochaine assemblée.
A la suite de cette décision de départ, le conseil syndical a décidé comme le lui permet la loi, de s’associer l’expérience d’un expert comptable afin de préparer la transmission d’un dossier comptable certifié au syndic successeur.
Le rapport de cet expert vous a été remis. La tenue comptable est respectée. Il ressort cependant deux comptes créditeurs d’un montant total de 4614,05 € pouvant être déduits des charges, ou affectés aux travaux non appelés.
L’attitude du syndic, sans rentrer dans les détails que nous vous avons déjà communiqués, a davantage été un frein à une démarche constructive, qu’une collaboration dans l’intérêt de tous.
Celui-ci préférait manier l’invective et entretenir un climat de division entre les copropriétaires à son profit, plutôt que de favoriser la concertation dans les différents qui ont pu nous opposer.
Retenant l’information, jouant sur les lois méconnues de la plupart d’entre nous, et par là même faillissant dans son devoir de conseil, il n’a pas hésité, alors qu’on lui signalait la décision de missionner un expert comptable, à déclarer le conseil syndical « inexistant » (ce qui est faux, le règlement de copropriété faisant foi).
Enfin, la rédaction aléatoire de l’ordre du jour, au mépris total du conseil syndical (dont il s’est assuré l’absence), témoigne de la considération qu’il apporte à notre copropriété.
L’incohérence du retour soudain de sa candidature ne trompera personne.
D’autres syndics ont été recherchés à sa demande, ils lui seront opposés.
En ce qui me concerne, je ne renierai pas ma promesse faite dans mon courrier du 6 avril 2004 à savoir que mon engagement sera respecté comme prévu pour la durée de mon mandat, c'est-à-dire trois ans, selon la loi.
En vous remerciant de votre attention,
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Edité par - alcade le 19 août 2004 21:12:17 |
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oldman24
Pilier de forums
5732 réponses |
Posté - 19 août 2004 : 23:38:35
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Pour Alcade
Tous mes compliments pour votre brillant compte rendu de président de votre conseil syndical.Mais combien suivront votre exemple et prendront modèle pour dire et écrire ce qui ne va pas chez certains syndics professionnels ou non. C 'est avant tout une question d'honnêteté intelectuelle et morale.
Là c'est une autre histoire..
François |
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veheff
Contributeur vétéran
136 réponses |
Posté - 20 août 2004 : 10:06:34
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je suis éblouie !!
c'est exactement le type de réponse que je souhaitais recevoir pour m'éclairer...
merci beaucoup a tous..
n'hésitez pas si vous avez d'autres idées...
nous devons faire une AGE (pour changer de syndic... enfin j'spere que j'arriverai a convaincre les moutons....), je vais tacher de rédiger quelque chose, l'envoyer aux gens et ALLER en discuter avec eux : sinon ils ne lisent pas et ne se donnent pas la peine de comprendre de quoi il s'agit..
Bonne journee z'à toutes et tous !
veheff |
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Tourloup
Pilier de forums
585 réponses |
Posté - 20 août 2004 : 13:56:42
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MEDAILLE d'OR
L'exemple tient beaucoup plus de la maîtrise que du courage, bien que ce dernier en soit le moteur.
Comment faire devant la perfection? On se sent tellement démunis que les mots manquent de souffle pour être dits.
Sans la gangue qui d'habitude enveloppe ces discussions pompeuses par leur juridisme sur des questions qui ne demandent que de l'aplomb face à des incompétents, vous avez donné là l'exemple le plus parfait (j'insiste) de celui qui a la volonté de FAIRE.
Citation :
Je tiens l'arc, je tiens la flèche, je vois le trait et, qui sait?, peut-être même la cible!
(philosophe-poète allemand)
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océan
Pilier de forums
2457 réponses |
Posté - 20 août 2004 : 14:03:10
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Je tiens l'arc, je tiens la flèche, je vois le trait et, qui sait?, peut-être même la cible! (philosophe-poète allemand)
Et si on organisait des Jo avec remise de médailles ou de Palmes diverses sur tous les thèmes de la copro     |
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Tourloup
Pilier de forums
585 réponses |
Posté - 20 août 2004 : 14:19:04
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Daco dac'!!
Avec des prix citron pour les plus acerbes, des prix citrouille pour les plus gonflés et des prix tomate pour ceux qui méritent le traitement spécial et les huées générales du public...
Enfin je parlais des syndics et leurs organisations piévreuses.
D'autres concours sont à prévoir pour les gentils copropriétaires. |
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océan
Pilier de forums
2457 réponses |
Posté - 20 août 2004 : 14:36:27
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lauriers, citrons, oliviers, palmes etc ca sent le sud, la mer et sur les podiums des bouquets de violettes, jasmins, etc
si on commencait à établir une sorte de cahier des charges avec toutes les disciplines en jeu qui pourraient constituer les sous rubriques des charges, conseils syndicaux et syndics ayant à faire de nb efforts pour les podiums (des meilleurs, couronnes de lauriers ou d'oliviers ET des pires, couronnes d'épines)et jurys composés de COPROPRIÉTAIRES, un sacré débroussaillage en perspective.... |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 20 août 2004 : 15:00:51
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Je m'associe pleinement aux honneurs et médailles.
Un seul point appelle une observation à mon avis :
Citation :
Il ressort cependant deux comptes créditeurs d’un montant total de 4614,05 € pouvant être déduits des charges, ou affectés aux travaux non appelés
Il est nécessaire, pour la parfaite information de l'assemblée, d'indiquer précisément la nature de ces sommes pour permettre à l'assemblée de voter en toute bonne conscience la réintégration des fonds.
