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 Sujet  |
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ggantard
Contributeur senior
96 réponses |
 Posté - 22 juin 2005 : 14:48:54
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Bonjour,
En ce qui concerne les fournisseurs d'une copropriété (la plupart du temps missionnés par le syndic) peuvent-ils et doivent-ils répondre aux questions du conseil syndical ?
Par exemple le conseil syndical est-il en droit de demander aux fournisseurs la situation de l'immeuble pour vérifier si il reste des impayés, si l'immeuble est à jour, etc.
Souvent les fournisseurs avancent l'argument de la confidentialité et que leur client c'est le syndic. A la lecture de l'article 21 de il semblerait que cela soit plutôt le contraire.
Quant est-il ?
Merci par avance pour vos réponses.
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gédehem
Pilier de forums
11332 réponses |
Posté - 22 juin 2005 : 15:43:04
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Effectivement, les fournisseurs sont ceux du syndicat et non du syndic personnellement.
Il faut au besoin le leur rappeler, en particulier le fait que c'est le syndicat qui est responsable des créances éventuelles, et qu'à défaut de paiement de leurs factures par le syndic c'est bien le syndicat qu'ils devront assigner et non le syndic.
La passation d'un contrat ou d'un marché engage le fournisseur et le syndicat, seules parties au contrat ou marché.
En conséquence, si le fournisseur ne veux pas voir son contrat ou son marché denoncé par le syndicat en raison de sa résistance à la présentation des pièces demandées, il lui est vivement conseillé d'y satisfaire ....
Ceci étant, si vous passez par votre syndic pour obliger les fournisseurs à répondre à vos demandes, c'est bien mieux, tant pour mettre le syndic dans le coup (et voir sa réaction !) que pour obliger le fournisseur à répondre au syndicat. |
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ggantard
Contributeur senior
96 réponses |
Posté - 23 juin 2005 : 05:43:48
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Merci Gédehem.
En l'occurence les fournisseurs ont finis par me répondre directement.
Le syndic m'avait présenté une série de factures en me demandant de confirmer réglement et imputation sur l'exercise 2005. En introduction le syndic m'avait dit que ces factures n'avaient toujours pas été réglées.
J'ai donc décidé de vérifier une par une par une ces factures en appelant les fournisseurs. Il y avait un total de 6 factures. Ces factures datent de l'année 2002 (comptes toujours non approuvés sous la gestion d'un autre syndic, nous avons changé de syndic en mars 2004).
Après vérification il s'avère que toutes ces factures ont été réglées, en avril 2004 et en octobre 2004, donc par le nouveau syndic.
Par ailleurs ces factures ont été toutes imputées sur les comptes présentés lors de l'AG 2004 par l'ancien syndic.
Avec certains fournisseurs j'ai été obligé d'insister pour savoir si nous étions à jour, réaction qui m'a beaucoup surpris.
J'ai donc répondu au nouveau syndic qu'il n'y avait pas lieu de régler une deuxième fois ces factures, ni de les imputer à nouveau.
Par ailleurs nous avons engagé une procédure à l'encontre de l'ancien syndic après avoir fait auditer nos comptes par un expert comptable lors de l'AG de 2005 en mars. Le nouveau syndic a lancé cette procédure en mai.
A votre avis pourquoi le nouveau syndic me demande-t-il d'autoriser le réglement de factures qu'il a payées et leur imputation sur les comptes 2005 ? |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 23 juin 2005 : 08:01:46
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S'il y a compte à faire avec risque de contentieux, un coup de téléphone ne suffit pas pour justifier la liquidation d'un compte.
Rien ne peut justifier en 2005 que les comptes de 2002 soient un pied en l'air. Toute facture, même contestable ou contestée, doit être enregistrée dès réception, dans la comptabilité du syndicat. Il faut ensuiter statuer répidement sur les problémes posés.
Les syndcs ne nettoient pas suffisamment les comptes d'attente et certains CS abusent gravement quand ils s'opposent à l'enregistrement d'une facture. Au stade de l'enregistrement le syndic doit passer outre. Une méthode simple d'ailleirs : ne présenter au conseil syndical que des factures enregistrées. Mais dans ce cas il ne faut pas enregistrer avec deux mois de retard 
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ggantard
Contributeur senior
96 réponses |
Posté - 24 juin 2005 : 18:15:41
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JPM merci pour votre réponse.
