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 Sujet  |
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air jordan
Pilier de forums
2724 réponses |
 Posté - 02 août 2005 : 11:25:20
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Bonjour à tous,
Existe il une obligation pour le syndic de confier les archives à une ste d'archivage ?
Je n'ai jamais entendu parler d'une telle disposition et celle ci ne doit provenir que d'une source de droit nouvelle que je ne connais pas !
merci par avance
Christian
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Edité par - air jordan le 02 août 2005 22:04:21 |
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nefer
Modérateur
28499 réponses |
Posté - 02 août 2005 : 11:39:39
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non.
le syndic se doit de conserver les archives de la copropriété: c'est une obligation légale.
l'endroit ou il les entrepose le regarde, il en est seul responsable. |
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air jordan
Pilier de forums
2724 réponses |
Posté - 02 août 2005 : 13:18:03
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Bonjour Nefer,
Merci pour votre reponse !
Cet argument a ete avancé par un confrere "pinailleur" ! |
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gédehem
Pilier de forums
11332 réponses |
Posté - 02 août 2005 : 13:54:28
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Ben, c'est qu'il n'y a pas de petit profit !!!
Je fais monter une tite boite par ma belle soeur qui a un grand hangar dont elle ne sait que faire, juste une boite à lettre pour le courrier, et voila ma Ste d'archivage en place !!! rien à faire de spécial, puisqu'aux termes de la loi c'est le syndic qui est dépositaire et gardien des archives ! La belle soeur, elle à juste un contrat de prestataire vis à vis de Air Jordan pris personnellement mais non es-qualité syndic. Car alors ce contrat devra passer devant l'AG ...( qui plus est si c'est la belle soeur, suivez le regard de l'art.39 de D !!!).
Pour autant, le confrere qui avance ce genre d'argument c'est pour mieux faire passer la pilule de l'imputation au syndicat d'honoraires pour "conservation des archives" ... comme ça, pas de contrat avec un prestataire (du moins devant l'AG), et le tour et joué ...!
Ceci étant, les archives du syndicat sont une vraie question, dont les copropriétaires devraient se saisir, en premier lieu les CS, la conservation d'archives parfois volumineuse étant un vrai problème... même s'il faut sortir qques €€€ ...
Une piste ( qui vaut ce qu'elle vaut !!) Les organisations professionnelles ont monté des caisses de garantie pour leurs adhérents (Beurk ! ). Monter un système "d'archives" (§ archives départementales) serait plus compliqué, plus "couteux" ? .... |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 02 août 2005 : 16:15:51
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La disposition légale évoquée par Air Jordan n'existe pas dans le régime actuel.
Elle se profile à l'horizon pour l'archivage électronique sous la forme d'un " tiers archiveur ", dont la compétence serait ggénérale et pas limitée bien sur au monde de la copropriété.
Ceci étant, pour certains immeubles importants, la solution d'une société d'archivage ne peut être négligée. Les archives complètes et périodiquement nettoyées d'un syndicat de 300 lots représentent 20 à 30 mètres cubes si la conservation a été correctement assurée depuis la construction terminée en 1970. Je retiens ici le cas d'une syndicat dont les comptes ont été conservés sur microfiches depuis 1982 soit un volume négligeable. Les comptes antérieurs ont été détruits. Les dossiers de gros travaux ont été intégralement conservés, de même que certains dossiers contentieux.
Dans ce cas bien entendu la facture est directement établie au nom du syndicat.
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gédehem
Pilier de forums
11332 réponses |
Posté - 02 août 2005 : 18:08:07
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Il est une donnée que nous devons avoir sur cette question des "archives du syndicat", qui est de première importance : la confidentialité des données.
Sans doute que beaucoup y ont penser, ne serait ce que dans un but simplement mercantile. Mais il y a là un mur qui, pour le moment, me semble infranchissable.
Toutes les données sont confidentielles, du moins pour des tiers au syndicat, à commencer par celles qui concernent l'identité et l'adresse des personnes (point mis en avant par certains syndics maffieux pour ne pas donner copie de la feuille de présence ou de la liste des copropriétaires), mais aussi aux comptes de chacun des copropriétaires, des comptes du syndicat, des contrats des prestataires de services (atteinte à la libre concurrence si les clauses et chiffrages sont diffusés), etc, etc ......
Ce n'est donc pas demain la veille que l'archivage des docs dormantes des syndicats sera organisé, ou alors par des organismes habilités et certifiés ... La CNIL a d'autres chats à ......