S'il s'agit de soldes créditeurs de copropriétaires vendeurs, vous ne pouvez pas les réintégrer avant la prescription décennale de chacune des créances.
Il s'agirait pour les copropriétaires actuels d'un enrichissement sans cause, qui serait de plus fiscalement imposable.
Si tel est le cas, on touche du doigt les problèmes posés par les contrôles effectués par des experts comptables qui ne sont pas spécialisés en matière de copropriété. Le même problème peut se poser pour une indemnité d'assurance.
Mais s'il s'agit d'un solde créditeur de compte travaux il n'y a pas de problème dès lors que tous les créanciers sont soldés, sauf à respecter la grille de répartition utilisée pour les appels de fonds, ce qui n'est pas toujours fait. Pour un compte travaux, s'il s'agit d'une retenue de garantie restée en suspens, il faut la purger juridiquement. |
Edité par - JPM le 20 août 2004 15:08:31 |
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lnsacorh
Pilier de forums
4541 réponses |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 22 août 2004 : 11:40:31
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LN Tout doux sur les réintégrations de soldes créditeurs.
On peut dire carrément qu'il ne peut y avoir réintégration pendant dix ans. Sur ce point : pas de discussion possible.
Passés les dix ans, chaque dossier est un dossier à part car on ne peut oublier les suspensions ou interruptions de prescription, les absents au sens juridique du terme qui réapparaissent trente ans après, etc. Ces cas sont rares et les petits soldes peuvent sans aucun doute être réintégrés. Quand il y a une somme importante, il faut voir.
Ce n'est pas sur ce point qu'il faut chipoter votre président, car il ne faut pas oublier que ces sommes ne vous sont pas dûes. Pendant qu'elles sont là elles facilitent la trésorerie du syndicat, ce n'est pas un avantage négligeable. Il ne vous est pas interdit de les placer. |
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lnsacorh
Pilier de forums
4541 réponses |
Posté - 23 août 2004 : 16:03:58
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JPM , je relève
"pendant ce temps elles facilitent la trésorerie du Syndicat"
Et non , bien sûr car comme vous le savez nous sommes encore certainement + de 60 % à ne pas avoir notre compte séparé ! Du moins dans ma petite dizaine de copro , je n'en ai pas encore une à ce système. Impossible, sacro-saintes AG qui régentent tout !
LN |
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kim shamsa
Contributeur vétéran
136 réponses |
Posté - 08 sept. 2004 : 15:45:20
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Bonjour,
réponse à JPM du 19 août (je sais c'est un peu tard, mais, l'été, les cigales....)bref :
* Le rapport d'activités n'est pas lu en début d'A.G..
* Il est distribué dans toutes les boîtes aux lettres des copropriétaires ou adressé par la poste aux bailleurs (par mes soins), 1 mois avant la tenue de l'A.G. annuelle (la nôtre se tenant souvent fin février car, à ce moment-là, le syndic a payé et comptabilisé les factures de décembre précédent).
Donc les copropriétaires ont 4 semaines pour en prendre connaissance, interroger les membres du conseil syndical, afin d'arriver "fin prets" à comprendre les "résolutions inscrites" à l'ordre du jour de l'A.G. annuelle.
L'expérience a montré que, distribué ce rapport trop tôt (fin décembre 2003 pour l'A.G. février 2004 par exemple), faisait que les copropriétaires en avaient oublié le contenu ! 
* Par ailleurs, le conseil syndical se réunissant 1 fois par mois (sauf juillet et août ), ses travaux, décisions, etc... font l'objet, dans la semaine qui suit, d'un compte-rendu affiché dans chaque entrée d'immeubles.
* Quant au problème posé par la nouvelle réglementation en matière de rédaction de P.V. d'A.G. à la fin de la séance, nous pensons proposer à la prochaine assemblée générale la résolution suivante :
" Compte-tenu de la durée moyenne de nos A.G., de l'heure de convocation et en conséquence, de l'heure tardive de clôture de séance, le Conseil Syndical, à l'unanimité, après consultation et accord du syndic, propose que le procés-verbal de séance, rédigé manuscritement, soit dactylographié et transmis, par le syndic, pour vérification et rectification s'il y a lieu, au président de séance, avec copie au président du conseil syndical, dans les 5 jours francs suivants le jour de tenue de l'A.G.
Le président de séance a 2 jours francs, à réception de ce document, pour notifier, par écrit, au syndic, ses observations.
Le syndic a alors 5 jours francs, à compter de la réception des réserves émises par le président de séance, pour modifier et transmettre, de nouveau, à sa signature, le procès-verbal définitif.
A réception, le président de séance doit, dans les 2 jours francs, retourner ce document signé au syndic, afin que celui-ci le diffuse dans un délai n'excédant pas 8 jours francs à réception du document final.
( ==> ce qui fait qu'au bout de 22 jours, au pire, le procès-verbal de séance sera diffusé).
* Si le procès-verbal transmis, la première fois, par le syndic, au président de séance, est conforme aux résolutions, alors le président de séance doit, dans les 2 jours pré-cités, signer le procès-verbal et le renvoyer, dans les mêmes délais, au syndic, pour diffusion sous huitaine."
N.B. : Jusqu'à présent, les rectificatifs apportés à la rédaction d'un procès-verbal d'A.G. ne duraient pas plus de 2 semaines et se faisaient par télécopie.
Cordialement, Kim
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Rapport du CS pour l'AG
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