Une qutre question :
Après vérification auprès des foutrnisseurs il s'avère que les 6 factures que le syndic me présente en me demandant s'il faut procéder à leur règelemnt ont déjà été toutes réglées selon les fournisseurs.
J'ai donc répondu au syndic qu'il n'y avait pas lieu de payer ces factures à nouveau. De plus j'ai vérifié et lors de l'AG de 2004 dans les comptes que nous avait présenté notre ancien syndic toutes ces factures avaient déjà été imputées. Nous avons changé de syndic lors de cette AG.
Je réponds donc au nouveau syndic qu'il n'y a pas lieu de payer ces factures ni de les imputer à nouveau.
Sur ce le syndic me répond qu'aucune de ces factures n'a été réglée et insiste que les fournisseurs continuent d'envoyer des relances.
Je demande au syndic de m'envoyer copie de ces relances, il refuse.
Que faire ? |
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gédehem
Pilier de forums
11332 réponses |
Posté - 24 juin 2005 : 19:01:27
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"
Syndicat des copros de ..
Le Conseil syndical.
Mise en demeure.
Après en avoir informé nos différents fournisseurs et obtenu les confirmations nécessaires, il s'avère que les factures que vous considérez "en attente de paiement" ont toutes éte réglées, aucune relance n'ayant été faite, et pour cause, nos comptes à jour.
Votre insistance pour régler ces factures nous interpelle, d'autant plus que vous refusez de nous faire parvenir copie des rélances qui vous auraient été faites !
C'est pourquoi, en ma qualité de pdt du CS, je vous mets en demeure de ne procéder à aucun règlement pour les factures ...(liste, si possible) .....
L'assemblée générale sera informée de votre attitude sur cette question.
Le pdt du CS.
Avant d'envoyer cette MED, vérifiez tout de même que ces factures, si elles ont bien été imputées en dépenses dans les comptes 2004, l'ont bien été aussi en trésorerie.
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ggantard
Contributeur senior
96 réponses |
Posté - 24 juin 2005 : 21:22:06
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Oui je crois que le problème est un problème de trésorerie. Ils essaient de remplir les caisses.
Je suppose que le syndic a payé toutes ces factures. Quant à leur imputation elles apparaissent bien comme ayant été imputées lors de notre AG en mars 2004, comptes présentés par notre ancien syndic et que nous n'avons pas approuvés. Ces factures apparaissent de nouveau dans les comptes présentés à un expert comptable en février 2005 lors de l'audit des exercises non approuvés. Le syndic actuel fait une procédure contre l'ancien syndic pour récupérer des sous (il demande 24000 euros). Il y a une réponse de l'ancien syndic dont je ne connais pas la teneur. Le nouveau syndic nous a communiqué son deuxième courrier à l'ancien syndic où la "douloureuse" est descendue à 15000 euros.
Le syndic actuel essait-il de récupérer à droite et à gauche pour faire tourner la copro ? Dans ce cas ne vaudrait-il pas nous informer réellement de la situation. Le gestionnaire de l'immeuble au syndic a refusé encore aujourd'hui de me transmettre la situation de trésorerie de notre immeuble après une conversation téléphonique musclée lors de laquelle il insistait que les factures n'avaient pas été payées et mettait en doute la source de mes informations, il a rétorqué que je ne pouvais pas être au courant puisqu'il s'agissait de l'exercise en cours selon les dates de règlement que je lui est indiqué. Nos rapports tournent au vinaigre. C'est mal parti et je commence à desespérer, nous avons changé de syndic en mars 2004, et un an plus tard cela semble être rebelote. Je devrais nuancer cette dernière affirmation , le nouveau syndic fait plus ou moins bien son travail, c'est simplement qu'il ne veut pas trop se casser la tête sur les problèmes de comptabilité de l'ancien syndic.
S'agit-il d'un problème d'imputation? L'anien syndic et le nouveau syndic se renvoie la balle.