C'est sans doute pourquoi SEUL le syndic, représentant légal du syndicat, est habilité à conserver les archives propriété du syndicat ..
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felix1930
Pilier de forums
5611 réponses |
Posté - 02 août 2005 : 21:16:47
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La recommandation n°20 de la Commission relative à la copropriété concernant les "archives du syndicat des copropriétaires" indique longuement ce que doit être :
I -la constitution des archives
II- leur conservation avec:
(recommande) < au syndic,si les "archives dormantes" représentent un volume trop important de faire appel,après avis du CS,à une entreprise spécilisée dans la conservation des archives étant observé,en l'état actuel du droit,que les documents dupliqués ou conservés par une méthode électronique n'ont pas la même valeur probante que les documents originaux >
III-la communication des pièces par le syndic
IV -la transmission des archives
il est précisé,dans cette recommandation, que le syndic doit soumettre au CS la liste des pièces dont la destruction,à la suite d'un tri,est envisagée |
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gédehem
Pilier de forums
11332 réponses |
Posté - 03 août 2005 : 10:35:38
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Beaucoup avaient noté cette recommandation ....
Mais :
- rien n'est dit sur "..une entreprise spécilisée dans la conservation des archives" ... Qui sont ces "spécialisés" ?
- s'il est bien fait la différence entre les archives 'électroniques' et les autres (point qui n'est pas négligeable en droit !), il n'est rien dit sur les archives "confidentielles" et les autres ....
Il me semble que ce dernier point a du échapper à la Commission.
Et je peux vous dire qu'en matière de confidentialité, il y a plein d'avocats qui attendent le client au portillon pour engager les actions nécessaires (concurrence, télésurveillance, BAL électronique perso, vie privée, etc, etc .....)
C'est pourquoi, pour répondre à la question initiale d'Air Jordan, non seulement il n'y a aucune obligation de confier à une Ste d'archivage (ça existe ?) les archives du syndicat, mais je pense qu'en l'état des textes et du droit, y compris pour des questions de confidentialité, seul le syndic peut et doit conserver les archives, toutes les archives .... qui est une tâche de gestion courante !
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Edité par - gédehem le 03 août 2005 10:42:58 |
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felix1930
Pilier de forums
5611 réponses |
Posté - 03 août 2005 : 15:01:33
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L'ARC, le 03.12.2003 Abus n°84 faisait déjà état d'un syndic le cabinet L-D qui avait adressé une lettre au conseil syndical d'une copropriété pour lui préciser qu'il allait (sans réponse de leur part le...)confier la gestion de leurr "archives dormantes" à une société spécialisée au coût,2003, de 4 euros/an par lot;
et l'ARC de rappeler,comme gédehem "que c'était une tâche de gestion courante pour le syndic " (en + du fait que c'était l'AG et non le CS qui devait prendre la décision)
Suite à l'interrogation de gédehem (ça existe?),par curiosité j'ai parcouru les pages jaunes du Rhône et ai trouvé de nombreuses offres d'archivage telles que :
< boxes individuels de stockage sécurisés de 2m2 à 100m2 ou + -particuliers,entreprises...ou
Archivage-stockage-numérisation ...depuis 1973 -10 centres de conservation en France>
Il faut peut être s'attendre que certains syndics posent cette question (en + du 1€ qui coince)
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 03 août 2005 : 15:28:01
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Sur les indications de Felix 1930 :
La proposition du syndic est injustifiée et la réponse de l'ARC est inappropriée.
Pour le syndic : les sociétés spécialisées facturent en fonction du cubage essentiellement. La facture nn € x NN mc est établie au nom du syndicat. L'archiveur se moque bien sur du nombre de lots.
Pour l'ARC : la question n'est pas de savoir si l'archivage est pris en compte au titre de la gestion courante. Il s'agit de tenir compte du volume des archives pour établir une solution valable assurant au syndicat une conservation et une accessibilité correctes. Par la même occasion on évite les difficultés liées au changement de syndic.
Quand le syndic établit son prix de revient, il tient compte du coût de l'archivage 15 m3 x n€ de surface occupée. C'est le BA BA.
Quand aux sociétés d'archivage elles sont faciles à trouver et il ne faut pas les confondre avec les loueurs de boxes. Elles doivent, en accord avec le client assurer la codification des contenants et assurer la mise en disposition dans des conditions contractuellement détermées.