Gédehem, votre suggestion est excellente, mais j'ai peur que cela n'empire la situation avec le nouveau syndic. Je préférerai plutôt en faire un allié, on est mal parti vous me direz.
Conseils?
Merci. |
Edité par - ggantard le 24 juin 2005 21:23:04 |
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gédehem
Pilier de forums
11332 réponses |
Posté - 24 juin 2005 : 22:33:48
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Ggantard, c'est le syndic qui, en qualité de mandataire du syndicat, est son allié, œuvre dans son intéret, pas l'inverse....!
Il est évident que vous êtes dans une démarche inverse de celle qui devrait être la votre et de tout le CS.
Je n'en connais pas tout les détails, mais il semble évident que votre syndic n'ignorait rien de la situation du syndicat lorsqu'il a accepté d'en prendre la gestion, et que depuis mars 2004 il a eu largement le temps de s'appuyer sur l'expertise comptable du début 2004 et sur sa propre analyse.
Il est tout aussi évident que le CS doit être totalement informé .. (j'allais écrire heure par heure) ... au plus près de la situation, de l'état des comptes auquel est arrivé le syndic, de l'état de la procédure, dont on ne doit rien vous occulté.
Vous êtes, en tant que CS, le conseil de surveillance et de contrôle du syndicat, chargé de contrôler le syndic. Vous devez donc, à tout moment être tenu informé, de tout, s'agissant de votre affaire, de vos fonds, de votre action engagée par mandataire.
Les coups de fil ne suffisent manifestement plus.
Vous devez donc confirmer par écrit, systématiquement, toutes les échanges, téléphoniques, réunions, rendez-vous, de façon à ce que votre position et vos demandes, ainsi que les engagements de votre syndic, soient formalisés. Même s'il n'y a que 3 lignes !
C'est une règle : en cas de litige, que ce soit avec un employé ou un mandataire, tout doit être écrit, au besoin en LRAR. " Je vous confirme notre entretien du .. au cours duquel je vous ai demandé... nous sommes convenus ...vous m'avez confirmé que ..... Vous nous avez affirmé que ..Vous voudrez bien nous en apporter confirmation par la présentation des pièces justifiant que ...... "
C'est bref, synthétique. Si un problème surgit, vous avez des billes ..au cas où il faudrait aller plus loin.
A mettre en œuvre dès maintenant.
Peu importe ses états d'ame : c'est votre affaire, celle du syndicat. Vous devez "le tenir à la culotte" comme disent les fouteux.
Au besoin, en cas de pb avec votre gestionnaire, il faut en référer à son patron, prendre RDV avec lui et avec fermeté, sans aggréssivité, lui rappeler votre position, la façon dont vous entendez que se passent les rapports gestionnaire-CS et la transparance que vous attendez de lui.
Vous devez également tenir informés les copropriétaires. Vous devez rapporter des faits. Les copropriétaires jugerons en AG.
Enfin, concernant les comptes : le fait que ces factures vous aient été imputées, comptabilisées dans les dépenses du syndicat, ne veut absolument pas dire qu'elles ont été payées, retirées de la trésorerie (du compte bancaire), qui est une autre chose.
Vous avez 100.000 € de factures pour l'exercice 2003, le syndic vous a fait provisionner et solder ces 100.000 €... mais pour autant, seuls 90.000 € ont été payés au 31/12.
Les 10.000 €, factures en attente de paiement, sont placés .. sur un compte d'attente, qui doit être mentionné dans la situation de trésoreie.
Exemple : Sur la banque, si vous aviez 0 en début d'exercice au 1/01, vous avez provisionnés 100.000 €, le syndic à payé 90.000 € .. reste au 31/12 sur le compte en banque ..les 10.000 €.
Il convient donc de savoir ce qu'il en est chez vous. Le fait que les factures soient imputées sur les comptes du syndicat et payées par les copropriétaires ne veut pas dire que ces factures ont été payées, le compte débité de ces sommes.
Pour autant, le fait que les fournisseurs en question affirment ne rien avoir en attente laisse penser que ces factures ont effectivement été payées. Il faudrait qu'ils vous le confirme par écrit.
(Prenez maintenant l'habitude de tout faire par écrit, en conservant un double, bien entendu ...)
... Il faut vérifier sur la trésorerie (relevés bancaire) ce qu'il en est des paiements ..( du moins si le syndic est en mesure de le faire avec les archives et les relevés de banque ...)
Cette vérification incombe au syndic, bien sur, vérification dont il doit vous informer et vous montrer les pièces que vous ne manquerait pas de lui demander.
En particulier pour justifier qu'elles ne sont pas payées. Pazrce que ces factures "impayées" j'aurais vite fait de les verser sur mon compte perso et ni vu ni connu : c'est payé !! 
Un syndic (comme un CS) qui affirme doit être en mesure de justifier ses affirmations.
En conclusion, c'est au syndic d'être l'allié du Syndicat, donc du CS. Il doit être totalement transparant. La MED s'impose pour le rappeler à l'ordre. |
Edité par - gédehem le 24 juin 2005 22:43:45 |
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ggantard
Contributeur senior
96 réponses |
Posté - 24 juin 2005 : 23:48:12
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Merci Gédehem.
Je suis biensûr d'accord avec vous, mais... je vais envoyer un résumé de la conversation comme vous le suggérez et indiquer mon désaccord avec l'argumentation du syndic.
En ce qui concerne les fournisseurs, j'ai repris les 6 montants des factures que le syndic m'a présentées en demandant s'il fallait les payer et les imputer. Je les ai retrouvées toutes les six dans les comptes présentés par l'ancien syndic en 2004 lors de l'AG où nous avons changé de syndic. Je les ai retrouvé aussi dans les comptes que le nouveau syndic a présenté à l'expert comptable qui a audité nos comptes en février 2005. Donc bien imputées.
Après cela j'ai contacté tous les fournisseurs et en reprenant les références des factures et des montants ils m'ont tous confirmés que nous avions payé ces factures (j'ai noté les dates de règlement de ces 6 factures, en avril 2004 juste après le changement de syndic et en octobre 2004, cela c'est fait en deux "vagues"). Ces factures ont donc toutes été payées selon les fournisseurs.
Le seul problème que je conçois c'est le problème de l'imputation. L'ancien syndic avait-il vraiment imputé ses factures, puisque nous n'avons jamais approuvé ces comptes? A-t-il "réduit" les comptes du total de ces 6 factures avant de passer la main au nouveau syndic? Y-a-t-il eu cafouillage lorsque nous sommes passé d'un syndic à l'autre?
J'aurais besoin d'un peu plus de transparence de la part du nouveau syndic. Peut-être le nouveau syndic n'aurait-il pas du payer ces factures en avril 2004 et octobre 2004 et essait maintenant de camoufler tout cela en nous faisant sortir les deniers de notre poche?
Comme vous comprendrez Gédehem il est difficile de s'affirmer devant ce type de syndic, et difficile de les prendre à leur jeu. La coproirpriété n'est pas mon métier, et être coprorpriétaire cela devient presque une profession.
Ce qui me dérange le plus c'est que la coprorpriété se fasse "arnaquer" comme cela et c'est pour cela que je mene le combat, mais je suis le seul (petite copro de 6).
Merci de vos précieux conseils.
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Edité par - ggantard le 25 juin 2005 14:21:04 |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 25 juin 2005 : 10:50:03
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Quand on lit ce genre de question (observation non péjorative, je le précise), on doit reconnaître les mérites de la réforme comptable, sans méconnaître ses abus.
Elle impose des comptes fournisseurs (souvent absents jusqu'à présent), un plan comptable identique pour tous les syndics, une clôture précise en fin d'exercice et une présentation normalisée de cette clôture (on met à part les 5 tableaux qui sont absurfes ; un ou deux suffisait).
Comment il se faire qu'on discute encore en 2005 de comptes 2002, 2003, etc. ? L'imputation erronée d'une facture relative à une plaque de marbre ne peut justifier cette situation. On peut toujours approuver des comptes en réservant un, deux ou trois postes.
Quand il y a des comptes fournisseurs, il est facile de vérifier que la facture n° 34 567 des ets Dupont a été enregistrée, payée et mise en répartition en 2003. Il suffit de lire. |
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