Sur la confidentialité : elle relève de la CNIL, d'où le silence de la Commission de la copropriété, que n'a jamais évoqué à ma connaissance les difficultés d'application des normes CNIL. |
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nefer
Modérateur
28499 réponses |
Posté - 03 août 2005 : 16:49:00
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| qunt aux loueurs de boxes, il y en a partout...pas que dans le RHONE |
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felix1930
Pilier de forums
5611 réponses |
Posté - 03 août 2005 : 19:01:47
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| nefer, je n'ai jamais dit que la location de boxes était spécifique au RHONE ;mais comme j'habite dans ce département j'ai les pages jaunes du Rhône...C.Q.F.D |
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lvidalenc
Nouveau Membre
1 réponse |
Posté - 15 oct. 2005 : 21:55:20
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A propos de l'EXTERNALISATION DES ARCHIVES DES COPROPRIETES
La détention des archives du syndicat constitue une obligation réglementaire pour le syndic en vertu de l’article 33 du décret du 17 mars 1967. Pourtant, un nombre croissant de syndics professionnels consultent les conseils syndicaux sur leur projet de transférer les « archives dormantes » des syndicats à un « prestataire spécialisé », aux frais de la copropriété, sauf « opposition formelle » de leur part, d’ailleurs sans même se donner la peine d’indiquer le nombre de mètres linéaires que représentent ces archives.
Or, généralement, les contrats de syndic adoptés en assemblée générale incluent expressément la « conservation des archives » parmi les « tâches générales de gestion courante » couvertes par la rémunération de base du Syndic. Facturer une deuxième fois, au profit d’un prestataire extérieur, la conservation d’archives ne serait donc pas conforme aux décisions d’assemblée générale et risquerait d’entraîner un rejet par elle des comptes annuels et du quitus.
Mais, même dans l’hypothèse où le Syndic prendrait les frais d’externalisation d’archivage à ses frais exclusifs (en contrepartie des économies de loyers qu’il réaliserait…), de nouvelles difficultés apparaîtraient.
En effet, l’obligation de détention des archives par le syndic prévue par le décret du 17 mars 1967 figure aussi fréquemment dans les règlements de copropriété, de telle sorte que l’externalisation des archives à un prestataire extérieur supposerait au préalable une modification du règlement de copropriété, laquelle nécessiterait la double majorité de l’article 26 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée.
Encore faut-il souligner que cette autorisation ne vaudrait que pour les archives à caractère non nominatif. Celles qui sont nominatives revêtent un caractère confidentiel s’opposant à toute communication à des tiers. La Commission nationale Informatique et Libertés peut être saisie en cas de violation de cette règle par un Syndic.
L. VIDALENC
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 16 oct. 2005 : 11:06:21
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L'assemblée générale est libre de prendre à propos des archives toutes les décisions de gestion à la majorité simple de l'article L 24. Elle ne peut pas décider leur destruction ou leur abandon.
Dans certains cas, le volume des archives justifie parfaitement de les confier à une société d'archivage. Dans ce cas le syndic n'est pas déchargé de la gestion des archives mais de leur entreposage.
Il conserve l'obligation de déterminer périodiquement ce qui peut être archivé et transmis au dépositaire. Il détermine également ce que le dépositaire lui-même peut éliminer.
Le dépôt chez un archiveur qualifié ne peut en aucun cas constituer une infraction aux dispositions de la loi Informatique et libertés.
Ces questions doivent maintenant s'étendre à la gestion et à l'archivage éléctronique.
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mathi
Pilier de forums
2092 réponses |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 28 janv. 2006 : 11:12:24
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Discussion un peu stérile.
Il est incontestable que la gestion des archives entre dans les tâches de gestion courante et que le syndic n'a pas à percevoir des honoraires exceptionnels de ce chef.
Le syndic n'a pas de pouvoir exclusif à ce titre. L'assemblée peut prendre des décisions à ce titre. Les modalités de gestion ne se présentent pas de la manière pour un immeuble de 10 lots et pour un immeuble de 300 lots, dont le volume d'archives dormantes peut être de 15 mètres cube voire plus.
Si le recours à une société d'archivage peut présenter un intérêt certain dans ce dernier cas le syndic n'a pas qualité pour prendre seul la décision de souscrire un contrat d'archivage. Une décision de l'assemblée est indispensable. Elle doit préciser les modalités d'imputation de la charge financière liée au contrat.
Quant aux archives vivantes, elles doivent de toute manière rester chez le syndic. Il appartient à celui ci, quand c'est un professionnel, d'intégrer le coût du stockage et de la gestion des archives vivantes dans le détail de son prix de revient.
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